Integrasjon med Visma Business

1 Liker · 20-10-2022

Dersom du allerede har Visma Business når du starter opp med Payroll, vil du i oppstartsveiviseren få overført dine kostnadsbærere (i Visma Business må synkronisering til "Master Data Management" være satt opp):

Kostnadsbærere eies av Visma Business og synkroniseres automatisk til Employees. Og må derfor administreres i Visma Business for å sørge for at begge systemer inneholder like verdier.

Etter at veiviseren er avsluttet, finner du oversikten over kostnadsbærere i menyen Innstillinger > Kostnadsbærertyper/Kostnadsbærere

I oppstartsveiviseren kan du i steget “Bokføring” velge eksportformatet “Visma Business”.

Dette valget gjøre at regnskapsbunten sendes som en melding til Visma Business. Denne innstillingen finner du også i Employees |Innstillinger | Selskapsinnstillinger | Eksportformat, når veiviseren er avsluttet.

MERK! For at regnskapsbunt skal kunne sendes til Visma Business, må versjonen på Visma Business være minimum 17.01.

Hovedbokskontoer

Når det gjelder hovedbokskontoene så har henter Visma.net Employees kontoplan fra Visma Business når valgt kontoplan er "Egen kontoplan". Det innebærer at opprettelse og endringer av kontoplan må utføres i Visma Business. Kobling mellom kontotype og kontoplan må gjøres manuelt av deg.
Merk at for å få med antall over til Visma Business må antall være satt til ja på hovedbokskontoer etter de er synket over fra Visma Business.

Sende regnskapsfil

Når en lønnskjøring er opprettet, kan du sende regnskapsfilen til Visma Business fra lønnskjøringen i steget Betaling og rapportering.

Betalingen må være bekreftet, før regnskapsbunten kan bli sendt.

Trykk på “Send” for å sende regnskapsfilen:

Etter at du har trykket send, endres visningen:

Etter at du oppfrisker siden, vil statusen endres til “Sendt”:

I Visma Business

Etter sending av regnskapsrapporten, finner du bunten under Oppsett-utforsker | Tabeller |Bilag | Regnskapsdukment. Høyre klikk på linjen og velg "Behandling" og "Behandle dokument". Etter at dette er gjort vil du finne bunten i "Automatgererte bilag".

MVA beregnes ut ifra innstillingene på kontoen.

Endre org.nr. / fusjon

Det er mulig å endre org.nr. i Visma Business. Hvis dette gjøres vil det skape store problemer for ditt Payroll firma.

Hvis man har Payroll og skal endre juridisk org.nr på et firma MÅ man opprette et nytt firma, du kan ikke endre på eksisterende firma. Hvis du har integrasjon med Business må du gjøre følgende før du endrer org.nr i Business.

Ved endring av org.nr i Visma Business, så må en gjøre følgende ( forutsetter at det er samme klient som er brukt i Visma Business).

Dvs. at det er samme database som benyttes.

I Visma.net - > Settings - > må en fjerne kobling på "gammelt" firma (Settings / Integrerte bedrifter).
Når det er utført, så må de som har tilgang til SQL server for dette miljøet - > inn å fjerne Visma.net company ID (VNetCId) inn i tabellen dbo.frm (vbsys).
Da er det bare å kjøre en ny eksport/kobling fra Visma Business fra bedriftsopplysninger. Når det er ok, aktiverer en Master Data Management fra bedriftstabellen i Visma Business.
Har du opprettet nytt firma i Admin, med det nye org.nr kobles Visma Business til dette i punkt 3, hvis du ikke har opprettet firma med nytt org.nr gjør Visma Business det i punkt 3.

PS: er kontoplan, kostnadsbærere etc. det samme? Hvis nei, da bør en før punkt 1 kjøre en slettemelding fra Visma Business ( via bedriftsopplysninger). Dette vil fjerne alt fra MDM - > og vil bli overført på nytt når selskapet kobles inn under punkt 3.