Styr tilganger til fakturastatuser for dine ansatte!

[#1]

For å ha bedre kontroll på faktureringsprosessen, kan du definere hvilke fakturastatuser hver ansatt(ansvarlig for fakturering) skal ha tilgang til. Les mer om hvorfor og hvordan i dette brukertipset.

Faktureringsprosessen i Visma Severa er slik at man lager fakturautkast basert på fakturerbare poster på prosjekt (timer, produkter, viderefakturerbare utlegg og innkjøp).
Utkastet redigeres, godkjennes og sendes videre til økonomi. 

Hos mange av våre kunder er det prosjektledere som er ansvarlige for fakturering på sine prosjekter. I tillegg, har man ofte en faktureringsansvarlig som ser gjennom fakturaer etter prosjektledere og overfører dem til økonomi.

I enkelte tilfeller, opplever man at brukere endrer fakturastatus til feil status eller prøver å endre på faktura, som er allerede overført til økonomi.
For å ha bedre kontroll på det, kan dere gi brukerne tilganger til spesifikke statuser på Verktøy-Innstillinger-Adgangskontroll-velg ønsket adgangsgruppe. Der definerer dere rettigheter til grupper med ansatte. Alle ansatte som hører til valgt gruppe vil ha samme rettigheter.
For å gi spesifikke rettigheter til ønsket person (og ikke hele gruppen), gå inn på Verktøy-Brukerstyring - velg ønsket ansatt og klikk på navn - se seksjon Adgangskontroll.

Finn parameter "Fakturastatuser" og velg til og med hvilken fakturastatus i flyten skal bruker(e) få tilgang.

I vårt eksempel har vi følgende statuser:
Utkast -> Godkjent -> Overfør til økonomi -> I økonomi -> Sendt -> Betalt.

Hvis vi velger status "Overfør til økonomi", betyr det at brukeren får tilgang til alle statuser fra Utkast og til og med Overfør til økonomi. Brukeren kan velge disse statusene på faktura og overføre fakturaer til økonomisystemet. Så fort fakturaen blir overført til økonomisystemet og/eller sendt til kunden, får denne brukeren ikke gjort noe med faktura.

Hvis dere velger status "Alle", får brukeren tilgang til alle fakturastatuser og kan swtiche statuser på faktura helt fritt.

Vi anbefaler at prosjektledere får tilgang til status Utkast og kanskje Overfør til økonomi, hvis dere har integrasjon med våre økonomisystemer. Resten bør håndteres av integrasjonen automatisk og/eller av en administrator bruker for bedre kontroll.