Mine områder
Hjelp

Visma Lønn - data som benyttes i Time & Absence

12-09-2016 21:48
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 1829 Visninger
Her er en oversikt over hvilke data i Visma Lønn som påvirker Visma.net Time & Absence.

Se video som viser oppsett i Visma Lønn som påvirker Absence 

 

1. Hvilke ansatte skal overføres til Visma.net?  

Ansatte som skal overføres må i ansattregisteret ha en hake i feltet "Visma.net". 

 

2. Ansattes e-post adresse blir brukernavnet i Visma.net!  

Om den ansatte ikke er overført fra Visma Lønn til Visma.net tidligere, blir ansattes e-postadresse brukernavnet i Visma.net.

NB! Om de ansatte bruker Visma.net fra før, f.eks for å godkjenne fakturaer (Dokumentsenter / Approval), er det følgelig VELDIG VIKTIG at samme e-post som de har som eksisterende Visma.net brukernavn er angitt før du overfører dem til Visma.net.

Hvis ikke, vil de få Time & Absence (evt også Expense) på en annen bruker i Visma.net enn den brukeren de har fra før (oppleves erfaringsmessig som meget dumt).

 

3. Ansattes "leder"  

 Det er viktig at alle ansatte står definert med "leder" i Visma Lønn (ansattregisteret). Leder er den personen som kan se (og registrere) ansattes kalender i Visma.net (hvor timer og fravær er registrert).

Inntil videre er det også ansattes "leder" som kan godkjenne ansattes timelister. Godkjenning av ferieønsker o.l i Absence skjer forøvrig via Approval. Vi kommer tilbake til det senere, men du kan lese om Approval her.  

 

4. Godkjenning skjer basert på ansattes "avdeling" 

Godkjenning vedr fravær skjer basert på "avdeling" (i Approval).  Du kan godt angi at det er flere personer som kan godkjenne hver enkelt avdeling. Du kan likevel si at f.eks reiseregninger skal godkjennes ut i fra "prosjekt". 

 Du kan med andre ord ikke godkjenne fravær basert på "prosjekt", "aktivitet" o.l.  Ved et slik behov, er det sjelden fordi man faktisk ønsker å la prosjekt- eller aktivitetsledere godkjenne - mer at man har brukt disse felter til å angi leder med personalansvar. 

 

5. Fraværskoder i Absence og Visma Lønn

NB! Du må ha standard fraværskoder i Visma Lønn. Les mer om det her

De fraværskoder som har hake for "Benyttes i Visma.net" blir tilgjengelige i Absence. Selve "koblingen" av standard koder skjer helt automatisk. Dette betyr at "Syk" registrert i Absence havner på fraværskode 1 om det er en egenmelding, kode 2 om arbeidsgiver forskutterer lønn, og kode 3 hvis det er angitt på den ansatte at NAV utbetaler sykepenger (ved fravær utover arbeidsgiverperioden).

Har du opprettet egne fraværkoder (nr 100 eller høyere) må evt de opprettes i Absence og "kobles" sammen - les om dette her

 

6. Lønnsarter i Time og Visma Lønn

De lønnsarter som har hake for "Benyttes i Visma.net" blir tilgjengelige i Time. 

 

7. Det er viktig at den ansattes "fraværsmal" er korrekt

Den ansattes fraværskalender er det som gjør at Time & Absence vet når den ansatte skal jobbe, og når vedkommende har fri. F.eks slik at lørdag og søndag normalt ikke teller som feriedager. Ingen ting nytt i dette, så lenge det har fungert for dere i Visma Lønn - vil det fungere i Absence også! Les mer her

 

8. Antall timer pr. dag (pr ansatt) 

Antall timer pr. dag som vises i Time & Absence (pr person) er basert på hva som er angitt i Visma Lønn | Firmaopplysninger (Lønnsopplysninger). Hensyntatt eventuelle endringer gjort på den ansatte (ansattregister fane 7 Personal).  Om du f.eks opererer med 7,5 eller 8 timer pr. dag har (p.t) ingen praktisk betydning - men "timer pr. dag" i Absence viser at dette er en dag person normalt jobber.  Jfr. punktet ovenfor.

 

9. Praktisering av sykefravær uteover arb.giv.perioden 

Visma Lønn har et felt for å angi om ansatt får lønn ved sykmelding utover arbeidsgiverperioden, eller om sykepenger utbetales fra NAV. Viktig at personen er korrekt definert  (ansattregister fane 7 Personal). Styrer om sykefraværet skal havne på kode 2 eller 3 i Visma Lønn. Du kan også angi at ansatt er "kronisk syk", noe som medfører at sykefravær overføres til fraværskode 4. 

 

10. Registrering av barn

For å kunne benytte fraværskoden "Sykt barn", må ansattes barn registreres i Visma Lønn  (Ansattregister fane 7 Personal, underfane 4 Pårørende). 

 

11. Regler (antall egenmeldinger/dager o.l)

Om du ønsker å praktisere annet enn standard regelverk, angir du det på fraværskoden i Absence.  Les mer om det her

 

 

Hvordan overføres data fra Visma Lønn til Absence?

Aktuelt brukertips
Gå til de områdene du ønsker å legge til og velg "Legg til i Mine områder"