Fakturering og dokumenter.

[Anonymous]

Savner en mer rød tråd under fakturering og dokumentbehandling.

Vi har nå mange måter å sende faktura på og dokumenter.

Som det er nå må vi innom mange faner for å få alt riktig.

Sender man faktura på papir må man også innom dokumentfanen for å skrive ut dokumenter eller merke dokumenter for boligmappa. Er de ikke merket av som boligmappebrukere må man innom boligmappa, for å sjekke om de kan kobles til.

Sender man faktura som epost, må man innom dokumentfanen for å se om man må legge til dokumenter som vedlegg. man kan jo gjøre det i faktura å men ikke alle ser at fakturaen er en epostfaktura, og glemmer dette i fakturabildet. Har kunden boligmappa må en innom dokumenter for å kunne sende. Mange plasser sender vi fakturaen til en plass, mens dokumentrene skal til en annen epostadresse. problemet er at man kan kun sende på en epostadresse. i noen bedrifter og kommuner er det mange som vi sener dokumenter til.

ved bruk av efaktura, så støtter dette ikke sending av dokumentasjon, og vi må da ta runden med dokumentfanen og boligmappa. her er det også lite med muligherer for mange epostadresser.

Epostadressene for sending av dokumenter skulle ha vært lagt inn under ordre- arbeidsted, eller at man kunne ha valgt kontaktperson under ordre-arbeidssted.

Savner en mere flyt i måten man fakturerer og sender dokumentasjon på. Slik at en slipper all den blaingen mellom faner i ordre.

[Anonymous]

Det som er litt av påenget mitt er at man må igjennom mange faner for å komme til målet.

Det hadde vært enklere å ha en fane der man kunne ha den hele oversikten.

Om fakturaen er epost eller efaktura er ikke så lett å se i farten. den er liten og plassert på høyre kant.

De kunne ha vært plassert på en annen plass og litt større tekst.

[John Trygg · Accepted solution]

Mange fine tanker, skal prøve å gi en enkel forklaring på hvordan vi har tenkt dere kan gjøre dette i dagens versjon.

Starter med boligmappa:

Her kan det være en fordel å legge inn feltnummer 140 i ordretabellen. Dette er et felt som vil fortelle deg at ordren er åpnet for bruk av boligmappa og var mulig fra versjon 5.20. Da kan du gå direkte til Dokumentoversikten å sende dokumentene til boligmappa. Tilsvarende merke har du foran ordrenummeret i fanen «hovedopplysninger». Dokumenter som er sendt er merket med samme ikon. Og det ser du også dersom du slår opp på dokumentene i fakturabilde.

Epost/eFaktura:

Er vedleggene i dokumentlista merket med en boks for avhakning , sendes faktura som epost eller efaktura. Merkes vedleggene blir de sendt med fakturaen. Vedlegg kan sendes med i en efaktura.

Når du registrerer en faktura har du i klartekst om det enten sendes til epost eller efaktura. Burde være enkelt å se. Som en rutine kan du jo da alltid trykke på knappen for vedlegg og se om det ligger vedlegg som skal være med. Alternativ kan du gå inn i dokumentoversikten i forkant.

I versjon 5.21 (kommer i februar)har vi en egen fane for kontaktpersoner. Du kan da hente over kontaktpersoner fra kunde eventuelt legge inn egne kontaktpersoner. Du kan her velge hvem som skal ha faktura. Faktura og alle PDF-dokumenter slås sammen til et PDF-dokument.

Skal du sende vedlegg som egne pdf-dokumenter kan du i epostsendingen velge mellom kontaktpersonene som ligger på ordren eller skrive en egen adresse.

Utskrift faktura:

Ordren er ikke merket med ikonet for boligmappa, dokumentene har ikke en boks for avhakning og på fakturaforslaget kan du ikke gå inn på dokumentlista. Disse må da skrives ut og vedlegges faktura.

Konklusjon: Du vil fra ordren se om du skal benytte boligmappa og enten fra dokumentoversikten eller fakturaregistreringen se om det skal sendes eller skrives ut. 

Har du et konkret forslag til en annen løsning tar vi gjerne imot denne for vurdering til senere versjoner.