Lagring og utskrift reiseregninger

[Anonymous]

Hvordan gjør dere med lagring og utskrifter av reiseregninger ført i Expense? Hos oss blir det lett at det ligger en papirkopi av hver reiseregning både hos lønnskjører og regnskapsfører, i tillegg til at den ligger inne i Visma Expense. Noen som har funnet en smart måte å gjøre dette på som tilfredsstiller offentlige krav og ikke skaper så mye papir?

[Anonymous]

Ja, dette er det på tide å få på plass. 

Det må kome ei enkel løysing for å få produsere ein pdf for kvar lønnskøyring slik at vi kan få reiserekningane inn i feks paperless, som vi bruker.

Reknar med at same problemstillinga gjeld andre papirlause system. 

[Anonymous]

Det er glimrande forslag som har kome fram i denne tråden.

Og dette er forslag som er overlevert til Visma lenge før denne tråden blei starta.

Er det nokon i Visma som kan fortelje meir om når det kjem ei løysing på dette?

Vi rekneskapsførarar er ein tolmodig rase, men no synest eg det er tid for å få dette på plass.

[Gunnar Glendrange]

Lang tråd, med fare for ikke å svare på alt - info om muligheter og Vismas planer

1. Revisor kan gratis få tilgang til alle godkjente reiseregninger (på lik linje med lønningskontoret, i Visma.net Approval)

2. Planen er å gjøre det mulig å slå opp på den aktuelle reiseregningen/utlegget direkte fra samtlige transaksjoner i hovedbok. Vi vet dette er ønsket av mange, og vi har stor forståelse for det.

Dette i samspill med ulike systemer, Financials, Business og Global - kanskje flere

3. Kunder som velger å si opp sin Expense-avtale bevarer gratis tilgang til all nødvendig dokumentasjon (i påvente av EXIT-løsning)

[Anonymous]

Det er sn

---

@Gunnar Glendrange  skrev:

Lang tråd, med fare for ikke å svare på alt - info om muligheter og Vismas planer

1. Revisor kan gratis få tilgang til alle godkjente reiseregninger (på lik linje med lønningskontoret, i Visma.net Approval)

2. Planen er å gjøre det mulig å slå opp på den aktuelle reiseregningen/utlegget direkte fra samtlige transaksjoner i hovedbok. Vi vet dette er ønsket av mange, og vi har stor forståelse for det.

Dette i samspill med ulike systemer, Financials, Business og Global - kanskje flere

3. Kunder som velger å si opp sin Expense-avtale bevarer gratis tilgang til all nødvendig dokumentasjon (i påvente av EXIT-løsning)

---

Med mulighet for at jeg har gått glipp av en nyhet: Det er snart 1 år siden, når kommer nr 2?

[Gunnar Glendrange]

Vi sa intet om tidspunkt sist, for vi visste det ville være en stund frem i tid. Det er det fremdeles. Vi kommer tilbake før det er mer håndfast måned/kvartal å vise til. Men det bør ikke gå nye 12 måneder! 

[Anonymous]

Hei,

Er det kommet noen løsning her ang. mulighet å se bilag direkte i regnskapssystem? 

[Anonymous]

Honnør til Visma for dette.

Men dette må ikkje bli noko kvileskjær.

Det er viktig å få på plass muligheita med å få produsert ein pdf for kvar lønnskøyring med "eitt tastetrykk".

På den måten kan vi enkelt legge ved reiserekningane til lønnsbilaget i Paperless eller andre dokumenthandteringssystem.

Med forventingsfull helsing

[Anonymous]

Viser til tidligere svar i denne saken:

"Det vil komme rutine for enklet å lage eksempelvis pdf-fil(er) av alle reiser med vedlegg pr år (ikke så enkelt i dag nei), inntil videre gir vi derfor kunder som velger å si opp løsningen gratis tilgang til Expense for tilgang til arkivet."

Har dette kommet på plass, eller venter vi fortsatt på slik funksjonalitet? Og hva er planene fremover i så fall?

[Anonymous]

Ja, det hadde vært deilig å kunne klikka på den aktuelle reiseregningen i regnskapssytemet og få den opp som pdf, slik jeg kan med alle mine andre bilag, alternativt alle i den lønnskjøringen. Jeg vil med dette også støtte at en slik funksjon snart kommer, ikke bare for å få ut alle som en stor pdf-fil, eller å laste ned en og en og manuelt legge de til bilaget i regnskapssystemet.

[Nils Fossum]

Det beste er nok å beholde en tilgang, men da selvfølgelig uten en mulighet til å lage nye reiser og utlegg. Vil tro slike ekskunder kan klare seg med én eller to pålogginger på deling for å dekke behovet for oppslag i historikken. Men også godt å høre at det jobbes med en mulighet til å lage PDF fil av alle reiseregninger og utleggsoppstillinger med underbilag. Håper det blir mulig å lage en PDF pr. lønnskjøring! Skal man jobbe effektivt ifm. revisjon/ettersyn trenger man nok mer enn en diger PDF fil med data. Så i hvert fall den første tiden av den pliktige oppbevaringsperioden bør man ha vanlig tilgang etter min mening. Håper det kan utarbeides en bransjestandard eller anbefaling for denne problemstillingen da den er ny for oss alle! Usikkerhet rundt noe så viktig som dette kan nok bidra til at det går tregere med salget av skyløsninger enn det ellers hadde gjort.

[Gunnar Glendrange]

Reiseregningene er arkivert i Expense ja.

Det vil komme rutine for enklet å lage eksempelvis pdf-fil(er) av alle reiser med vedlegg pr år (ikke så enkelt i dag nei), inntil videre gir vi derfor kunder som velger å si opp løsningen gratis tilgang til Expense for tilgang til arkivet.

[Ørnulf Lindset]

Vi har foreløpig valgt å laste ned PDF av reiseregningene for å sikre at vi har lagret dokumentasjonen lokalt og tilknyttet det elektroniske bilaget i regnskapet. Løsningen for å laste ned er imidlertid unødig tungvint - og det er bare mulig å laste ned reiseregningene en og en. Men jeg klarer ikke å se hva et fullverdig alternativet skal være.

På samme måte som for mange andre web-baserte tilknyttede systemer til Visma Lønn/Visma Business er det ingen automatikk/kobling som gjør at dokumentasjon/bilag blir med ned til hovedsystemet ved synkronisering av data. En blir derfor avhengig av å ha tilganger til sidesystemet i den pliktige oppbevaringstiden for å sikre at regnskapet kan dokumenteres under hele perioden.

Vårt store ønske for Visma Expense er at også PDF av reiseregningen blir lastet ned automatisk til Visma Lønn, sammen med reiseregningsdata for lønnskjøringen, og lagret på lønnskjøringen slik at reiseregningen med vedlegg/dokumenter/bilag kan hentes frem/vises fra lønnssystemet/-kjøringen.

(Vi ønsker oss også i forlenging av dette at Visma Lønn sammen med bilagslinjene som dyttes over til regnskapssystemet også produserer rapporter fra lønnskjøringen (med vedlegg/reiseregningene) som bilagsbilde for oppslag som elektronisk bilag. )

[Nils Fossum]

Med papirløse løsninger i skyen er det litt viktig å vite hva som skjer den dagen man eventuelt velger å si opp avtalen. La oss si en bedrift har brukt Visma.net Expense i hele 2016 men skal over på annet system i 2017. Hvordan blir det da ifm. revisjonen våren 2017 og evnt. trekkettersyn senere. Hvor brukervennlig blir tilgangen eller kopien av databasen for dette i ettertid?

[Gunnar Glendrange]

Ja!  Innfør papirløse reiseregninger:)