Expense käyttövinkit

Suomen yleinen arvonlisäverokanta nousee 1.9.2024 alkaen nykyisestä 24 %:sta 25,5 %:iin. Tämän muutoksen vuoksi olemme tehneet ja julkaisseet Expenseen pienen päivityksen ja tässä ohjeistuksessa käydään läpi, mitä toimenpiteitä asiakkailta edellytetään Expensen asetuksiin liittyen.  Huomioithan, että ohjeistuksess käytetyt alv-koodit, kirjanpidon tilit ym. ovat esimerkkejä. 1. ALV-asetusten päivitys ja uusi alv-koodi   Olemme lisänneet Expenseen uuden kiinteän alv-prosentin 25.5 alv-asetuksiin.    Lisää uusi alv-kanta kohdassa Yritysasetukset > ALV asetukset. Mikäli olet lisännyt uuden alv-kannan jo aiemmin käyttämällä mukautettua arvoa, voit jatkaa sen käyttämistä, eikä alv-kantaa tarvitse perustaa kiinteällä prosentilla.   Määritä koodi, nimi ja prosentti uudelle alv-koodille. Jos yrityksellä on käytössä alv:n nettolaskenta, määrittele myös kirjanpidon tilit (sekä debet että kredit). Huomaa, että koodi on yksilöivä ja vain kirjaimet, numerot sekä ‘-’ ja ‘_’ merkit ovat sallittuja.           Myös nykyisen 24 %:n alv-koodin päivittäminen on mahdollista, eikä se muuta historiadataa ja aiemmin käsiteltyjä kululaskuja. Jos päivität nykyisen alv-koodin osalta kuvausta ja prosenttia, ei kulutyyppejä tarvitse tämän osalta erikseen päivittää. Huom! Jos nykyistä alv-koodia päivitetään koodin osalta, tällöin myös kulutyypit tulee päivittää.   2. Kulutyyppien päivitys   Kulutyyppien päivitys tehdään Asetukset > Matkakustannusten korvaukset > Kulut -ruudulla. Varmista, että tarvittavilla kulutyypeillä on jatkossa oikea 25,5 %:n alv-koodi, jotta ohjelma laskee alv:n oikein 1.9.2024 alkaen.    Kulutyyppien päivityksessä on käytännössä kaksi vaihtoehtoista tapaa:   Päivitä nykyisille 24 %:n kulutyypeille uusi 25,5 %:n alv-koodi.  Tee kokonaan uudet kulutyypit 25,5 %:n alv-kannalla ja säilytä 24 %:n alv-kannan kulutyypit, jotta myös 24 %:n kulutyyppien kirjaaminen on tarvittaessa mahdollista. Nämä 24 %:n kulutyypit voidaan myöhemmin passivoida.           Palkkasiirtoprosessin käyttäjille   Jos yrityksellä on Expensessä käytössä palkkasiirtoprosessi, ei sinun välttämättä tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä Expensessä liittyen ALV-muutokseen. Palkkasiirtoprosessissa alv-asetukset eivät ole käytössä, vaan pelkästään palkkalajit. Mikäli alv-muutoksen myötä käytetyt palkkalajit muuttuvat, tulee tarvittavat uudet palkkalajit päivittää ja/tai lisätä, ja tämän jälkeen liittää kulutyypeille.   Palkkalajien ylläpito tapahtuu Expensen Asetukset > Yritysasetukset > Palkkalajit -ruudulla.   Lopuksi   Muutoksen hallinta vaatii aina huolellisuutta, mutta noudattamalla yllä olevia ohjeita, varmistat sujuvan siirtymän uuteen ALV-kantaan Expensessa. Jos tarvitsette apua tai teillä on kysyttävää, olemme täällä auttamassa. Voit olla yhteydessä sovellustukeemme sähköpostitse [email protected] tai puhelimitse arkisin klo 9-12.

Sähköpostiosoitteen muuttaminen on tehtävä silloin kun vanha sähköpostosoite on vielä käytettävissä. Mikäli vanha sähköpostiosoite ei ole enää voimassa niin ole yhteydessä Visma sovellustukeen osoitteeseen [email protected].     Tässä ohjeet, miten Expense -käyttäjä muuttaa sähköpostiosoitteensa Expenseen ja Visma.netiin. HUOM! Pääkäyttäjä ei tee tätä, vaan nimenomaan käyttäjä itse. 

Expensen henkilöryhmien avulla voit määritellä ryhmäkohtaisia määrityksiä ja asetuksia. Lue lisää alla olevasta ohjeesta.  

Visma.net Expensen Laskutapahtumissa voit muodostaa laskuilla olevista tapahtumista csv-tiedoston, joka on helposti muokattavissa Microsoft Excelissä. Tiedosto sisältää yritystietoja, henkilötietoja, laskutietoja ja tapahtumatietoja. Lue tästä ohjeet, miten voit hyödyntää Raportit-valikon uutta Laskutapahtumat-koontia.  

Kurkkaa liitteen vinkit Expense käyttäjätunnusten muutostilanteisiin.    

Kurkkaa liitteen vinkit mm. kuun- tai vuodenvaihteen tarkistuksiin ja luottokorttitapahtumien täsmäytyksiin liittyen.  

Olet lisäämässä kuittia Expensen kululaskulle, mutta kuitti näkyy hassusti väärinpäin eikä siitä saa oikein selvää? - Ei hätää, Visma.net Expensen uusilla zoomaus- ym. toiminnoilla kuittien tarkastelua on helpotettu. Tutustu alla olevaan käyttövinkkiin.

Tästä löydät ohjeita matkalaskun hyväksyntään, maksatukseen ja kirjanpitosiirtoon liittyen.