Alv-muutoksen huomiointi Expensessä - asiakasohjeistus

[#1]

Hyvä asiakkaamme,

Suomen yleinen arvonlisäverokanta nousee 1.9.2024 alkaen nykyisestä 24 %:sta 25,5 %:iin. Tämän muutoksen vuoksi olemme tehneet ja julkaisseet Expenseen pienen päivityksen ja tässä ohjeistuksessa käydään läpi, mitä toimenpiteitä asiakkailta edellytetään Expensen asetuksiin liittyen. 

Huomioithan, että ohjeistuksess käytetyt alv-koodit, kirjanpidon tilit ym. ovat esimerkkejä.

1. ALV-asetusten päivitys ja uusi alv-koodi

Olemme lisänneet Expenseen uuden kiinteän alv-prosentin 25.5 alv-asetuksiin. 

Lisää uusi alv-kanta kohdassa Yritysasetukset > ALV asetukset. Mikäli olet lisännyt uuden alv-kannan jo aiemmin käyttämällä mukautettua arvoa, voit jatkaa sen käyttämistä, eikä alv-kantaa tarvitse perustaa kiinteällä prosentilla.

Määritä koodi, nimi ja prosentti uudelle alv-koodille. Jos yrityksellä on käytössä alv:n nettolaskenta, määrittele myös kirjanpidon tilit (sekä debet että kredit). Huomaa, että koodi on yksilöivä ja vain kirjaimet, numerot sekä ‘-’ ja ‘_’ merkit ovat sallittuja.

 

Myös nykyisen 24 %:n alv-koodin päivittäminen on mahdollista, eikä se muuta historiadataa ja aiemmin käsiteltyjä kululaskuja. Jos päivität nykyisen alv-koodin osalta kuvausta ja prosenttia, ei kulutyyppejä tarvitse tämän osalta erikseen päivittää. Huom! Jos nykyistä alv-koodia päivitetään koodin osalta, tällöin myös kulutyypit tulee päivittää.

2. Kulutyyppien päivitys

Kulutyyppien päivitys tehdään Asetukset > Matkakustannusten korvaukset > Kulut -ruudulla. Varmista, että tarvittavilla kulutyypeillä on jatkossa oikea 25,5 %:n alv-koodi, jotta ohjelma laskee alv:n oikein 1.9.2024 alkaen. 

Kulutyyppien päivityksessä on käytännössä kaksi vaihtoehtoista tapaa:

1. Päivitä nykyisille 24 %:n kulutyypeille uusi 25,5 %:n alv-koodi. 
2. Tee kokonaan uudet kulutyypit 25,5 %:n alv-kannalla ja säilytä 24 %:n alv-kannan kulutyypit, jotta myös 24 %:n kulutyyppien kirjaaminen on tarvittaessa mahdollista. Nämä 24 %:n kulutyypit voidaan myöhemmin passivoida.

Palkkasiirtoprosessin käyttäjille

Jos yrityksellä on Expensessä käytössä palkkasiirtoprosessi, ei sinun välttämättä tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä Expensessä liittyen ALV-muutokseen. Palkkasiirtoprosessissa alv-asetukset eivät ole käytössä, vaan pelkästään palkkalajit. Mikäli alv-muutoksen myötä käytetyt palkkalajit muuttuvat, tulee tarvittavat uudet palkkalajit päivittää ja/tai lisätä, ja tämän jälkeen liittää kulutyypeille.

Palkkalajien ylläpito tapahtuu Expensen Asetukset > Yritysasetukset > Palkkalajit -ruudulla.

 

Lopuksi

Muutoksen hallinta vaatii aina huolellisuutta, mutta noudattamalla yllä olevia ohjeita, varmistat sujuvan siirtymän uuteen ALV-kantaan Expensessa. Jos tarvitsette apua tai teillä on kysyttävää, olemme täällä auttamassa. Voit olla yhteydessä sovellustukeemme sähköpostitse sovellustuki@visma.com tai puhelimitse arkisin klo 9-12.