Autopay - summering av dagens leverantörsbetalningar

[Isabelle Tillborg]

Hej

Vi har börjat använda Autopay. och vi har Swedbank som vår bank. 

Men jag har ett problem som jag tror att några också har funderat över om det finns en lösning på.

Anledningen till att jag vill kunna ha en sån rapport är när det uppstår eventuella fel. Jag vill kunna se vilka fakturor som har betalats t ex 7/6, på vår bank ser man endast ett summa och vi har miljonbelopp och därför kan det vara väldigt många leverantörsfakturor som finns i en leverantörsbetalning

Vår bank har sedan vi drog igång med Autopay tagit bort betalningsspecifikationerna som man kunde ladda ner per dag. På denna betalningsspecifikationen för LB betalningar kunde man se en summering av alla leverantörsbetalningar som hade gjorts. Informationen man kunde se va:

Mottagare = bankgirot vi betalar till

Mottagarnamn = leverantörsnamnet

Betalningsreferens= fakturanummer

Betalningstyp=Leverentörsbetalning

Belopp i SEK= betalt belopp

Detta verka vara helt omöjligt att kunna få fram från Autopay eller från Visma.net.

Vi har fått ett förslag på att bygga en rapport som tar fram detta. Men detta skulle alltså ta 35 timmar. 

Är det någon vet någon annan rapport vi kan använda oss av som på ett smidigt sätt kan ge oss denna informationen utan en massa special utsökningar? 

[Anonymous]

I rutinen Betalningsinfo från AutoPay (AP50550S) ser du alla pågående betalningar som ligger hos banken för betalning och som inte är stängda i Net. Sorterar du listan efter förfallodatum ser du enkelt om det ligger en gammal post som inte har återrapporterats av någon anledning. Det kanske inte är svaret på din fråga, men ändå ett enkelt sätt att hitta avvikelser.

[Isabelle Tillborg]

Nja, inte riktigt det jag va ute efter med tack ändå, det är väldigt bra med alla tips man kan få!

Men de olika bankerna , Nordea,SEB och Swedbank. vad är det som skiljer dessa filer som de återrapportera till autopay? 

Varför går inte min fil (från swedbank) att få som de som har banken SEB. Banken säger att det är Autpay ansvar att se till att vi kunder ska kunna se vilka betalningar som dragits och supporten( Exsitec kan inte hjälpa oss) med detta)  vi har fått till oss att det bör vara banken som ska kunna ge denna information.  I 2 månader jag blivit bollad fram och tillbaka mellan support  Exsitec AB och Swedbank.

Är det fler i min situation?

Jag är helt klar förvånad över att man skapar tjänsten  autopay i visma-net och inte kan tillgodo se oss kunder denna tjänst. Som ekonom är detta en självklarhet att man ska kunna se vad en klumpsumma på banken innehåller.  Ingen vill väl betala leverantörsfakturor för  miljonbelopp och inte kunna stämma av detta? En rapport där man som snabb och enkel kan söka ut betalningar på datumnivå och ingen rapport man ska  behöva bygga om eller göra speciella utsökningar i varje gång.

Som privatperson hade aldrig någon godkänt detta om de hade hänt på ett privatkontot.

Vi har inte autopaytjänsten för kundinbetalningar och kommer inte använda denna.  Men jag har hört att i kundinbetalningarna kan man se vilka kunder/dag som har betalat i.  Denna tjänst har ju bankgirocentralen så denna behöver man ju inte. 

Autopay verka bara vara uppbyggt på buntarna man skapar å alla utsökningar kretsar kring dessa buntar. 

Men det är endast relevant fram tills betalningen är skickad och godkänd. 

[Olivia Jansson]

Hej Isabelle,

Har du varit inne i AutoPay modulen och kollat på informationen du får gällande betalningarna du har skickat? Om du går in under Översikt> Pågående till exempel och klickar på betalfilen så ser du alla betalningar betalfilen innehåller och för varje betalning ser du då belopp, förfallodatum, status samt referens. Är detta något som skulle hjälpa dig?

Ha en fin dag!

[Isabelle Tillborg]

Hej

ja fast inte just i den tanken jag menar. 

Om revisorerna kommer och frågar vad det är för stor betalning som gjorts den 12/11 och det står endast Leverantörsbetalningar  - 8 953 476:- på banken, och dom vill kunna se vilka fakturor som ingår in denna betalning.  Om jag får 20-30 st såna  stickprov  vid bokslut. Då vill jag kunna använda en rapport där jag endast kan söka betalda fakturor och lägger datumet ( och det ska kunna söka t ex: 2020-06-01 - 2020-06-01 men även 2020-06-01 - 2020-06-04 men summeringen ska göras /dag.

[Nathalie Nilsson]

Hej Isabelle!

Mitt förslag skulle också vara att som Kristofer skriver kolla på kontoutdrag. Har du säkerställt att du har behandlat samtliga kontoutdrag i AutoPay-inkorgen (ScreenId=CA50400S) eftersom du saknar transaktioner?

Allt väl!

[Isabelle Tillborg]

Hej Nathalie

Hur menar du med att behandla samtliga kontoutdrag i Autopay - inkorgen? 

Tanken va ju att jag samtidigt skulle börja använda likvidavstämningen när vi började med Autopay men eftersom saldot på likvidkontot inte stämmer med 1940 så fungerar inte detta heller. 

Har bett Exsitec om hjälp men de har vänt sig till Er på Visma. Igår hittade jag vad som va fel och undrar om detta är något ni kan fixa till? det är ett värde som inte kommit med när man driftsatte visma.net 201805

[Anonymous]

De olika bankerna hanterar bankkontoutdrag lite olika i AutoPay och Swedbank har brister här. Om Swedbank levererar kontoutdraget som AutoPay önskar (dvs detaljerat och inte MT940) så kommer du att matcha alla lev.betalningar automatiskt. När du sedan kör rutinen kontoavstämning i Visma så lär du inte behöva stämma av mot dina betalbatcher heller. Du ska använda inkommande betalningar i AutoPay och inte den gamla Bgmax-filen anser jag.

[Isabelle Tillborg]

Hej

 Okej, men är detta någon som jag kan kolla med Swedbank om de kan skicka återrapporterings filen i detaljerat format? 

Kan du beskriva lite mer så att de förstår vilket format osv?  Vilket format har SEB och Nordea på sina bankfiler? 

Varför är inte detta ett krav som ni ställer till bankerna att filerna de levererar tillbaka till er ska vara i det formatet som  Autopay önskar. 

Inget dom på Exsitec har nämnt till vår bankkontakt och inte till oss som kund heller. 

[Kristofer_]

Hej!

Här är några sätt jag brukar göra på. Jag vet inte om de är de bästa, det får någon Visma Partner eller Visma själva svara på.

Under Leverantörsreskontra / Leverantörsbetalningar skapas betalningarna upp. Innan Autopay har prickat av dem ligger de med status "Utskriven". Det har hänt oss två gånger att klumpbetalningen på banken inte stämt med banksaldot. Båda gångerna har felet varit att Autopay inte har frisläppt några av de "Utskrivna" betalningarna. Så jag hittade felet enkelt genom att filtrera vyn på dagens datum. Ta ut listan till Excel, och summan av alla betalningar på en viss dag skall motsvara dragningen på banken. I vårt fall har man som sagt sett att alla har status "Stängd" utom några som haft kvar "Utskriven". Detta är ju inte det faktiska svaret på vad klumpen på banken innehåller, men för mig har felet aldrig varit nåt annat än att denna metod fungerat.

Vidare kan du också gå till "Autopay-appen", välja "Filer från banken" och sen klicka på Kontoutdrag för bankkontot. Då får du en PDF med alla faktiska dragningar.

[Isabelle Tillborg]

Ditt förslag att använda sig av leverantörsbetalningar fungerar ju bra när jag själv ska stämma av så det är ju en fungerade och bra lösning.

Men en annan anledning är ju också att vi ska "bevisa" för länstyrelsen vilka fakturor som faktuiskt är betalda på banken ett viss datum. och detta för att vi ska redovisa alla fakturor som ingår i de bidragsprojekt vi har.  Detta är ett krav att i ska kunna bevisa detta för att vi ska få bidraget godkända

[Anonymous]

Kontakta din bank och säg att du vill ha kontoutdrag i format Camt054 (MT940 räcker inte för ditt behov). Om de inte löser det kan du ju alltid hota med att byta bank. Vad jag vet har inte Swedbank stöd för kontoutdrag alls i AutoPay, men jag kan ha fel.

[Isabelle Tillborg]

Jag ska se om jag får tag i någon på swedbank som kan lite mer om Autpay. men du har säkert rätt. De kan säkert inte hjälpa mig för då hade dom nog redan fixat till det.

Men en annat sak. Om du kollar på bifogad bild. mina inställningar är inlagda såhär:

Gäller nedan inställningar endast för Utgående betalningar?

- Ingående betalningar?

- Kontoutdrag

- Kontoinformation

Kan jag göra fler inställningar och va innebär dessa i så fall?

[Kristofer_]

I inställningarna för Autopay finns ett val om att inte klumpa betalningarna på bankkontot. Kanske byta till det istället?

[Isabelle Tillborg]

Hej

Va kan jag hitta detta? Jag är inne i Autopay administration men jag vet inte var jag hittar denna inställning

[Kristofer_]

 Jag har denna inställning, men vi har SEB. Kanske är bankspecifikt.

[Isabelle Tillborg]

Förstod jag fel utan bilden då kanske. För om man har standard så verkar det ju som att den klumpar ihop dagens betalningar? Vad ska jag välja för att den inte ska klumpa ihop dagens betalningar?

[Kristofer_]

Så vitt jag förstår ska du välja "Av".

[Isabelle Tillborg]

Hej

När jag gör som du beskriver så får jag bara ett kontoutdrag med vad saldot (Utgående balans är) Jag kan inte se något som skulle kunna vara användbart att använda som avstämning emot banken.

Se bifogade bilder. På banken står det att leverantörsbetalningar har gjorts  för -642 378.61:- den 26/6 men på kontoutdraget så står det -906,25:-

Jag får inte detta till att stämma. Va är dessa 906,25?

[Kristofer_]

Hej!

Så ser det inte ut för mig, då är alla enskilda dragningar med (vi har SEB som bank).

Har du testat att göra som jag föreslog med att kolla att alla leverantörsbetalningar verkligen frisläppts?