Ordningsföljd på fakturarader arvode-hur tänka kring faser?

[Anonymous]

Vi tror att vi kan arbeta bättre med faser. Vi upplever nämligen att raderna på fakturautkasten faller ut lite "huller om buller". Å andra sidan arbetar vi både med timmar på faser i "topnivå", samt kan missa att stänga dem så vi också lägger tid på undernivåer och ibland undernivå till undernivå. Hur ska man bäst bygga upp sina faser för att samtidigt styra fakturautkasten så långt det går? Vi har valt gruppera efter faser och därefter grupper efter namn.

[Mikael Björk]

Jag fick det att fungera om jag ändrade under fakturainställningar och flyttade "Datum" till slutet på raden. Jag antar att den sorterar efter vilket som kommer först osv. Kan hända att det blir problem om "Adam" och "Eva" arbetar i olika faser. Och att Adam jobbar i fas3 och Eva i fas1. Att sortering då blir på deras namn. Men då kan man lägga till själva fasens namn och inleda faserna med en numrering för att lösa det.

Se inställning nedan ... 

Resultatet

Hjälper detta eller kommer ni ändock inte i mål?

[Anneli Liljemark]

Hej, vi har exakt samma problem. Vi jobbar mycket i faser. Vi är ofta upp till 10 personer som jobbar i uppdragen. Vi har kanske 5-10 faser, dessa löper delvis parallellt tidsmässigt. När vi sedan ska fakturera vill vi att det ska framgå vilken fas en person jobbat med, samt hur många timmar resp person lagt. Nu kommer allt i en röra, och vi får sitta och manuellt sortera detta på fakturaunderlagen. Om det hade gått att ställa in fakturamallen så att den sorterade alla som var i samma fas efter varandra hade det sparat massor av tid. 

[Anonymous]

Hej Spångamamman! 

Fakturaraderna följer kronologisk datumordning, vilket innebär att den fasen som innehåller den allra första tidposten (datummässigt) som regsitrerades i projektet kommer att hamna överst av raderna när du väljer att gruppera på Fas. Sedan när du fäller ut fasen för att se vilka poster som finns i grupperingen kommer du se att den allra första tidposten följs av de senare posterna som registrerades i samma fas men vid ett annat datum.

(Den allra första tidposten i fasen syns nederst i grupperingen och den senaste tidposten syns överst i grupperingen)

Om du registrerar flera tidposter på samma datum i olika faser så kontrollerar systemet tidpunkten för den första tidposten som lades till den dagen och den tidposten/fasen placeras överst av fakturaraderna.

Det enklaste sättet för att få ut faserna och tidposterna i önskad ordning på fakturautkastet för att undvika manuell hantering på utkastet är att alltid följa kronologisk ordning när man lägger till poster i projektet/faserna. 

Alltså om man har 1 huvudfas och t.ex. 3 underfaser: Uppstart, Projektering och Implementering så börjar man med att lägga till poster i Uppstart, sedan Projektering och sist Implementering.

Hoppas du förstår bättre hur sorteringen av fakturarader fungerar nu, återkom annars så kan jag försöka förtydliga 🙂  

[Anonymous]

Hej och tack för ditt svar!

Kan du förtydliga vad du avser du när du skriver "lägga upp poster"?

Vi kan styra i vilken ordning vi skapar själva faserna i projekten. (I vissa fall vet vi dock inte innan att vi behövde dela upp en viss fas i fler undergrupper, då blir detta gjort senare). Olika personer arbetar sedan mer eller mindre parallellt i de olika faserna under projektets gång. Vi kan inte styra i vilken ordning personer lägger in tid på de olika faserna. Den som arbetat, väljer den fas som tillhör den uppgift man utfört.

Hoppas jag varit tydlig, kan vi då styra ordningen eller inte styra ordningen?

[Anonymous]

Hej! 

Kan du förtydliga vad du avser du när du skriver "lägga upp poster"?

Jag menar exempelvis registrerar tid i ett projekt eller fas. 

Då verkar det tyvärr som att ni inte kan styra ordningen från faserna om man inte arbetar i ett kronologiskt fasflöde. Just eftersom fasernas intiala sortering som kommer ut på fakturautkastet efter gruppering styrs efter kronoligsk datumordning. 

[Anonymous]

Tack igen för din återkoppling!

Då kan vi sammanfatta att det alltså inte går att styra ordningen på fakturaraderna automatiskt. Fakturaraderna styrs av vilket datum de enskilda konsulterna har lagt tid på projektet. Detta gäller ju inte bara oss utan gäller rimligen alla kunder.

Är detta något ni har på er lista för utveckling och vilken prioritering har i så fall denna fråga? Jag förstår att det säkert är lika många önskemål om prioriteringar som ni har kunder, men det vore ändå bra för oss att veta hur ni ligger till just avs. detta.

[Anneli Liljemark]

Ja, det här gäller säkert många andra också. Vi drabbas av detta. Vi har några projekt där vi har 10-15 faser, som löper delvis parallellt i tid. Dessutom kan vi var 5-10 personer som jobbar i dessa projekt. Nu sitter vi och sorterar manuellt på fakturorna. Det är tidsödande. Vore mycket bra om det gick att ha en fakturainställning som sorterade på faser.