Autoriseren op alle afdelingen met uitsluiten van enkele afdelingen mogelijk maken is zeer wenselijk. Dit voorkomt dat je handmatig nieuwe afdelingen moet aanvinken bij medewerkers die, alleen met uitzondering van bepaalde afdelingen, volledige autorisatie moeten krijgen in personeelsdossier online.
Wij hebben regelmatig reorganisaties. Dan komen er weer nieuwe afdelingen bij, en moet ik ALLE mensen van wie de autorisatie binnen het PD niet via user management worden geregeld, opnieuw gaan autoriseren op de nieuwe afdelingen. Stuk voor stuk. Dat zijn er tientallen. Met veel kans op fouten, irritatie bij de gebruiker als ik hem of haar heb overgeslagen.
En dit terwijl .... de HRSS werkt met afdelingsgroepen. Daar hoef je alleen maar de afdelingen die horen bij een afdelingsgroep aan te vullen, en iedereen die recht heeft op de afdelingsgroep, heeft ook rechten op de nieuwe afdelingen. Dit is natuurlijk ook mogelijk bij het PD.
En dit al vijf jaar lang, zolang ik met en het PD en de HRSS werk.
Dit is inderdaad een veelgehoorde wens. Personeelsdossier is opgezet vanuit de gedachte dat er expliciet wordt aangegeven welke medewerkers een gebruiker mag zien, om te voorkomen dat een gebruiker per ongeluk teveel kan zien.
Een ander uitgangspunt is dat de zichtbare medewerkers zo veel mogelijk worden afgeleid vanuit de roltoewijzingen. Voor de role 'Manager' is dit al zo. Voor andere rollen is dit ook het geval, maar zonder de 'cascadering' naar beneden in de organisatiestructuur. Als bijvoorbeeld een gebruiker een roltoewijzing 'HR Adviseur' heeft voor de afdeling 'Verkoop' dan mag deze gebruiker alleen de medewerkers zien die een dienstverband hebben aan de afdeling 'Verkoop' maar niet de medewerkers met een dienstverband aan de afdelingen daaronder (bijvoorbeeld 'Verkoop binnendienst' en 'Verkoop buitendienst'). Dit cascaderen is een wens die op de wensenlijst staat, maar waarvoor nog geen concrete planning beschikbaar is.
Het gebruik van afdelingsgroepen is specifiek voor HR Self Service, waardoor ze niet beschikbaar zijn op het niveau van Youforce in het algemeen. Om deze reden kunnen andere modules, zoals Personeelsdossier, daar geen gebruik van maken.
Het omgekeerd autoriseren ('alles behalve') is op zichzelf te realiseren, maar heeft wel een redelijk grote impact. Deze wens is daarom opgenomen op de onderwerpen ter beoordeling van de roadmap voor Personeelsdossier.
Ik sluit me aan bij de wens van omgekeerd autoriseren. Wij hebben onze HR administratie rechten gegeven voor alle dossiers, behalve HR afdelingen (zodat niet de dossiers van direct collega's kan worden geopend). Regelmatig komt het voor dat er afdelingen worden toegevoegd welke wij dan niet kunnen autoriseren. Al helemaal omdat er medewerkers op een afdeling moeten staan in Beaufort, voordat de afdeling naar PDOL wordt gestuurd. Hierdoor kan je ook niet het aanpassen van de autorisaties opnemen in je automatische proces.
Ik zal ook heel graag medewerkers willen koppelen aan afdelingscodes waar nog geen medewerkers op staan. Op dit moment maken wij nieuwe afdelingscodes aan, daar worden later mensen op gezet, maar in dat proces zijn wij als Functioneel Beheer niet betrokken. De management assistent/directeur gaat later klagen dat zij niet diegene in Personeelsdossier zien en pas dan ga ik ze toevoegen (wij zijn te groot om dit allemaal in de gaten te houden). Heel graag aanpassen dus!
Het zou sowieso al een verbetering zijn dat elke aangemaakte o.e. zichtbaar is in Personeelsdossier, ongeacht of er personeel op staat of niet. Bij het aanmaken van de o.e. kun je dan in je procedures opnemen dat deze o.e. ook handmatig gekoppeld moet worden aan de rol die niet in de organisatiestructuur, zoals bijvoorbeeld de professionals van P&O.
Geautomatiseerd op basis van bijvoorbeeld een vinkje 'Ja' voor de gehele organisatie, is natuurlijk nog handiger.
Binnen onze organisatie hebben we ongeveer 3000 actuele OE's waar medewerkers op kunnen staan. Je begrijpt het al, dit vergt al heel veel onderhoud als je aan deze OE ook een rol MGR of BU dient te koppelen. Dat is ook de reden waarom wij geen andere rollen gaan toevoegen. Met 2000 wijzigingen per jaar in de organisatiestructuur geen doen.
Wat ik mis in Personeelsdossier, is dat je op gelaagdheid kan autoriseren. In feite zoals dat in Beaufort geregeld is. Alleen zonder de belemmering van maar 5 verschillende regels. Je kunt dan op regio of team autoriseren. Komt er een OE bij, dan wordt deze automatisch meegenomen. Nu kan een regio bij ons bestaan uit 200 OE's. Komt er bv een nieuwe HR Adviseur, kan je 200 keer een OE opzoeken en aanvinken. Wijzigt bv een HR adviseur van regio, dan dien je bij twee HR adviseurs de vinkjes te veranderen. Loop je 400 keer te zoeken en te vinken. Kortom Niet goed over nagedacht. Personeelsdossier is wat betreft de autorisatiemogelijkheden niet geschikt voor grotere organisaties.
Ik zou zeggen Raet, heel snel aanpassen. De doorontwikkeling van Personeelsdossier ligt volgens mij al een paar jaar stil, dus het wordt eens tijd dat hier ook de nodige aandacht aan besteed gaat worden.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika