Mijn Communities
Help

Releases Youforce Dossier

Sorteren op:
2023-01-23 Notificatie Salarisdossier in Mijn Youforce en de Youforce App Voor de Pilot-klanten van Mijn Youforce wordt bij het publiceren van nieuwe salarisspecificaties of jaaropgaven een notificatie verstuurd naar Mijn Youforce en de Youforce App. De notificaties worden alleen verstuurd voor salarisproducties die jonger zijn dan 25 dagen, om te voorkomen dat bij het publiceren van oudere producties ook notificaties worden verstuurd.   In een volgende release zal deze functionaliteit algemeen beschikbaar komen voor alle gebruikers van de Youforce App.    Rolwissel Personeelsdossier in Mijn Youforce Bij gebruikers die toegang hebben tot Personeelsdossier in meerdere rollen wordt een rolwisseloptie getoond als Personeelsdossier wordt gestart vanuit Mijn Youforce. In verschillende rollen wordt op basis van de toegekende rechten andere functionaliteit geboden en ook de zichtbare medewerkers zijn afhankelijk van de rol. In de traditionele desktop van Youforce is linksboven in het scherm een rolwisseloptie beschikbaar voor dit doel. In Mijn Youforce wordt nu bij het starten van Personeelsdossier eerst bepaald in welke rollen de gebruiker toegang heeft. Als dat méér dan 1 rol is, dan wordt er een scherm getoond waarmee de gewenste rol gekozen kan worden.  In de gevallen waar sprake is van één rol wordt Personeelsdossier meteen in de betreffende rol gestart.
Volledig artikel weergeven
23-01-2023 11:52 (Bijgewerkt op 23-01-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 147 Weergaven
2022-12-01 Salarisdossier CASO en ASAP niet langer beschikbaar  Naast Payroll Gemal heeft Visma | Raet in het verleden ook gebruik gemaakt van de payrolls CASO en ASAP. De output van deze payrolls is opgenomen in afzonderlijke versies van Salarisdossier. De gegevens in zowel Salarisdossier CASO als Salarisdossier ASAP zijn inmiddels meer dan 7 gehele jaren oud. Visma | Raet heeft daarom geen reden meer om deze gegevens te bewaren, tenzij dit nog noodzakelijk is voor specifieke klanten.   Op basis van gebruiksonderzoek is gebleken dat slechts enkele klanten deze modules af en toe nog gebruiken. Daarnaast is er al enige tijd geen sprake meer van toegang tot de salarisspecificaties en jaaropgaven voor medewerkers via 'Mijn Dossier'. De betreffende klanten zijn rechtstreeks benaderd om vast te stellen in hoeverre er nog noodzaak is om de output te kunnen raadplegen. Indien noodzakelijk kunnen de gegevens dan via een export beschikbaar worden gesteld. De modules Salarisdossier CASO en ASAP zijn vanaf 1 december 2022 niet meer beschikbaar binnen Youforce. De data zal binnen 3 maanden onherstelbaar worden verwijderd.   Indien u alsnog behoefte heeft aan een export, neemt u dan contact op met uw Customer Success Manager.    Foutmelding bij opvragen van een PDF met meerdere documenten In sommige gevallen werd er na verloop van tijd een foutmelding getoond bij het opvragen van één PDF met daarin meerdere documenten uit de resultatenlijst. Met name in Salarisdossier met een selectie van meer dan 500 klantspecifieke salarisspecificaties trad dit soms op.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor er meer documenten tegelijkertijd in één PDF kunnen worden opgenomen, zodat dit probleem zich niet meer voor doet.  
Volledig artikel weergeven
01-12-2022 21:25
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 173 Weergaven
2022-11-08 Ingangsdatum in mobiele weergave Mijn Dossier  In de mobiele weergave van Mijn Dossier werd de 'datum laatst gewijzigd' getoond bij de documenten uit Personeelsdossier. In deze release is er voor gekozen om voortaan de ingangsdatum te tonen, omdat deze datum over het algemeen relevanter is voor de medewerker dan de datum laatst gewijzigd.   Foutmelding bij ontbreken  'Allow-Encoding' headers In specifieke situaties werd er een foutmelding getoond bij het starten van Mijn Dossier als er gebruik wordt gemaakt van een oudere versie van een browser of van specifieke instellingen in een proxy server of web security filter.   De foutmelding werd getoond omdat de applicatie niet in staat was om de pagina's naar de browser te sturen in een formaat die de browser herkent en kan weergeven. Dit werd veroorzaakt doordat een oudere browser soms de header 'Allow-Encoding' niet doorgeeft aan de applicatie. Ook kan het voorkomen dat er gebruik wordt gemaakt van een proxy server of web security filter die de betreffende header uit het verzoek filtert voordat het naar Youforce of YouServe wordt gestuurd. Het gevolg is dat de applicatie de pagina's niet naar de browser kan sturen, omdat de browser het gebruikte formaat niet herkent. Bij gebruik van een geadviseerde browser (recente versies van Chrome, Edge, Firefox en Safari) zal dit probleem niet optreden. Als er binnen een bedrijfsomgeving echter gebruik wordt gemaakt van een proxy server dan is het van belang om de instellingen daarvan te controleren, zodat er geen onnodige filtering plaatsvindt die de werking van moderne applicaties kan beïnvloeden.    We hebben echter een aanpassing doorgevoerd, zodat de applicatie zonder deze header toch probeert de pagina's naar de browser te sturen. In de meeste gevallen werkt de applicatie dan toch naar behoren.
Volledig artikel weergeven
08-11-2022 23:09 (Bijgewerkt op 09-11-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 214 Weergaven
2022-08-18 Lijstnummer weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal (# 3613816) Sinds de vorige release werd het selectiecriterium Lijstnummer niet meer getoond op het filterschermen van de verschillende productiesoorten van Salarisdossier Gemal. Dit selectiecriterium is nu weer beschikbaar:     Proefproducties weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal Sinds de vorige release werd Proefproducties niet meer getoond als optie binnen de lijst Soort productie bij het beheren van importverslagen in Salarisdossier Gemal. Deze optie is nu weer beschikbaar in de lijst.     Email met externe links wordt niet getoond in Personeelsdossier (# 3629384) Bij het weergeven van emailberichten in MSG- of EML-formaat werd de email niet getoond in de Document Viewer als deze afbeeldingen op basis van een externe link bevat. Dit is het geval als bijvoorbeeld een logo niet in de email zelf is opgenomen, maar als er verwezen wordt naar een externe locatie waar het logo kan worden gedownload. Omdat emailberichten niet in een browser kunnen worden getoond, worden deze bij het raadplegen omgezet naar een formaat die wel in de browser getoond kan worden. Om beveiligingsredenen is het dan niet mogelijk om de afbeelding op te halen vanaf de externe locatie, waardoor het emailbericht nooit in de Document Viewer verschijnt.   Er is nu een aanpassing doorgevoerd die er voor zorgt dat het emailbericht wel verschijnt, maar op de plek waar de afbeelding zou moeten staan wordt een rood kruis getoond.   Als het bericht wordt gedownload in origineel formaat dan wordt de afbeelding opgehaald door de applicatie die je gebruikt om emails te lezen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook. In de meeste gevallen zal de betreffende applicatie wel in staat zijn om de afbeelding op te halen, tenzij deze niet langer beschikbaar is op de externe locatie. Ook dan zal een indicatie worden getoond dat de afbeelding niet opgehaald kon worden.   Opmerking:  Visma | Raet adviseert sterk om géén emailberichten op te nemen in het Personeelsdossier. De emailformaten MSG en EML zijn geen bestendige documentformaten zoals PDF dat is, en er is altijd een specifieke applicatie nodig om ze te kunnen openen. In de meeste gevallen gaat het bij emailberichten ook om de bijlages, waardoor het zorgvuldiger is om alleen de bijlagen op te nemen in Personeelsdossier. Deze kunnen dan ook worden voorzien van de juiste documentsoort met bijbehorende bewaartermijn en een zinvolle omschrijving. Als je toch het hele emailbericht op wilt nemen in Personeelsdossier dan adviseren wij om de email eerst op te slaan in PDF-formaat (bijvoorbeeld met printen naar een PDF) en het PDF-bestand vervolgens in het Personeelsdossier op te nemen.    Gebruikershandleiding Medewerkerdossier bijgewerkt De gebruikershandleiding van Medewerkersdossier (Mijn Dossier) is bijgewerkt. Hieraan is de informatie over de 'dynamic payslip' toegevoegd. De handleiding is gepubliceerd op de productpagina van Mijn Dossier onder de optie Kennisbank: Mijn Dossier - Productdocumentatie - Visma Community
Volledig artikel weergeven
18-08-2022 18:48
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 239 Weergaven
2022-05-20 'Dynamic Payslip' beschikbaar Vanaf nu is de Dynamic Payslip beschikbaar in Mijn Dossier voor klanten die ook gebruik maken van de Gemal Specificatie Manager. Bij de salarisspecificaties die vanuit de Specificatie Manager worden aangeleverd aan Salarisdossier, worden de afzonderlijke looncomponenten zichtbaar in een interactief overzicht in de nieuwe tab Bedragen.   De salarisspecificatie zelf kan worden geraadpleegd in een aparte tab Salarisspecificatie. Op het hoofdscherm van net menu 'Salarisdossier' worden bij de nieuwe salarisspecificaties vanaf 2022-05 ook bedragen getoond van een looncomponent naar keuze. Rechtsboven kan je selecteren welk looncomponent getoond moet worden, bijvoorbeeld het netto salaris:      De interactieve weergave wordt alleen getoond als er gegevens beschikbaar zijn bij de salarisspecificaties. Dit is alleen het geval bij salarisproducties van 2022-05 en later, en je moet gebruikmaken van de Specificatie Manager.        
Volledig artikel weergeven
19-05-2022 17:48 (Bijgewerkt op 23-05-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 4 kudos
  • 606 Weergaven
2022-03-16 Aangepast uiterlijk Medewerkerdossier Het uiterlijk van de menuoptie   Salarisdossier   in medewerkerdossier ('Mijn Dossier') wordt iets gewijzigd.  Vanaf deze release worden de beschikbare documenten onder elkaar getoond, gegroepeerd per productiejaar. Door naar beneden scrollen of swipen wordt er steeds een ouder jaar getoond zolang er salarisspecificaties of jaaropgaven beschikbaar zijn.    Met deze aanpassing worden de beschikbare documenten ook overzichtelijker weergegeven op een mobiel apparaat:    Deze wijze van presenteren biedt de mogelijkheid om in de nabije toekomst aanvullende informatie te tonen bij de documenten.
Volledig artikel weergeven
08-03-2022 11:10
  • 0 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 470 Weergaven
Modified and improved Changes in the user interface Why In the March release the user interface of Payroll File  - and My File  - was changed to match it with other modules in Youforce, such as Home and Flex Benefits. This month also HR Self Service will update the user interface, and gradually all modules in Youforce will apply the unified user interface design called Nordic Cool. Based on the feedback of our users, small changes will be applied to improve the user experience even further. In this release the font has changed and some colors were adjusted to improve the readability. How After opening Payroll File  or  My File  the menu bar now has a light grey background, and the active menu item has a blue background. This way there is a clear distinction between the menu and the tabs and the active menu item stands out. Also the icons of the document format are shown in blue and the lines in the Results view have an alternating background now: This new user interface will provide the same functionality as the old user interface Your action All users of Payroll File and My File will automatically get the new user interface after the release. Publishing Date : 6/23/2020
Volledig artikel weergeven
23-06-2020 20:02 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 213 Weergaven
Gewijzigd en verbeterd Aangepaste gebruikersinterface Waarom In release 2020-03 is de gebruikersinterface van Salarisdossier  - en  Mijn Dossier  - aangepast naar een nieuw en moderner uiterlijk. In de afgelopen periode zijn diverse andere modules binnen Youforce aangepast, waaronder deze maand ook HR Self Service. Uiteindelijk zullen alle modules worden aangepast naar een gemeenschappelijke gebruikersinterface, genaamd Nordic Cool. Op basis van ervaringen van gebruikers zijn er een aantal aanpassingen doorgevoerd in de gebruikersinterface. Zo worden in deze release het lettertype en een aantal kleuren aangepast om de leesbaarheid te vergroten. Hoe  Na het openen van   Salarisdossier   of   Mijn Dossier wordt het menu aan de linkerkant van het scherm getoond met een lichtgrijze achtergrond. De actieve menuoptie wordt met een blauwe achtergond weergegeven. Hierdoor wordt een duidelijker onderscheid gemaakt tussen het menu en de tabbladen, en de actieve menuoptie is duidelijker zichtbaar. Ook de iconen van de documentformaten worden nu in blauw getoond en de regels in het Resultatenscherm worden nu met een afwisselende achtergrond getoond : In deze   gebruikersinterface   worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen.  Uw actie Alle gebruikers   krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Publishing Date : 6/23/2020
Volledig artikel weergeven
23-06-2020 20:00 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 547 Weergaven
Modified and improved Changes in the user interface Why In the March release the user interface of Personnel File  - and My File  - was changed to match it with other modules in Youforce, such as Home and Flex Benefits. This month also HR Self Service will update the user interface, and gradually all modules in Youforce will apply the unified user interface design called Nordic Cool. Based on the feedback of our users, small changes will be applied to improve the user experience even further. In this release the font has changed and some colors were adjusted to improve the readability. How After opening Personnel File  or  My File  the menu bar now has a light grey background, and the active menu item has a blue background. This way there is a clear distinction between the menu and the tabs and the active menu item stands out. Also the icons of the document format are shown in blue and the lines in the Results view have an alternating background now: This new user interface will provide the same functionality as the old user interface Your action All users of Personnel File and My File will automatically get the new user interface after the release. Publishing Date : 6/23/2020
Volledig artikel weergeven
23-06-2020 19:55 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 209 Weergaven
Gewijzigd en verbeterd Aangepaste gebruikersinterface Waarom In release 2020-03 is de gebruikersinterface van Personeelsdossier  - en  Mijn Dossier  - aangepast naar een nieuw en moderner uiterlijk. In de afgelopen periode zijn diverse andere modules binnen Youforce aangepast, waaronder deze maand ook HR Self Service. Uiteindelijk zullen alle modules worden aangepast naar een gemeenschappelijke gebruikersinterface, genaamd Nordic Cool. Op basis van ervaringen van gebruikers zijn er een aantal aanpassingen doorgevoerd in de gebruikersinterface. Zo worden in deze release het lettertype en een aantal kleuren aangepast om de leesbaarheid te vergroten. Hoe  Na het openen van Personeelsdossier of Mijn Dossier wordt het menu aan de linkerkant van het scherm getoond met een lichtegrijze achtergrond. De actieve menuoptie wordt met een blauwe achtergond weergegeven. Hierdoor wordt een duidelijker onderscheid gemaakt tussen het menu en de tabbladen, en de actieve menuoptie is duidelijker zichtbaar. Ook de iconen van de documentformaten worden nu in blauw getoond en de regels in het Resultatenscherm worden nu met een afwisselende achtergrond getoond : In deze   gebruikersinterface   worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen.  Uw actie Alle gebruikers   krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Publishing Date : 6/23/2020
Volledig artikel weergeven
23-06-2020 19:49 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 526 Weergaven
New New user interface Why The current user interface of Payroll File is in line with the user interface of Youforce. Recently several modules became available with a new and modernized user interface, the most obvious of which is Home. The user interface of Payroll File has been adjusted to match this new user interface to create a more uniform user experience. Other modules will also adopt the new user interface soon. The functionality remains the same and some visual enhancements have been applied.  How After opening  Payroll File  the new user interface will be visible right away .   This new user interface will provide the same functionality as the old user interface. The application features modern visuals and a more spacious canvas than before for displaying data. When viewing a document, the same navigation options are provided, including the option to scroll through a document instead of using the next and previous buttons. Your action All users will automatically get the new user interface after the release. Layout mode Why The new user interface uses larger line spacing than before. For most users, the information will be displayed in a wider layout, which makes it easier to determine the document needed. For users who view a large number of documents, it might be preferable to show as much information as possible on one screen. To make this possible the new Layout option has been added. How At the top right corner of the screen, a new icon shows the current layout type. By clicking the icon, a different layout can be selected. The types available are Low density layout, Medium density layout, and High density layout. When using High density layout, the information is shown with the same line spacing as the old user interface. The most recent layout choice is saved as a user setting, and will be applied after login. Your action This functionality is automatically available for all users. During the release, we also publish new release notes because of Dossier's new user interface. You can download these manuals from the Visma | Raet community in the Dossier Product Group. Publishing Date : 2/25/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 16:28 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 241 Weergaven
Nieuw Nieuwe gebruikersinterface Waarom De huidige gebruikersinterface van Salarisdossier is afgestemd op de gebruikersinterface van Youforce. In de afgelopen periode zijn er verschillende modules beschikbaar gekomen met een nieuwe en modernere gebruikersinterface, waarvan Home het meest zichtbaar is. De gebruikerinterface van Salarisdossier hierop aangepast, en ook andere modules zullen binnenkort worden aangepast. De werking van Salarisdossier is hetzelfde gebleven en visueel zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd.  Hoe  Na het openen van   Salarisdossier wordt de nieuwe gebruikersinterface meteen zichtbaar. In deze   gebruikersinterface   worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen. Dit modernere uiterlijk introduceert een ruimere opzet voor de weergave van de gegevens. Ook bij het weergeven van een document bestaan dezelfde mogelijkheden als voorheen. Uw actie Alle gebruikers   krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Weergave aanpassen Waarom Binnen de nieuwe gebruikersinterface is gekozen voor een grotere regelafstand dan voorheen. Voor het merendeel van de gebruikers wordt de informatie hierdoor overzichtelijker gepresenteerd en is het eenvoudiger om het gewenste document te kiezen. Voor gebruikers die veel documenten raadplegen is het wenselijk om zo veel mogelijk informatie op één scherm te zien. Om dit mogelijk te maken is de optie   Weergave aanpassen   toegevoegd. Hoe Rechtsboven in het scherm geeft een icoon aan in welke weergave de interface staat. Door hier op te klikken is de gewenste weergave te selecteren. De mogelijkheden: standaard weergave, compacte weergave of extra compacte weergave. Gebruik de extra compacte weergave om de informatie met dezelfde regelhoogte te zien als in de oude gebruikerinterface. De gemaakte keuze wordt vastgelegd op gebruikersniveau, zodat deze weergave na het opnieuw inloggen wederom beschikbaar is. Uw actie Deze functionaliteit is standaard voor alle gebruikers beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Ook publiceren wij tijdens de release nieuwe release notes, die afgestemd zijn op nieuwe gebruikersinterface van Dossier. Deze handleidingen kan je downloaden op de Visma | Raet community in de Productgroep Dossier. Publishing Date : 2/25/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 16:23 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 629 Weergaven
Gewijzigd en verbeterd Vervangend koppelbestand   Medewerkers Waarom Attentie:   In opvolging op de release notes van de 2019-08 en 2019-11 release, melden wij nogmaals dat het bestaande koppelbestand   Medewerkers vervalt. Op verzoek hebben we deze optie nog iets langer beschikbaar gehouden, maar binnenkort vervalt deze definitief. Het koppelbestand   Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet langer van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij het BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand. Hoe Omdat het koppelbestand door veel partijen wordt gebruikt, passen wij dit niet direct aan. Het verwijderen kan bij uw toepassing tot problemen leiden. Daarom kozen wij ervoor om - naast het bestaande koppelbestand - een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier. Het oude koppelbestand blijft nog een aantal maanden beschikbaar. Tegenover het verwijderen van het BSN staat dat wij het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitbreiden. Met die extra informatie over de medewerkers kunt u beter bepalen welke medewerker de juiste is. In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Locatie Pad:   Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker. Binnen de module   Autorisatie Personeelsdossier   zijn nu twee bestanden beschikbaar. de versie   Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden de versie   Medewerkers is het bestand volgens het nieuwe formaat, dus zonder BSN en met de aanvullende velden Uw actie Omdat het bestaande koppelbestand binnenkort wordt uitgefaseerd, is het van belang om binnen uw organisatie de processen die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen op het gebruik van het nieuwe koppelbestand. Belangrijk: niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen zijn nu opgenomen in losse velden. Houd hier rekening mee bij het aanpassen van het proces dat de gegevens in het koppelbestand uitleest. Breng externe partijen die ook met het koppelbestand werken tijdig op de hoogte van deze wijziging. Nieuw Nieuwe gebruikersinterface Waarom De huidige gebruikersinterface van   Personeelsdossier - en daarmee ook   Mijn Dossier   - is afgestemd op de gebruikersinterface van Youforce. In de afgelopen periode zijn er verschillende modules beschikbaar gekomen met een nieuwe en modernere gebruikersinterface, waarvan Home het meest zichtbaar is. De gebruikersinterface van Personeelsdossier is hierop aangepast, en ook andere modules zullen binnenkort worden aangepast. De werking van Personeelsdossier is hetzelfde gebleven en visueel zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd.   Hoe  Na het openen van Personeelsdossier of Mijn Dossier wordt de nieuwe gebruikersinterface meteen zichtbaar. In deze   gebruikersinterface   worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen. Dit modernere uiterlijk introduceert een ruimere opzet voor de weergave van de gegevens. Ook bij het weergeven van een document bestaan dezelfde mogelijkheden als voorheen. Uw actie Alle gebruikers   krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Weergave aanpassen Waarom Binnen de nieuwe gebruikersinterface is gekozen voor een grotere regelafstand dan voorheen. Voor het merendeel van de gebruikers wordt de informatie hierdoor overzichtelijker gepresenteerd en is het eenvoudiger om het gewenste document te kiezen. Voor gebruikers die veel documenten raadplegen is het wenselijk om zo veel mogelijk informatie op één scherm te zien. Om dit mogelijk te maken is de optie   Weergave aanpassen   toegevoegd. Hoe Rechtsboven in het scherm geeft een icoon aan in welke weergave de interface staat. Door hier op te klikken is de gewenste weergave te selecteren. De mogelijkheden: standaard weergave, compacte weergave of extra compacte weergave. Gebruik de extra compacte weergave om de informatie met dezelfde regelhoogte te zien als in de oude gebruikersinterface. De gemaakte keuze wordt vastgelegd op gebruikersniveau, zodat deze weergave na het opnieuw inloggen wederom beschikbaar is. Uw actie Deze functionaliteit is standaard voor alle gebruikers beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Ook publiceren wij tijdens de release nieuwe release notes, die afgestemd zijn op nieuwe gebruikersinterface van Dossier. Deze handleidingen kan je downloaden op de Visma | Raet community in de Productgroep Dossier. Publishing Date : 2/25/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 16:17 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 785 Weergaven
Modified and improved Replacement of Employees interface file Why Attention: In addition to the release notes of the 2019-08 and 2019-11 releases, we want to remind you that the existing interface file Employees will be removed soon. On special request, we have kept this option available for an additional few months, but we will end this version soon. The Employees interface file is used to export employee data from the Personnel File. This is sometimes done for scanning partners, for example, who have to link scanned hard copy documents to Youforce employee numbers. However, this file currently contains the employee's citizen service number (BSN), which, according to the General Data Protection Regulation (GDPR), may no longer be included in personnel files. In order to remain GDPR compliant, we will therefore remove the BSN from the interface file. How Because the interface file is used by many different parties, we will not be implementing this change right away, as removing the BSN could cause problems for your organization. To avoid any such problems, we will add a new interface file to Personnel File's Authorization module, in addition to the existing interface file. After we have added the new file, the old file will remain available for a number of months. In addition to removing the BSN, we will also expand the number of fields available in the interface file. This means that the file will contain more information per employee, making it easier to find the employee you are looking for.  The following fields are available in the existing interface file: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst The following fields will be available in the new interface file: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Both files will remain available for this moment. The file entitled Employees (until 01-01-2020) will be removed soon. How Path: Personnel File Authorization | Generate interface files | Employees. In the Personnel File Authorization module, there are currently two files available. To download the old version of the interface file, use Employees (until 01-01-2020). For the new version, use Employees. This version offers additional fields and does not include the BSN. Your action Because the old interface file will be phased out at the end of 2019, it is important to adapt any processes within your organization that depend on the interface file and to make sure that they are configured to use the new file. Important: Not only will the number of fields and the names of the headers be different in the new file, but the naming components will also be included in the separate fields. Please take this into account when modifying the process that reads the data in the interface file. If your organization shares the interface file with any external parties, please inform them as soon as possible about this change. New New user interface Why The current user interface of Personnel File - and therefore also My File - is in line with the user interface of Youforce. Recently several modules became available with a new and modernized user interface, the most obvious of which is Home. The user interface of Personnel File has been adjusted to match this new user interface to create a more uniform user experience. Other modules will also adopt the new user interface soon. The functionality remains the same and some visual enhancements have been applied.  How After opening Personnel File  or  My File  the new user interface will be visible right away . This new user interface will provide the same functionality as the old user interface. The application features modern visuals and a more spacious canvas than before for displaying data. When viewing a document, the same navigation options are provided, including the option to scroll through a document instead of using the next and previous buttons. Your action All users of HR Core Business Global will automatically get the new user interface after the release. Remark: If these users start My File or Personnel File from the Youforce Desktop, they will see the information in the old user interface. Layout mode Why The new user interface uses larger line spacing than before. For most users, the information will be displayed in a wider layout, which makes it easier to determine the document needed. For users who view a large number of documents, it might be preferable to show as much information as possible on one screen. To make this possible the new Layout option has been added. How At the top right corner of the screen, a new icon shows the current layout type. By clicking the icon, a different layout can be selected. The types available are Low density layout, Medium density layout, and High density layout. When using High density layout, the information is shown with the same line spacing as the old user interface. The most recent layout choice is saved as a user setting, and will be applied after login. Your action This functionality is automatically available for all users of the new user interface. This functionality is automatically available for all users. During the release, we also publish new release notes because of Dossier's new user interface. You can download these manuals from the Visma | Raet community in the Dossier Product Group. Publishing Date : 2/25/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 16:21 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 230 Weergaven
General Decommissioning Payroll File CASO Why In Payroll File CASO no new payroll productions are added since 2014. This year all data in Payroll File CASO are 7 full years old and this data is only available for viewing. For this reason, Visma has decided to decommission Payroll File CASO and remove the application from Youforce in the first quarter of 2021.  Note: If you still need data from Payroll File CASO, we can provide a copy of this data. You will receive a zip-file with all documents, including an index file with all metadata. Your action You can issue a request at the Service Center containing the relevant information, such as the employer number and employer name for reference. You will receive an export file with the relevant data. Deleting old payroll productions Why In both active Payroll Files Gemal and Payroll Business as well as in the inactive Payroll Files CASO And ASAP, many years of payroll productions are stored. For most organizations the General law on state tax states that you have to save the financial records of the last 7 full years, especially to be able to provide this information at a tax inspection. However, the General Data Protection Regulation states that you are not allowed to save unnecessary personal data. For this reason, it is advised to delete the payroll productions from 2013 and earlier from Payroll File. You have to determine for your own organization which obligations are relevant, which could possibly deviate from the general guidelines described above. How Settings > Import report You can delete old payroll productions by selecting the menu item Settings > Import report and filter the payroll productions that you want to delete. You can delete a payroll production by clicking on the document type and select the option 'Delete production' in the context menu that appears. Note: If a migration has been performed in the past, it could be those salary specifications and annual statements remain visible after deleting payroll productions. These documents were migrated and they are not linked to an import report anymore. In that case, you can issue a request at the Service Center to have those documents deleted by Visma.  Modified and Improved Updated background Payroll File Gemal Direct Why  Until now the Raet logo was shown on the payroll documents available in Payroll File Gemal. As of 2021, the Raet logo is replaced by the Visma logo. Also, the background colors of the columns on the salary specifications have been changed to a color that matched the Visma Nordic Cool design. How  The new background is automatically shown, also for older documents. This is the case for all documents in IOC format that can be recognized by this logo in the result view: Documents that are available in PDF format are not changed and remain available in the original state, such as salary specifications that are designed in the Specification Manager. Your action There are no actions needed. Flash support discontinued Why Until a few years ago Adobe Flash was used to show salary specifications and other reports in Payroll File Gemal. This technology was also used to enable uploading multiple documents at once to the Inbox functionality of Personnel File in Internet Explorer. Since some years ago Flash is no longer needed for this functionality, but when Flash was available and enabled in the browser it still was used.  After the announcement of Adobe that Flash would no longer be supported as of December 2020, all browser manufacturers planned to stop supporting Flash in their browsers too. Microsoft distributes Flash as part of Edge and Internet Explorer 11, to make sure the software was kept up to date. The intention of Microsoft was to remove Flash using a Windows Update, and that was already done for Edge. For Internet Explorer 11 this was not done yet and unfortunately, it appeared that Adobe had built in a timer-controlled switch. For this reason, Flash was still available in Internet Explorer 11, but it was no longer functional. On January 12 users were shown a large Flash-icon instead of a salary document. For this reason, Visma decided to discontinue Flash support in Personnel and Payroll File as of January 12. All salary documents in Payroll File Gemal will now be shown as an image, to enable viewing the document in all browsers supported by Youforce. In Personnel File it is no longer possible to upload multiple documents at once when Internet Explorer 11 runs in Compatibility View. When Internet Explorer 11 runs with Compatibility View and in other browsers, it remains possible to upload multiple documents at once.  Your action The use of Flash is not recommended, because of possible security risks that may appear. Flash is available as a plugin or an add-on in browsers, or with a separately installed Flash Player. Because the support of Flash was stopped in December 2020 by Adobe, we advise to deinstall the Flash Player and/or remove or disable the plugin in the browser. Link to Gemal Mutations & Signals changed Why In the menu item, Salary productions | General Summaries | Standard summaries | Change reports, the link to Mutations & Signals is changed. In the event that you did not select a production type on the tab page Filter, still the production type Salary productions was passed on to Mutations & Signals. How Salary productions | General summaries | Standard summaries | Change reports When you click on this link, the reporting tool on mutations and signals is opened with the same filter as used on the tab page Filter. However, even when you did not select a production type, still the production type Salary productions was passed on.  In this release, the link has been changed to leave the production type empty in case no production type is selected on the tab page Filter. Only when you explicitly select a production type, it will also be passed on to Mutations & Signals. Your action There are no actions needed. Publishing Date : 1/26/2021
Volledig artikel weergeven
26-01-2021 15:13 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 224 Weergaven
Mededelingen Uitfaseren Salarisdossier CASO Waarom In Salarisdossier CASO worden sinds 2014 geen nieuwe salarisproducties meer ingelezen. Dit jaar zijn alle gegevens die in Salarisdossier CASO zijn opgeslagen 7 volle jaren oud, en de gegevens zijn alleen nog beschikbaar voor raadpleegdoeleinden. Visma heeft daarom besloten om Salarisdossier CASO in het eerste kwartaal van 2021 definitief uit te faseren.  Indien je echter nog behoefte heeft aan de gegevens die zijn opgeslagen in Salarisdossier CASO dan kunnen wij deze gegevens aanleveren. Je ontvangt dan een zip-bestand met alle documenten, inclusief een indexbestand met de metagegevens. Actie U kunt een verzoek indienen bij het Sevice Center met daarbij de relevante informatie, zoals het werkgevernummer en ter controle de werkgevernaam. Je ontvangt dan een exportbestand met de relevante gegevens. Verwijderen oude salarisproducties Waarom Zowel in de actieve Salarisdossiers Gemal en Payroll Business, als in de inactieve Salarisdossiers CASO en ASAP zijn vele jaren aan salarisproducties opgeslagen. Voor de meeste organisaties geldt dat in de Algemene wet inzake rijksbelastingen is opgenomen dat je de financiële gegevens van de laatste 7 volle jaren dient te bewaren, met name om deze informatie te kunnen overleggen in geval van controles. Echter, de Algemene Verordering Gegevensbescherming bepaalt ook dat je geen onnodige persoonlijke gegevens mag opslaan. Het is daarom aan te raden om de salarisproducties van 2013 en eerder te verwijderen in Salarisdossier. Je dient voor de eigen organisatie vast te stellen welke verplichtingen er van toepassing zijn, en welke mogelijk afwijken die af van de hierbovengenoemde wettelijke verplichtingen. Hoe Beheer > Importverslagen U kunt oude salarisproducties verwijderen door binnen het menu Beheer > Importverslagen de salarisproducties te filteren die je wilt verwijderen. Je kunt een salarisproductie verwijderen door op de documentsoort te klikken en in het contextmenu de optie 'Productie verwijderen' te kiezen. Opmerking: Indien er in het verleden een migratie heeft plaatsgevonden dan is het mogelijk dat de salarisspecificatie en jaaropgaven nog zichtbaar blijven. In dat geval zijn deze documenten niet langer gekoppeld aan een importverslag. In dat geval kan je een verzoek indienen bij het Service Centrum om deze documenten door Visma te laten verwijderen. Gewijzigd en verbeterd Aangepaste achtergrond Salarisdossier Gemal Direct Waarom  Tot nu toe stond het Raet-logo op de salarisspecificaties die beschikbaar zijn binnen Salarisdossier Gemal Direct. Vanaf 2021 vervangen wij dit door een Visma-logo. De achtergrond van de kolommen op de strook hebben nu een andere kleur die past bij de standaard kleuren van Visma. Hoe  De nieuwe achtergrond wordt automatisch getoond, ook bij oudere documenten. Dit geldt alleen voor documenten in het IOC-formaat, ter herkennen aan dit icoon: PDF-documenten, zoals de salarisspecificaties die volgens eigen ontwerp met de Specificatie Manager zijn gemaakt, blijven ongewijzigd. Actie Er zijn geen acties nodig.  Flash-support verwijderd Waarom Tot een aantal jaren geleden werd Adobe Flash gebruikt om de salarisspecificaties en andere rapportages in Salarisdossier Gemal weer te kunnen geven. Ook werd deze technologie gebruikt om met Internet Explorer meerdere documenten tegelijkertijd te kunnen uploaden naar de Inbox van Personeelsdossier. Sinds enkele jaren is Flash niet langer noodzakelijk voor deze functionliteit, maar als Flash beschikbaar is in de browser werd dit wel gebruikt.  Na de aankondiging van Adobe dat Flash vanaf December 2020 niet langer ondersteund zou worden hebben browserfabrikanten elk hun eigen plannen gemaakt om ook de ondersteuning in hun browser stop te zetten. Microsoft levert Flash standaard mee in Edge en in Internet Explorer 11, zodat deze altijd actueel werd gehouden. De bedoeling was dat Microsoft Flash zou verwijderen tijdens een Windows Update, en voor Edge is dat onlangs ook doorgevoerd. Voor Internet Explorer 11 was dat echter nog niet het geval en helaas bleek op 12 januari dat Adobe zelf een tijdsgestuurde schakelaar had ingebouwd. Vanaf 12 januari was Flash derhalve nog wel beschikbaar in Internet Explorer 11, maar deze kon niet meer gebruikt worden. Gebruikers kregen daarom op 12 januari een groot Flash-icoon te zien in plaats van een salarisdocument. Vanaf 12 januari is daarom het gebruik van Flash ook definitief uitgezet in Personeelsdossier en Salarisdossier door Visma. Dit houdt in dat de salarisdocumenten voortaan alleen nog maar worden getoond door middel van afbeeldingen, zodat ze in elke door Youforce ondersteunde browser getoond kunnen worden. In Personeelsdossier is het helaas niet langer mogelijk om meerdere documenten tegelijkertijd te uplaoden naar de Inbox als Internet Explorer in Compatibility View draait. In Internet Explorer 11 zonder Compatibiity View en in andere browsers blijft het wel mogelijk om meeerdere documenten tegelijkerijd te uploaden.   Actie Het gebruik van Flash in de toekomst wordt ontraden, vanwege beveiligingsrisico's die mogelijk ontstaan. Flash is beschikbaar als invoegtoepassing, plugin of add-on in browsers, of met een apart geïnstalleerde Flash Player. Omdat de ondersteuning van Flash door Adobe officieel is gestopt in december 2020 adviseren wij je om Flash Player te deïnstalleren en/of de invoegtoepassing in de browser te verwijderen of te deactiveren. Link naar Gemal Mutaties & Signalen aangepast Waarom In Salarisproducties | Standaardoverzichten | Mutatieverslag is de link naar Mutaties & Signalen aangepast. Als je geen productiesoort had ingesteld op het tabblad Filter dan werd ten onrechte de productiesoort Salarisproducties doorgegeven. Hoe Salarisproducties | Algemene overzichten | Standaardoverzichten | Mutatieverslag | Mutaties & Signalen Als je op deze link klikt dan wordt de rapportage op mutaties en signalen geopend met hetzelfde filter als op het tabblad Filter. Echter, als je een productiesoort had ingesteld, dan werd toch de productiesoort Salarisproducties overgenomen.  In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat de productiesoort in dat geval leeg wordt gelaten. Alleen als je expliciet een productiesoort heeft geselecteerd op de tab Filter dan wordt deze productiesoort overgenomen in Mutaties en Signalen. Actie Er zijn geen acties nodig. Publishing Date : 1/26/2021
Volledig artikel weergeven
26-01-2021 15:11 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 629 Weergaven
Modified and improved Replacement 'Employees' interface file Why Attention: In addition to the release notes of the 2019-08 release, we want to remind you that the existing interface file Employees will be removed as of 1-1-2020. The   Employees   interface file is used to export employee data from Personnel File. This is sometimes done for scanning partners, for example, who have to link scanned hard copy documents to Youforce employee numbers. However, this file currently contains the employee's citizen service number (BSN), which, according to the General Data Protection Regulation (GDPR), may no longer be included in personnel files. Therefore, in order to remain GDPR compliant, we will eventually remove the BSN from the interface file. How Because the interface file is used by many different parties, we will not be implementing this change right away, as removing the BSN could cause problems for your organization. To avoid such problems, we will add a new interface file to Personnel File's Authorization module, in addition to the existing interface file. After we have added the new file, the old file will remain available for a number of months. In addition to removing the BSN, we will also be expanding the number of fields available in the interface file. This means that the file will contain more information per employee, making it easier to find the employee you are looking for.  The following fields are available in the existing interface file: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst The following fields will be available in the new interface file: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Both files will remain available until the end of 2019. After this, the file entitled   Employees (until 01-01-2020)   will be removed. How Path: Personnel File Authorization | Generate interface files | Employees. In the Personnel File Authorization module, there are currently two files available files. To download the old version of the interface file, use   Employees (until 01-01-2020) For the new version, use   Employees. This version offers additional fields but does not include the BSN Your action Because the old interface file will be phased out at the end of 2019, it is important to adopt any processes within your organization that depend on the interface file and to make sure that they are configured to use the new file. Important: not only the number of fields and the names of the headers will be different in the new file, the naming-components now are included in the separate fields. Please take this into account when modifying the process that reads the data in the interface file. If your organization shares the interface file with any external parties, please inform them as soon as possible about this change. New New user interface My File Why The current user interface of Personnel File - and therefore also My File - is in line with the user interface of Youforce. However, it is also possible to open My File directly from Home or from HR Core Business Global. These modules use the new user interface for Visma | Raet  applications, and to create a more uniform user experience the user interface of My File has been changed too. The functionality remains the same, and some visual enhancements have been applied. The new user interface will be available at first for HR Core Business Global users in this release. In one of the next releases all users of My File, Personnel File and Payroll File will be available. How Within the Apps menu of HR Core Business Global a link to My File is shown.  When clicking on My File it will be opened using the new user interface. This new user interface will provide the same functionality as the old user interface. The application has a modern visual appearance with a more spacious canvas as before to show the data. When viewing a document the same navigation options are provided, including the option to scroll through a document instead of using the next and previous buttons. Your action All users of HR Core Business Global will automatically get the new user interface after the release. Remark: If these users start My File or Personnel File from the Youforce Desktop, they will see the information in the old user interface. Layout mode Why The new user interface uses a larger line spacing than before. For most users, the information will be displayed in a wider layout, which makes it easier to determine the document needed. For users that view a large number of documents, it might be preferable to show as much information as possible on one screen. To make this possible the new option Layout has been added. How At the top right corner of the screen, a new icon shows which layout type is applied. By clicking the icon, a different layout can be selected. The types are Low density layout, Medium density layout, and High density layout. When using the High density layout, the information is shown with the same line spacing as the old user interface. The last made layout choice is saved as a user setting, and it will be applied after login. Your action This functionality is automatically available for all users of the new user interface. Publishing Date : 10/29/2019
Volledig artikel weergeven
29-10-2019 19:23 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 227 Weergaven
Gewijzigd en verbeterd Vervangend koppelbestand Medewerkers Waarom Attentie: In opvolging op de release notes van de 2019-08 release, melden wij nogmaals dat het bestaande koppelbestand Medewerkers per 1-1-2020 vervalt. Het koppelbestand   Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet langer van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij het BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand. Hoe Omdat het koppelbestand door veel partijen wordt gebruikt, passen wij dit niet direct aan. Het verwijderen kan bij uw toepassing tot problemen leiden. Daarom kozen wij ervoor om - naast het bestaande koppelbestand - een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier. Het oude koppelbestand blijft nog een aantal maanden beschikbaar. Tegenover het verwijderen van het BSN staat dat wij het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitbreiden. Met die extra informatie over de medewerkers kunt u beter bepalen welke medewerker de juiste is. In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Locatie Pad: Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker. Binnen de module Autorisatie Personeelsdossier zijn nu twee bestanden beschikbaar. de versie Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden de versie Medewerkers is het bestand volgens het nieuwe formaat, dus zonder BSN en met de aanvullende velden Uw actie Omdat het bestaande koppelbestand eind 2019 wordt uitgefaseerd, is het van belang om binnen uw organisatie de processen die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen op het gebruik van het nieuwe koppelbestand. Belangrijk: niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen zijn nu opgenomen in losse velden. Houd hier rekening mee bij het aanpassen van het proces dat de gegevens in het koppelbestand uitleest. Breng externe partijen die ook met het koppelbestand werken tijdig op de hoogte van deze wijziging. Nieuw Nieuwe gebruikersinterface Mijn Dossier Waarom De huidige gebruikersinterface van Personeelsdossier - en daarmee ook Mijn Dossier - is afgestemd op de gebruikersinterface van Youforce. Sinds enige tijd is het echter ook mogelijk om vanuit Home of vanuit HR Core Business Global direct naar Mijn Dossier te gaan. Deze modules hebben echter de gebruikersinterface van Visma | Raet. Om hier beter bij aan te sluiten, heeft Mijn Dossier een nieuwe gebruikersinterface gekregen. De werking is hetzelfde gebleven en visueel zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd. Mijn Dossier met de nieuwe gebruikersinterface is na deze release als eerste beschikbaar voor gebruikers van HR Core Business Global. In een volgende release krijgen alle gebruikers van Mijn Dossier, Personeelsdossier en Salarisdossier de beschikking over de nieuwe gebruikersinterface. Hoe Binnen HR Core Business Global ziet u een koppeling waarmee u Mjin dossier kan openen.   In dit geval wordt Mijn Dossier direct geopend met de nieuwe gebruikersinterface. In deze gebruikersinterface worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen. Dit modernere uiterlijk introduceert een ruimere opzet voor de weergave van de gegevens. Ook bij het weergeven van een document bestaan dezelfde mogelijkheden als voorheen. Uw actie Alle gebruikers van HR Core Business Global krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Opmerking: Als deze gebruikers Personeelsdossier of Mijn Dossier via de Youforce Desktop starten, zien zij echter de informatie in 'het oude jasje'. Weergave aanpassen Waarom Binnen de nieuwe gebruikersinterface is gekozen voor een grotere regelafstand dan voorheen. Voor het merendeel van de gebruikers wordt de informatie hierdoor overzichtelijker gepresenteerd en is het eenvoudiger om het gewenste document te kiezen. Voor gebruikers die veel documenten raadplegen is het wenselijk om zo veel mogelijk informatie op één scherm te zien. Om dit mogelijk te maken is de optie Weergave aanpassen toegevoegd. Hoe Rechtsboven in het scherm geeft een icoon aan in welke weergave de interface staat. Door hier op te klikken is de gewenste weergave te selecteren. De mogelijkheden: standaard weergave, compacte weergave of extra compacte weergave. Gebruik de extra compacte weergave om de informatie met dezelfde regelhoogte te zien als in de oude gebruikerinterface. De gemaakte keuze wordt vastgelegd op gebruikersniveau, zodat deze weergave na het opnieuw inloggen wederom beschikbaar is. Uw actie Deze functionaliteit is standaard voor alle gebruikers beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Publishing Date : 10/29/2019
Volledig artikel weergeven
29-10-2019 19:28 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 633 Weergaven
Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release.   De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen   wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Nieuw Vervangend koppelbestand 'Medewerkers' Waarom Het koppelbestand Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet (langer) van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij de BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand. Omdat het koppelbestand door vele partijen wordt gebruikt passen wij dit niet direct aan. Dit omdat het verwijderen mogelijk bij u tot problemen kan leiden. Daarom kiezen wij om een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier, naast het bestaande koppelbestand. Het oude koppelbestand blijft vervolgens nog een aantal maanden beschikbaar. Naast het verwijderen van de BSN is ook het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitgebreid, zodat er meer informatie over medewerkers beschikbaar is om te kunnen bepalen welke medewerker de juiste is.  In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Beide opties zullen tot eind 2019 beschikbaar blijven, waarna de optie Medewerkers (tot 01-01-2020) zal worden verwijderd. Hoe Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker Binnen de Autorisatiemodule Personeelsdossier zijn nu twee opties beschikbaar om een koppelbestand 'Medewerkers' op te vragen: De optie Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden. Met de optie Medewerkers genereert u het bestand volgens het nieuwe formaat zonder BSN en met de aanvullende velden. Uw actie  Omdat het bestaande koppelbestand eind 2019 zal worden uitgefaseerd is het van belang om de processen binnen uw organisatie, die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen naar het nieuwe koppelbestand. Het is daarbij van belang dat niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen opgenomen zijn in losse velden. Bij het aanpassen van het proces wat de gegevens in het koppelbestand uitleest moet hier rekening mee worden gehouden. Werken externe partijen ook met het koppelbestand breng dan ook deze dan ook op de hoogte van deze wijziging. Gewijzigd en verbeterd Nieuwe bewaartermijn 'Ingangsdatum plus 100 jaar' Waarom In bepaalde specifieke gevallen is het wenselijk om documenten 'levenslang' te bewaren, bijvoorbeeld bij bepaalde (semi-)overheidsorganisaties. Het uitgangspunt daarbij is dat het document niet onbeperkt bewaard mag worden, maar wel tot (enkele jaren ná) de overlijdensdatum van de betreffende medewerker. Omdat een bewaartermijn niet op een overlijdensdatum kan worden gebaseerd hebben wij gekozen voor een bewaartermijn die in de meeste gevallen langer is dan een mensenleven,maar niet onbeperkt. Hiervoor is de bewaartermijn 'Ingangsdatum plus 100 jaar' toegevoegd. Hoe Configuratie Personeelsdossier > Documentsoorten Bij het definiëren van de bewaartermijn van documentsoorten is het nu mogelijk om 'Ingangsdatum plus 100 jaar' te selecteren als bewaartermijn. Uw actie Als u een nieuwe documentsoort aanmaakt kunt u deze bewaartermijn toekennen aan de nieuwe documentsoort. Als u de nieuwe bewaartermijn wilt toepassen op een bestaande documentsoort, dan zullen alle documenten die zijn gekoppeld aan de betreffende documensoort worden voorzien van een nieuwe verwijderdatum. Met name bij grote hoeveelheden documenten kan het enige tijd duren (tot enkele uren) voordat de nieuwe verwijderdatum zichtbaar is, omdat de verwerking ervan niet onmiddelijk plaatsvindt. Opgeloste meldingen Enter op gebruiker filter in Autorisatie Personeelsdossier Melding  Bij gebruik van andere browsers dan Internet Explorer leidde het bevestigen van een filter op gebruikers tot het onbedoeld downloaden van een koppelbestand. Als in bovenstaand scherm bij de opties individueel autoriseren of Groepsgewijs autoriseren het gebruikte filter wordt bevestigd met een Enter op het toetsenbord, dan werd onbedoeld de eerste menuoptie van het menu 'Koppelbestanden genereren' uitgevoerd. Oplossing In deze release hebben wij een aanpassing doorgevoerd, zodat na een Enter op het toetsenbord niet langer het koppelbestand wordt gedownload. De Enter toets heeft geen acties tot gevolg, tenzij eerst met de Tab toets de knop Gebruikers filteren actief is gemaakt. Uw actie Geen. Publishing Date : 7/25/2019
Volledig artikel weergeven
23-07-2019 20:43 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 575 Weergaven
This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. The changes were partly prompted by notifications from our customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. New Replacement 'Employees' interface file Why The Employees interface file is used to export employee data from Personnel File. This is sometimes done for scanning partners, for example, who have to link scanned hard copy documents to Youforce employee numbers. However, this file currently contains the employee's citizen service number (BSN), which, according to the General Data Protection Regulation (GDPR), may no longer be included in personnel files. Therefore, in order to remain GDPR compliant, we will eventually remove the BSN from the interface file. Because the interface file is used by many different parties, we will not be implementing this change right away, as removing the BSN could cause problems for your organization. To avoid such problems, we will add a new interface file to Personnel File's Authorization module, in addition to the existing interface file. After we have added the new file, the old file will remain available for a number of months. In addition to removing the BSN, we will also be expanding the number of fields available in the interface file. This means that the file will contain more information per employee, making it easier to find the employee you are looking for.  The following fields are available in the existing interface file: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst The following fields will be available in the new interface file: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Both files will remain available until the end of 2019. After this, the file entitled Employees (until 01-01-2020) will be removed. How Personnel File Authorization | Generate interface files | Employees In Personnel File Authorization module, there are currently two available options to request an 'Employees' interface file: To download the old version of the interface file, use Employees (until 01-01-2020). For the new version, use Employees. This version offers additional fields but does not include the BSN. Your action  Because the old interface file will be phased out at the end of 2019, it is important to adapt any processes within your organization that depend on the interface file, and to make sure that they are configured to the new file. It is also important to note that the number of fields and the names of the headers will be different in the new file, and that the naming components included in the separate fields will change as well. Please take this into account when modifying the process that reads the data in the interface file. If your organization shares the interface file with any external parties, please inform them of this change as well. Changed and improved New 'Effective date plus 100 years' retention period Why In certain specific cases, it may be desirable to save a document 'for life,' for example in the case of certain governmental and semi-governmental organizations. The basic principle in these cases is that the document cannot be kept on file indefinitely, but that it may be retained until the employee in question has passed away, or until a few years after their death. Because a retention period cannot be based on a date of death, we have opted for a retention period that is not unlimited, but that, in most cases, will be longer than the life of the employee in question. That is why we have added a new 'Effective date plus 100 years' retention period. How Personnel File Configuration > Document types When defining the retention period of document types, it is now possible to select 'Effective date plus 100 years' as the retention period. Your action If you create a new document type, you can assign this retention period to the new document type. If you apply the new retention period to an existing document type, all documents linked to that document type will be assigned this new period. In the case of large numbers of documents, it may take some time (up to a few hours) before the new removal date becomes visible, as the changes will not be processed immediately. Resolved notifications Pressing Enter now attaches user filter in Personnel file Authorization Notification  When using browsers other than Internet Explorer, attaching a user filter inadvertently caused an interface file to be downloaded. When a user filter was attached for the options Individual authorization or Group authorization by pressing Enter, unexpectedly the first menu item of the 'Generate interface files' menu was executed. Solution In this release, pressing Enter will no longer lead to downloading an interface file. Instead Enter will not perform any action, unless Tab was used to make the Filter users button active. Your action No action is required. Publishing Date : 7/25/2019
Volledig artikel weergeven
23-07-2019 20:19 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 252 Weergaven