In Personeelsdossier kun je medewerkers selecteren op basis van het organisatieonderdeel en de afdelingscode. Onder documenten is dit niet mogelijk. Hierdoor is het niet mogelijk om een selectie te maken op een bepaald documentsoort of alle documenten voor een hele organisatie of afdeling.
Onze workaround is nu door onszelf te autoriseren voor één klant om deze selectie te kunnen maken, maar dat is erg onhandig.
Als je in het personeelsdossier op documenten wilt zoeken, kun je middels de streepjes rechtsboven de zoekmogelijkheden instellen (Gebruikersinstellingen). Wij hebben deze allemaal aangevinkt. Je ziet dat we dus behalve op documentsoort ook op afdeling en organisatie kunnen filteren.
Organisatie is een element dat we hebben toegevoegd bij de Elementconfiguratie. Daar heb je 3 vrij beschikbare elementen die je zelf kunt inrichten als extra filtermogelijkheid. Bij organisatie geven wij het nummer van de opdrachtgever op, omdat dit helaas niet in het personeelsdossier beschikbaar is. Dit moet wel voor elk document in de kenmerken worden meegegeven.
In de omschrijving vermelden wij het kenmerk van het document. Dat bestaat uit de omgekeerde ingangsdatum, het pers.nr. en een afkorting voor de soort document: yyyy-mm-dd (nnnn) AAA. Op deze manier is het mogelijk om in de omschrijving op soort document te kiezen door de afkorting in te typen. (In het voorbeeld filter selecteer ik alle aanstellingsbrieven voor opdrachtgever 28564.)
Dit alles valt en staat met een consequent gebruik van omschrijvingen en actualiseren van kenmerken van de documenten. Een collega van mij besteedt hier wekelijks tijd aan om alle nieuw geplaatste documenten te voorzien van de juiste ingangsdatum (dus niet de datum van plaatsen in het dossier, maar ingangsdatum die geldt voor de bewaartermijn) en organisatie. Documenten worden al hernoemd in de workflow voordat ze in het PD worden geplaatst met de juiste omschrijving.
Bedankt voor je uitgebreide reactie! Ik moet eerlijk zeggen dat ik geen idee had dat dit mogelijk is. Het lijkt me alleen behoorlijk wat tijd kosten om dit bij te houden. We hebben het onze omgeving over een behoorlijk aantal verschillende organisaties (285). Het zou nog te doen zijn als we ervoor zouden kunnen zorgen dat bij de instroom (zowel handmatig als via Self Service) van documenten voortaan altijd dit vrije veld gevuld zou wordt (en het eenmalig omzetten), maar om dit wekelijks bij te houden lijkt me niet te doen.
Voor ons blijft deze wens/dit idee toch van belang! Voor jullie misschien ook als het je collega wekelijks tijd oplevert?
Misschien denk ik er te makkelijk over, maar het lijkt me ook weer niet heel ingewikkeld om velden die al beschikbaar is binnen de applicatie beschikbaar te stellen in een ander deel van de applicatie.
Ben het helemaal met je eens dat dit veel te veel tijd kost. Voor ons is het ook niet meer dan een workaround. We hebben een hele wensenlijst voor het personeelsdossier ingediend bij onze consultant en ook bij een presentatie die wij bij Raet mochten geven over het gebruik van het digitale personeelsdossier hebben we deze tekortkomingen genoemd. We willen gewoon bij het opslaan alle metadata kunnen meegeven, ook vrije velden. En een opdrachtgevernummer zou tot de standaardvelden in het PDOL moeten behoren, zodat deze niet handmatig hoeft te worden gevuld.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika