AutoPay - varsling om man har glemt å godkjenne betalinger

[Anonymous]

Hadde vært fint med varsling/påminnelse om man glemmer å godkjenne betalinger i AutoPay. Varslinger tilsvarende man får i Approval.

[Anne-Heidi]

Er litt enig i dette. Men purringen bør kanskje kun gå til den som er ansvarlig for remitteringen, samt til fellespostboks for avdelingen. Den behøver ikke sendes til alle som kan godkjenne, da det er ganske mange hos oss.

[Anne-Heidi]

Hei igjen.

Vi opplevde i dag at godkjenner nr. 2 ikke hadde godkjent to remitteringer i Autopay sist torsdag. Dette kan være svært sårbart, i sær når offentlige trekk skal utbetales, men selvfølgelig også for de ordinære leverandører som venter på innbetaling. I dette tilfellet har det nå gått to arbeidsdager uten at fakturaer har blitt utbetalt.

Vi oppdaget feilen fordi vi ikke fikk retur fra Autopay, og måtte da gå inn i bank for å dobbeltsjekke. Vi har tidligere ofte opplevd å ikke få returer, så det gjør at vi ikke alltid tenker på at grunnen kan være manglende godkjenning i Autopay.

Vi tenker at den beste løsningen på dette er at 1. godkjenner får et varsel når 2. godkjenner har godkjent Autopay. Eventuelt et varsel om at den ikke har blitt godkjent innen en viss tid (max 1 time). En annen løsning er at beløpene i godkjenningsbildet i Autopay ikke forsvinner når 1. godkjenner har godkjent, men blir stående i grått, og at de først forsvinner når 2. godkjenner har godkjent. På den måten kan den ansvarlige for remitteringen (som hos oss også er 1. godkjenner)  følge med på oversikten og se at alt er godkjent.

Vi håper det lar seg gjøre å få til en form for slik oppfølging. Vi kjører Autopay for flere firmaer og det er svært sårbart om utbetalinger blir forsinket i flere dager.

[Unni Johannessen1]

Støtter Anne-Heidis kommentar her. Vi mener at betalingsfilen burde blitt liggende igjen under «Betalinger til godkjenning» for alle med tilgang i autopay – og da med en tydelig status som f eks «godkjent 1 av 2 ganger» slik som man kan se i de ulike nettbankene. Da er det lettere for den som opprinnelig har sendt inn betalingsfilene, å følge opp at alt blir endelig godkjent. Det er altfor tungvint å måtte klikke seg inn via oversikten, pr selskap, for å sjekke status betalinger/godkjenninger da vi også har så mange kunder at det må finnes en felles oversikt for å kunne følge opp gjennomføring av betalinger.

[Anne-Heidi]

Hei igjen.

Vil bare si fra at jeg har sendt denne saken inn til økonomi-support på nytt i dag. Jeg fikk nettopp svar om at dette tas videre med AutoPay-teamet.

Vi opplever fremdeles at man i en hektisk hverdag glemmer å godkjenne, og at ingen oppdager dette på en enkel måte. Det synes vi er veldig sårbart.

[Anonymous]

Enig med flere her.

Betalinger som bare er 1.gangsgodkjent og venter på 2.gangs godkjenning burde være synlig i godkjenningsbildet inntil den var gått til bank, men da med status "godkjent 1 av 2 ganger".

Vi har hatt flere nestenuhell pga dette, og vi savner en enklere oversikt over betalinger som ligger i godkjenningsflyt.