Asiakkaan lisääminen ohjelmaan

[#1]

Laskun tallentaminen ja lähettäminen on mahdollista, kun asiakas on tallennettu ohjelmaan. Pääset lisäämään asiakkaita klikkaamalla Myynnit - Asiakkaat - +Lisää asiakas.

 

 

Asiakkaan nimi - Kirjoita henkilöasiakkaan koko nimi tai yrityksen nimi. Järjestelmä käyttää Kaupparekisterin yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) yrityshakua Asiakkaan nimi -kentässä, jolloin se saattaa löytää yrityksen tiedot myös automaattisesti nimeä kirjoittaessa.

Y-tunnus - Yrityksen Y-tunnus.

ALV - tunnus - Yrityksen ALV-tunnus.

Yhteyshenkilö - Asiakkaan tai yrityksen yhteyshenkilön nimi, joka toimii ensisijaisena kontaktina.

Maksaja - Määritä tähän kenttään, kuka asiakkaan puolesta maksaa laskut, jos se eroaa asiakkaasta. Huomioithan, että tieto maksajasta siirtyy vain laskutulosteelle, mutta lähetyksessä käytetään asiakkaan tietoja.

Lisätietoja - Mahdollisia lisätietoja asiakkaasta.

Osoite - Asiakkaan ensisijainen katuosoite.

Osoite jatkuu - Mahdolliset lisätiedot osoitteesta.

Postinumero - Asiakkaan tarkka postinumero.

Postitoimipaikka - Postitoimipaikka (kaupunki tai kunta).

Maa - Asiakkaan maa.

Puhelin - Asiakkaan ensisijainen puhelinnumero.

Puhelin 2 - Lisää toinen puhelinnumero, jos saatavilla.

Sähköposti - Asiakkaan sähköpostiosoite, johon sähköpostitse lähetettävät laskut lähetetään.

Kotisivu - Asiakkaan verkkosivujen URL-osoite.

Valuutta - Valitse tai kirjoita laskutuksessa käytettävä valuutta. Lisää valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Valuutat ohjelmaan tarvittavat valuutat valuuttamääräisten kirjausten syöttämistä varten. Ohjelmassa käytössä olevat valuutat näkyvät vasemmanpuoleisessa luettelossa (Valitut valuutat) ja kaikki maailman valuutat vasemmanpuoleisessa valikossa. Voit lisätä ohjelman valuuttaluetteloon tarvittavia valuuttoja oikeanpuoleisesta valikosta klikkaamalla valuutan edessä olevaa plus-painiketta.

Maksuaika päivinä - Maksuaika päivinä, mikäli haluat soveltaa asiakkaan kohdalla eri maksuehtoa, kuin myyntilaskun asetuksissa määriteltyä.

Viivästyskorko - viivästyskorkoprosentti, mikäli haluat soveltaa asiakkaan kohdalla eri viivästyskorkoa, kuin myyntilaskun asetuksissa määriteltyä.

Ohjelman Standard- ja Pro-versiossa ei ole mahdollista laskea viivästyskorkoa. Viivästyskorkoprosentti näkyy vain myyntilaskussa.

Viitenumeron perusosa - Asiakaskohtaista viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa).

Myyntilaskun kieli - Asiakkaan myyntilaskun kieli.

Pankkitiedot laskulle - Valitse laskulla käytettävä pankkitili, mikäli sinulla on useampi pankkitili ja haluat käyttää kyseisen asiakkaan kohdalla jotain tiettyä pankkitiliä.

Massalähetyksen tuloste - Ohjelman Pro- ja Premium-versioilla voit lähettää myyntilaskuja massana. Voit määritellä tähän reitin, jota pitkin kyseisen asiakkaan lasku lähetetään käytettäessä joukkolähetystä.

Verkkolaskuosoite - Ohjelma hakee Y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta yrityksen verkkolaskuosoitteen asiakaskortin taustatietoihin. Mikäli yrityksellä on vain yksi verkkolaskuosoite, ei verkkolaskuosoitetta tarvitse välttämättä syöttää asiakastietoihin. Jos asiakkaalla on useampi verkkolasku reititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin Y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite, jotta lasku menisi perille oikeaan osoitteeseen. 

Mikäli vastaanottaja ottaa vastaan vain paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaalaskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.

Mikäli laskun vastaanottaja on kuluttaja-asiakas, joka haluaa saada laskun omaan verkkopankkiinsa e-laskuna, tulee laskujen lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus ja palauttaa se täytettynä Apixille. Kun Apix on käsitellyt sopimuksen, laskuttajalle avataan e-laskutusprofiili ja kaikkiin suomalaisiin pankkeihin lähetetään laskuttajailmoitukset. E-laskupalvelu on käytettävissä 4-5 pankkipäivän jälkeen. 

Kuluttaja-asiakkaan tietoihin tulee tällöin syöttää ohjelmassa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat e-laskuina asiakkaan omaan verkkopankkiin.

E-laskusopimuksesta lisätietoja: www.apix.fi.

Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin.

EU-standardin mukainen verkkolasku - Laita valinta, jos asiakkaasi vaatii EU-standardin mukaista verkkolaskua. https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/EU-standardin-mukainen-verkkolasku/ta-p/690866

Operaattori - Verkkolaskuoperaattori.

OVT tunnus - OVT-tunnus koostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037 + yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa (8 merkkiä), sekä mahdollisesta tarkenteesta (enintään 5 merkkiä). Kyseinen kenttä ei ole pakollinen tieto verkkolaskujen lähetyksessä.

Laskun muotoilu - Ohjelman pro- ja premium-versiolla voit luoda useampia asiakaskohtaisia laskulomakkeita. Valitse tähän kenttään haluamasi laskulomake, jos haluat käyttää jotain muuta, kuin oletukseksi valittua.

Lähetemyynti on sallittu - Salli lähetemyynti vain sellaisten asiakkaiden
asiakastiedoissa, jotka saavat ostaa tavaraa luotolla. Lähetteitä ja koontilaskuja voidaan laatia vain näille asiakkaille. Huom! Tämä toiminto käytössä ohjelma Pro- ja Premium-versioissa.

Teksti myyntilaskuun ennen laskurivejä - Lisää tähän teksti, jonka haluat näkyvän kaikissa kyseiselle asiakkaalle tehtävissä laskuissa tai lisää pysyviin kommentteihin tallennettu valmis teksti.

Myyntilaskuun laskurivien jälkeen tulostuva teksti - Lisää tähän teksti, jonka haluat näkyvän kaikissa kyseiselle asiakkaalle tehtävissä laskuissa tai lisää pysyviin kommentteihin tallennettu valmis teksti.