Tips & Tricks 19: Verlof boekingsgroepen

[#1]

De vakantie staat voor de deur! Nog even het verlof inboeken via de mooie nieuwe verlof kalender. Maar wat is dat irritant. Je wilt 2 weken vrij nemen, je hebt nog 20 uur wettelijk verlof over. Nu moet je 2 aparte aanvragen doen: 1 voor de 20 overgebleven wettelijke verlofuren en 1 aanvraag voor de resterende uren op bovenwettelijk verlof.

Moet dat echt? Nee, gelukkig hoeft dit niet als de boekingsgroepen zijn ingericht!

Boekingsgroepen

Om verlof definities in 1 aanvraag te kunnen gebruiken is het mogelijk om een boekingsgroep aan te maken. Deze boekingsgroep wordt vervolgens gekoppeld aan de betreffende verlofdefinities.

De medewerker kan dan 1 aanvraag doen. Eerst wordt dan de verlofdefinitie gebruikt met de hoogste prioriteit. Zijn alle uren gebruikt, dan wordt de verlofdefinitie met de 2e prioriteit gebruikt, enzovoort.

Aanmaken van een boekingsgroep

Stap 1 is het aanmaken van een boekingsgroep. Dit doe je bij Verlof - Onderhoud - Boekingsgroepen. Klik met de rechtermuisknop op ‘Groepen boekbaar verlof’ en kies voor nieuwe boekingsgroep toevoegen.

Geef de boekingsgroep een naam en richt de velden in.

Bij Naam kies je een naam die de medewerker in de verlofkalender te zien krijgt. 

De ingangsdatum is de datum per wanneer de boekingsgroep beschikbaar dient te zijn.

Bij registratie in uren of dagen is het belangrijk dat dit overeenkomt met het type verlofdefinitie wat je wilt koppelen. Als deze in uren is moet ook bij de boekingsgroep uren worden gekozen.

Onder het kopje aanvragen geef je aan hoe de goedkeuringsworfklows moeten verlopen. Wanneer het verlof via de boekingsgroep wordt aangevraagd wordt deze goedkeurings workflow gebruikt, niet de goedkeuring die op de verlofdefinitie(s) zelf is vastgelegd. 

Een ingerichte boekingsgroep ziet er bijvoorbeeld zo uit:

In de afbeelding is te zien dat de hiervoor genoemde velden zijn ingevuld. In de regel hou je bij de inrichting de inrichting van de gekoppelde verlofdefinities aan. 

Boekingsgroep koppelen aan verlofdefinitie

Stap 2 is het koppelen van de boekingsgroep aan de verlofdefinities.

Dit kun je selecteren als de versie van de verlofdefinitie overeenkomt met of valt na de ingangsdatum van de boekingsgroep en waar de volgende velden overeenkomen met de verlofdefinitie: 

• Standaard aantal uren per dag
• Verwerkingsprioriteit
• Afrondingsregels
• Registratie in uren/dagen

Dan kan de boekingsgroep gekozen worden in de verlofdefinitie en de prioriteit worden ingesteld.

Als je vervolgens bij bovenwettelijk verlof dezelfde boekingsgroep selecteert, kan je bijvoorbeeld prioriteit 2 kiezen.

In dit geval zal eerst het wettelijk verlof en vervolgens het bovenwettelijk verlof worden afgeschreven. 

Bij de verlofaanvraag wordt eerst gekeken of er in het jaar van de datum van de aanvraag verlof komt te vervallen. Als dit het geval is, wordt dat verlof eerst gebruikt.

Daarna wordt er gekeken naar de ingestelde prioriteit van de boekingsgroep op de verlofdefinities. In bovenstaande voorbeeld wordt dan eerst het wettelijk verlof volledig benut en daarna bovenwettelijk verlof

De originele verlofdefinities blijven beschikbaar in de kalender. Als dit niet gewenst is en je wilt dus alleen de boekingsgroep tonen dan kan dat bij Verlof - Onderhoud - Instellingen worden ingesteld. Dit kan door het vinkje aan te zetten bij 'Onderdruk verlofdefinities gebruikt in boekingsgroepen'.