Kennisbank Visma.net HRM

In de release van vanavond 23 juli 2024 worden een aantal wijzigingen doorgevoerd in de verzuimmodule. Zie de bijgevoegde releasenotes voor de beschrijving. 

De vakantie staat voor de deur! Nog even het verlof inboeken via de mooie nieuwe verlof kalender. Maar wat is dat irritant. Je wilt 2 weken vrij nemen, je hebt nog 20 uur wettelijk verlof over. Nu moet je 2 aparte aanvragen doen: 1 voor de 20 overgebleven wettelijke verlofuren en 1 aanvraag voor de resterende uren op bovenwettelijk verlof. Moet dat echt? Nee, gelukkig hoeft dit niet als de boekingsgroepen zijn ingericht! Boekingsgroepen Om verlof definities in 1 aanvraag te kunnen gebruiken is het mogelijk om een boekingsgroep aan te maken. Deze boekingsgroep wordt vervolgens gekoppeld aan de betreffende verlofdefinities. De medewerker kan dan 1 aanvraag doen. Eerst wordt dan de verlofdefinitie gebruikt met de hoogste prioriteit. Zijn alle uren gebruikt, dan wordt de verlofdefinitie met de 2e prioriteit gebruikt, enzovoort. Aanmaken van een boekingsgroep Stap 1 is het aanmaken van een boekingsgroep. Dit doe je bij Verlof - Onderhoud - Boekingsgroepen. Klik met de rechtermuisknop op ‘Groepen boekbaar verlof’ en kies voor nieuwe boekingsgroep toevoegen. Geef de boekingsgroep en richt de velden in.   Bij Naam kies je een naam die de medewerker in de verlofkalender te zien krijgt.  De ingangsdatum is de datum per wanneer de boekingsgroep beschikbaar dient te zijn. Bij registratie in uren of dagen is het belangrijk dat dit overeenkomt met het type verlofdefinitie wat je wilt koppelen. Als deze in uren is moet ook bij de boekingsgroep uren worden gekozen. Onder het kopje aanvragen geef je aan hoe de goedkeuringsworfklows moeten verlopen. Wanneer het verlof via de boekingsgroep wordt aangevraagd wordt deze goedkeurings workflow gebruikt, niet de goedkeuring die op de verlofdefinitie(s) zelf is vastgelegd.  Een ingerichte boekingsgroep ziet er bijvoorbeeld zo uit:   Boekingsgroep koppelen aan verlofdefinitie Stap 2 is het koppelen van de boekingsgroep aan de verlofdefinities. Dit kun je selecteren als de versie van de verlofdefinitie overeenkomt met of valt na de ingangsdatum van de boekingsgroep en waar de volgende velden overeenkomen met de verlofdefinitie:  Standaard aantal uren per dag Verwerkingsprioriteit Afrondingsregels Registratie in uren/dagen Dan kan de boekingsgroep gekozen worden in de verlofdefinitie en de prioriteit worden ingesteld.   Als je vervolgens bij bovenwettelijk verlof dezelfde boekingsgroep selecteert, kan je bijvoorbeeld prioriteit 2 kiezen.   In dit geval zal eerst het wettelijk verlof en vervolgens het bovenwettelijk verlof worden afgeschreven.  Bij de verlofaanvraag wordt eerst gekeken of er in het jaar van de datum van de aanvraag verlof komt te vervallen. Als dit het geval is, wordt dat verlof eerst gebruikt. Daarna wordt er gekeken naar de ingestelde prioriteit van de boekingsgroep op de verlofdefinities. In bovenstaande voorbeeld wordt dan eerst het wettelijk verlof volledig benut en daarna bovenwettelijk verlof De originele verlofdefinities blijven beschikbaar in de kalender. Als dit niet gewenst is en je wilt dus alleen de boekingsgroep tonen dan kan dat bij Verlof - Onderhoud - Instellingen worden ingesteld.       

In de release van vanavond, 16 juli, hebben we het volgende probleem met verlof opgelost: Verlofrechtsaldi voor historische jaren werden onjuist weergegeven in de oude verlof-UI.   Voor meer informatie zie de releasenotes in de bijlage.

Met de introductie van de functionaliteit om een standaardbegroeting in te stellen voor digitale ondertekening, trad er een onterechte validatie op bij het opslaan van de onderhoudspagina voor het Elektronisch Dossier in databases met maar 1 taal. Dit probleem wordt opgelost met de uitlevering van update 1.143.07 op 13 juli 2024.

In de bijlage vind je de releasenotes van release versie 1.143.00. Deze staat gepland op 6 juli 2024. 

Deze release lost het volgende op: Gebruikers konden geen bijzondere verlofaanvragen registreren via de mobiele app. Voor meer informatie zie de releasenotes in de bijlage.

In de release van vanavond, 9 juli, hebben we het volgende probleem met verlof opgelost: Gebruikers kunnen geen buitengewone verlofaanvragen registreren. Voor meer informatie zie de releasenotes in de bijlage.

In deze release wordt een foutmelding opgelost die in de module tijdsregistratie naar voren kon komen.    Bij het invoeren van Periode uren kwam er een onverwachte (aan verlof gerelateerde) foutmelding. Door deze melding weg te klikken kon er wel verder gewerkt worden. Na oplevering van deze update zal de melding niet meer voorkomen.

De nieuwe versie 10.1 van de Mobiele App van Visma.net HRM is vanaf nu (9 juli 2024) beschikbaar in de App Store (iOS) en in de Google Play Store (Android). In de bijlage vind je de bijbehorende releasenotes.

Om via een eigen identiteitsprovider (Zoals Azure AD, ADFS, Google Workspace, HelloID, Okta, Surfconext, Ping Identity en OneLogin) door middel van Single Sign On in te loggen in Visma moet eerst toegang verkregen worden tot Authentication Settings. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten.    In onze veelgestelde vraag ‘Hoe kan ik als beheerder onze gebruikers beheren?’ wordt beschreven hoe je de beheerder toegang kan geven tot Authentication Settings en hoe een domein kan worden geregistreerd. Doorloop deze stappen eerst.    Na het registreren van het domein kan gegaan worden naar de tab Single Sign-On waar gekozen kan worden voor ‘Identiteitsprovider toevoegen’. Kies vervolgens jouw identiteitsprovider uit de lijst. Indien jouw identiteitsprovider er niet tussen staat kan gekozen worden voor de optie ‘Your Identity Provider’ hiermee komt u in een algemene setup wizard.   Nadat de identiteitsprovider is gekozen kan deze toegevoegd worden. Via het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden waar per provider een uitgebreid stappenplan beschikbaar is over hoe SSO in te stellen. Het activeren van Single Sign-On via een externe identiteitsprovider valt onder de geavanceerde opties van Authentication Settings. Andere geavanceerde opties zijn onder andere het zelf uitschakelen van de Visma.net-credentials en via SCIM, ofwel System for Cross-domain Identity Management, geautomatiseerde provisioning van gebruikers mogelijk maken. Let op: de geavanceerde opties zijn niet gratis.       Zie evt. ook https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Visma-net-HRM/Handleiding-Authentication-Settings-SSO/ta-p/670710

In deze handleiding gaan we in op het configureren van domeinregistratie en Single Sign On met behulp van de module Visma Authentication settings.     Kijk evt. ook  naar https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Visma-net-HRM/Hoe-kan-ik-mijn-eigen-identiteitsprovider-instellen-zodat-ik-via/ta-p/555241

Dit inventarisatiedocument samen met de Excel sheets is de basis voor de implementatie van Visma.net Talent & Payroll.

In deze handleiding wordt beschreven hoe verschillende velden in persoonsgegevens geïmporteerd kunnen worden.  

In deze bijlage vindt u een verkorte versie van de functionele beschrijving van de mobiele app voor klanten die werken met Visma.net HRM.

In deze bijlage vindt u een verkorte versie van de  functionele beschrijving van de module Autorisatie voor klanten die werken met Visma.net HRM.