Tips & Tricks 31: Import geslaagd, maar niets geïmporteerd

[#1]

Import geslaagd. 0 regels geïmporteerd. Dat is dus niet goed!

Soms komt het voor dat bijvoorbeeld een import van persoonsgegevens via massamutaties of de gewone import actie weliswaar succesvol lijkt, maar dat er toch niets blijkt te zijn geïmporteerd. De importstatus (onder Persoonsgegevens > Overzichten) geeft dan bijvoorbeeld iets aan als:

terwijl het Excelbestand (.xlsx) wel degelijk meerdere regels bevat.

Het probleem blijkt te zitten in de interne structuur van het aangeleverde bestand zelf. Mogelijk speelt hier de gebruikte versie van Excel een rol.

Algemeen advies voor het aanmaken van een correct werkend importbestand is om altijd te beginnen met een export. Verwijder vervolgens alle niet noodzakelijke regels, maar vooral niet de header (= koptekstenregel). Ook informatieve kolommen (de teksten op de regels zijn daar grijs) kunnen eventueel worden verwijderd. Vul vervolgens het werkblad met de te importeren gegevens en voer de import uit.

Mocht nu eerder genoemd effect optreden, dan kun je dit verhelpen door het bestand te openen en een nieuw werkblad aan te maken. Klik daarvoor op het plusteken.

Kopieer vervolgens het hele originele werkblad (dus inclusief de kolomkopregel) en plak dit op het nieuw aangemaakte werkblad.

De naam van het nieuwe blad kun je eventueel wijzigen, maar is niet relevant. Verwijder ten slotte het originele werkblad en sla het bestand op. Ogenschijnlijk is het bestand identiek aan het origineel, maar onderwater heeft Excel extra benodigde informatie toegevoegd. Het bestand is fysiek dan ook groter geworden. De import zou nu wel het juiste aantal regels moeten tonen:

Tip: Verwijder van een goed werkend importbestand alle regels (behalve uiteraard de kolomteksten!) en bewaar dit lege bestand voor toekomstig gebruik.