Tips & Tricks 41: Verwijderen gegevens na uit dienst

[#1]

2 Jaar nadat je afscheid hebt genomen van een collega is het de bedoeling dat (een deel) van zijn of haar gegevens in Visma.net HRM worden verwijderd.

Na 5 en 7 jaar na uitdiensttreding moeten er ook weer gegevens worden verwijderd.

Wist je dat hier een mogelijkheid voor is in Visma.net HRM?

Goed nieuws, je hoeft zelf niet bij te houden wie er wanneer uit dienst is gegaan. Ook hoef je niet te onthouden welke gegevens je wanneer moet verwijderen: dat doet het systeem voor jou! 

Alles wat jij hoeft te doen is het systeem vertellen dat je het wilt laten verwijderen.

Hoe dit werkt? Lees snel verder.

Verwijderen gegevens na uit dienst

Gegevens verwijderen

Om gegevens te verwijderen van werknemers die uit dienst zijn ga je naar het volgende menu:

Applicatiebeheer - Verwijder gegevens - Verwijder werknemer

 

Vervolgens klik je op de knop ‘Zoeken’.

Het systeem gaat zoeken naar werknemers die langer dan 2 jaar uit dienst zijn.

Vervolgens verschijnt er een overzicht. Daarin worden de volgende gegevens getoond:

• Werknemernummer
• Naam werknemer
• Afdelingsnummer
• Afdelingsnaam
• Indiensttredingsdatum
• Einde dienstverband datum
• Boodschap 

  In de boodschap wordt per werknemer benoemd wat er zal worden verwijderd.

 Bijvoorbeeld:

• 2 beoordelingen
• 1 documenten in map Concepten te verwijderen
• 4 documenten in map Instroom te verwijderen
• 1 documenten in map Beoordeling te verwijderen
• 1 documenten in map Verwijderde documenten te verwijderen
• 3 verzuimregistraties
• 5 workflow procedures
• 45 mutaties op persoonsgegevens
• 1 officiële documenten overig

2 telefoonnummers en email adressen

 

Kies voor ‘Annuleren’ om de actie voor nu niet uit te voeren

Kies voor ‘Verwijderen gegevens’ om de gegevens te verwijderen.

Uitsluitingen

Als een werknemer moet worden uitgesloten van de Verwijder gegevens actie, kan dat worden aangegeven in het tabblad Uitsluitingen. 

Hier kun je een werknemer zoeken en die toevoegen aan het tabblad. 

Vervolgens zal de verwijder actie voor deze werknemer niet gedaan worden. 

Instellingen

Eerder werd al genoemd dat gegevens na 2,5 of 7 jaar worden verwijderd. Om te zien welke gegevens wanneer worden verwijderd, kun je de pagina Applicatiebeheer - Verwijder gegevens - Instellingen bekijken. 

  

Voor het E-dossier kan de verwijder termijn per map ingesteld worden.

Dit wordt ingesteld bij E-dossier - Onderhoud - Virtuele mappen.