Tips & Tricks 7: Goedkeurder afhankelijk van indiener

[#1]

Als de manager een mutatie invoert in Visma.net HRM moet eerst de directeur de mutatie goedkeuren en daarna HR.

Maar als HR de mutatie invoert, moet alleen de directeur de mutatie goedkeuren.  

Als die voorwaarde niet goed is ingericht in het mutatieproces, dan zal dit leiden tot gekke situaties.

Bijvoorbeeld: HR voert de mutatie in, de directeur keurt goed en vervolgens moet HR (die de mutatie zelf heeft ingevoerd) diezelfde mutatie weer goedkeuren.

Dit kun je nu verbeteren door gebruik te maken van goedkeuringsregels.

Weten hoe je deze goedkeuringsworkflow kunt verbeteren?

Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan en ga aan de slag!

Goedkeurder actie gebaseerd op indiener

Het is mogelijk om in te kunnen richten wat de goedkeuringsworkflow is van een actie, gebaseerd op welke gebruiker/rol/gebruikersgroep de actie heeft gestart.

Let op: Door het inrichten van de speciale workflow geef je geen toegang tot het initiëren van de actie. Dat doe je bij ‘Wie kunnen initiëren’. 

Met het inrichten van de Speciale workflow geef je alleen aan dat wanneer X heeft gestart, de goedkeuringsflow Y is. 

Voor de acties nieuwe werknemer, nieuw contract en de eigen te definiëren acties is het mogelijk meerdere goedkeuringsregels toe te voegen.

Een voorbeeld van een inrichting zou kunnen zijn:

1: Als de rol HR administratie een medewerker invoert is de goedkeuring: Directeur - HR Adviseur 

2: Als de rol Directeur een medewerker invoert is de goedkeuring: Manager - HR Adviseur

3: Als de rol Manager een medewerker invoert is de goedkeurings: Directeur - HR Adviseur

Bij de goedkeuringsregels is het verplicht een prioriteit in te geven. Deze prioriteit wordt gebruikt wanneer een gebruiker die de actie start meerdere rollen heeft. 

In het bovenstaande voorbeeld zou er een conflict ontstaan als de gebruiker die de medewerker invoert zowel Directeur als Manager is van de medewerker. De goedkeuring van de 2e regel wordt dan gebruikt en daarmee is de goedkeuring Manager - HR Adviseur.

Wanneer de gebruiker die een actie start niet voorkomt in 1 van de goedkeuringsregels, wordt de standaard goedkeuring gebruikt. 

[#2]

Deze handleiding is geschreven voor Educatie klanten met een AO-structuur. Het beschrijft de stappen die nodig zijn voor de aanvraag en configuratie om getekende documenten na ondertekening via IntraDocs automatisch op te slaan in het Edossier van de medewerker. In deze handleiding gaan we uit van de API integratie.