VOG: Hoe zorg ik er voor dat medewerkers elke 3/5 jaar een nieuw VOG aanvragen?

[#1]

In steeds meer sectoren is het gebruikelijk dat medewerkers iedere 3 of 5 jaar een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten inleveren. In dit kennisbank artikel leggen we vanuit Visma|Raet uit wat het meest ideale proces is.

Wat leg je vast bij indiensttreding?

Veelal neem je het inleveren van de VOG op als ontbindende voorwaarde. 

Zodra een medewerker de VOG aanlevert (al dan niet via App, Self Service of aanlevering per post) registreer je de datum uitgifte op:

• PI0379 VOG datum uitgifte

Hoe gebruik je deze datum voor het vernieuwen?

Met de optie 'actieve signalering start workflow' zorg je ervoor dat er na x jaar (b.v. 3 jaar) een workflow wordt gecreerd voor de Personeelsadministratie of HR. Dit kan bijvoorbeeld via de volgende inrichting: 

Workflow voor de Personeelsadministratie of HR

De workflow is de actie voor de Personeelsadminstratie of HR om bij Justis het aanvraagproces voor een nieuwe VOG te starten.

De meest ideale inrichting is dat je formulier (of template) precies de velden in de volgorde laat zetten die nodig zijn op de website. Zo kan de Personeelsadministratie of HR ze vlot invullen, of is het zelfs mogelijk om het proces te robotiseren. 

De workflow en template kan er als volgt uitzien:

Mail aan de medewerker vanuit de workflow

In de workflow koppel je een e-mail (template) die wordt verstuurd aan de medewerker zodra de Personeelsadminstratie of HR de aanvraag heeft ingediend bij Justis.

Deze mail kan de volledige instructie hebben over hoe het proces werkt. Ter illustratie een voorbeeld.

Mail vanuit Justis

De medewerker krijgt vanuit Justis vervolgens een mail zoals hieronder:

Gevolgd door het bewijs van aanvraag en betaling.

VOG ontvangen - Medewerker upload VOG en betaalbewijs

Via de Youforce App of Mijn Youforce kan de medewerker het proces 'Uploaden en declareren VOG' opstarten. Dit proces gaat naar Self Service, waarmee ook de volgende datum wordt geupdate:

• PI0379 VOG datum uitgifte

Op die manier wordt er over 3 jaar opnieuw hetzelfde proces gestart.

Hoe monitoren welke VOG's nog ontbreken?

In Youforce Reporting kan je eenvoudig bijhouden bij welke medewerkers de VOG datum (PI0379 VOG datum uitgifte) in het verleden ligt. Deze medewerkers behoeven dus extra aandacht van HR.