URGENT: Gewerkte dagen en jaarovergang ‘22-’23

[#1]

2 maanden geleden hebben wij een bericht gepubliceerd met betrekking tot de jaarovergang en de Gewerkte dagen functionaliteit. (https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-APP/Update-Aankondiging-jaarovergang-Gewerkte-dagen/b...)

Wij zien dat niet iedereen tijdig actie heeft ondernomen, vandaar dit aanvullende bericht.

Het is niet mogelijk om invoercode 02508 (Reisbewegingen) met terugwerkende kracht over het vorige jaar te muteren (VTWK).

Dit betekent dat voordat de 2022-12 productie gedraaid heeft, alle mutaties (dus ook die van Gewerkte dagen) aangeleverd moeten zijn.

Praktisch betekent dit, dat alle maanden van 2022 tot en met November ingediend moeten zijn. 2022-11 krijgt immers de ingangsdatum 1-12-2022.

De maand december (2022-12) krijgt de ingangsdatum 1-1-2023 mee en kan dus meelopen met de 2023-01 productie of later.

Als toch bij productie 01-2023 of later blijkt dat er nog reisbewegingen over 11-2022 verwerkt moeten worden, dan is het jaar 2022 reeds fiscaal gesloten. De werkwijze om in dat stadium nog reizen te verwerken is arbeidsintensief. Daarom adviseren wij je ten strengste om de reizen op tijd te verwerken zoals aangegeven in deze instructie.

Als je toch te laat bent, dan kun je alleen nog zelf de reiskostenvergoeding berekenen en deze op een netto (of bruto) diversen code in vorig jaar uitbetalen. Die mutatie lever je dan niet aan via de app, maar via je HR systeem. Daarnaast zul je zelf handmatig in de loonaangifte de rubriek ‘bedrag vergoeding reiskosten’ in de betreffende maand moeten corrigeren. Deze mutatie werkt niet door in eventuele fiscale ruimte over het vorige jaar. Als de werknemer gebruik heeft gemaakt van een uitruil reiskosten, dan zal die uitruil dus niet worden aangepast.

Afgekeurde mutaties

Heb je de 2022-12 productie gedraaid, dan kun je met behulp van de CSV export zien welke mutaties zijn afgekeurd.

Filter de kolom “Status beheerder” op “Payroll integratie mislukt”:

Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat er diverse medewerkers zijn die oudere maanden hebben ingediend na het draaien van de 2022-12 productie.

We raden je aan om deze mutaties alsnog te verwerken in de 13de of uiterlijk 14de productie. (de waarde in de kolom “Totaal” betreft het totaal aantal dagen dat door de medewerker is ingediend).

Concept

Het zou ook kunnen dat medewerkers al wel dagen in oudere maanden hebben geregistreerd, maar deze nog niet hebben ingediend.

Wijzig het filter naar voor “Status beheerder” naar “Concept” om deze inzichtelijk te maken.
Pas het filter verder aan om de december 2022 uit te sluiten (deze maand is immers nog nog niet voorbij, maar zal ook aangeboden worden aan Gemal met ingangsdatum 2023-01-01. Daarmee is de mutatie geen terugwerkende kracht en kunnen verwerkt worden in een toekomstige periode, bijvoorbeeld 2023-01)

Gebruik deze lijst om de betreffende medewerkers te informeren dat het zeer urgent is om de maanden alsnog in te dienen zodat je deze op dezelfde wijze kunt corrigeren in de 13de of 14de productie

Startperiode aanpassen
Door de startperiode aan te passen, voorkom je dat medewerkers nog oude maanden kunnen indienen.

Wijzig de startperiode naar december en het jaar naar 2022 (als dat nog niet het geval is). Hiermee zorg je er voor dat de medewerkers de kalendermaand december 2022 nog wel in kunnen dienen, maar voorgaande maanden niet. (kalendermaand 2022-12 krijgt ingangsdatum 2023-01-01 en is dus geen mutatie over het jaar heen)