Met de feestdagen voor de deur en de jaarwisseling in het verschiet zijn we ons klaar aan het maken voor de vrijgave van de nieuwe verlofmodule. Met alle gebruikersoverleggen, roadmap-sessies en release management webinars van de afgelopen period, verwacht ik dat je al aardig op de hoogte bent, maar heb je die onverhoopt gemist, kijk dan hier de demo terug van Anita en mijzelf tijdens één van de laatste webinars. Goed om te weten dat alle zaken die toen nog onderhanden waren zijn gerealiseerd: Intrekken van verlofopnames ✅ Controle na indienen en intrekken ✅ Meerdere dienstverbanden ✅ Overige categorieën ✅   Dat betekent dat we met de afronding bezig zijn; zorgen dat we notificaties kunnen versturen, dat de beheerdershandleiding er is, alle instructie-filmpjes klaar staan, etc. We verwachten dat we op 1 januari een speciaal 4ME-sjabloon voor jullie hebben klaarstaan, zodat je je eenvoudig kunt aanmelden. Daar volgt een apart community-bericht over, maar deze onboarding zal er ongeveer zo uit zien: Heb je vragen, stel ze dan gerust aan jouw Customer Success Manager of gewoon hier op de Community. ... View more

Afgelopen zaterdag (7 december) is de Blankenburgverbinding (A24) geopend (Nieuwsbericht Rijkswaterstaat). Eerder (Nieuwsbericht community) hadden wij de verbinding - middels een workaround - uitgesloten. Vanochtend omstreeks 9:00 uur is de workaround opgeheven en worden routes berekend met inachtneming van de geopende Blankenburgverbinding. ... View more

Dit bericht is eerder gepubliceerd op 7 oktober 2024 Reisbewegingen (invoercode 02508) kunnen niet met terugwerkende kracht over de jaargrens heen gemuteerd worden (ook wel VTWK genoemd). Dit betekent dat, op het moment dat de december-verloning is gedraaid, mutaties van kalendermaand 2024-11 en eerder worden afgekeurd door Payroll Gemal. De maanden krijgen immers een ingangsdatum van maand+1. Dus tijdens het indienen van kalendermaand 2024-11 (november) krijgen de betreffende mutaties van 1-12-2024. December 2024 krijgt logischerwijs dan een ingangsdatum van 1-1-2025. Om te voorkomen dat er maanden ingediend worden die niet (meer) verwerkt kunnen worden, gaan wij de "Startperiode" aanpassen naar december 2024.     Hiermee voorkomen we dat jullie medewerkers november 2024 en eerder nog indienen. We zijn voornemens om deze wijziging aan het eind van de middag op maandag 9 december door te voeren. Dit is enkele dagen voordat de eerste december-producties worden gedraaid (meestal vanaf 10 december). Indien je voor 9 december de "Startperiode" al hebt aangepast naar december 2024 of later, dan zullen we uiteraard niks aanpassen. Ik wil graag zelf de wijziging doorvoeren! Maakt in dat geval even een ticket aan bij ons Service Center. Wij zullen er dan voor zorgen dat jouw configuratie niet wordt aangepast op maandag 9 december. Je bent dan zelf verantwoordelijk om de configuratie aan te passen.   Tip Als je graag wilt rapporteren welke medewerkers hun Gewerkte dagen nog niet hebben ingediend, houdt er dan rekening mee dat maanden alleen als "concept" beschikbaar zijn als de medewerker de betreffende kalendermaand heeft geopend. De eerste keer dat een medewerker een maand opent, wordt er een concept klaargezet. Het maakt daarbij niet uit of je iets invult. Dus op het moment dat je - als medewerker - terug navigeert, naar oktober, naar september, etc. worden er concepten klaargezet.   Doe je dit niet (het navigeren naar een betreffende maand) dan wordt er - logischerwijs - geen concept klaargezet. ... View more

Update 2-12-2024 Afgelopen zaterdag is de Blankenburgverbinding geopend (Nieuwsbericht Rijkswaterstaat). Wij hebben vanochtend omstreeks 9:00 uur de workaround ongedaan gemaakt. Dit betekent dat routes berekend worden met inachtneming van de geopende Blankenburgverbinding (A24)    Update 5-11-2024 Wij hebben rond 17:30 een workaround toegepast waardoor wij toch de Blankenburgverbinding uitsluiten tot de opening op 7 december. Oorspronkelijke bericht 18-10-2024 Rijkswaterstaat heeft aangekondigd (Lees meer in dit nieuwsbericht) dat op zaterdagochtend 7 december de nieuwe snelweg A24 (Blankenburgverbinding) open gaat.   Bij onze leverancier voor de afstandsberekening is de Blankenburgverbinding (A24) reeds bekend, met de status Afgesloten. Zoals vorig jaar gecommuniceerd (Youforce app community en Self Service community) hebben wij een wijziging doorgevoerd om tijdelijke afsluitingen te negeren. Daardoor wordt deze route nu gebruikt. Wij verwachten dat dit niet kan worden aangepast bij de leverancier tot de opening.   Dit heeft meestal tot gevolg dat de afstand korter is dan verwacht.   Denk daarom aan extra controles op de berekende afstand voor Woon-werk (bijvoorbeeld bij indiensttreding of verhuizing) en kilometer-declaraties. Maak je gebruik van de nieuwe declaratie-module, overweeg dan om de correctie door de medewerker te activeren (Lees meer in dit artikel). ... View more

Reisbewegingen (invoercode 02508) kunnen niet met terugwerkende kracht over de jaargrens heen gemuteerd worden (ook wel VTWK genoemd). Dit betekent dat, op het moment dat de december-verloning is gedraaid, mutaties van kalendermaand 2024-11 en eerder worden afgekeurd door Payroll Gemal. De maanden krijgen immers een ingangsdatum van maand+1. Dus tijdens het indienen van kalendermaand 2024-11 (november) krijgen de betreffende mutaties van 1-12-2024. December 2024 krijgt logischerwijs dan een ingangsdatum van 1-1-2025. Om te voorkomen dat er maanden ingediend worden die niet (meer) verwerkt kunnen worden, gaan wij de "Startperiode" aanpassen naar december 2024.   Hiermee voorkomen we dat jullie medewerkers november 2024 en eerder nog indienen. We zijn voornemens om deze wijziging aan het eind van de middag op maandag 9 december door te voeren. Dit is enkele dagen voordat de eerste december-producties worden gedraaid (meestal vanaf 10 december). Indien je voor 9 december de "Startperiode" al hebt aangepast naar december 2024 of later, dan zullen we uiteraard niks aanpassen. Ik wil graag zelf de wijziging doorvoeren! Maakt in dat geval even een ticket aan bij ons Service Center. Wij zullen er dan voor zorgen dat jouw configuratie niet wordt aangepast op maandag 9 december. Je bent dan zelf verantwoordelijk om de configuratie aan te passen. ... View more

Lastenvermindering werkgebonden personenmobiliteit (WPM) voor de VVT-sector   Actiz heeft recent, in afstemming met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, een handreiking gepubliceerd met uitgangspunten en vuistregels over de rapportage voor de werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Het doel hiervan is de administratieve last te verlagen door gebruik te maken van een aanvullende methode: “het preferent vervoermiddel”. Onderstaand artikel geeft je handvatten en tips om de best practice in Youforce aan te passen zodat je hier gebruik van kunt maken. We raden je aan om de Handreiking WPM voor de VVT-sector van Actiz vooraf goed door te lezen.   Het preferent vervoermiddel   Om te voorkomen dat per rit het gebruikte vervoermiddel moet worden geregistreerd, wordt geadviseerd om het meeste gebruikte vervoermiddel (bij voorkeur > 75%) vast te leggen en deze te gebruiken. Dat noemen we “het preferent vervoermiddel”.   Vastlegging in Youforce   Vanuit onze best practice zijn rubrieken PI0351 (Vervoermiddel) en PI0352 (Zakelijk vervoermiddel) beschikbaar om het preferente vervoermiddel vast te leggen. De inhoud van de referentietabel van het vervoermiddel is gelijk aan de lijst van vervoermiddelen/brandstof van het ministerie van IenW (pas deze dus niet aan). Maak je in jouw organisatie gebruik van bijvoorbeeld een Leasefiets of Leaseauto dan gebruik je de rubriek Zakelijk vervoermiddel om dit aan te geven. Beide rubrieken gebruik je om later eenvoudig de rapportage te kunnen doen.   Acties   1 - Zorg ervoor dat je de gegevens historisch kunt vastleggen (!) Deze stap komt te vervallen bij een van de volgende releases van HR Core Beaufort Online omdat wij deze instelling zullen doen voor jou. Ga in HR Core Beaufort naar Applicatiebeheer → Rubrieken en open de functie Rubrieken. Zet voor beide rubrieken (PI0351 en PI0352) de instelling Opslagtermijn historie op 60 (maanden) en sla op.   2- Zorg ervoor dat deze gegevens onderhouden kunnen worden in HR Core Beaufort Online Ga in HR Core Beaufort naar Applicatiebeheer → Systeemfuncties en open de functie waar je de rubrieken wilt kunnen onderhouden. Of als het eigen scherm (functie) nog niet bestaat, maak deze aan. Klik op de knop Vrije regels en vervolgens op de knop Wijzigen Voeg beide rubrieken toe (PI0351 en PI0352) en sla op   3- Zorg ervoor dat de rubrieken geleverd worden aan Self Service. Ga in HR Core Beaufort naar Tactische HR modules → Samenst. Rubriekenset TM/HSS en open rubriekenset HSSK (Aanvullende rubrieken SS) Voeg beide rubrieken toe (PI0351 en PI0352) en sla op Heb je de rubrieken al gevuld, roep dan - eenmalig - bij de betreffende dienstverbanden P05009 met de waarde “A” af, om ervoor te zorgen dat de waarden aan Self Service verstuurd worden   4 - Zorg dat de gegevens op logische momenten ingevuld of gewijzigd worden. Voeg rubriek PI0351 en PI0352 toe aan de relevante workflows in Self Service, bijvoorbeeld (Afronden) indiensttreding Adreswijziging Overplaatsing (wijziging werklocatie)   Ga hierbij voor jezelf na in welke situaties het logisch is dat de werknemer besluit een ander vervoermiddel te gebruiken. (bijvoorbeeld omdat de woon-werk afstand korter of langer is dan voorheen)   5 - Eenmalige (eerste) vastlegging Voor wat betreft de eerste vastlegging (per dienstverband) kun je aansluiten op de methode van de enquete voor Woon-werkverkeer zoals beschreven in artikel Youforce Werkgebonden personenmobiliteit CO2 registratie  onder het kopje “Werkgebonden personenmobiliteit voor woon-werkverkeer”. Je maakt een nieuw formulier (met beide rubrieken), koppelt deze aan een workflow en gebruikt actieve signalering om de workflow aan te bieden aan jouw werknemers. Besteed daarbij aandacht aan de uitleg voor je werknemers; licht bijvoorbeeld toe dat de informatie bedoeld is voor de rapportage voor de werkgebonden personenmobiliteit - in de juiste taal - en dat de gegevens niet van toepassing zijn op de daadwerkelijke vergoeding die de werknemer ontvangt.   6 - Actueel houden De workflow (en het formulier) dat je gebruikt hebt voor een eerste vastlegging kun je uiteraard ook gebruiken om periodiek uit te vragen of de informatie nog actueel is. Bijvoorbeeld door middel van een jaarlijks actief signaal, of door het proces te autoriseren zodat dit vanuit Mijn Youforce te starten is door de medewerker.   Woon-werk De best practice die eerder gepubliceerd is, gaat uit van een (jaarlijkse) enquête waarbij werknemers voor één werkweek - per dag - aangeven welke afstand is gereis en met welk vervoermiddel. De handreiking beschrijft dat je gebruik mag maken van het preferente vervoermiddel om over de afstand Woon-werk te rapporteren. Dit kun je doen door gebruik te maken van de Fiscale reisafstand Woon-werk (rubriek P00372). Werkverkeer De afstand voor werkverkeer, reizen naar, van en tussen cliënten en locaties (cao paragraaf 4.5.2), wordt veelal via de roostersystemen verzameld. In een enkel geval worden deze kilometers ook vastgelegd middels een declaratie. De handreiking beschrijft dat juist in de situatie van kilometers “in de wijk”, je gebruik kan maken van het preferente vervoermiddel. Je registreert in dat geval de kilometers zonder daarbij het vervoermiddel vast te leggen, maar wijst de kilometers later toe aan het vastgelegde preferente vervoermiddel voor het betreffende dienstverband.   Jouw actie kan dus zijn om in de nieuwe declaratiemodule, de sectie “Vervoermiddelen” leeg te maken bij de betreffende kilometer-categorieën:   In dat geval kan de werknemer geen keuze meer maken voor het gebruikte vervoermiddel en scheelt dit tijd bij het registeren.   Gebruik je declaraties in Self Service, dan kun je dezelfde werkwijze toepassen; namelijk de verbijzondering voor het gebruikte vervoermiddel weghalen.   Bij het declareren heb je waarschijnlijk al onderscheid gemaakt tussen de diverse vergoedingen (auto of motor, brommer of scooter, fiets). Je kunt die kennis gebruiken om de rapportage wat specifieker te doen, de afstand voor de fiets zou je immers kunnen toewijzen aan de corresponderende categorie van de WPM (houdt daarbij wel in gedachten dat de speed-pedelec in een andere categorie valt). Zodoende hoef je niet alle kilometers te rapporteren volgens het preferente vervoermiddel. Dienstreizen Voor dienstreizen (cao paragraaf 4.5.3), die van nature incidenteel van aard zijn, blijft het advies om hier wel het vervoermiddel te registreren. Het zorgt immers niet voor veel extra werk voor de werknemer en zowel de nieuwe declaratiemodule en Self Service heb je al aangepast. Is dit laatste nog niet het geval, gebruik dan onze eerdere instructie: Youforce Werkgebonden personenmobiliteit CO2 registratie     ... View more