Inzicht in status proces Youforce App --> Self Service

[#1]

Afgelopen periode hebben we veel nieuwe processen beschikbaar gemaakt in de Youforce App & Mijn Youforce die vallen onder de categorie 'Aanvragen & uploaden'. Dat betekent dat onderstaande processen, net zoals een adreswijziging, gekoppeld zijn aan Self Service:

• Uploaden BIG-(her)registratie
• Uploaden diploma of certificaat
• Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag
• Aanvragen werkgeversverklaring woning

Als je aan de slag gaat met het activeren volgens de tutorial video of de handleiding dan werkt dit natuurlijk altijd goed. Maar natuurlijk bestaat er altijd het risico dat er iets niet goed wordt ingericht. Een kleine spelfout in de naam van een workflow of bijlage is zo gemaakt.

Om te zorgen dat je inzicht hebt in alle processen die uit de app succesvol en niet succesvol zijn gestart heb je daar nu inzicht in. Ga daarvoor naar:

Mijn Youforce / Beheer / Confinguratie profiel. Daar selecteer je de optie 'Workflow overzicht'.

Daar zie je een overzicht van ieder proces. Is er iets aan de hand? Dan zie je zowel de waarschuwing als de reden, bijvoorbeeld zoals:

Note: we zijn sinds enkele weken begonnen met het vastleggen van deze logging. Je ziet daarom gegevens vanaf dat moment. Het is bijvoorbeeld dus niet mogelijk om een adreswijziging uit 2023 terug te vinden.

[IngeborgEbbers]

@Remco te Ronde - handig. Dank je wel. Ik heb er wel gelijk een vraag over. Als je een mutatie de status 'Waarschuwing' of 'Fout' heeft, hoe kun je er dan voor zorgen dan deze status gewijzigd wordt? Of wordt de status vanzelf gewijzigd als de medewerker de mutatie verwijderd/aanpast o.i.d.?

[Remco te Ronde]

Hoi @IngeborgEbbers ,

Als er een waarschuwing staat dan is er ook omschreven wat de reden van de fout is. In het voorbeeld hierboven staat b.v. 'de naam van de bijlage in de Self Service workflow komt niet overeen met de handleiding'.

Als je dan in Self Service de naam van de bijlage aanpast wordt iedere nacht (in totaal 60 nachten) alsnog het proces vanuit de App --> Self Service gestart. De medewerker hoeft niks te doen.

Een foute inrichting van de workflow (naam, activiteit, bijlage, rubrieken) zal het meeste voorkomen. Maar er kunnen ook meer uitzonderlijke foutmelding voorkomen zoals 'Workflow kon niet worden gestart omdat persoonsnummer niet voorkomt in Self Service'. Dan weet je dat bijvoorbeeld de medewerker wel voorkomt in HR Core Beaufort en de Youforce App, maar niet in Self Service.

Geeft dit je voldoende informatie?

[Björn Sman]

Hi  @Remco te Ronde , 

Mooie ontwikkeling! Was ook benoemd in de kennissessie dat deze zou komen. Ik heb wel nog een paar vragen:

1. In onderstaand voorbeeld heeft dezelfde gebruiker 2 keer een proces gestart waarbij de onderste helemaal doorlopen en goed gekeurd is maar toch een fout geeft. Hoe zit dat?
2. Het bovenste proces is door de PSA teruggestuurd naar de MW om deze te verwijderen als dubbele mutatie. Hoelang blijft deze dan staan als 'In Behandeling' tot de mutatie wordt verwijderd?

[Remco te Ronde]

Hoi @Björn Sman ,

Goed om te lezen dat je blij bent met deze ontwikkeling.

1. Wat betreft de onderste. Dat is een meer bijzonder geval (daarom staat er geen duidelijke beschrijving). Als je daarvan een melding aanmaakt bij het ServiceCenter (inclusief de printscreen met zowel het technische ID en persoonsnummer leesbaar) kunnen we dieper kijken wat daar is gebeurd.
2. Het andere voorbeeld zijn inderdaad 2 mogelijkheden
   1. Medewerker dient dezelfde VOG nogmaals in (via de taak in de Inbox Mijn Youforce = Self Service). Wordt deze dan wel goedgekeurd dan veranderd de stats in 'Afgerond'
   2. De medewerker verwijderd de mutatie (via de taak in de Inbox Mijn Youforce = Self Service). Ook dan zal de status van 'in behandeling' veranderen naar een afgeronde status. 
   3. --> Doet medewerker niks? Dan blijft het inderdaad voor altijd zichtbaar als 'In behandeling'

Heb je zo antwoord op al je vragen?

[Björn Sman]

Ha @Remco te Ronde ,

Dank voor je reactie. Ik ga dan inderdaad even een ticket inschieten omdat ik wel benieuwd ben naar de fout melding omdat ik deze inmiddels 30x erin heb staan met hetzelfde fenomeen.

[Remco te Ronde]

Hoi @Björn Sman ,

Dat klinkt wel als heel veel. Goed om een ticket aan te maken zodat we er naar kunnen kijken.

[PJ Leenes]

@Remco te Ronde 

Mooie toevoeging!

Ik zie bij één van de meldingen het volgende:

Als ik echter in Self Service kijk dan blijkt de mutatie wél afgehandeld/goedgekeurd

Hoe nu verder?

[Remco te Ronde]

Hoi @PJ Leenes ,

Bedankt voor het melden. Als je een ticket wil aanmaken bij het ServiceCenter zullen we er dieper naar gaan kijken. Het helpt als je daarbij kan kijken of het alleen bij dat mutatienummer speelt of bij allemaal.

Op basis van jouw printscreen heb ik al een vermoeden. Bij Self Service (via een API) vragen we op of een workflow is afgerond. Mogelijk is er een verband met de situatie dat jullie wel een eindstatus hebben (*goedegekerurd (zonder export)) die niet exporteert.

Maar als je een ticket aanmaakt gaan we dieper kijken naar de reden.

[PJ Leenes]

Hoi @Remco te Ronde 

Ticket 51995540 is zojuist aangemaakt

Groet,

Peter

[Remco te Ronde]

Hoi @PJ Leenes ,

Bedankt! We gaan via het ticket de verdere analyse en opvolging doen.