Vernieuwde scanservices AutoInvoice

[#1]

Wij streven er naar om een zo goed mogelijk service aan te bieden aan onze gebruikers. Om deze reden zal de scanservice straks beschikken over een verbeterde herkenningsgraad. Dat zorgt voor minder onterechte afkeuringen van ingestuurde documenten, meer herkende velden van de PDF en een snellere verwerkingstijd. Bij de vernieuwde scanservice worden documenten 24/7 verwerkt, dat gebeurt nu alleen tijdens kantoortijden. De verwerkingstijd voor facturen is straks gemiddeld vier uur.

Tijdpad

We voeren de vernieuwde scanservices in fases door. 

Vanaf 25 november zullen nieuwe scanaccounts standaard op de nieuwe scanservice worden aangesloten. Vanaf 1 februari 2025 worden de huidige scanaccounts overgezet op de vernieuwde scanservices. 

Wat betekent dit voor jou?

Als je al gebruik maakt van de huidige scanservice van AutoInvoice hoeft je niets te doen. Facturen worden straks automatisch naar de vernieuwde scanservice doorgestuurd. 

Werk je nog niet met de scanservice, maar wil je hier wel gebruik van maken? Ga dan naar Instellingen - Bedrijf - Facturering en schakel E-invoices verzenden via AutoInvoice in, kies vervolgens voor Schakel de scanservice in.

Tarieven

De tarieven voor de scanservice blijven voor 2024 ongewijzigd.

Antwoord op de belangrijkste vragen ivm deze wijziging tov de oude scanservice.

1. Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd?

Ingestuurd kunnen worden pdf, png, doc(x), xls(x), ubl

2. Naar welk e-mailadres kan ik de facturen insturen?

Dit adres blijft gelijk aan het reeds bestaande adres namelijk kvk-nummer@autoinvoice.nl. 

3. Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren?

Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd (op dit moment nog niet beschikbaar).

Als er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmelding e-mails niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp.

4. De omschrijving van de regel is anders dan ik gewend ben

De opbouw van de regelomschrijving wijkt af van de bestaande situatie (Rij1). Bij facturen via de vernieuwde scanservice is dit een deel van de omschrijving van de eerste regel, zoals die op de pdf zelf staat. Dus geen vaste omschrijving. 

5. Kan ik facturen meerdere keren insturen?

Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden.

6. Kunnen er meerdere facturen in één e-mail meegestuurd worden?

Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen.

7. Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen via deze nieuwe scanservice?

Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen.