Ser du inte alla projekt i Expense (om du använder Project Management och Visma.net ERP)

[#1]

I vissa fall får en användare som skall registrera utlägg i Expense inte upp de projekt, som man i Project Management är medlem i, där det finns en integration mot Visma.net ERP.

Detta kan inträffa när en användare lagts till i efterhand på ett projekt i Projekt Management.

Så här lägger du till en användare för att vara säker på att få tillgång till alla projekt i Expense

För man skall vara säker på att en ny användare får tillgång till alla projekt när man skall registrera utlägg i Expense, skall man följa nedanstående steg när man lägger till en ny användare:

1. I Visma.net ERP välj menyvalet Meny > Fler val > Inställningar > (Organisation) Anställda.

2. Lägg upp den anställde och spara.

3. Gå till menyvalet Meny > Fler val > Användare/Roller > Användare

4. I fältet Inloggning välj den användare som du vill koppla till den nyss skapade anställde genom att välja denna i fältet Länkad entitet och spara.

5. Öppna Project Management och klicka på knappen Lägg till användaren. Klicka på Inställningar (Kugghjulet) längst upp till höger → sedan Användarhantering → sedan Lägg till Användare.

6. I Project Management, lägg till en medlem i ett projekt genom att klicka på Projekt → klicka på aktuellt projekt → klicka på aktuell Fas eller välj alla faser och på knappen Lägg till Medlemmar i projektet.

Nya projekt som läggs till efter användaren är tillagd i Project Management och Visma.net korrekt kommer att dyka upp i Expense.

Om inte alla projekt visas i Expense

Har man inte följt stegen i rätt ordningsföljd (enligt ovanstående instruktion) när en användare lagts till är det inte säkert att den anställde som skall registrera utlägg i Expense har tillgång till alla projekt.

Gällande befintliga kunder där användaren har länkats till en anställd i efterhand så finns det ett sätt att lösa detta.

Gör så här:

1. Kontrollera att användaren är länkad till korrekt anställd i Visma.net.
2. Kontrollera att användaren är medlem i de aktuella projekten.
3. Massuppdatera sedan projekten i Project Management genom att klicka på Projekt → välj sedan Lista istället för Gantt-vy → Markera alla projekt (200 åt gången) → Välj åtgärd → upprepa sedan för att återställa samma åtgärd till ursprung.

Notera! Maximalt 200 projekt kan massuppdateras åt gången, använd t ex fältet Ändra förväntat orderdatum eller Ändra försäljningstatus.
Massuppdatering kan återställas direkt då ändringen ger integrationen en uppdateringssignal, vilket kommer att göra projekten synliga i Expense för projektmedlemmarna.

Så här är integrationen uppbyggd

Project Management är kopplat till Expense via Visma.net ERP (men INTE direkt med Expense!)

Expense är endast kopplat till Visma.net. Användare måste läggas till manuellt i BÅDE Project Management och Visma.net ERP som anställda.
Projekt synkas över från Project Management till Visma.net ERP och sedan vidare till Expense.