5 ting som vil gjøre arbeidsdagen din enklere!

[#1]

Vismas Digitale Index for 2018 som ble lansert i starten av november, viser at norske bedrifter er digitale sinker. Digitalisering av blant annet administrative oppgaver vil ikke bare bedre levedyktigheten til bedriften, men også gi deg større oversikt og kontroll over ditt ansattforhold. Her er fem områder arbeidsplassen din kan digitalisere for å gjøre arbeidsdagen din enklere:

1. Feriedager

Alle planlegger fridagene sine ulikt. Noen setter seg ned og planlegger bruken av feriedagene sine allerede i januar. Andre tar det litt som det kommer. Noen tar sjansen på å bestille reiser uten å verken ha søkt om ferie eller fått den godkjent. Uansett hvordan du velger å planlegge ferien din, er digital registrering av feriedager en real Game Changer.

Ved å bruke et digitalt verktøy for å registrere feriedagene dine, får du full kontroll over dem. Du kan søke sjefen om ferie fra mobilen og enkelt se om ferien er blitt godkjent eller venter på godkjenning. Når du kommer tilbake fra sommerferien og dagene brått blir mørkere, kan du enkelt gå inn og se hvor mange feriedager du har til gode. Kanskje blir det en spontan langhelg i Roma, London eller i sofakroken?

2. Utlegg

Den følelsen når du må dra bankkort ditt på vegne av jobben, den er ikke god. Særlig hvis du ikke har fått utgiften klarert på forhånd. Da er det betryggende å kunne ta bilde av kvitteringen med mobilen din og registrere utgiften med én gang. Ved å føre alle utlegg elektronisk får du ikke bare registrert utgiften, men du får også se om den er blitt godkjent, om du bør purre, oppgi mer informasjon eller bare lene deg tilbake og glede deg til utbetalingen.

Digital registrering av utlegg gjør det også lettere å søke om forhåndsgodkjennelse av  innkjøp og budsjett til prosjekter eller arrangementer. En rask og enkel søknadsprosess gjør arbeidsdagen enklere for både den som søker og den som skal vurdere om utgiften skal godkjennes eller ikke.

3. Arbeidstimer

Vismas Digitale Index viser at mange norske bedrifter har digitalisert timeregistrering. Det er ikke rart. Det er så deilig å slippe å fylle inn skjemaer for å dokumentere at du har jobbet overtid. Ved å føre timer i en digital løsning kan du enkelt føre timer og ikke minst sykefravær direkte fra mobilen din.

Våre medarbeidere fører timer hver dag løpende på sin smarttelefon, like naturlig som å sjekke “ruterappen”. 

- Jens Petter Reinertsen, daglig leder i Skarpe AS

Ved å ha full kontroll på arbeidstimene dine, vet du også om du har tilgjengelige avspaseringstimer som du kan bruke på å kjøpe julegaver, delta på Lucia-feiring i barnehagen eller gjøre noe annet gøy i førjulstiden.

4. Utbetaling av lønn

Å ha full kontroll på utbetaling av lønnen din, må være det viktigste elementet for deg i ditt ansattforhold. Muligheten til å gå inn på ditt eget profilområde i et digitalt lønnssystem og se hvor mye du kan forvente å få utbetalt ved neste lønning, er essensielt. Da kan du se om du er blitt trukket med riktig skatteprosent, hvor mye feriepenger du har spart opp og om du får utbetalt noen av utleggene du har hatt på vegne av jobben, rett fra sofakroken.

Ved at arbeidsplassen digitaliserer lønnsutbetalingen din, trenger du ikke lenger å lete gjennom innboksen eller posthylla di på jakt etter tidligere lønnsslipper. Du finner all informasjonen på ett sted. I Appen på mobilen eller på profilområdet ditt i den digitale løsningen.

5. Reiseregninger

Overraskende mange må fortsatt føre reiseregninger på papir, hvor kvitteringene er festet på med en eller flere binderser. Er reiseregningen stor nok, kanskje man velger å ty til stiftemaskina. Noen bedrifter har til og med en maksgrense for hvor store verdier man kan føre inn på hvert enkelt skjema.

Se for deg at du jobber som konsulent i et firma hvor alle reiseregninger må fylles inn på papir og hvert skjema kan inneholde et samlet utlegg på maksimalt 200 kroner. Da sitter du og krysser fingrene for at du ikke får et oppdrag i Mo i Rana, eller et annet sted med dyre flybilletter.

Urealistisk eksempel, sier du? Neida, dette er dessverre virkeligheten for flere. Ved å registrere reiseregningene dine elektronisk vil du få full kontroll over utleggene dine og godkjenningen av dem.

Flere tips til hvordan arbeidsdagen din kan forbedres finner du i Visma Digital Index for 2018.