Digitaliseringsreise: Lekang Filter

[#1]

Vi er på tampen av november 2018 og Lekang Filter bestemmer seg for å gå inn i det nye året med nytt lønnssystem. Snaue to måneder senere er den første lønningen kjørt – med lønnssystem i skyen: Visma.net Payroll.

– De to siste årene har vi hatt en stor digitaliseringsreise; vi har gått fra å drifte systemene selv, til å gå over til cloudbaserte løsninger. Vi flytter og flytter, forteller IT-sjefen.

Selger 300 000 filter i året

Utenfor anleggsbransjen er det kanskje ikke så mange som har hørt om bedriften. I fagmiljøet er Lekang Filter likevel en ledende og trofast leverandør gjennom mange år. 24 ansatte i Norge sørger for over 86 millioner i årlig omsetning, hentet fra mer enn 4000 kunder.

Lekang Filter er en totalleverandør av filter til de fleste sektorer. I løpet av ett år pakkes og sendes 300 000 filter fra lageret i Hølen i Akershus. Bedriften, som i senere tid har blitt en del av en større skandinavisk gruppe, er distributør for de største produsentene i Europa og USA.

Les refleksjonene som lønn- og regnskapsansvarlig, IT-sjef og daglig leder gjør seg om å gå over til det skybaserte lønnssystemet:

IT-sjef: – IT er bærebjelken i strategien vår

Tore Lorentzen jobber med IT og forteller at bedriften har en helt klar strategi for hvor de er på vei. På et tidspunkt så de at de hadde et sterkt behov for å endre og digitalisere, skulle de klare å holde på fornøyde kunder og i tillegg skaffe nye.

– Derfor har IT vært hovedtyngden i strategien vår de siste tre årene. Det er jo bare jeg som jobber med IT hos oss, og å drifte systemene selv spist veldig mye tid. Hosting, utvikling, innkjøp og installering er tidkrevende, forteller han.

Når som bedriften gradvis flytter systemene over i skyen, slipper Lorentzen for eksempel å måtte rykke ut i ferien hvis systemene ikke spiller på lag.

– Grunnpilaren har hele tiden handlet om at vi skal jobbe med strategi og utvikling av IT. Vi er fremdeles i en prosess med mye implementering på én gang.

Store endringer på løpende bånd til tross: De ansatte ser at systemene bidrar til en bedre flyt i hverdagen – og at de får utnyttet tiden sin bedre. Lorentzen selv er, litt overraskende kanskje, overrasket over responsen.

– 95 % av tilbakemeldingene er gode. Overraskende gode, også fra de vi tenkte at ikke ville være positive. Mange er redd for endringer, men til og med disse ansatte har vært veldig positive! De er tydelige på at hverdagen deres har blitt bedre og enklere.

Å jobbe skybasert synes han er fint fordi løsningen alltid er oppdatert. De trenger ikke lenger å bruke tid og penger på konsulenter som kommer 4–5 ganger i året for å oppdatere serverene.

– Skybasert lønnssystem er uten tvil billigere for oss. Vi sparer omtrent 15 000 kroner i året. Jeg er spent på å se alle ringvirkningene i 2020. Om fem år har jeg gått helt bort til å drive med drift, som jo er det som har tatt mest tid tidligere. Jeg bruker tiden min på å utvikle systemer, god brukerstøtte og å legge strategier for hvor vi skal videre i IT-verden.

– Skybasert lønnssystem er uten tvil billigere for oss. Vi sparer omtrent 15 000 kroner i året.

Country Manager: – Vi ønsker lønnsom vekst, ikke vekst for enhver pris

Øystein B. Andreassen er Country Manager og tungt involvert i prosessene. Han forteller om store omorganiseringer og effektivisering for å få bedre kostnadskontroll. Nye nettsider var på plass i fjor og for tiden implementeres nytt CRM-system. Og de ansatte virker å være fornøyde med digitaliseringen.

– Det er naturligvis en lengre opplæringsprosess fordi vi finner helt nye måter å jobbe på. Det tar litt tid i starten, men alle er innstilt på å tilpasse seg nye arbeidsmetoder.

– Tanken er jo at disse systemene skal frigjøre administrative prosesser, slik at vi får mer tid til å jobbe aktivt ut mot kundene. Med så mange artikler, er det nødt til å være enkelt for kundene våre å bestille riktig produkt. Da må vi ha tid og overskudd til å jobbe med å spisse budskapet vårt.

Netthandelen øker for hver måned, også for Lekang Filter; de er helt avhengige av å bruke mindre tid på ordreregistrering. Andreassen understreker hvor viktig det er å gi kunden andre verdier.

– Det finnes jo andre utenlandske aktører som banker på døra og gjerne vil komme inn i Norge. Da er det viktig at vi er et hestehode foran.

På spørsmål om hvordan han jobber om fem år, velger Andreassen å snu om på det. Der de før opererte med femårsplaner, ser de at så lange strategier ikke lenger har noe for seg.

– På fem år kan det skje vanvittig mye. Det som skjer på ett år i dag, skjedde jo i løpet av ti år tidligere. Nå opererer vi med treårsplan.

Treårsplanen danner grunnlaget for hvordan Lekang Filter skal ta en stadig større markedsandel. Selv om de jobber både direkte og med forhandlere, er det først og fremst forhandlernettverket som kommer til å vokse.

– Men vi snakker om lønnsom vekst, ikke vekst for enhver pris. Da er det viktig at vi har oppdaterte systemer som tilrettelegger for en god utvikling.

– Det som skjer på ett år i dag, skjedde jo i løpet av ti år tidligere.

Lønningsansvarlig: – Nå er det bare å trykke på en knapp

Anne Eggesvik er lønn- og regnskapsansvarlig og forteller om fordelene både hun og de ansatte allerede har merket. De ansatte virker for eksempel å ha mer kontroll.

– De fører timene sine, fraværet sitt, de ser til enhver tid hvor mange overtidstimer de har til avspasering, feriedager og de søker om ferie selv.

Selv er det tydelig at lønnssystemet sparer henne for tid i hverdagen. Litt her og litt der gjør at Eggesvik har tid til andre oppgaver, som for eksempel å hjelpe til i innkjøpsavdelingen, hvor det alltid er høyt tempo. Hun vil bli så god som mulig i det hun gjør; det var grunn nok i seg selv til å gå over til Visma.net Payroll.

– Det er veldig fint at jeg kan stoppe fastlønna. Før så satt jeg og gjorde det manuelt. Det er de små tingene som tar tid.

Eggesvik skryter av fri support, som hun innimellom benytter seg av. Før sommeren hadde hun noen spørsmål om feriepenger for en ansatt som var i permisjon.

– Noen ganger er det litt mange valg, men da ringer jeg bare til support, eller sender mail. De er utrolig flinke der og jeg får alltid svar veldig kjapt.

På den siste siden før man kjører lønna, får man en oversikt hvor man kan sjekke om man har fått med seg alt. Er det noe feil med forskuddstrekk, a-melding eller noe annet, kan endringene gjøres der og da. Det er en praktisk funksjon, ifølge Eggesvik.

– I tillegg er reiseregninger er mye enklere å overføre nå, enn med det gamle systemet. Da måtte jeg laste ned en fil, jobbe meg gjennom masse steg og hente den opp igjen, mens nå er det bare å trykke på en knapp, godkjenne og så er reiseregningen i lønnssystemet.

– De ansatte fører timene sine, fraværet sitt, de ser til enhver tid hvor mange overtidstimer de har til avspasering, feriedager og de søker om ferie selv.