Effektiv ressursallokering– hvordan lykkes med prosjektarbeid!

[#1]

For enhver prosjekt- og konsulentbedrift er det viktig å ha full kontroll over alle faser i et prosjekt – fra planlegging, gjennomføring, timeregistrering til økonomi. Med god ressursplanlegging kan du enkelt og effektivt allokere de ressursene du har. Full oversikt over prosjektstatus, medarbeidere og bedriften for øvrig er viktig for å kunne overleve i dagens marked.

Det er viktig å planlegge prosjektene, holde tidsplaner og gi rett pris.  Det er lederens ansvar å ha oversikt over ressursbehovet og sørge for at nødvendig kompetanse og arbeidskraft er tilgjengelig. På den måten kan oppgavene og utfordringene bedriften sitter med løses best mulig.

Ved å benytte Ressursallokering i Visma Severa får du raskt og enkelt svar på viktige spørsmål som:

• Har du ledig kapasitet i en gitt periode?
• Har du rett kompetanse tilgjengelig i en gitt periode?
• Har du ansatte som er overarbeidet, eller kanskje noen som ikke er tildelt nok prosjekter?
• Har dere mange prosjekter som ikke kan faktureres?

Med en fleksibel kapasitetsanalyse og ressursallokering per medarbeider kan prosjektleder øke eller skjære ned på ressursbruk i tid for å øke prosjektets lønnsomhet.  Det er da mulig å se potensielle hull i bemanningen før de oppstår. Ved å bruke Visma Severa sørger du for at prosjektene er optimalt bemannet med kvalifiserte medarbeidere.

Kom raskt og enkelt i gang

Ved å allokere ressursene allerede i oppstarts- eller salgsfasen får du bedre oversikt over prosjektet og kan se om bemanningen må økes eller skaleres ned. Du får også god kontroll på om utnyttelsen på ulike ressurser er ujevnt fordelt. Ressurser kan reallokeres underveis og du har  et godt verktøy for å håndtere avvik og uforutsette hendelser.

• Ressursallokering kan gjøres på time- eller prosentvis. Valg av ressurser kan baseres på rolle, avdeling eller kompetanseområde
• Du har god kontroll på ressursallokeringene underveis og i etterkant av prosjektet og kan  sammenlikne benyttet tid i en rapport som viser både estimerte timer, allokerte timer og førte timer.

Bruk Visma Severa til å lage en god plan for prosjektet ditt. Skisser prosjektet i de ulike fasene du vet er nødvendig for at det skal bli gjennomført på en god måte. Dette kan være tidspunkter og faser prosjektet skal ha, ulike tidsfrister, roller og ansvarsfordeling og antall deltakere som trengs for å oppfylle hver enkelt rolle.  Definer hvilke oppgaver som skal prioriteres, ressurser til oppgavene, identifiser må-ha-personer og oppgaver som er overførbare mellom de som skal løse oppdraget.

Planlegg arbeid etter prosjekt og fase. Et prosjekt kan deles inn i ulike faser med start- og sluttidspunkt, hvor mye tid som skal benyttes i de ulike fasene og hvor mange ansatte som skal arbeide i hver enkelt fase.  Dette kan visualiseres i et Gantt-diagram som viser når og hva det skal jobbes med i tiden fremover:

Ved å bruke ressursallokering, setter du grenser for hvor mye tid de ulike medarbeiderne kan bruke på ulike prosjekt eller faser. Det er viktig å påpeke at ressursallokering har som mål å svare på spørsmål som: hvilken medarbeider kan jobbe 10 timer på mitt prosjekt i neste uke? Spørsmål som: hvem er tilgjengelig klokka 14 neste onsdag i 2 timer? handler mer om bruk av kalender og oppgavehåndtering.

 

Kartlegg kompetansen og få oversikt over ressursene dine

Enkelte ganger er du nødt til å be en medarbeider om å utføre oppgaver de ikke har kompetanse til fordi ingen andre er tilgjengelig. Jobben blir kanskje gjort, men det er ikke sikkert kvaliteten ble som forventet. Eller kanskje tidsrammen sprakk? Løsningen er å bruke nøkkelord som kompetanse på medarbeiderne dine i Severa. Du kan bruke nøkkelord til å spesifisere de ansattes erfaring, rolle og ferdigheter er spesifisert. Når kriser oppstår, er det enklere for prosjektleder å tildele oppgaver og prosjekter til den mest egnede person.

Du må vite at du har kompetansen du trenger tilgjengelig og at de ansatte ikke er opptatt med andre prosjekter eller annet løpende arbeid. Da er det greit med en oversikt over de som er kvalifiserte for det inngående oppdraget. Oversikten viser hvor mye tid de har til å ta på seg flere oppdrag. Ressursoversikten i Visma Severa gir deg god oversikt over dette:

Ved hjelp av Ressursoversikten kan du enkelt vurdere om du skal endre prosjektplaner: hvem skal arbeide på hvilke prosjekter? Vurder underveis om du skal omstrukturere, slik at de ansatte jobber på optimale prosjektporteføljer. Slik blir det enklere å hente ut synergieffekter fra arbeidet. Med et godt verktøy slipper du dessuten å bekymre deg for overbelastning på én person, og samtidig unngå unødvendig overtid som vil medføre tilleggskostnader.

Det kan også hende at det blir en nedgang i fakturerbare oppdrag tilgjengelig, eller at et prosjekt er satt på vent. Da må du raskt klare å dirigere ressursene til annet løpende arbeid som å tilby støtte til salgsteam, lage tilbud, støtte til marked eller utvikling av interne rutiner.

Når du har funnet de riktige ressursene for det nye oppdraget ut ifra dagens situasjon, kan du raskt tildele de aktuelle ressursene ansvaret for sine faser i det nye prosjektet. Dette vil umiddelbart gjøres tilgjengelig for de som er involvert. Selve prosjektplanleggingen er hele tiden gjennomsiktig og synlig for de det gjelder – og tilgjengelig hvor og når som helst.

Timeregistrering er også et viktig element i prosjekt- og ressursplanleggingen. For å få til en effektiv og enkel prosjektoppfølging er det nødvendig å holde et øye med timeforbruket og gjøre vurderinger underveis. Ressursplanlegging og -allokering er ikke noe som gjøres bare én gang – du må tvert imot jobbe aktivt og kontinuerlig sammen med de ansatte for å få det til.

Er det enkelt å få hjelp til prosjektstyring og ressursallokering?

Ja! Se for deg et komplett prosjektverktøy som dekker hele prosessen fra salg, prosjektstyring,  ressursallokering , timeregistrering, fakturering og lønnsutbetaling og rapportering. Visma Severa er rett og slett et prosjektstyringsverktøy som oversiktlig hjelper til i hele prosessen og gir alle nødvendige opplysninger.

Det kan være et viktig hjelpemiddel for å bidra til at prosjekter planlegges og gjennomføres på en god måte. Verktøyet legger til rette for klare målsettinger, kontinuerlig oppfølging, sørger for tydelig ansvarsfordeling og holder orden på budsjett, timeregistrering og fakturering.

Visma Severa er vår nettbaserte løsning for prosjektstyring. Du kan prøve det gratis i dag – helt uten forpliktelser.

Ta gjerne kontakt med meg, Kristin på telefon 40 61 53 89 eller send meg en e-post kristin.hval@visma.com hvis du ønsker en nærmere gjennomgang. Vi har også satt opp et gratis webinar 24. august klokka 09.00. Meld deg på her!