8 tips til bedre prosjektledelse

[#1]

De fleste av oss leder flere mindre og/eller større prosjekter både på arbeidet og i fritiden. Her er en sjekkliste som kan være grei å huske på.

Prosjekt betegner innsats som gjøres for å oppnå et definert mål, som oftest innenfor en planlagt tids- og ressursramme.

• Et prosjekt kan for eksempel være en lanseringskampanje for et nytt produkt, sier Jeanette Stenseng. Hun har arbeidet mange år som prosjektleder innen markedsføring, og er i dag markedssjef i Visma Software.

Prosjektleder er prosjektets sjef. Prosjektleder har fått en eller flere “rammer” og mål, og skal organisere og lede selve prosjektarbeidet mot målet, innenfor rammene.

• En prosjektleder må jobbe strukturert og målrettet, samtidig som man må evne og motivere medarbeiderne, sier Jeanette Stenseng.

Her er 8 tips til bedre prosjektledelse:

1. Sørg for at du har alle detaljer

Store prosjekter krever en detaljert prosjektplan. På mindre prosjekter kan man komme unna med en tidslinje med milepæler og mål, samt en plass for ressursbruk. Prosjektplanen bør ha rom for fleksibilitet. Planlegg for en balanse mellom hva som skal ligge fast, og hva som kan tilpasses underveis.

2. Ha realistiske forventninger

Forsikre deg om at alle som arbeider med eller har en interesse i prosjektet også forstår dets begrensninger. Så lenge forventningene er fornuftige skal det kunne gå fint å fullføre prosjektet til tiden og innenfor budsjettet.

3. Etabler målbare kriterier for suksess

Sett opp målbare milepæler underveis, slik at du har noen klare “checkpoints” i forhold til om du er på rett vei.

4. Velg team og fordel ansvar nøye

Tenk nøye igjennom hvilke roller du trenger og hvilke egenskaper og kompetanser disse menneskene bør besitte. Det er viktig å finne de riktige menneskene og gi dem roller som passer dem og prosjektet.

Sørg for at alle på teamet vet hva som er forventet av dem og når. Sørg for å bygge en så åpen kommunikasjonskanal som mulig, slik at ingen er redd for å stille spørsmål dersom de lurer på noe.

5. Ta en trygg lederrolle

Du er lederen av prosjektet, så sørg for at du også får den rollen i praksis, at ikke andre tar over styringen. Du skal være coach, mentor og motivator for teammedlemmene. Sørg for å være klar med kommunikasjonen både innad i teamet og ut mot kunde og leverandør. Selv om prosjektet blir stressende og/eller kaotisk skal du beholde roen og stake ut kursen. Ta hensyn til de menneskelige faktorer. Mennesker er ikke A4. Prosjektmedarbeiderne har tanker, engasjement og gode ideer.

6. Håndter risiko

De mest sannsynlige risikoene skal du ha definert på forhånd, og laget en plan for å håndtere. Vær forberedt på også å måtte håndtere uforutsette hendelser underveis. Du bør være klar til å stoppe prosjektet dersom risikoen blir for stor.

7. Jobb strukturert

«Planning is key» når det gjelder prosjektledelse, og som prosjektleder er det viktig at du til enhver tid har oversikten. Med mange baller i luften og ulike prosjektmedarbeidere involvert, kan det noen ganger være en utfordring å ha god kontroll på prosjektet. Her har du en stor fordel siden du har verktøyet Visma Severa til å hjelpe deg med struktur.

8. Evaluer prosjektet

Evaluer prosjektet i ettertid. Se på hva som var bra, dårlig og hva som kunne vært gjort annerledes. Slik kan dere med tiden lage en «best practice» for hvordan nye prosjekter bør gjennomføres.