Releases YouServe HRYou

Mededelingen 1. Intrekkingen Loonaangifte Waarom  In de Releasenotes van november vind je het onderwerp Intrekkingen loonaangifte. We hebben gezien dat de Actie aan het eind van dit onderwerp niet helemaal juist is omschreven. Daarom hebben we via deze extra mededeling de onderstaande Let op! aan de actie toegevoegd, om te verduidelijken wat nodig is om de situatie op te lossen. Actie Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven. Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV  op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst. Let op! Als de uitdienst melding met Terugwerkende kracht niet op de eerste dag van een periode valt, dan mag je het veld Verwijderen IKV pas per de eerste dag van de volgende periode op Ja zetten.  Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst. Nieuw 2. Automatisch genereren nieuwe aangiftes na verwerking vorig bestand De oplossing hiervoor is woensdagavond 01-11-2023 opgeleverd Waarom  Er werd enkel een nieuwe aangifte klaargezet na het afsluiten van de salarisverwerking als er geen enkele openstaande aangifte van een eerdere periode openstond. Soms kwam het voor dat de vorige aangifte nog niet was verzonden op het moment dat de volgende salarisverwerking afgesloten was. Hierdoor kwam de nieuwe aangifte niet klaar te staan voor verzending.  Wij moesten daarom dagelijks actie ondernemen om deze aangiftes dan alsnog klaar te zetten. Omdat de verwachting was dat de aangiftes direct klaar kwamen te staan, zorgde dit voor veel tickets richting de Service Desk. Hoe We hebben dit opgelost. Het systeem zal nu, korte tijd nadat de aangifte van de periode zoals hierboven is beschreven wordt verstuurd, zelf controleren of er daarna nog een andere afgesloten salarisverwerking is waar een aangifte voor klaargezet moet worden. Dit geldt voor alle aangiftes: Loonaangifte, Uniforme Pensioenaangifte en APG aangifte. Actie  Er is geen actie meer nodig. Het vastleggen van tickets bij de Service Desk is ook niet meer nodig. Nadat de aangifte is verzonden, kijkt het systeem nu automatisch of er nóg een aangifte aangemaakt moet worden vanwege een eerdere afsluiting van de salarisverwerking. Dit kan even duren, maar binnen het uur zal deze nieuwe aangifte dan zeker zichtbaar zijn. Gewijzigd en verbeterd 3. Verzamelloonstaat Performance Waarom  Voor het dagelijkse gebruik van ons systeem en voor o.a. de rapportages gebruiken wij meerdere servers. We hebben gezien dat het rapport Verzamelloonstaat nog was gekoppeld aan de server voor het dagelijkse werk, schermen, salarisverwerking, etc. De performance hangt nauw samen met het aantal aanvragen dat deze server krijgt. Om ervoor te zorgen dat het aanmaken van de Verzamelloonstaat minder invloed heeft op het dagelijkse gebruik van het systeem, hebben we dit rapport verhuisd naar een andere server. Hoe Door het verhuizen van de Verzamelloonstaat een andere server, zodat het aanmaken ervan geen onnodige capaciteit van de server meer zal vragen voor het dagelijkse gebruik van ons systeem.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 4. Verloonde uren regeling voor UPA Aangifte (5183393) De oplossing hiervoor is woensdagavond 01-11-2023 opgeleverd Melding Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode die is ingesteld in de betreffende arbeidsvoorwaarden, dat gebeurde echter niet met de uren. Dit gebeurde ook als er in de arbeidsvoorwaarden van het pensioen was aangegeven dat er sprake was van korting van het verlof. Ook hier werden niet de juiste uren voor de regeling berekend, als de pro-rata methode anders was dan werkdagen. Oplossing We hebben dit op 01-11-2023 met ingang van 01-01-2023 opgelost zodat de uren voortaan worden berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Ook als er sprake is van korting van het verlof,  worden de verloonde uren voor de regeling nu juist berekend. Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- en uitdienst, dan wel de periodes waarbij er sprake was van verlof de juiste uren te berekenen. Ook in de pensioenaangiftes zorgt dit voor een correctie over eerdere periodes. Actie Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking, wordt in de aangifte richting UPA automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij het pensioenfonds wordt opgelost. 5. UPA response bestanden Centric worden niet verwerkt (5320902) De oplossing hiervoor is woensdagavond 13-11-2023 opgeleverd Melding De response bestanden van Centric werden voor de Uniforme Pensioenaangifte niet verwerkt. Centric heeft een andere manier van terugkoppelen van de responsbestanden en slaat de response van aangeleverd over en geeft alleen de terugkoppeling van de eindstatus terug. Het systeem verwachtte echter wel deze eerste response terug te krijgen, voordat het 2e bestand wordt verwerkt. Doordat het eerste bestand niet terug wordt gegeven door Centric blijven de bestanden op verzonden staan. Oplossing We hebben het systeem aangepast, zodat dit voor Centric niet meer kijkt of het eerste te ontvangen bestand is aangekomen, maar het 2e response bestand direct verwerkt.  Actie Er is geen actie nodig, voor de bestanden die nu door Centric worden verstuurd, wordt de status bij de verzonden bestanden automatisch aangepast. 6. Journaalpost export weigerde @ teken (5295367) De oplossing hiervoor is woensdagavond 13-11-2023 opgeleverd Melding Als er in de export journaalpost een exportregel werd toegevoegd waarbij een @ teken werd gebruikt, kwam dit @ teken niet mee in de omschrijving, maar werd dit veld vervangen door spaties of nullen vanuit de keus van soort uitvulling.  Oplossing We hebben dit opgelost en vanaf nu komt het @ teken keurig mee in de omschrijving van de exportregel in de export journaalpost. Actie Als je een andere waarde had ingevoerd omdat je het @ teken had ingevuld, kun je dit weer wijzigen in de waarde met het @ teken.   7. L1314, L1315 en L1818 foutieve vervangende waarden richting Loonaangifte (5220784) De oplossing hiervoor is woensdagavond 16-11-2023 opgeleverd Melding Het kan voorkomen dat je een brief van de Belastingdienst hebt ontvangen met een meldcode L1314, L1315 of L1818. Normaal gesproken houdt dit in dat de verzekeringswaarden van de WW en WAO niet juist zijn aangepast bij het ingaan van de AOW-gerechtigde leeftijd. In sommige gevallen is geconstateerd dat de waarde in de schermen juist zijn gemuteerd, maar dat er in de doorgifte naar de Belastingdienst een andere indicatie van de WW en WAO verzekerd is doorgegeven. Dit kwam doordat Payroll Business in een eerder kalenderjaar bij ingang van de AOW-datum een vervangende waarde had berekend. Deze waarde is ook terug te zien in het mutatieverslag. Op het moment van berekenen was deze vervangende waarde correct. De Belastingdienst wil nu echter een andere waarde hebben. Omdat dit payrollelement destijds al was gegenereerd, werd de waarde ervan helaas nog steeds doorgegeven. Oplossing We hebben dit opgelost door deze vervangende waarden te muteren naar de juiste waarde die nu ook op het scherm staat. Hierdoor wordt in de volgende aangifte deze waarde met terugwerkende kracht correct doorgegeven aan de Belastingdienst. Actie Wij adviseren om zelf te controleren of de instellingen juist zijn en je in deze groep valt of dat de verzekeringswaarden echt nog fout staan bij de medewerker. Als het laatste het geval is moet je dit zelf oplossen. Er is geen actie nodig, als je hebt geconstateerd dat deze vervangende waarde door het systeem is gemuteerd in de tijd dat de persoon de AOW-gerechtigde leeftijd had bereikt. Als je de volgende Loonaangifte gaat insturen, is dit opgelost. Krijg je hierover toch nog brieven van de Belastingdienst over september en oktober, dan kun je deze negeren. 8. Intrekkingen gaan fout bij 1 contract met meerdere IKV's (5362731) De oplossing hiervoor is maandagavond 27-11-2023 opgeleverd Melding  Soms is er om een reden met TWK een nieuwe IKV aangemaakt bij het hoofdcontract van een medewerker. In dat geval heb je een eerdere periode reeds aangeleverd aan de Belastingdienst met bijvoorbeeld IKV 1. Later is dit aangepast naar IKV en moeten de gegevens met TWK op IKV 1 aangeleverd worden. Hierbij is het dan noodzakelijk om de oude IKV in te trekken door in het scherm Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding het veld Verwijderen IKV op Ja te zetten . Dit ging echter fout en de aangifte ging in deze situaties beide IKV's (dus het contract) intrekken. In dit geval werd de nieuwe IKV wel juist doorgegeven met bedragen richting de Belastingdienst, maar ook ingetrokken. Oplossing We hebben dit opgelost en vanaf 27-11-2023 wordt alleen de oude IKV ingetrokken. Actie Voor situaties die nu hebben plaatsgevonden is het herberekenen van de nog openstaande aangifte voldoende. In het rapport en de XML kom je onder de intrekkingen de nieuwe juiste IKV niet meer tegen. Voor nieuwe gevallen is geen actie nodig. 9. Automatische routeberekening kilometers via HERE (5320925) De oplossing hiervoor is maandagavond 27-11-2023 opgeleverd Melding  Soms is een adres niet juist of nog niet geregistreerd bij HERE. Als het adres in zijn totaliteit niet wordt gevonden, vindt er geen route berekening plaats. Als het adres echter ergens in Nederland wel bekend was, ontvingen we de reisafstand van een verkeerd adres. Hierdoor was de reisafstand in meters vaak veel hoger, waardoor de uitbetaling aan de medewerker veel hoger uitviel, dan de daadwerkelijke reiskostenvergoeding. Oplossing We hebben dit opgelost door met het adres eerst de Geo-coördinaten op te halen bij het Kadaster. Deze coördinaten kloppen altijd en zijn ook aanwezig bij HERE. Bij nieuwe wijzigingen sturen we voortaan in plaats van het adres, de Geo-coördinaten naar HERE om de reisafstand in meters op te halen. Hiermee vinden we altijd het juiste adres en dus de juiste reisafstand in meters. Omdat de Geo-coördinaten van een adres iets kunnen afwijken van het daadwerkelijke huisadres, kunnen hier minimale verschillen in optreden. Actie Als je vanwege een onjuiste berekening van de reisafstand, in de arbeidsvoorwaarden de berekening op blokkeren hebt gezet om zelf de reisafstand te berekenen, kan je deze blokkade verwijderen en het aantal kilometers leegmaken. Het systeem gaat de route dan opnieuw berekenen met bovenstaande oplossing. Voor nieuwe gevallen is geen actie nodig. 10. Aanpassing gegevenselementen niet altijd gecorrigeerd richting Loonaangifte (4969020)  Melding  Als je gegevenselementen richting de Belastingdienst had aangepast, om bijvoorbeeld een probleem op te lossen van een ongeldige CAO Code of een verkeerde geboortedatum, dan kwamen deze correcties met terugwerkende kracht niet altijd voor elke periode juist door. Dit kwam omdat in de betreffende correctieperiode ook altijd een payrollelement gewijzigd moest zijn, om een correctieaangifte te genereren.  Oplossing We hebben dit opgelost door er vanaf deze release voor te zorgen dat elke mutatie die wijzigt, ervoor zorgt dat er een correctieaangifte wordt aangemaakt.  Dit houdt in dat ook wijzigingen in gegevenselementen ervoor zorgen dat er een correctieaangifte wordt klaargezet. Deze kijkt naar alle elementen of er een mutatie heeft plaatsgevonden ten opzichte van de vorige ingestuurde aangifte. Er is dus geen aanpassing in payrollelementen meer nodig om een correctieaangifte naar de Belastingdienst te versturen. Actie Als je voor deze release een mutatie hebt vastgelegd met terugwerkende kracht om deze mee te nemen in de aangifte en dit is nog niet voor (alle) periodes gedaan, dan is het verstandig om in Payroll Business deze mutatie nog een keer vast te leggen. Dit kun je doen door het veld aan te passen naar een andere waarde en dan vanaf de juiste peildatum de waarde weer te muteren naar de waarde die het moet zijn. Hiermee zorg je ervoor dat in de volgende aangifte het systeem deze wijziging ziet en voor alle openstaande periodes nog een correctie Loonaangifte aan zal maken. Voor nieuwe wijzigingen met terugwerkende kracht vanaf deze release is geen extra handeling nodig. In de volgende aangifte zal deze correctie meegenomen worden. 11. Datum aanvang regelinggegevens bij 4-weken aangifte Uniforme Pensioen Aangifte (5294281) Melding Bij een vier-weken aangifte kan het zijn dat aan het begin en het einde van het jaar de begin- respectievelijk einddatum van de periode anders is dan de daadwerkelijke kalender in dat jaar. Zo eindigde in 2022 het jaar op 1-1-2023 en begon periode 01-2023 op 2-1-2023. De datums die je doorgeeft in de aangifte mogen hiervan afwijken. Je mag dezelfde datums doorgeven die ook worden doorgegeven bij de maandaangiftes, maar je mag ook de daadwerkelijke datums doorgeven. De Belastingdienst en Pensioenaangiftes spreken hierbij van een Coulanceregeling. Deze houdt in dat de genoemde datums 3 werkdagen mogen afwijken van de daadwerkelijke kalender. De einddatum van periode 13 en de begindatum van periode 1 moeten wel altijd op elkaar aansluiten. In de nieuwe aangifte geven wij exact door wat de begin- en einddatums zijn zoals deze in de salarisverwerking worden gegenereerd. Dit is het meest zuivere. Dat is in het geval van periode 01-2023 de datum van 02-01-2023. Er is echter sprake van een overgangssituatie: in de oude module Uniforme Pensioenaangifte is de einddatum 31-12-2022 aangehouden in plaats van 01-01-2023. Oplossing We hebben dit voor 2023 opgelost door de datum van periode 01-2023 te verschuiven van 02-01-2023 naar 01-01-2023, zodat deze aansluit bij de gekozen einddatum van periode 13-2022. De volgende keer dat dit plaatsvindt, dus bij de overgang 2024 naar 2025, zullen we wel de exacte datums aanhouden die vanuit de salarisverwerking worden gegeneerd. Actie Er is geen actie nodig. Er zal een correctie over periode 1 worden gegenereerd na de eerstvolgende afsluiting van de salarisverwerking. 12. Rapport Aangifte details UPA geeft onjuiste informatie aan bij onderneming met meerdere instanties (5294904)  Melding Als er voor een onderneming meer dan één instantie is gekoppeld, haalde het systeem niet de gegevens van de gekozen instantie op, maar alleen de gegevens van de eerste instantie die zichtbaar was in de lijst waaruit je de instantie selecteert. Hierdoor kreeg je bij het rapport van een 2e instantie nog steeds de gegevens van de eerst aangegeven instantie. Oplossing Uniforme Pensioen Aangifte > Rapporten > Aangifte Details We hebben dit opgelost dat zodat het rapport nu de juiste informatie geeft bij de gekozen instantie. Actie Er is geen actie nodig. Als je nu het rapport opnieuw aanmaakt, toont het systeem de juiste gegevens bij de juiste instantie. 13. Journaalpost - export XML gaat fout bij wijzigen definitie (4616116) Melding  Wijzigde je  de definitie van de export journaalpost XML door het verwijderen of verplaatsen van een regel, dan ontstond er een gat in de opgeslagen data. Hierdoor sloten de exportregels niet meer op elkaar aan en kwam er een corrupte Export XML journaalpost uit. Oplossing We hebben dit opgelost door ervoor te zorgen dat, na het veranderen van de exportdefinitie, de regels aaneengesloten blijven en de journaalpost nog steeds de juiste waarden geeft. Actie Er is geen actie nodig. Als je nu een aanpassing in de exportdefinitie doet zal de export XML er juist uitkomen. 14. Auto van de zaak - bijtelling aftopwaarde fout (change 5309621) Melding Voor leaseauto's met een datum eerste toelating in 2017, bleek de aftopping voor auto's zonder CO2-uitstoot niet goed te staan. Het verlaagde percentage werd toegepast over de eerste EURO 35.000, in plaats van over de eerste EURO 30.000. Oplossing We hebben de referentietabel Fiscale bijtelling auto van de zaak aangepast voor categorie 006, jaarmaand 201701. Actie Na de verloning kan het zijn dat medewerkers een hogere fiscale bijtelling krijgen voor hun leaseauto met terugwerkende kracht 01-01-2023. 15. Vakantietoeslag, Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen (5243770) Waarom In de oktoberrelease is het mogelijk gemaakt vakantietoeslag, gratificatie en winstdeling periodiek uit te keren zonder de arbeidsvoorwaarde te wijzigen. Het periodiek uitbetaalde bedrag werd via dezelfde looncomponent uitbetaald en daardoor werd de periodieke betaling toch tegen bijzonder tarief verrekend. Hoe Dit is in deze release aangepast. Voor Gratificatie en Winstdeling is dit met terugwerkende kracht vanaf oktober aangepast; voor Vakantietoeslag is dit per 1 januari 2024 aangepast. In de eerste periode dat een van deze bedragen als periode-element wordt uitgekeerd, wordt dit nog tegen bijzonder tarief gedaan, omdat dit het totaal opgebouwde recht betreft dat mogelijk over meerdere perioden is opgebouwd. In de perioden erna wordt het bedrag tegen tabel tarief verrekend. Actie Er is geen actie nodig. Payroll Business zal in de verloning van december eventueel periodiek uitgekeerde gratificatie en winstdeling corrigeren. 16. UPA fout - in loop van 2022 uitdienst en 2023 weer in dienst (5107983) Melding Bij een medewerker kon het voorkomen dat er in de periode van herindienst geen UPA-regelinggegevens werden doorgegeven. Deze situatie deed zich voor als: een medewerker in de loop van de periode indienst komt EN in het scherm Stuurgegevens bij Pensioen vaste payroll elementen beëindigen de waarde Ja was ingevuld. Oplossing In deze release hebben we dit met ingang van 1-1-2023 opgelost. Actie Er is geen actie nodig. Bij de eerstvolgende salarisverwerking worden ook voor die medewerkers de pensioenen vanaf de periode van in dienst berekend en na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting UPA automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij het pensioenfonds wordt opgelost.  

  Gewijzigd in versie 2 In versie 2 zijn onder Opgeloste meldingen de volgende onderwerpen toegevoegd: L2225 Signaal Belastingdienst Intrekkingen Loonaangifte Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) De oplossingen hiervoor leveren we uit op woensdagavond 25-10-2023. Mededelingen Betalingen doe je binnenkort rechtstreeks vanuit Payroll Business Zoals jullie via onze berichtgeving op de community kunnen lezen, verandert binnenkort de manier van salarisbetalingen. Dit doe je dan niet langer via de tegel Betaalmanager in het Youforce Portaal, maar via de gebruikersgroep Betalingen in Payroll Business zelf. Lees de informatie hierover op de community van YouServe HRYou: Nieuws -  Betalingen rechtstreeks vanuit Payroll Business Releases - Release notes nieuwe betalingen Payroll Business 2023-11   Nieuw  Wijzigingen in signaleringen - van waarschuwing naar fout Waarom Vanaf 2024 wijzigen we weer een aantal signalen van een waarschuwing naar een fout. Dit komt deels voort uit het feit dat de Belastingdienst het signaal zwaarder gaat laten wegen, zoals signaal L1906. Daarnaast willen we jullie als klant beter helpen om de signalen te voorkomen. Daarom hebben we de onderstaande signalen verplaatst van waarschuwing naar FOUT.  Hierdoor is het niet meer mogelijk deze foutieve gegevens naar de Belastingdienst te sturen en voorkom je dat je hierover een brief ontvangt.  Hoe Deze aanpassingen voeren we al in vanaf 01-11-2023, zodat je de signalen eerst moet oplossen voordat je de loonaangifte naar de Belastingdienst kunt sturen. Dat is dus iets eerder dan dat de Belastingdienst het signaal zwaarder laat wegen. De klanten waarvoor tot deze release deze signalen nog actueel waren, hebben we persoonlijk benaderd.  Je krijgt de signalen dus alleen als er nieuwe, foutieve mutaties worden vastgelegd. Gewijzigde signalen Code 2023 Code 2024 Signaal Nieuwe tekst 1906 1906 1906 - Arb verh en/of Srt inkv fout bij Invl verz Er is een Code invloed verzekeringsplicht aangegeven terwijl de Code soort inkomstenverhouding niet 11 en 15 is en/of de Code aard arbeidsverhouding 7 of 79 is. 2106 2106 2106 - Publ.recht.aanstelling moet NVT zijn Als de waarde van het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13 of 15 OF de waarde van het veld Aard arbeidsverhouding ongelijk is aan 18, dan moet Publiekrechtelijke aanstelling voor onbep. tijd de waarde N.V.T hebben. 2221 2221 2221 - Srt contr moet N zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Soort contract de waarde Niet van toepassing bevatten 2222 2222 2222 - Schrift ovk  moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Schriftelijke arbeidsovk de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten 2223 2223 2223 - Opr ovk moet X zijn bij gekozen Srt ink Als het veld Soort inkomen ongelijk is aan 11, 13, 15, 53 of 62, dan moet het veld Oproepovereenkomst de waarde Niet van toepassing bevatten Opgeloste meldingen Intrekkingen Loonaangifte De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Er zijn verschillende meldingen binnengekomen over verschillen in de Loonaangifte. Deze verschillen hebben diverse oorzaken en geven in de Loonaangifte ook diverse problemen. Welke dat zijn, lees je hieronder. 1) Verschil tussen nominatief en correctie Als bij een medewerker een BSN-nummer met terugwerkende kracht is gewijzigd, moeten er in de Loonaangifte 2 zaken gebeuren. Het nieuwe BSN moet worden aangeleverd vanaf het moment dat het BSN is gewijzigd. Hiervoor moet je voor elke periode een correctie-aangifte doen. De periodes waarin de medewerker zonder of met het verkeerde BSN is aangeleverd, moet je in de aangifte doorgeven als intrekking. Dit laatste gebeurde helaas nog niet, waardoor de medewerker voor die periode 2 keer bij de Belastingdienst bekend was. De aansluiting vanuit de salarisverwerking met de Loonaangifte is in dit geval sluitend, maar bij de Belastingdienst ontstaan er verschillen.    2) Medewerker met terugwerkende kracht uitdienst gemeld Als een medewerker met terugwerkende kracht uit dienst werd gemeld, kon voor de periode waarin de medewerker achteraf NIET meer in dienst was de aangifte fout gaan. Op het moment dat de volledige periode werd teruggeboekt en er geen sprake meer was van een uitbetaling in die maand, werd deze periode NIET op nul gesteld in de Loonaangifte. Waar in de journaalposten, afrekenmatrixen, etc. de bedragen voor de periode keurig op nul werden gesteld, bleven de originele bedragen in de Loonaangifte staan. Dit zorgde voor verschillen bij de controle tussen de salarisadministratie en de in te sturen Loonaangifte. Als er nog een nabetaling was van uren, vakantiegeld, etc. speelde dit probleem niet, omdat er dan nog wel sprake is van een salarisverwerkingsresultaat in de betreffende periode. Oplossing De oplossing voor de diverse situaties die dit probleem veroorzaakten, hebben we woensdagavond 25-10-2023 in productie gezet. Zowel het gedeelte waarin de Belastingdienst verschillen constateert en contact met de klant opneemt, als het verschil dat ontstaat bij een uitdienstmelding met terugwerkende kracht is opgelost. Hieronder bij het onderdeel Actie vermelden we de wat je zelf nog moet doen, indien nodig. Actie Per bovenstaande oplossing hebben we hieronder de door jouw te nemen actie beschreven: Als er sprake is van een uitdienstmelding met terugwerkende kracht, moet je naast het vastleggen van de uitdienstmelding, ook het veld Verwijderen IKV op Ja zetten vanaf de eerste dag van uit dienst. Met deze actie zorg je ervoor dat de bedragen over deze periodes in de Loonaangifte op 0 worden gesteld, waardoor de rapportages weer aansluiten op de Loonaangifte, én dat er een intrekking voor deze periode(s) wordt aangemaakt richting de Belastingdienst. L2225 Signaal Belastingdienst  De oplossing hiervoor is woensdagavond 25-10-2023 opgeleverd Melding Medewerker > Contract > Arbeidscontract Als gedurende de periode het veld Contr. onbep./bep. tijd werd gewijzigd van Bepaald naar Onbepaald, werden er onterecht dubbele regels doorgegeven aan de Belastingdienst. Omdat de berekening van de AWF en AOF plaatsvinden op basis van de keuze op de eerste dag van de periode, kwam er een signaal L2225 terug.  Oplossing Dit probleem hebben we opgelost door, net als de berekening, alleen de waarde aan het begin van de periode weer door te geven zoals gewenst is door de Belastingdienst. Actie Er is geen actie nodig. Als de Salarisverwerking van oktober voor woensdagavond 25-10-2023 is afgesloten, is deze fout opgelost in de aangifte van oktober, anders wordt dit opgelost met de aangifte van november. De eventuele brieven die je over de voorgaande aangiftes ontvangt, kun je negeren.  Afwijkend FT percentage (4661748) Melding  Een onjuist aangemaakte verwerkingseenheid kon niet verwijderd worden. Oplossing Klantbeheer / Instellingen > Verwerkingseenheid We hebben aan het scherm Verwerkingseenheid de knop verwijderen toegevoegd. Zolang er geen medewerker gekoppeld is en de verwerkingseenheid dus niet in gebruik is, kun je deze verwijderen. Actie Met de knop Verwijderen in het scherm Verwerkingseenheid kun je deze verwerkingseenheid verwijderen zolang deze niet in gebruik is. Verloonde uren regeling voor APG (5064562)  Melding  Op het moment dat iemand gedurende de periode in- of uit dienst ging, werden soms de uren voor de regeling niet juist bepaald. De premie wordt bepaald op basis van de pro-rata methode, echter dat gebeurde niet met de uren. Hierdoor kon je bij APG het signaal 109 ontvangen. Oplossing We hebben dit met ingang van 01-01-2023 opgelost in de release van november. Vanaf deze release worden de uren berekend op basis van dezelfde pro-rata methode als de premie. Dat betekent dat er in de verwerking van november voor deze personen een herberekening plaatsvindt om voor de periode van in- uit dienst de juiste uren te berekenen. Actie Er is geen actie nodig. Na de eerstvolgende afsluitende salarisverwerking wordt in de aangifte richting APG automatisch een correctieperiode gegenereerd, zodat dit bij APG wordt opgelost. Signaal overschrijding urennorm AWf (5214581)  Melding Bij een stagiair die jonger is dan 21 jaar en minder dan 52 uur heeft gewerkt in een afrekenperiode bij maandverloning of 48 uur bij 4-weken verloning, werden ten onrechte berekeningen uitgevoerd voor de herziening van de AWf. Hierdoor kwam het voor dat er ten onrechte ook een melding in het Signaleringsverslag stond dat de AWf herzien moest worden.  Oplossing Met ingang van deze release is dit hersteld en worden bij een stagiair deze berekeningen voor de herziening van de AWf niet meer uitgevoerd.  Actie Er is geen actie nodig. Er wordt vanaf 1-1-2023 een automatische herberekening uitgevoerd, waardoor dit hersteld wordt, als dit bij jouw organisatie voorkwam. Openstaand negatief bedrag in combinatie met TWK-berekeningen leidde tot fouten (4917265 ) Melding Bij sommige medewerkers uit dienst, waar nog een netto negatief bedrag openstond, kon bij een TWK-berekening dit negatieve resultaat verdwijnen. Als resultaat was dan alleen de nieuw ontstane correctie nog aanwezig. Oplossing Dit is per 1 november 2023 opgelost en treedt na de novemberrelease niet meer op. Echter bij TWK-berekening over eerdere perioden kan het nog wel optreden. We hebben besloten dit niet met terugwerkende kracht op te lossen, omdat de meeste klanten dit al gecorrigeerd hebben en dan deze correctie weer zouden moeten terugdraaien. Actie Als je ziet dat door een TWK-berekening een negatief netto resultaat verdwijnt, kan je dit corrigeren door een (onbelaste) inhouding vast te leggen ter hoogte van het netto negatief resultaat. Wij verwachten dat het verdwijnen van een netto negatief resultaat, niet meer zal optreden bij nieuwe netto negatieve resultaten na november 2023. Veerpont was niet uit te sluiten bij automatische reisafstandsberekening (4969713) Melding Soms ligt er op de route van een woonadres naar een werklocatie een veerpont. Het is echter niet mogelijk om de route te laten berekenen zonder gebruik te maken van de veerpont. Deze wordt immers lang niet altijd gebruikt en daarom is het noodzakelijk dat er een optie komt om deze uit te sluiten. Oplossing Instellingen > Berekening > Reisafstandsbepaling Dit is per 1 november 2023 opgelost. We hebben aan het scherm Reisafstandsbepaling het veld Vermijd veerponten toegevoegd. Kies je hier Ja, dan wordt bij de automatische reisafstandsberekening de veerpont uitgesloten bij het berekenen van de reisafstand. Standaard staat dit veld optie op blanco = NIET UITSLUITEN, zoals de route op dit moment ook berekend wordt. Actie Als je wilt dat de automatische routeberekening op bedrijfsniveau, bij het bepalen van de reisafstand de veerpont gaat uitsluiten, dan kun je dit veld vanaf nu op Ja zetten. Er is dan wel een collectieve afstandsbepaling of een mutatie op adres / werklocatie bij de medewerker nodig om de route opnieuw te laten berekenen.  

1. Inleiding Zoals aangekondigd via onze berichtgeving op de community, verandert binnenkort de werking van de betalingen in Payroll Business. In deze release notes lees je wat er verbetert en verandert en welke actie van jou verwacht wordt. Belangrijk Op woensdag 1 november 2023 krijgen jij en je collega's toegang tot nieuwe menukeuzes waarmee je de betalingen voortaan regelt. Als je de betaalbestanden verwerkt via Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten worden vanaf dat moment ook alle betalingen via de nieuwe interface verwerkt. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS  (voorheen Equens), kun je pas overstappen naar de nieuwe manier van betalen nadat je dit met je bank hebt afgestemd. Vanaf 4  december 2023 kun je dan op de nieuwe manier gaan betalen. Let op: regel dit vóór 1 januari 2024 aanstaande! Kijk hieronder goed bij Jouw actie om te zien zie je wat je moet doen voordat je de nieuwe manier van betalen in gebruik kunt nemen. 2. Verbeteringen in de manier van werken Als je voor de betalingen tot nu toe de Betaalmanager (via tegel in Yourforce portal) gebruikte, zul je merken dat de volgende zaken zijn verbeterd:  Je hoeft niet meer via de Portal naar de Betaalmanager-tegel te navigeren. In plaats daarvan kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. De manier van werken is daardoor gelijk aan wat je verder in HR Core of Payroll Business gewend bent. Het zoeken naar betaalrekeningen is verbeterd. Voortaan zie je door welke bedrijven een bepaalde betaalrekening wordt gebruikt. Het overzicht met betaalposten krijg je voortaan standaard in Excel in plaats van CSV. Wijzigingen in de rekeninginstellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie. Daarnaast zijn er verbeteringen voor alle gebruikers: Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd. Hierdoor zijn de betalingen sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Je krijgt voortaan, zodra de betalingen definitief zijn, automatisch een opdrachtbrief en een overzicht met betaalposten.  Het vooraf vastleggen van betaaldatums voor de salarisberekening kan voortaan via een apart scherm Betaaldatums. Daardoor zijn ze gescheiden van de interface-instellingen, die normaal gesproken niet zo snel wijzigen. Als je Zenden en Ontvangen gebruikte, moest je tot nu toe navigeren naar een aparte tegel in de Youforce-portal om de bestanden te kunnen downloaden. Voortaan kan dit direct vanuit Payroll Business via Gedeelde rapporten. Met de nieuwe optie File API is het mogelijk om de betaalbestanden op een veilige manier over te halen naar een lokale omgeving, zodat je ze daar verder kunt verwerken. 3. Verbeteringen in de betaalbestanden Hieronder zie je de verbeteringen die we hebben doorgevoerd in de betaalbestanden, omdat we merken dat banken steeds vaker strengere eisen stellen aan bepaalde velden in de SEPA-XML: Naam begunstigde De naam van de begunstigde werd in de oude Betaalmanager weergegeven met een streepje (Jansen- J) als het een salarisbetaling betrof, en met een komma als het een tussentijdse betaling betrof (Jansen, J). Banken die naam-nummer controles uitvoeren gaven daardoor onnodig elke periode waarschuwingen. Vanaf nu is daarom de weergave in alle gevallen met een komma (Jansen, J). Korte en lange omschrijving van de betaling De korte omschrijving ("EndToEndIdentification", 35 posities) wordt door de meeste banken Kenmerk genoemd. Men eist steeds vaker dat hier een unieke code in staat, ter identificatie van de betaling.  Voortaan zie je daarom hier de medewerkercode, gevolgd door een uniek nummer van de betaalpost Voorbeeld: 30045-60708 Door deze aanpassing is het niet meer nodig om maandelijks nieuwe rekeningomschrijvingen met een uniek kenmerk te importeren bij de medewerkers. De lange omschrijving ("Unstructured", 140 posities) heet in de bankenwereld bijna overal Omschrijving en wordt voortaan als volgt gevuld: "Betaling over periode", gevolgd door de salarisperiode en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Salaris over periode 10-2023 Gezamenlijke rekening", OF "Tussentijdse betaling", gevolgd door de actuele datum en de rekeningomschrijving (indien ingevuld) Voorbeeld "Tussentijdse betaling 08-10-2023 Gezamenlijke rekening" Betaalopdracht identificatie De "PaymentInformationIdentification" in de SEPA-XML bevat voortaan niet alleen de Visma-klantcode, maar ook het unieke nummer van de betaalopdracht. Hiermee voldoen we aan strengere eisen van sommige banken, waardoor handmatig ingrijpen op dit punt niet meer nodig is. Voorbeeld: 4005067-30456 4. Nieuwe gebruikersgroep Betalingen Instellingen > Gebruikersgroep We zetten voor jouw organisatie een nieuwe gebruikersgroep klaar met de naam Betalingen: Alle collega's die tot dan toe toegang hadden tot de oude Betaalmanager, kunnen via deze gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de betalingen in Payroll Business gebruiken. Als je de Betaalmanager tot nu toe niet gebruikte, zorgen we er voor dat iedereen toegang krijgt die tot nu toe toegang had tot de optie Salarisberekening. Jouw actie  Je hoeft in principe niets te doen: via de nieuwe gebruikersgroep heb je automatisch toegang tot alle nieuwe menukeuzes voor betalingen. Eventueel kunnen deze rechten voor specifieke gebruikers ingeperkt worden. Hiervoor kun je contact opnemen met de Service desk. 5. Betaaldatums Betalingen - Instellingen > Betaaldatums In het scherm Betaaldatums kun je voor het hele jaar vooraf de betaaldatums voor de salarisbetalingen vastleggen.  Voorheen deed je dit via het scherm Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA Dit is niet verplicht: als je geen betaaldatums vooraf vastlegt, wordt op het moment dat je de salarisverwerking afsluit de eerstvolgende dag als betaaldatum in de betaalopdracht gezet. In het nieuwe scherm Verzenden betaalopdrachten kun je eventueel de betaaldatum nog wijzigen voordat je de betalingen definitief maakt (als je de betalingen niet automatisch verstuurt). Jouw actie Er is geen actie nodig. Als je eerder al betaaldatums had vastgelegd zie je die hier terug.  6. Instellingen voor de betaalrekening  Betalingen - Instellingen > Betaalrekening In het scherm Betaalrekening hebben we vastgelegd welke rekeningnummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en op welke manier de betalingen moeten worden aangemaakt en verzonden. Alle instellingen die je op 1-10-2023 in gebruik had bij de oude interface hebben we hier voor je klaargezet. Je ziet:  IBAN, BIC en tenaamstelling van de opdrachtgever (de rekening van afschrijving) De methode die gebruikt moet worden bij annuleringen, hiervoor zijn twee opties: Niet opnemen in het betaalbestand - dit is de standaard optie Het bedrag overmaken naar de rekening van afschrijving Bij Route betaalbestand heb je voortaan vier keuzes: Download vanuit Payroll Business Deze optie stuurt het betaalbestand naar de menukeuze Gedeelde rapporten, als je de betalingen daar wilt (laten) downloaden. Download vanuit Salarisdossier Deze optie stuurt het SEPA-betaalbestand naar de module Salarisdossier, bij menu Betalingen > Betaalbestand. File transfer door middel van File API Dit is een nieuwe optie om bestanden volledig automatisch en veilig over te zetten naar een specifieke file server in je eigen organisatie. Worldline CPS Verzenden naar Worldline Corporate Payment Services (voorheen Equens CPS) Route betaaloverzichten regelt het beschikbaar stellen van de opdrachtbrief en het overzicht betaalposten: deze komen beschikbaar in Salarisdossier of in Payroll Business bij Gedeelde rapporten. Betalingen automatisch verzenden: als dit veld op Ja staat, worden de betalingen direct verzonden na het afsluiten van de salarisverwerking of van het proces Tussentijds betalen. De opties Afschrijvingen en Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever hebben een standaard waarde die je alleen in bijzondere situaties hoeft aan te passen. Betalingen - Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (nieuw) In de lijst met interfaces zie je de oude en de nieuwe betaalinterface naast elkaar: Overboekingen SEPA (oud)  Overboekingen SEPA (nieuw)  Via het detailscherm van de nieuwe interface zie je bij elk bedrijf: Welke betaalrekening wordt gebruikt. Of de betalingen van dat bedrijf mogen worden samengevoegd met de betalingen van andere bedrijven die dezelfde rekening gebruiken én op dezelfde dag betaald moeten worden.  Jouw actie Uiteraard hebben we deze verandering goed voorbereid: alle gegevens staan voor je klaar en zijn in overeenstemming met de manier waarop je tot nu toe betaalde. BELANGRIJK: Heb je in de oude betaalmanager na 1-10-2023 nog instellingen gewijzigd? Heb je in Payroll Business nog betaalinstellingen gewijzigd met een ingangsdatum na 1-10-2023? We verwachten dat dit weinig voorkomt, maar als dit inderdaad van toepassing is, moet je de wijzigingen nog een keer vastleggen via de nieuwe schermen! Als je wilt controleren welke nieuwe gegevens we voor je hebben klaargezet, kun je daarvoor het beste het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken: Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag (uitgebreid): Kies bij Gegevensverzamelingen het niveau Betaalrekening en selecteer vervolgens alle gegevenselementen van dat niveau. Kies ook het niveau Bedrijf en selecteer het gegevenselement Betaalrekening. Bij het bedrijf zie je een belangrijke nieuwe mutatie: de verwijzing naar de te gebruiken Betaalrekening: Betaalrekening (895) Bij de betaalrekening zelf zie je in het mutatieverslag: IBAN opdrachtgever (10528438) BIC opdrachtgever (10528440) Naam opdrachtgever (10528439) Methode voor annuleren (10528565) Afschrijvingen (10528444) Valutacode vermelden bij IBAN opdrachtgever (10528445) Route betaalbestand (10528446) Betalingen automatisch verzenden (10528447) 7. Activeren nieuwe manier van betalen  Jouw actie Als je de betalingen NIET verwerkt via Worldline CPS (voorheen Equens), maar via één van de andere routes (Salarisdossier, Zenden en Ontvangen of Gedeelde rapporten), dan hoef je niets te doen: Wij zetten op 1-11-2023 automatisch de oude interface voor je uit en de nieuwe interface aan. Als je gebruik maakt van Salarisdossier of Gedeelde rapporten blijven de betaalbestanden op dezelfde plek terecht komen.  Als je voorheen de bestanden ophaalde in de Youforce portal via de aparte tegel Zenden en Ontvangen, moet je dit voortaan doen bij Rapporten > Gedeelde rapporten in Payroll Business zelf. Als je de betalingen verwerkt via Worldline CPS, dan kunnen wij de overstap niet automatisch voor je uitvoeren! Dit heeft te maken met de overgang van Visma Raet naar Visma YouServe. We vragen in dat geval aan jou om het volgende te doen: Informeer de bank dat de betalingen voortaan niet meer door Visma Raet zullen worden aangeleverd aan Worldline, maar door Visma YouServe.  De bank wil dan weten welke Service agent-nummer Visma YouServe heeft en op welke datum je de overstap wilt maken. Onderaan dit bericht hebben we als bijlage een tekst toegevoegd die je daarvoor kunt gebruiken in een brief of e-mail. Vul de tekst aan met de gegevens van jouw organisatie. Pas als de nieuwe afspraken zijn bevestigd, weet je zeker vanaf welk moment jouw bank de betalingen vanuit de nieuwe interface zal accepteren. Zet vanaf die datum de nieuwe interface aan en de oude uit. Kies als ingangsdatum de eerste dag van de salarisperiode die op dat moment nog moet worden afgesloten. Let op: gebruik daarom als ingangsdatum 1-12-2023, zolang je nog verwerkingen voor periode 12 doet! Bij vierwekenverloning is deze datum 4-12-2023. Dit kan een normale verwerking zijn, maar je kunt de overstap ook doen op het moment dat je een aanvullende salarisberekening afsluit. Let op: regel dit uiterlijk vóór 1 januari aanstaande. Vanaf dat moment zal de oude Betaalmanager route niet meer actief zijn. Wil je voor de zekerheid controleren langs welke route de betaalbestanden tot nu toe werden verwerkt? Dit kun je als volgt controleren:  Via het menu van Payroll Business bij Instellingen > Interfaces > Overboekingen SEPA (oud) > Betaalroute Is daar aangegeven dat je de Betaalmanager gebruikt, dan zijn ook de instellingen relevant in het menu van de oude Betaalmanager: Beheer > Instellingen 8. Werken met de nieuwe oplossing Betalingen Algemeen Via de nieuwe gebruikersgroep kun je de betaalopdrachten met daarin betaalposten controleren. Deze worden automatisch klaargezet zodra je salarisberekening of tussentijdse betalingen definitief maakt. Afhankelijk van de manier waarop het betaalproces in jouw organisatie is ingericht, zul je deze controles wenselijk vinden, bijvoorbeeld: als je de resultaten van meerdere bedrijven samenvoegt, vóórdat je tot betalen overgaat als je betaaldatums meegeeft die in de toekomst liggen en nog wacht met verzenden In dat geval kunnen er in de tussentijd situaties optreden (bijvoorbeeld een arbeidsconflict), waardoor je bepaalde betalingen wilt annuleren. als een bedrijf voor de eerste keer betaalt  Het kan ook zijn dat in jouw organisatie deze controles niet gebruikelijk zijn, bijvoorbeeld: als je tot nu toe de oude betaalmanager gebruikte en je had de optie Automatisch verzenden aan staan als je tot nu doe de oude betaalmanager niet gebruikte In dat geval is onderstaande uitleg over het controleren minder relevant voor jou. Bij Betaalrekening staat dan de optie Automatisch verzenden betalingen op Ja, en worden de betalingen direct verstuurd, zodra je een salarisberekening met afsluiting draait, of het proces Tussentijds betalen uitvoert met de optie Betalen. Controles Betalingen - Beheer > Controleren betaalopdrachten In het scherm Controleren betaalopdrachten zie je per betaalrekening alle betaalopdrachten die zijn klaargezet om te verzenden. Deze kunnen het resultaat zijn van de Salarisberekening of van het proces Tussentijds betalen. Werkwijze Als je een specifieke betaalrekening wilt selecteren kan dat via de zoekfunctie: je ziet dan een lijst met alle bedrijven en de betaalrekening die ze gebruiken. Standaard zie je alleen de openstaande opdrachten met een betaaldatum die niet verder terug ligt dan twee maanden. Je kunt deze filters aanpassen, zodat je bijvoorbeeld ook oudere reeds verzonden opdrachten ziet.  Dubbelklik op een opdracht als je de onderliggende betaalposten wilt controleren. Ook deze kun je filteren, op bedrijf, medewerker, tenaamstelling en IBAN. Betalingen - Beheer > Annuleren betaalposten In het scherm Betalingen kun je specifieke betalingen annuleren vóórdat de betaalopdracht definitief wordt gemaakt. Afhankelijk van de methode voor het annuleren, hebben annuleringen wel of geen invloed op het totaal aantal posten en het totaal over te maken bedrag in het betaalbestand. De methode is vastgelegd in het scherm Betaalrekening bij het veld Methode voor annuleren: Betalingen niet verwerken in het betaalbestand Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand worden verminderd Betalingen overmaken naar IBAN opdrachtgever Het aantal posten en het totaalbedrag in het betaalbestand blijven gelijk Werkwijze Selecteer eerst de betaalopdracht. Gebruik eventueel de zoekfunctie om deze te vinden. Vink vervolgens de betaalposten aan die je wilt annuleren. Zoek eventueel ook andere medewerkers op en annuleer ook die betalingen. Klik tenslotte op Wijzigingen opslaan. De aangepaste totaaltellingen zie je vervolgens terug in de header van het scherm.  Eventueel kun je via de zoekfunctie alle geannuleerde betaalposten bekijken, vul dan in Geannuleerd = Ja en klik op Zoeken. Betalingen - Beheer > Verzenden betaalopdrachten In het scherm Verzenden betaalopdrachten kun je de nog openstaande betaalopdrachten verzenden. Dit is nodig als je de betaalopdracht niet automatisch laat verzenden. Werkwijze Vink de opdrachten aan die je wilt gaan verzenden. Dit kan eventueel collectief door het bovenste aanvinkvakje te gebruiken. Pas eventueel ook de gewenste betaaldatum aan. Let op: deze mag niet in het verleden liggen. Het bestand met betalingen wordt vervolgens verstuurd volgens de route die is vastgelegd bij de Betaalrekening. Onder het tabblad Verzending en verwerking kun je de verdere details van de verzending zien: Wie de betaalopdracht heeft er verzonden en wanneer. De hashtotalen die zijn vastgesteld. Als je Worldline gebruikt, kun je zien of er betalingen door Worldline of de achterliggende bank zijn geweigerd. 9. Opdrachtbrief betalingen Opdrachtbrieven worden gebruikt voor interne controle-doeleinden. Bijvoorbeeld de zogenaamde hash-totalen kun je gebruiken om de integriteit van het te verwerken bestand te controleren. Werkwijze Tegelijk met het verzenden van een betaalopdracht wordt de Opdrachtbrief betalingen automatisch aangemaakt. De inhoud sluit daardoor volledig aan bij het Overzicht betaalposten en de betalingen zelf. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt de Opdrachtbrief betalingen naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. De Opdrachtbrief betalingen vermeldt onder andere: Gegevens van de betaalrekening Totaal aantal posten Totaal te betalen bedrag  Het bedrag en aantal van alle geannuleerde posten en de manier waarop ze geannuleerd zijn  SHA1 en SHA256 hashtotalen  Omdat opdrachtbrieven tegenwoordig niet meer nodig zijn voor het fiatteren richting de bank, worden de volgende zaken niet meer vermeld: Gegevens van de Bank (naam bank, plaats bank, enz.) Gegevens van contactpersonen (naam, telefoonnummer, enz.) Gebruikte informatiedrager 10. Overzicht betaalposten Het rapport Overzicht betaalposten bevat de details van alle betaalposten en vervangt daarmee de bestaande optie Betaalopdrachten downloaden van de Betaalmanager. Werkwijze Het rapport wordt automatisch aangemaakt zodra je de betaalopdracht verstuurt. De inhoud zal daardoor per definitie 100% aansluiten op de opdrachtbrief en het aangemaakte SEPA-XML bestand. Afhankelijk van de instellingen bij de Betaalrekening in het veld Route betaaloverzichten, wordt het Overzicht betaalposten naar het Salarisdossier gestuurd of naar Gedeelde rapporten in Payroll Business. Het rapport is in Excel-formaat. Met een spreadsheet programma (bijvoorbeeld Excel of Google sheets), kun je de gegevens eventueel in een ander formaat opslaan, zoals csv.  

Gewijzigd en verbeterd Uniforme Pensioenaangifte (UPA) - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens, toegevoegd aan de UPA-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel Uniforme pensioenaangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  Uniforme Pensioenaangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in de volgende tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. Sector Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen. Regelinggegevens Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Verlof Hier vind je de opgaaf van verlofsoorten en -uren per inkomstenverhouding. Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten. Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. APG - rapport Aangifte details Vanaf deze release hebben we het rapport Aangifte details, dat in de oude module bekend was als Download werknemergegevens toegevoegd aan de APG-aangifte. Hiervoor hebben we het bestaande rapport Aangifte details gebruikt, dat je al kent uit de Loonaangifte. Het gaat om hetzelfde rapport, alleen kun je het nu opvragen vanuit het gebruikersprofiel APG-aangifte. Het bevat dan de tabbladen en gegevens die betrekking hebben op de Pensioenaangifte. De elementen en tabbladen voor de Loonaangifte zijn eruit weggelaten.  APG-aangifte - rapport Aangifte details Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport wordt standaard aangemaakt in het Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit bijvoorbeeld Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, zoals csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, nummer inkomstenverhouding (IKV), naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. PensioenVerzekering Hier vind je per regelingkenmerk en regelingvariant de  details van de regeling: Regelingloon Premiegrondslag Premie totaal Premie wn Aantal verloonde uren periode Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters: Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: Alleen de tijdvakken die je met deze aangifte aangeeft. Alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Pensioenuitvoerder kenbaar zijn gemaakt of kenbaar worden gemaakt als de aangifte nog niet is verzonden.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo Waarom In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties een hoger bedrag Benefitbudget uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook is het  omslachtig om bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf, het saldo van de reserveringen over te zetten. Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd. In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd. Actie Als je het saldo bij een medewerker wilt aanpassen, kun je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen. Vakantiegeld periodiek uitbetalen Waarom Als je vakantiegeld iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het vakantierechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt het vakantiegeld iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een vakantierechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Vakantietoeslag Met ingang van 1-10-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag het volgende veld toegevoegd: Vakantiegeld iedere periode uitbetalen In de periode waarin je dit veld op Ja zet, wordt het opgebouwde saldo uitgekeerd en vanaf de volgende periode wordt de vakantietoeslag periodiek uitgekeerd. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt het saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting bij dit veld in de online help, onderwerp Medewerkerinstellingen vakantietoeslag. Actie Als je bij een medewerker het vakantiegeld periodiek wil laten uitbetalen, dan kun je het veld Vakantiegeld iedere periode uitbetalen op Ja zetten. Gratificatie en Winstdeling periodiek uitbetalen Waarom Als je gratificatie of winstdeling iedere periode wilt laten uitbetalen, dan was dat alleen mogelijk door de arbeidsvoorwaardevariant te wijzigen naar Betalen per periode. Dit kon je echter alleen zonder problemen doen in de eerste periode van het opbouw/rechtjaar. Daarom hebben we het vanaf oktober 2023 mogelijk gemaakt gratificatie en winstdeling iedere periode te laten uitbetalen, terwijl de medewerker gekoppeld blijft aan de opbouw-, peil- of combinatiemethode. Je kan deze instelling wijzigen in de loop van een opbouw/rechtjaar. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Gratificatie Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Winstdeling Met ingang van 1-10-2023 zijn aan de medewerkerschermen van de arbeidsvoorwaarden Gratificatie en Winstdeling respectievelijk de volgende velden toegevoegd: Gratificatie iedere periode uitbetalen Winstdeling iedere periode uitbetalen In de periode waarin dit veld op Ja zet wordt het opgebouwde saldo uitbetaald en vanaf de volgende periode wordt de gratificatie/winstdeling periodiek uitbetaald. Vanaf de periode waarin je dit veld op Nee zet of leeg maakt, wordt saldo opgebouwd en uitbetaald in de betaalperiode. Let wel op als de betaalperiode vóór de eindperiode ligt, zie hiervoor de toelichting in de online help, onderwerpen Medewerkerinstellingen gratificatie en Inleiding winstdeling. Actie Als je bij een medewerker de gratificatie of winstdeling periodiek wil laten uitbetalen dan kun je de hierboven genoemde velden op Ja zetten.     Opgeloste melding Technische code organisatorische eenheid op loonstrook in plaats van omschrijving (change 4969044) Melding Op de loonstrook werd sinds de juli release de technische code van de Organisatorische eenheid getoond in plaats van de omschrijving.  Hoe  Dit probleem hebben we via extra onderhoud op 8 september verholpen. Actie Om ervoor te zorgen dat de omschrijving voor de Organisatorische eenheid weer wordt getoond, moet je een herberekening opstarten.  

Op zaterdag ochtend 2 september brengen wij de september release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, September 2, we will bring the September release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.

  Gewijzigd en verbeterd 1. Registratienummer Kamer van Koophandel en CO 2 -aangifte Waarom Vanaf januari 2024 geldt voor elke organisatie met 100 of meer medewerkers dat zij moeten gaan bijhouden hoeveel er voor de werkgever wordt gereisd. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijk reizen en reizen woon/werk. De overheid heeft bepaald dat de aangifte voor de CO 2 -registratie plaatsvindt op basis van het registratienummer van de Kamer van Koophandel, het KvK-nummer.  Omdat binnen een organisatie vaak meerdere KvK-nummers zijn, hebben we in Payroll Business het aantal niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen uitgebreid. Hierdoor kan binnen je organisatie het groeperen van medewerkers op basis van het KvK-nummer zo nauwkeurig mogelijk plaatsvinden. Niveaus vastleggen Kvk-nummer Hieronder zie je de niveaus waarop je het KvK-nummer kunt vastleggen en via welk scherm je dat doet.   niveau scherm menu login profiel Klant Stuurgegevens klant Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant HRCore / Payroll business Bedrijf Adresgegevens bedrijf Instellingen > Algemeen > Adresgegevens bedrijf HRCore / Payroll business Onderneming Onderneming Instellingen > Onderneming   Loonaangifte  Organisatorische eenheid Organisatorische eenheid Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden HRCore / Payroll business Medewerker Arbeidsrelatie Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie HRCore / Payroll business Aandachtspunten Opschakeling niveaus De opschakeling werkt van laag naar hoog: dus Medewerker - Bedrijf - Onderneming. Is op geen van deze niveaus een KvK-nummer vastgelegd, dan geldt: Medewerker - Organisatorische eenheid - Klant. Eén KvK-nummer Is er binnen je organisatie maar één KvK-nummer aanwezig, dan raden we je aan dit vast te leggen op het niveau Klant. Actie Om te kunnen bepalen of je organisatie aangifteplichtig is voor de CO 2 moet het inventariseren van de KvK-nummer gereed zijn vóór 1 januari 2024. Begin daarom tijdig met het inventariseren van de KvK-nummers en leg deze vast in Payroll Business. 2. Arbeidscontract Waarom Als voorbereiding op de registratie voor de CO 2 -aangifte, hebben we in Payroll Business alvast de velden Mobiliteit CO2 en Vervoermiddel / Brandstof CO2 toegevoegd waarmee je de soort kilometers en de combinatie vervoermiddel/soort brandstof kunt vastleggen.   Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract Aan het scherm Arbeidscontract hebben we de volgende velden toegevoegd: Mobiliteit CO2 [10528681] met de waarden: 001 - Woonwerk 002 - Zakelijke kilometers 003 - Lease auto /wagenpark beheer 004 - Zakelijke mobiliteitsdiensten Vervoermiddel / Brandstof CO2 [10528682] met de waarden: 001 - Auto  Benzine 002 - Auto  Diesel 003 - Auto plugin hybride 004 - Auto 100% Elektrisch 005 - Auto overige brandstof 006 - Motorfiets Benzine /Diesel 007 - Motorfiets Elektrisch 008 - Bromfiets / Scooter Benzine 009 - Bromfiets/scooter Elektr. incl. speed pedler 010 - Fiets of E-Bike / te voet 011 - Openbaar vervoer Beide velden bevatten een lijst met standaardwaarden die YouServe onderhoudt. HRYou app Ook in de HRYou app (mobile app) gaan we deze velden met de bijbehorende standaardwaarden opnemen.  Opmerking In een volgende release voegen we deze velden ook toe aan de schermen voor dagmutaties om te verbijzonderen. Daarnaast gaan we de velden toevoegen aan de nieuwe declaratieformulieren in de HRYou app. Actie Er is geen actie nodig. 3. Benefitbudget reservering via werkgever - Corrigeren saldo Waarom In Release 2023-07 is het mogelijk gemaakt om in bepaalde situaties meer uit te betalen dan het gereserveerde saldo. Bij automatisch uitbetalen van het saldo in de periode van uitbetalen, kan het voorkomen dat dit teveel uitgekeerde bedrag weer wordt ingehouden. Ook bij de overgang van een medewerker naar een ander bedrijf is het omslachtig om het saldo van de reserveringen over te zetten. Daarom hebben we aan het medewerkerscherm Benefitbudget res. via werkgever een veld toegevoegd waarmee je het saldo kunt corrigeren. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Met ingang van 1-9-2023 is aan het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Correctie saldo (Ben. Budg.) toegevoegd. In de periode waarin in dit veld een bedrag is ingevuld, wordt het saldo met dit bedrag verhoogd. Gaat het om een negatief bedrag, dan wordt het saldo hiermee verlaagd. Actie Als je het saldo bij een medwerker wilt aanpassen, dan kan je hier in de betreffende periode het bedrag opgeven waarmee je het saldo wilt verhogen of verlagen.  

Toegang nieuwe pensioenaangifte Vanaf dinsdag 15-08-2023 heb je toegang tot de nieuwe pensioenaangifte.  In deze release notes lees je hoe de nieuwe aangifte werkt en wat je moet doen om deze in gebruik te nemen. 1. Uniforme pensioenaangifte wordt onderdeel van Payroll Business Zoals vermeld in de Release notes Payroll Business 2023-08, gaat de werking van de Uniforme pensioenaangifte (UPA-aangifte) veranderen.  Dit zijn de belangrijkste veranderingen en verbeteringen:  De pensioenaangifte is onderdeel van Payroll Business. Voortaan ga je voor het versturen van de pensioenaangifte niet meer naar de aparte tegel in het Youforce portaal, maar kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf. Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je sneller helpen bij vragen of problemen. De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je de Aangifte details voortaan standaard in Excel en is er een overzicht Aangifte totalen en afdrachten, net zoals bij de nieuwe Loonaangifte. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt. Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer instellingen zijn gewijzigd en wie de wijzigiging heeft doorgevoerd.  De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de nieuwe loonaangifte. Binnenkort volgt ook de APG-aangifte, zodat je indien van toepassing, vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Actie  Het is de bedoeling dat je de UPA-aangifte van tijdvak 2023-07 controleert en instuurt via de nieuwe module in Payroll Business. Je hoeft dit in principe niet meer te doen in de oude oplossing via de tegel in het Youforce portaal. Heb je de UPA-aangifte voor het tijdvak 2023-07 toch al via de oude oplossing ingestuurd, dan is dat niet erg: stuur echter wel de UPA-aangifte 2023-07 ook in via de nieuwe Uniforme pensioenaangifte in Payroll Business zelf. Let op de uiterste aangifedatum voor het insturen van de UPA-aangifte 2023-07: voor vierwekenverloners is dit 16 augustus 2023, voor maandverloners is dit 31 augustus 2023. 2. Autorisatie Gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte Instellingen > Gebruikersgroepen Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Uniforme pensioenaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte. Gebruikt jouw organisatie de bestaande UPA-aangifte via de tegel in het Youforce portaal, dan zorgen wij ervoor dat de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte voor jouw organisatie klaarstaat. De gebruikers die toegang hebben tot de gebruikersgroep Loonaangifte in Payroll Business, zien dan ook de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte en hebben toegang tot de menu-opties voor de nieuwe UPA-aangifte. We gaan dezelfde mensen toegang geven. Actie Is er in jouw organisatie een duidelijke scheiding van taken tussen Loonaangifte en Pensioenaangifte, dan kun je de autorisaties voor deze nieuwe gebruikersgroep zo nodig (laten) aanpassen. Als niet iedereen toegang mag hebben tot dezelfde loonheffingennummers, kun je via de normale procedure extra gebruikersgroepen (laten) aanmaken. 3. Inrichten aangifteproces Onderneming Instellingen > Onderneming In dit scherm zijn eerder dit jaar voor de nieuwe Loonaangifte alle loonheffingenummers klaargezet die jouw organisatie gebruikt. Daarbij is ook de bijbehorende Aangiftefrequentie ingevuld. Deze instellingen worden ook gebruikt voor de UPA-aangifte. Actie Er is geen verdere actie nodig voor dit scherm.https://confluence.visma.com/pages/editpage.action?pageId=612358977# Aangifte stuurgegevens Instellingen > Aangifte stuurgegevens Hier zie je per onderneming welke aangiftes er gemaakt worden, voor welke pensioenuitvoerder (instantie) en wie de contactpersoon is. Voor elke pensioenuitvoerder kun je hier afzonderlijk vastleggen: Contactgegevens Of de aangifte automatisch moet worden verzonden, zodra alle bedrijven definitief de salarisverwerking hebben afgesloten. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de aangiftetermijn dreigt te verstrijken. Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de pensioenuitvoerder een aangifte heeft afgekeurd. Actie  We zetten deze aangiftestuurgegevens voor je klaar, zodat je ze kunt controleren.  De pensioenuitvoerders zetten we klaar op basis van de inrichting van de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen in Payroll business. Payroll Business schrijft mutaties weg op het gegevenselement UPA regelingkenmerk. Dat bepaalt naar welke pensioenuitvoerder een aangifte moet worden verstuurd.  De gegevens van de contactpersoon en de ingevulde waarden voor de signaleringen worden overgenomen van de bestaande stuurgegevens voor de loonaangifte.  Voor het controleren van de gegevens kun je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.  Let op Bij Automatisch verzenden aangiftes vullen we niet de waarde Ja in, ook al is die voor de loonaangifte wel ingevuld. We gaan er namelijk van uit dat je de nieuwe UPA-aangiftes  eerst wilt controleren, voordat ze worden verzonden.  Als het proces naar tevredenheid loopt, kun je hier voor het volgende aangiftetijdvak eventueel zelf voor Ja kiezen.  Interfaces Instellingen > Interfaces > Uniforme pensioenaangifte (nieuw) Hier bepaal je per bedrijf of het resultaat van de salarisverwerkingen in de UPA-aangifte moet worden opgenomen.  Actie We zorgen ervoor dat voor al jouw bedrijven waarvoor de oude UPA-interface aan staat, automatisch worden gekoppeld aan de nieuwe interface Uniforme pensioenaangifte (nieuw).  De oude interface zetten we uit en deze is niet meer zichtbaar in het scherm Interfaces. Voor het controleren van deze gegevens kunt je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Bedrijf. 4. Periodieke controle en verzending Aangifteverwerking Beheer > Aangifteverwerking In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor een salarisverwerking met afsluiting is heeft plaatsgevonden en zie je in welke aangifte en welk aangiftetijdvak de resultaten terecht zijn gekomen. Daarnaast zie je voor welke Instanties (pensioenuitvoerders) de aangiftes zijn aangemaakt. Problemen/fouten in de aangifte Voor de UPA-aangiftes geldt net als voor de loonaangiftes: als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking worden de aangiftes niet aangemaakt of bijgewerkt. Je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd: Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten. Via Instellingen > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres.  Aangifte Beheer > Aangifte In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een instelling (pensioenuitvoerder) als je de aangiftes van één specifieke pensioenuitvoerder wilt zien. Dubbelklik op een aangifte om meer details te zien. De aangiftedetails vind je in de volgende tabbladen: Tabblad Aangifteverwerkingen Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden.  Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte. Tabblad Onderneming tijdvakken Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven. Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de pensioenuitvoerder doorgegeven: Per regeling het totaal premieloon, totaal premiegrondslag, totaal premie, verloonde uren en aantal IKV's In het actuele tijdvak zie je ook per regeling de saldo's van de verschillende correctieaangiftes (deze zijn een verplicht onderdeel van de UPA-aangifte). Verder zie je in het actuele tijdvak ook het totaal te betalen bedrag van het tijdvak, het totale saldo van de TWK correcties, en een totaal generaal. Dit zijn geen verplichte onderdelen van de UPA-aangifte,maar we berekenen ze wel, anoloog aan de loonaangifte, zodat er een duidelijk beeld van de betalingsverplichtingen ontstaat.  Tabblad IKV tijdvakken Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.   Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker. Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de UPA-gegevensspecificatie in de aangifte zijn opgenomen. Hierin is ook de opgaaf van verlofuren opgenomen zoals de UPA die voorschrijft. Tot slot zie je per regelingkenmerk en  regelingvariant hier het premieloon, de premiegrondslag, de premie totaal, de premie werknemer en het aantal verloonde uren. Tabblad Verzending en verwerking Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de pensioenuitvoerder terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt of afgekeurd. Door bij Aangiftebericht te klikken op xml kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden. Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen. Collectief verzenden aangiftes Beheer > Collectief verzenden aangiftes Via dit scherm kun je meerdere aangiftes tegelijk versturen. Dit is vooral handig als jeorganisatie veel loonheffingennummers heeft of voor administratiekantoren die veel bedrijven binnen één klantomgeving hebben ingericht. Selecteer een pensioenuitvoerder en een aangiftetijdvak en controleer de betreffende ondernemingen die nog aangifte moeten doen voor dat tijdvak. Als de aangifte nog niet is verzonden, kun je door de optie rechts bovenin de titelbalk aan te vinken, alle nog niet verzonden aangiftes markeren.  Let op: alleen bij aangiftes met de status Klaar voor verzenden, staat rechts in het scherm een aanvinkvakje. Klik op Verzenden, om alle aangevinkte aangiftes te versturen.  

Op zaterdag ochtend 29 juli brengen wij de augustus release naar productie en vindt er onderhoud plaats aan HRCore en Payroll busines. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.    English:   On Saturday morning, July 29th, we will bring the August release to production and maintenance will take place on HRCore and Payroll businesses. As a result, our application is temporarily unavailable.  

Mededelingen  1. Uniforme pensioenaangifte (UPA) wordt onderdeel van Payroll Business Binnenkort verandert de werking van de UPA-aangifte: je verstuurt de aangiftebestanden dan niet meer via de tegel in het Youforce portaal, maar vanuit Payroll Business zelf. De verwachting is dat wij dit in de loop van augustus voor alle klanten vrij kunnen geven. Vooruitlopend daarop zie je daarom, als je de salarisverwerking van periode 07 afsluit, geen UPA-aangiftes meer in het oude portaal verschijnen. De belangrijkste verbeteringen in de nieuwe UPA-aangifte zijn: De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de Loonaangifte, zodat je voortaan voor beide aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Net als bij de loonaangifte kun je straks via het scherm Aangifte gemakkelijk controleren welke medewerkers er in de aangifte zitten, met welke regelingen, en welke bedragen er per regeling naar het pensioenfonds zijn verzonden. Als er verschillen met terugwerkende kracht zijn ontstaan in oudere aangiftetijdvakken, worden deze op dezelfde manier weergegeven als bij de loonaangifte. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt zien welke salarisverwerking in welke aangifte is verwerkt. Actie  Hou de Community in de gaten! Binnenkort geven we daar een update over het moment waarop de aangiftes voor tijdvak 2023-07 voor jou klaar staan om te controleren en in te zenden. 2. APG aangifte wordt onderdeel van Payroll Business Waarom / hoe Binnenkort verandert de werking van de APG-aangifte: je verstuurt de aangiftebestanden dan niet meer via de tegel in het Youforce portaal, maar vanuit Payroll Business zelf. De verwachting is dat wij dit in de loop van augustus voor alle klanten vrij kunnen geven. Vooruitlopend daarop zie je daarom, als je de salarisverwerking van periode 07 afsluit, geen APG-aangiftes meer in het oude portaal verschijnen. De belangrijkste verbeteringen in de nieuwe APG-aangifte zijn: De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de Loonaangifte, zodat je voortaan voor beide aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.  Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je ook sneller helpen bij vragen of problemen. Net als bij de loonaangifte kun je straks via het scherm  Aangifte  gemakkelijk controleren welke medewerkers er in de aangifte zitten, met welke regelingen, en welke bedragen er per regeling naar het pensioenfonds zijn verzonden. Als er verschillen met terugwerkende kracht zijn ontstaan in oudere aangiftetijdvakken worden deze op dezelfde manier weergegeven als bij de loonaangifte Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt zien welke salarisverwerking in welke aangifte is verwerkt. Actie  Hou de Community in de gaten! Binnenkort geven we daar een update over het moment waarop de aangiftes voor tijdvak 2023-07 voor jou klaar staan om te controleren en in te zenden. Gewijzigd en verbeterd 3. Signaal als herzien AWf nodig is bij meer dan 30% extra verloonde uren Waarom  Als voor een medewerker de lage AWf is toegepast en aan het einde van het jaar blijkt dat er voor deze medewerker meer dan 30% extra verloonde uren zijn dan contractueel is overeengekomen, dan moet de AWf worden herzien. Dit betekent dat je voor de aangifteperiodes in het jaar waarin de lage AWf premie is toegepast alsnog de hoge AWf premie moet betalen. Omdat dit een extra kostenpost is voor de medewerkers waarbij dit speelt, hebben we extra functionaliteit ontwikkeld, waarmee je kunt bewaken voor welke medewerkers dit geldt.  Vanaf deze release kun je daarom vastleggen of je hierover een signaal in het Signaleringsverslag wilt ontvangen, en kun je opgeven vanaf welk percentage extra verloonde uren je dit signaal wilt ontvangen. Hoe  Herziening moet alleen plaatsvinden als de overeengekomen arbeidsomvang van de arbeidsovereenkomst minder dan 35 uur per week bedraagt. Hierbij kijk je alleen naar de aangifteperiodes waarin de lage AWf is toegepast.  Voor het berekenen hiervan worden de volgende payroll elementen gebruikt.     Payrollelement Toelichting AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden wat de contractueel overeengekomen arbeidsduur van de medewerker in uren is voor de aangifteperioden waarin de lage AWf is toegepast. AWF Kalenderdagen per jaar  (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden hoeveel kalenderdagen de medewerker in dienst is in de aangifteperioden waarin de lage AWf is toegepast. AWF Weken per jaar (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden hoeveel weken de medewerker in dienst is in de aangifteperioden waarin de lage AWf is toegepast. De waarde van het payrollelement AWF Kalenderdagen per jaar (cum) wordt gedeeld door 7 en rekenkundig afgerond op 2 decimalen. AWF Contr. overeengekomen uren per week gemiddeld Hierin wordt vastgelegd hoeveel uren per week de contractueel overeengekomen arbeidsduur van de medewerker bedraagt. De waarde van het payrollelement AWF Contr. uren per jaar voor weekgemidd (cum) wordt gedeeld door de waarde van het payrollelement AWF Weken per jaar (cum). Het resultaat van de berekening wordt naar boven afgerond op hele uren.  Payrollelement AWF Contr. Overeengekomen uren per week gemiddeld heeft een waarde Als het payrollelement AWF Contr. Overeengekomen uren per week gemiddeld een waarde heeft (in dat jaar is dan de lage AWf toegepast) en de waarde is lager dan 35, dan berekent Payroll Business ook het percentage waarmee de verloonde uren, de contractueel overeengekomen uren overschrijden. Voor het berekenen van dit percentage worden de volgende payrollelementen gebruikt: Payrollelement Toelichting Aantal verloonde uren Hierin wordt het cumulatief aantal verloonde uren van de medewerker bijgehouden, die zijn doorgegeven naar de Loonaangifte voor alle aangifteperioden. AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum) Hierin wordt cumulatief bijgehouden wat de contractueel overeengekomen arbeidsduur van de medewerker in uren is voor alle aangifteperioden. AWF percentage uren boven contract voortschrijdend Hierin wordt het percentage vastgelegd waarmee de totaal verloonde uren, de contractueel overeengekomen uren overschrijden. Het payrollelement Aantal verloonde uren wordt gedeeld door het payrollelement AWF Contr. overeengekomen uren per jaar (cum). Het uiteindelijke resultaat wordt naar beneden afgerond naar een geheel percentage.  Signaal instellen bij berekenen AWF percentage uren boven contract voortschrijdend Instellingen > Berekening > Gegevens UWV  Vanaf deze release kun je instellen of je in het Signaleringsverslag een signaal wilt ontvangen als het AWF percentage uren boven contract voortschrijdend is berekend en kun je opgeven vanaf welk percentage dit signaal gegeven moet worden. Hiervoor zijn aan het scherm Gegevens UWV met ingang van 1-1-2023 de volgende velden toegevoegd: WW herzien signaal bij overschrijden urennorm Vul hier Ja in als je dit signaal wilt ontvangen. De standaardwaarde van dit veld is Ja.  WW herzien vanaf welk percentage signaal. Geef hier op vanaf welk percentage je dit signaal wilt ontvangen. De standaardwaarde van dit veld is 31.  Als blijkt dat bij een medewerker de AWf herzien moet worden op basis van het overschrijden van de urennorm, moet je dit zelf vastleggen bij deze medewerker. Dit doe je in het scherm Loonheffingen (contract). Medewerker > Contract > Loonheffingen (contract) Open het scherm Loonheffingen (contract) en zet het veld WW herzien op Ja. Kies als peildatum (= ingangsdatum) de begindatum van het betreffende jaar. Let op: bij 4-weken verloning is dit voor 2023: 2-1-2023 en niet 1-1-2023.   Als bij een medewerker in een aangifteperiode de lage AWf is berekend, past Payroll Business dit aan en wordt alsnog de hoge AWf berekend. In de Loonaangifte wordt dit dan doorgegeven via de rubriek AWf herzien.  Actie Als je de nieuwe functionaliteit wilt gebruiken, vul dan in het scherm Gegevens UWV de gewenste waarden in bij de twee nieuwe velden die hierboven zijn beschreven.    Opgeloste meldingen 4. Routeberekening - Veerpont en/of onverharde wegen uitsluiten (4565638) Melding Bij gebruik van de reisafstandsbepaling is het niet gewenst om bij het berekenen van het aantal meters, een eventuele veerpont en/of onverharde wegen mee te nemen. Deze worden immers niet gebruikt bij de route. Oplossing We hebben bij de aanvraag van het aantal meters deze wegen uitgesloten. Actie Als je bij een medewerker de route nog een keer wilt berekenen, omdat in eerste instantie wel rekening is gehouden met dergelijke wegen en/of je hebt een vast aantal kilometers ingevuld omdat je het niet eens was met de berekende gegevens, dan adviseren we om bij de medewerker even de werklocatie te wijzigen en na een paar minuten weer de juiste werklocatie op te geven. Hierbij is het wel belangrijk dat in de arbeidsvoorwaarde Reiskosten bij deze medewerker het veld Automatische route berekenen op Ja staat. Wet- en regelgeving 5. Maximum dagloon Ziektewet aangepast per 1-7-2023 Vanaf 1-7-2023 bedraagt het Maximum dagloon voor de Ziektewet 264,57. Wij hebben op 17 juli 2023 de standaardwaarde hiervoor aangepast met ingang van deze datum.   

Mededelingen 1. Gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft.  Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In de releases daarna hebben we deze gegevens groepsgewijs ook daadwerkelijk fysiek omgezet naar een contractgegeven. In deze release wordt de laatste groep gegevens omgezet. Hoe Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract-ID op het verslag: ZW verzekerd (340) WW verzekerd (10000029) WAO/IVA/WGA verzekerd (10000030) WW herzien (10524457) Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. 2. AOW Datum - Update per 1-1-2023 Waarom In 2028 gaat de AOW leeftijd met 3 maanden omhoog van 67 jaar naar 67 jaar en 3 maanden. Deze nieuwe datum wilt iedereen vast graag zien in het systeem. Hoe Wij hebben deze update op dinsdag 6 juni 2023 aangezet en dit houdt in dat elke medewerker van elk bedrijf met een geboortedatum van 1 januari 1961 en later wordt aangepast. Het uitvoeren vindt plaats in kleine blokken per uur om de performance van het systeem niet teveel te belasten en zal de komende weken in beslag nemen. De volgorde gaat in per 1-1-1961. We gaan dus alle medewerkers per leeftijdsjaar aanpassen.  In de Delivery updates laten we weten wat de status van de update is. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf heden worden de AOW-leeftijden aangepast in het systeem. Gewijzigd en verbeterd  3. Raadplegen en wijzigen medewerkergegevens vóór 1-1-2017  Waarom  Bij een aantal schermen in het menu Medewerker is vorig jaar de lay-out verbeterd. Als ingangsdatum voor de nieuwe versie van die schermen was 1-1-2017 gekozen.   Omdat het in specifieke gevallen toch nodig is om bepaalde medewerkergegevens van voor 2017 te kunnen raadplegen of wijzigen, hebben wij dit vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe  In de volgende schermen in het menu Medewerker kun je voortaan door het wijzigen van de peildatum terug in de tijd tot 1 januari 2010 in plaats van 1 januari 2017: Medewerker > Medewerker Medewerker > Arbeidsrelatie Contract > Arbeidscontract Actie Er is geen actie nodig. 4. Performance Rapport Afrekenresultaten D/C  Waarom Uit diverse calls bleek dat de performance van het rapport Afrekenresultaten D/C sterk verbeterd kon worden. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, kan het even duren voordat het rapport klaar is. Als het om heel veel gegevens ging, verscheen er na een tijd draaien soms een foutmelding in het scherm en kwam het rapport niet in Mijn rapporten te staan.  Hoe Rapporten > Controle > Afrekenresultaten D/C De performance van Afrekenresultaten D/C is sterk verbeterd, zodat het rapport sneller wordt aangemaakt. De oplossing hebben we op 30 mei 2023 uitgeleverd.  Actie Er is geen actie nodig.  5. Benefitbudget reservering via werkgever - Meer uitbetalen dan saldo Waarom Omdat klanten die gebruik maken van een extern systeem voor Flex benefits, de wens hadden om in bepaalde situaties meer dan het gereserveerde saldo uit te betalen, hebben we dat vanaf deze release mogelijk gemaakt. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Benefitbudgetregeling res. via werkgever Met ingang van 1-1-2023 is aan het bedrijfsscherm van de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget res.via werkgever het veld Uit te betalen bedrag boven saldo toegevoegd. Dit veld heeft als standaardwaarde Nee. Als je dit veld op Ja zet, is het mogelijk om meer uit te betalen dan het gereserveerde saldo op dat moment. Let op: als je gebruik maakt van Flex Benefits, moet dit veld de waarde Nee hebben. Actie Als je wilt toestaan dat er een hoger bedrag Benfitbudget wordt uitbetaald dan er is gereserveerd, zet dan het veld Uit te betalen bedrag boven saldo op Ja. Dit kan vanaf 1-1-2023. Opgeloste meldingen 6. Wens - Markeren te verwijderen regel in Arbeidsvoorwaardenpakket (4662202) Melding Bij het verwijderen van een arbeidsvoorwaarde uit het scherm Arbeidsvoorwaardenpakket kwam er niet eerst een markering voor de regel te staan, maar werd de regel direct verwijderd zodra je aan het eind van de regel op Verwijderen  klikte. Bij het toevoegen van een arbeidsvoorwaarde toevoegde, werd deze aan het eind van de lijst getoond met als markering een groen bolleje  voor de regel.  Pas als je op Opslaan klikte werd de arbeidsvoorwaarde definitief toegevoegd.    Omdat het verwijderen van een regel soms per ongeluk gebeurde, was er de nadrukkelijke wens om ook bij het verwijderen eerst een markering voor de regel te plaatsen om de gebruiker erop te attenderen dat de regel verwijderd gaat worden als je de gegevens in het scherm opslaat.  Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Om het ongewild verwijderen van een arbeidsvoorwaarde te voorkomen, hebben we de werking van het scherm aangepast. Voortaan komt er voor een te verwijderen regel als markering een rood bolletje  te staan en wordt de regel pas verwijderd als je op Opslaan klikt.  Kies je voor verwijderen en ga je vervolgens voordat je opslaat, naar een ander scherm, dan krijg je een pop-up met de vraag of je dit wilt doorvoeren of niet. Actie Er is geen actie nodig. 7. Audit file geeft rubrieknummers zonder omschrijving (4575769) Melding In de Audit file kwamen onterecht ook regels naar voren vanuit de zelf aangemaakte vrije velden. Deze hadden alleen een nummer en geen omschrijving.  Oplossing De Audit file is een bestand dat is opgesteld in samenwerking met de Belastingdienst. Omdat de vrije velden geen gegevens bevatten waar de Belastingdienst om vraagt, hebben we ervoor gekozen de vrije velden uit de Audit file te verwijderen. Vanaf deze release komen er geen vrije velden meer voor in de Audit files.  Actie Er is geen actie nodig. Als er behoefte is aan rapportages waarin vrije velden zijn opgenomen, kun je hiervoor een van de andere rapporten gebruiken. 8. Fout L1818 in werknemergegevens aangifte Loonheffingen (4575593) Melding Bij sommige medewerkers werd de loonaangifte afgekeurd, omdat deze niet voldeed niet aan de controle 1818:  Als Datum einde inkomstenverhouding niet is aangeleverd en Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA, Indicatie verzekerd WW en Indicatie verzekerd ZW gelijk zijn aan N, dan moet Loon SV gelijk zijn aan € 0. Het ging om nieuwe medewerkers waarbij de Datum indienst werd gewijzigd en bij medewerkers die halverwege een periode weer indienst kwamen met dezelfde medewerkercode. Bij deze medewerkers werd voor het loonaangiftebericht ten onrechte de vervangende waarde N doorgegeven voor de volgende velden: Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA Indicatie verzekerd  WW Indicatie verzekerd ZW Oplossing Dit is nu hersteld, zodat er voor deze situaties geen vervangende waardes meer worden bepaald.  Actie Wij gaan dit vanaf deze release met terugwerkende kracht herstellen. Hier hoef je niets voor te doen. Let op het volgende: als je via de Workflow de Datum indienst hebt gewijzigd of de Herindienst hebt uitgevoerd, dan wordt de Datum aanvang inkomstenverhouding nog niet op de juiste begindatum gezet. Deze staat nu op de begindatum van de afrekenperiode. Dit moet je tijdelijk nog zelf aanpassen. Ga hiervoor naar het scherm Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding en vul bij het veld Begindatum de Datum indienst in.  

Mededelingen  1. IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft.  Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe Rapporten > Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract-ID: Loonheffingstabel (10000017) Loonheffingskorting (10000595) De loonheffingskorting voor de transitievergoeding kon je tot nu toe wijzigen via het scherm Inkomstenverhouding. Dit was een tijdelijke oplossing, vanaf nu kun je dit doen in het scherm Loonheffingen (contract), vergelijkbaar met de loonheffingskorting voor het hoofdcontract. Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. Opgeloste meldingen 2. Pensioen bijsparen - PGB signalen vanaf 01-01-2023 vanwege regelingbedrag (change 4565651) Melding  Na de UPA-aangifte kregen klanten een melding van het PUO dat het regelingbedrag bij Pensioen bijsparen onjuist was gevuld. Er mag in dit geval inderdaad geen regelingbedrag zijn ingevuld. Oplossing We hebben dit in deze release aangepast. Nadat er een salarisverwerking heeft plaatgevonden is het regelingbedrag voor pensioen bijsparen 0. Actie Er is geen actie nodig. In de eerstvolgende pensioenaangifte wordt er automatisch een correctie meegestuurd over de eerste periodes. 3. Loonaangifte - medewerker uitdienst soms onterecht in loonaangifte (change 4562807) Melding Soms werd een medewerker die inmiddels uitdienst was, onterecht in de Loonaangifte opgenomen. Dit kwam doordat het veld Verstr aanv op uitk wn verzekering nog een waarde bevatte. Oplossing Dit is opgelost met ingang van periode 2023-01, zodat dit gegevenselement nadat een medewerker uit dienst is gegaan, niet meer wordt geschreven. Actie Er is geen actie nodig. Zodra na het implementeren van deze release de eerste definitieve salarisverwerking heeft plaatsgevonden, is dit opgelost in de loonaangifte.  

Mededelingen 1. IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft.  Daarom hebben we in release 2022-08  nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract-ID: 293 Soort inkomen 10204685 Aard arbeidsverhouding Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract.   Nieuw 2. Aangifte 2023 - Rapport Aangifte totalen en afdrachten voor meerdere ondernemingen tegelijk Waarom Van klanten kregen wij de feedback dat het handig zou zijn om het rapport Aangifte totalen en afdrachten te kunnen aanmaken voor meerdere of alle ondernemingen tegelijk. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat dit vanaf deze release mogelijk is. Standaard hebben wij vast alle ondernemingen geselecteerd waarvoor je bent geautoriseerd én waarvoor er een aangifte is in de betreffende periode. Hoe Loonaangifte - Rapporten > Aangifte totalen en afdrachten Het aanmaken van het rapport voor meerdere ondernemingen tegelijk doe je op klantniveau. Klik je in het navigatiepad bovenin het scherm Aangifte totalen en afdrachten op de klantnaam, dan zie je daar alle ondernemingen die beschikbaar zijn in de aangifte voor de betreffende periode. Wijzig zonodig het Jaar en de Aangifte waarvoor je voor alle geselecteerde ondernemingen het rapport wilt aanmaken en geef op waar je de pdf's wilt opslaan: in Mijn Rapporten of in Gedeelde Rapporten.  Actie Er is geen actie nodig.    Gewijzigd en verbeterd  3. Veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden heeft nu Ja als standaardwaarde Waarom  Als een dienstverband waarvoor je als werkgever de lage WW-premie betaalde, binnen twee maanden eindigt, moet je alsnog de hoge WW-premie betalen. Het was al mogelijk om vast te leggen dat deze herziening van de WW-premie automatisch plaatsvindt. Hiervoor moet je WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja geven. De standaard waarde van dit veld was Nee. Vanaf deze release is de standaard waarde gewijzigd in Ja. Hierdoor vindt de herziening van de WW-premie bij uitdienst binnen 2 maanden automatisch plaats, zonder dat je hiervoor actie moet ondernemen.  Hoe  Instellingen > Berekening > Gegevens UWV Het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden staat op het scherm Gegevens UWV.   Als je in dit veld Ja laat staan en een medewerker gaat uit dienst binnen twee maanden na indiensttreding, dan gebeurt het volgende: Tijdens de salarisverwerking krijgt het veld WW herzien de waarde Ja , met als ingangsdatum de datum in dienst. Als je het Signaleringsverslag opvraagt (type waarschuwing), dan staat hierin de volgende signalering: Uitdienst binnen 2 maanden - WW herzien ind. op Ja . Als bij een medewerker waarvoor de lage WW (AWf) is toegepast het veld WW herzien op Ja staat, gaat Payroll Business de hoge WW (AWf) toepassen en verantwoordt dit dan in de Afrekenmatrix medewerker in de kolom AWf herzien .  Als je in dit veld de waarde Nee invult, dan gebeurt er het volgende: Om te waarschuwen dat de WW herzien moet worden, verschijnt in het signaleringsverslag de volgende signalering als waarschuwing: Uitdienst binnen 2 maanden - Awf mogelijk herzien .   Als je de WW-premie wilt herzien, moet je vervolgens in het scherm Loonheffingen (contract)  het veld WW herzien de waarde Ja geven.  Let op Je kunt er ook voor kiezen om zelf in het scherm Loonheffingen (contract)  bij de medewerker een waarde vast te leggen in het veld WW herzien .  Als je dit doet, prevaleert deze waarde op medewerkerniveau en zal Payroll Business het veld WW herzien niet meer muteren als de medewerker uit dienst gaat binnen twee maanden na indiensttreding. Actie Op woensdag 26 april krijgt dit gegevenselement de waarde Ja met als ingangsdatum 1-1-2023. Dit kan tot herberekeningen leiden. Dit gebeurt echter alleen als een medewerker uitdienst is gegaan binnen 2 maanden en de procedure om de WW te herzien niet goed is toegepast.  4. Lay-out Individuele- en Collectieve loonstaat gewijzigd Waarom Rapporten > Controle > Individuele loonstaat Rapporten > Controle > Collectieve loonstaat De Individuele loonstaat is als volgt aangepast:  Het loonheffingennummer wordt niet meer getoond. Omdat het loonheffingennummer is leeg sinds het is verplaatst naar het niveau onderneming in de nieuwe loonaangifte en het ook geen verplicht veld is op de Individuele loonstaat, is besloten om dit nummer niet meer te tonen.  De NAW-gegevens van het bedrijf werden getoond onder de kop Inhoudingsplichtige. Deze kop is gewijzigd in Bedrijf.  Voor zowel de Individuele loonstaat als de Collectieve loonstaat is het volgende aangepast: Kolom 19 Levensloopverlofkorting is verwijderd. De levensloopregeling is namelijk eind 2021 definitief gestopt. Actie Er is geen actie nodig. 5. Signalering over Vaste reisdagen per week niet meer bij uitdienst (4495103) Waarom De signalering Vaste reisdagen per week; foute berekeningsmethode werd ook gegeven bij medewerkers die al uitdienst waren, dit is niet gewenst. Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Vanaf deze release is dit aangepast per 01-01-2023, zodat de bovenstaande signalering alleen wordt getoond voor medewerkers die in dienst zijn. Actie Er is geen actie nodig 6. Aangifte 2023 -Verzendknop verplaatst naar welkbalk onderin scherm Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom Van diverse klanten kregen wij feedback dat de verzendknop voor het versturen van de loonaangifte lastig te vinden was. Je zag de knop pas in het scherm met de aangifte details bij de tab Verzending en verwerking rechtsonderin. Op basis van deze feedback hebben we daarom in de april release een aantal wijzigingen doorgevoerd. De knop is verplaatst en ook is de naam gewijzigd van Versturen in Verzenden, zoals de knop ook heet bij Collectief verzenden aangiftes. Hoe Loonaangifte - Beheer > Aangifte > Aangifte details Vanaf release 2023-04 staat knop Verzenden in de werkbalk rechts onderin het scherm, zodat deze nu duidelijker in beeld is. Daanaast is de verzendknop niet alleen meer zichtbaar bij de tab Verzenden en Verwerking, maar ook in de overige tabs van de aangifteschermen. Hierdoor moet het duidelijker en sneller werken als voorheen. Actie Er is geen actie nodig.  7. Aangifte 2023 - Eindheffingen en afdrachtverminderingen Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom Soms moet je een aangifte corrigeren en verwacht de Belastingdienst dat je een negatief bedrag opgeeft. Omdat dit in het scherm Eindheffingen en afdrachtverminderingen nog niet mogelijk was, hebben we dit aangepast.   Daarnaast kon je in het verleden via Payroll Business een vast bedrag vastleggen voor sommige gegevenselementen en in de aangifte een eenmalig bedrag. Daarom hebben we nu naast de vaste elementen ook eenmalige elementen aangemaakt. Hoe Loonaangifte - Beheer > Eindheffingen en afdrachtverminderingen Vanaf release 2023-04 hebben we aan het scherm Eindheffingen en Afdrachtverminderingen eenmalige gegevenselementen toegevoegd en ervoor gezorgd dat je bij alle eenmalige elementen ook een negatief bedrag kunt invullen. Je herkent deze eenmalige elementen aan de aanduiding (per.) achter de omschrijving. Onderin het scherm zie je nu de vaste elementen.  Als er zowel periode-elementen als vaste elementen zijn aangemaakt, gaan de periode-elementen altijd voor. Als je in een periode beide hebt, moet je dit dus in die periode als saldo vastleggen in het veld van de eenmalige componenten. Actie Als je nog een eenmalig negatief bedrag moest doorgeven, dan is dit mogelijk. Ook kun je nu vaste bedragen invoeren. Deze worden aan het begin van een nieuw jaar automatisch leeggemaakt, omdat er dan altijd sprake is van een nieuwe beschikking. 8. Aangifte 2023 - Omschrijving rapport Aangifte totalen en afdrachten bevat nu naam onderneming Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom Van diverse klanten kregen wij de feedback dat het lastig was dat je aan de omschrijving van het rapport Aangifte totalen en afdrachten niet kon zien voor welke onderneming het rapport was aangemaakt. Daarom hebben we de naam van de onderneming en het tijdvak toegevoegd aan de omschrijving van het rapport. Dit zie je als je het rapport hebt aangemaakt en dit is opgeslagen in Mijn Rapporten. Zeker als je meer ondernemingen hebt en dus ook meer rapportages achter elkaar aanmaakt, was dit niet werkbaar. Hoe Vanaf release 2023-04 hebben we deze aanpassing doorgevoerd. Na het aanmaken van het rapport zie je voortaan duidelijk voor welke onderneming je het rapport hebt aangemaakt. Actie Er is geen actie nodig. Vanaf de release van april is de omschrijving van het rapport bij het opslaan veranderd. 9. Aangifte 2023 - Melding L2327 en L2329 Deze wijziging is beschikbaar vanaf release 2023-04. Waarom In de loonaangifte kwam een melding dat als er bij een medewerker sprake was van een negatieve nabetaling over het voorgaande jaar en het bedrijf in nabetalingsmodus zit, er geen aanwas Whk en wel een premie Whk werd berekend. Bij het betreffende bedrijf is sprake van een werknemersdeel voor de WGA-premie. Hoe Hiervoor hebben wij met ingang van 1-1-2023 een aanpassing gedaan zodat de WGA-premie correct berekend en aangeleverd wordt. Actie Er is geen actie nodig. Deze aanpassing kan kleine correcties veroorzaken in de eerder berekende WGA-premie die ingehouden wordt bij de medewerker. Dit komt alleen voor als er een nabetaling is geweest over het voorgaande jaar. 10. Aangifte 2023 - L2287 Verplicht element bsn heeft geen waarde Waarom De Belastingdienst kent het signaal L2287 - Verplicht element bsn heeft geen waarde.  Dit signaal gaven we ook in het Signaleringsverslag voor medewerkers die alleen voor HR-doeleinden in het systeem zijn opgenomen en waarvoor geen aangifte werd gedaan. Soms wordt er bewust voor gekozen om daar geen BSN in te vullen. Omdat hierdoor in het Signaleringsverslag lastiger te zien was bij welke medewerkers dit wel echt aangepast moest worden voor een juiste aangifte, hebben wij het signaal aangepast. Hoe Met ingang van 2023 hebben we ervoor gezorgd dat dit signaal niet meer afgaat als voor de betreffende medewerker de Interface Loonaangifte op Blokkeren staat.   Actie Er is geen actie nodig. Vanaf deze release worden de medewerkers waarvoor in de interface Loonaangifte (medewerker) bij Blokkeren interface Loonaangifte de waarde Ja is ingevuld, niet meer getoond in het Signaleringsverslag. 11. Aangifte 2023 - L1829 Loonkostenvoordelen af bij Transitievergoeding Dit is opgelost in release 2023-04. Waarom Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonkostenvoordelen Als voor een medewerker in het scherm Loonkostenvoordelen bij een van de volgende velden Ja was ingevuld: Ind. aanvraag LKV oudere werknemer Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte werknemer Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn dan werd deze indicatie in de Loonaangifte zoals gebruikelijk in de normale inkomstenverhouding aangeleverd. Deze indicatie werd echter ook doorgegeven als er sprake was van een transitievergoeding, terwijl in dat geval het veld op Nee moet staan of niet aangeleverd worden.   Hoe Dit is met ingang van 1-1-2023 aangepast. Als er sprake is van een transitievergoeding worden deze indicatievelden niet aangeleverd in de loonaangifte. Actie Als dit veld als workaround tijdelijk op Nee was gezet, dan kan dit je dit nu weer terugzetten op Ja.  12. Aangifte 2023 - L2050 en L2057 probleem Awf-premie hoog en laag bij medewerker jonger dan 21 jaar  Waarom De loonaangifte van een klant gaf een foutmelding waardoor de loonaangifte niet ingezonden kon worden. Dit werd veroorzaakt door een fout bij medewerkers jonger dan 21 jaar bij wie het aantal verloonde uren lag onder de grens van 52 verloonde uren (maandaangifte). Voor deze medewerkers moet de premie Awf laag worden toegepast, maar er werd naast de premie Awf laag ook premie Awf hoog berekend. Hoe De hierboven beschreven situatie kwam alleen voor bij twee arbeidsvoorwaarden. Bij L oondoorbetaling bij verlof (variant uitsplitsen) als verlofuren waren opgegeven met daglementen. Bij K open, verkopen, verrekenen dagen/uren als er uren waren gekocht.  Dit is opgelost met ingangsdatum 1-1-2023. Actie Medewerker > Arbeidsrelatie > Interfaces Als je de medewerkers had geblokkeerd voor de loonaangifte, om de aangifte toch tijdig ingezonden te krijgen, zet dan bij de betreffende medewerker in het scherm Loonaangifte (medewerker) het veld Blokkeren interface Loonaangifte op Nee met ingang van 1-1-2023. Payroll Business zal dan na de release van mei de verlof uren en kopen uren in de voorgaande periodes van 2023 opnieuw berekenen.   Opgeloste meldingen 13. Salarisberekening klopte niet (4361065) Melding Als in de loop van de afrekenperiode de contracturen van een medewerker worden gewijzigd en de medewerker maakt in die periode gebruik van betaald ouderschapsverlof 1 of 2, dan wordt de sublooncomponent niet altijd correct berekend en daardoor ook de korting op het ouderschapsverlof niet. Oplossing De looncomponentenregeling is aangepast, zodat de intervallen die ontstaan door de wijziging van de contracturen correct worden toegepast. Deze wijziging gaat in per 1-1-2023. Actie Er is geen actie nodig. Payroll Business zal na de release van mei het ouderschapsverlof in voorgaande periodes van 2023 opnieuw berekenen.  

Nieuw 1. Collectief verzenden aangiftes Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf 02-03-2023 Waarom  Voorheen was het in de nieuwe loonaangiftemodule alleen mogelijk om de aangiftes voor iedere onderneming afzonderlijk in te sturen; ook het bekijken van de terugkoppeling kon alleen per onderneming. Omdat dit voor klanten met meerdere ondernemingen tijdrovend is, kun je nu alle statussen per periode bekijken via de nieuwe functie Collectief verzenden aangiftes. Ook is het mogelijk om na het zenden in een oogopslag de response van de Belastingdienst te bekijken. Hoe  Gebruikersgroep Loonaangifte > Beheer > Collectief verzenden aangiftes Via het scherm Collectief verzenden aangiftes kun je alle aangiftes van de ondernemingen binnen jouw organisatie bekijken en verzenden.  Bovenin het scherm kies je het aangiftetijdvak waarvoor je de aangiftes collectief wilt gaan verzenden of bekijken. Je ziet nu een lijst met de aangiftes van alle ondernemingen voor dit aangiftetijdvak en de status ervan.  De ondernemingen met de status Klaar voor verzending , kun je aanvinken.   In de kolom Bijzonderheden zie je of het om een Bijzondere aangifte gaat: Nihil aangifte (geen werknemers) Nul aangifte (kwartaalverloners) Actie Er is geen specifieke actie nodig. Je kunt deze functie gebruiken om aangiftes in te sturen en te bekijken. Dit kan je ook altijd nog op de oude manier doen via Beheer > Aangifte. 2. Loonaangifte - Signaleringen op basis van expiratiedatum Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf 02-03-2023 Waarom Als je de loonaangifte niet op tijd instuurt, kan de Belastingdienst een boete opleggen. Daarom is het handig een signalering te ontvangen als de inzenddatum van een aangifte bijna is verstreken. Dit kun je nu zelf instellen, zodat je een x aantal dagen voor het verstrijken van de uiterste aangiftedatum een signaal in de vorm van een e-mail ontvangt. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte > Instellingen >  Aangifte stuurgegevens In het scherm Aangifte stuurgegevens kun je via de volgende velden vastleggen dat je een aantal dagen voor het verstrijken van de uiterste inzenddatum van een aangifte een signalering wilt ontvangen. Signalering uiterste aangiftedatum Zet dit veld op Ja als je een e-mail wilt ontvangen als de deadline voor het insturen van een aangifte dreigt. Deze gaat uit van de laatste dag van de volgende maand, zoals de Belastingdienst voorschrijft. Aantal dagen voor expiratie In dit veld geef je aan hoeveel dagen voor de uiterste aangiftedatum je deze e-mail wilt ontvangen. E-mail signaleringen Hier leg je het e-mailadres vast waarop je signaleringen wilt ontvangen. Dit kunnen meerdere mailadressen zijn. Actie Als je voor een onderneming een signalering wilt ontvangen op basis van de expiratiedatum voor het inzenden van een loonaangifte, vul dan de hierboven genoemde velden in.  3. Loonaangifte - Signaleringen op basis van afkeuring Belastingdienst Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf 02-03-2023 Waarom Het is vaak gewenst om een signalering te ontvangen als de Belastingdienst het ingezonden aangiftebestand heeft afgekeurd. Hierdoor kun je direct actie ondernemen op basis van de foutmeldingen, zodat je vervolgens voor het verstrijken van de uiterste inzenddatum alsnog een correcte aangifte kunt inzenden. Hoe Gebruikersgroep Loonaangifte > Instellingen >  Aangifte stuurgegevens Signalering afkeuring aangifte Zet dit veld op Ja, als je een signalering wilt ontvangen als de Belastingdienst een aangifte heeft afgekeurd. Je krijgt dan meteen een e-mail, zodra wij het afkeuringsbericht van de Belastingdienst ontvangen. E-mail signaleringen Hierin leg je het e-mailadres vast waarop je signaleringen wilt ontvangen. Dit kunnen meerdere mailadressen zijn. Actie Als je voor een onderneming een signalering wilt ontvangen als een loonaangifte is afgekeurd, vul dan de hierboven genoemde velden in. Gewijzigd en verbeterd 4. Vooraankondiging - Standaardwaarde WW herzien aanzetten bij uitdienst binnen twee maanden aangepast Waarom Het veld WW herzien binnen twee maanden uitdienst had geen standaard waarde. Op verzoek van veel klanten krijgt dit veld voortaan op het niveau Nederland de standaard waarde Ja. Let op: deze wijziging gaat in vanaf release 2023-05 met ingangsdatum 01-01-2023. Hoe Instellingen > berekening > Gegevens UWV Vanaf de mei release is in het veld WW herzien binnen twee maanden uitdienst standaard Ja ingevuld. Actie Als het veld in jouw organisatie niet op Ja mag staan, zet het veld dan op Nee met ingangsdatum 01-01-2023. 5. Loonheffingennummer niet meer op jaaropgave en rapport Afrekenresultaten D/C Waarom Vanaf deze release wordt het loonheffingennummer wordt niet meer getoond: op de jaaropgave van 2023 bij de parameters van het rapport Afrekenresultaten D/C  De reden hiervan is dat het Loonheffingennummer leeg is, sinds het loonheffingennummer is verplaatst naar het niveau onderneming in de nieuwe loonaangifte. Hoe Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven Omdat dat het loonheffingennummer voor de jaaropgave geen verplicht veld is, hebben we besloten om dit niet meer op de jaaropgave te vermelden.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen 6. Payrollelementen 30%-regeling (29814899) Melding De bruto inhouding van de 30%-regeling werd niet meer weggeschreven naar payrollelementen.  Oplossing Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > 30% regeling - variant Excl. extraterritorialekosten Dit is opgelost. Voor de arbeidsvoorwaardenvariant 30%-regeling - Excl. extraterritorialekosten worden de volgende payrollelementen weer berekend: 30% reg. bruto inhouding (periode) 30% reg. bruto inhouding (cumulatief) van 01-01-2023 Geldigheid aangepast: ook hebben we van een aantal cumulatieve payrollelementen van de 30%-regeling de geldigheid veranderd van vast naar jaar. Hierdoor wordt de waarde nu per jaar bijgehouden. Actie Om de payrollelementen te laten berekenen, moet er een herberekening vanaf 01-01-2023 plaatsvinden. 7. Signaal 2328 voor AOW-gerechtigde werknemers  Melding Voor medewerkers die AOW-gerechtigd zijn wordt geen Whk-premie berekend, maar in de Loonaangifte werd wel een aanwas in het cumulatieve premieloon Whk doorgegeven. Hierdoor krijg je een melding van de Belastingdienst. Oplossing We hebben dit met ingang van release 2023-04 opgelost.  Let op: de april release wordt opgeleverd op zaterdag 1 april 2023. Denk eraan dat je voor aangiftes die zijn aangemaakt voordat deze release is geïmplementeerd, nog een melding van de Belastingdienst kunt krijgen; deze kan je dan negeren. Actie Er is geen actie nodig.    

Mededelingen 1. Nieuwe Loonaangifte vanaf 2023  In de januari release is al aangegeven dat we vanaf 2023 het verzenden van de loonaangiftebestanden onderdeel gaan maken van Payroll Business.  In de februari release hebben we jullie een update over de status gegeven. Updates nieuwe loonaangifte Via het bericht Status nieuwe Loonaangifte Payroll Business houden we je verder op de hoogte van de gang van zaken over de nieuwe loonaangifte. Abonneer je op dit bericht, zodat je geen update mist. Release sessies In de release sessie van 31 januari hebben we jullie geïnformeerd over de status van de nieuwe loonaangifte. In de Release sessie van maart, die plaatsvindt op 28 februari geven we weer een nieuwe update van de laatste stand van zaken. Je kunt je hiervoor aanmelden via de onderstaande link. Aanmelden Release sessie Je kunt je via de community van Visma YouServe onder  Events  aanmelden voor de  Release sessie van maart. Nieuw 2. Looncomponentenregeling kun je als klant nu zelf inrichten Waarom Looncomponentenregelingen bestaan al lang in Payroll Business, maar tot nu toe konden alleen consultants of de Servicedesk een looncomponentenregeling inrichten en moest je hiervoor een ticket aanvragen. Vanaf deze release is dit gewijzigd en kun je als klant zelf looncomponenten aan looncomponentenregelingen koppelen. Hoe Instellingen > Berekening > Looncomponentenregeling In het helponderwerp Looncomponentenregeling is uitgelegd hoe je looncomponenten aan een looncomponentenregeling kunt koppelen. Actie Je kunt zelf looncomponenten aan een looncomponentenregeling toevoegen of eruit verwijderen en hoeft hiervoor geen ticket aan te vragen. Zie ook het onderwerp hieronder. Gewijzigd en verbeterd  3. Looncomponentenregeling loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte zelf inrichten Waarom Zoals je hiervoor kunt lezen, kun je looncomponentenregelingen voortaan zelf inrichten en hoef je hiervoor geen ticket meer aan te vragen. Vanaf deze release is hebben we hiervoor aan het menu de optie Looncomponentenregeling toegevoegd, zodat je nu zelf looncomponenten aan een regeling kunt toevoegen of eruit verwijderen. Wil je gebruik gaan maken van Loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte, dan kun je voortaan zelf de looncomponenten waarover de korting berekend moet worden, aan de bijbehorende looncomponentenregelingen toevoegen. Hoe Instellingen > Berekening > Looncomponentenregeling Looncomponentenregeling loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte inrichten Open het scherm Looncomponentenregeling, let op de ingangsdatum. Selecteer eerst de doelgroep - inrichten op klantniveau of voor een specifiek bedrijf - en vervolgens de regeling waaraan je looncomponenten wilt toevoegen. Klik op Toon looncomponenten. Klik op het icoon aan de rechterkant om een looncomponenten toe te voegen waarover je wilt dat het systeem de korting berekent. Een reeds opgenomen looncomponent verwijder je via het icoon .  De systematiek van dit scherm is hetzelfde als bij de grondslagen. Als je het scherm invult vóór de eerste verwerking, dan past Payroll Business de wijzigingen meteen toe in de salarisverwerking; vul je het scherm in ná een eerste verwerking, dan moet er een gevanceerde berekening plaatsvinden of moet je een mutatie bij de betreffende medewerker vastleggen om de berekening in gang te zetten. Actie Ga je gebruik maken van van Loondoorbetaling bij verlof en/of ziekte of maak je hier al gebruik van, dan kun je vanaf deze release zelf de componenten waarover je bij verlof of ziekte wilt korten toevoegen aan of verwijderen uit de bijbehorende Looncomponentenregeling. 4. Naam vrije looncomponenten Sociaal loon en WAO uitkering aangepast en verduidelijkt Waarom Omdat de vrije looncomponenten Sociaal loon en WAO uitkering aanvullend dezelfde benaming hadden, maar op een andere manier gebruikt konden worden, hebben we deze looncomponenten hernoemd.  Hoe Deze looncomponenten zijn als volgt hernoemd: Oude naam Nieuwe naam Sociaal loon  Sociaal loon (verg.) - hier kan je alleen een positieve waarde opgeven Sociaal loon (verg./inh.) - hier kan je zowel een positieve als een negatieve waarde opgeven WAO uitkering aanvullend WAO uitkering aanvullend (verg.) - alleen positieve waarde mogelijk WAO uitkering aanvullend (verg./inh.) - zowel positieve als negatieve waarde mogelijk Daarnaast zijn de volgende nieuwe vrije looncomponenten aangemaakt: Sociaal loon inh vast WAO uitkering aanvullend inh vast Actie Er is geen actie nodig. 5. Elementen voor Uitbetalen saldo budget toegevoegd aan Benefitbudget Waarom Voor het uitbetalen van het saldo budget was er in de regeling Benefitbudget reservering via de werkgever één vast en één eenmalig element. Omdat er behoefte was aan meerdere vaste elementen en dagelementen voor het uitbetalen van het saldo budget, hebben we vanaf release 2023-03 hiervoor een aantal nieuwe elementen aan de regeling toegevoegd.   Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Benefitbudget res. via werkgever Op het medewerkerscherm zijn de volgende elementen/velden toegevoegd: Uitbetalen saldo budget 2 (vast) Uitbetalen saldo budget 3 (vast) Uitbetalen saldo budget 4 (vast) Uitbetalen saldo budget 5 (vast) Medewerker > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) Voor de arbeidsvoorwaarde Benefitbudget zijn de volgende dagelementen toegevoegd: Uitbetalen saldo budget 1 (dag) Uitbetalen saldo budget 2 (dag) Uitbetalen saldo budget 3 (dag) Uitbetalen saldo budget 4 (dag) Uitbetalen saldo budget 5 (dag) Inhouding saldo budget 1 (dag) Inhouding saldo budget 2 (dag) Inhouding saldo budget 3 (dag) Inhouding saldo budget 4 (dag) Inhouding saldo budget 5 (dag) Actie Er is geen actie nodig. 6. Doorgifte vrijwillig Pensioen bijsparen naar PGB Waarom Medewerkers kunnen vrijwillig extra pensioen inleggen. Het was echter nog niet mogelijk dit door te geven aan PGB. Vanaf deze release hebben we het doorgeven hiervan in de UPA interface mogelijk gemaakt en de arbeidsvoorwaarde Pensioen bijsparen en de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen hierop aangepast. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer In de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen is het mogelijk gemaakt Pensioen bijsparen door te geven in een van de regelingblokken. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen bijsparen Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaarden > Pensioen bijsparen Aan de schermen Pensioen bijsparen hebben we de velden Productkenmerk en Productvariant toegevoegd. Als de UPA-interface aan staat en het productkenmerk en de productvariant in deze schermen gelijk zijn aan die van het regelingblok in de referentietabel, dan wordt de inleg doorgegeven in de UPA-interface. Actie Als je de extra inleg wil doorgegeven naar APG, pas dan de instellingen aan zoals hierboven beschreven.  7. Grondslag Uitsluitingen (30% regeling) Waarom Via de grondslag Uitsluitingen (30% regeling) is het mogelijk om Sublooncomponenten in te richten. Over deze Sublooncomponenten wordt dan geen 30% inhouding en vergoeding berekend. In sommige gevallen werkte dit voor de arbeidvoorwaardevariant Excl extraterritortiale kosten niet correct. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > 30% regeling Excl extraterritortiale kosten We hebben de programmatuur aangepast, zodat bij de arbeidsvoorwaardevariant 30% regeling Excl extraterritortiale kosten vanaf 01-01-2023 wordt gerekend met de sublooncomponenten van de grondslag Uitsluitingen (30% regeling). Actie Er is geen actie nodig.   Opgeloste meldingen 8. Onjuiste berekening aanvullend pensioen (3931246) Melding Bij aanvullend pensioen met een variabele grondslag werd de premie niet goed berekend. De berekening ging fout als er in de grondslag Uitzonderen (pensioen soort) var grsl alleen maar eenmalige- of vaste inhoudingen waren opgenomen.  Dit ging fout bij alle soorten pensioen. Als er andere looncomponenten in de grondslag waren opgenomen dan ging deze berekening goed. Oplossing De oplossing hiervoor is op 31 januari 2023 in productie gezet. Dit is nu opgelost. Het ging fout bij alle 16 pensioensoorten met een variabele grondslag als:  in de eigen en benoemde referentietabel Pensioenen/fondsen (variabel) bij Soort grondslag was gekozen voor de waarde: 1 = in eigen grondslag SV-loon of 3 = in eigen grondslag SV-loon (kolommen uitsluiten) er in de grondslag  Uitzonderen (pensioen soort) var grsl eenmalige- of vaste inhoudingen zijn opgenomen er behalve de eenmalige- of vaste inhoudingen die in de grondslag Uitzonderen (pensioen soort) var grsl zijn opgenomen, geen andere eenmalige- of vaste inhoudingen zijn. Actie Er is geen actie nodig. Als de hierboven beschreven situatie in jouw organisatie van toepassing is, wordt er automatisch een herberekening uitgevoerd vanaf 1-1-2023.  

Mededelingen 1. Nieuwe Loonaangifte vanaf 2023  In de januari release is al aangegeven dat we vanaf 2023 het verzenden van de loonaangiftebestanden onderdeel gaan maken van Payroll Business. Voor jou als klant betekent dit een geheel nieuwe manier van omgaan met loonaangiftegegevens en het verzenden ervan. Dit betekent dat we met alle teams druk bezig zijn om dit te realiseren en dat we naast deze nieuwe loonaangifte geen andere zaken oppakken, behalve belangrijke changes.   Updates nieuwe loonaangifte Via het bericht Status nieuwe Loonaangifte Payroll Business houden we je op de hoogte van de gang van zaken over de nieuwe loonaangifte. Abonneer je op dit bericht, zodat je geen update mist. Release sessies In de release sessie van 10 januari hebben we jullie uitgebreid geïnformeerd over de nieuwe loonaangifte. In de Release sessie van februari, die plaatsvindt op 31 januari geven we een update van de laatste stand van zaken. Je kunt je hiervoor aanmelden via de onderstaande link. Aanmelden Release sessie Je kunt je via de community van Visma YouServe onder Events aanmelden voor de Release sessie van februari. Opgeloste meldingen 2. Variabel pensioen niet in grondslag berekening 30%-regeling Excl extraterritoriale kosten (4111535) Melding Bij medewerkers met de arbeidsvoorwaardevariant 30%-regeling Excl extrateritoriale kosten die zijn gekoppeld aan een variabel pensioen - berekend over het SV-loon - werd de bruto vermindering niet meegenomen in de berekening van de pensioenpremie. Hierdoor was de berekende premie te hoog.  Oplossing Vanaf release 2023-02 hebben we de programmatuur aangepast. Bij het berekenen van de variabele pensioenpremies wordt vanaf 1 januari 2023 over de bruto inhouding geen pensioenpremie meer berekend. Actie Als je in 2022 een correctie bij een medewerker hebt vastgelegd, omdat de pensioenpremie verkeerd werd berekend, bijvoorbeeld door het opgeven van de premie, dan kan je die correctie per 1 januari 2023 beëindigen. 3. Bijtellingspercentage elektrische auto na 60 maanden (4186969) Melding De bijtelling voor elektrische auto's 60 maanden na de datum eerste toelating, was onjuist. Het bijtellingspercentage van 16% geldt alleen voor de eerste 30.000 euro van de cataloguswaarde in 2023. Daarboven moet het normale bijtellingspercentage van 22% worden toegepast. In plaats daarvan werd echter over de gehele cataloguswaarde een bijtelling van 16% toegepast. Oplossing We hebben de referentietabel Fiscale bijtelling auto vd zaak hierop aangepast per 1-1-2023. Actie Er is geen actie nodig. Let op: het kan zijn dat na de de salarisverwerking een correctie over de eerdere periodes van 2023 is uitgevoerd. 4. Waarschuwing signaal 2337 ten onrechte in signaleringsverslag (4216370 ) Melding Bij medewerkers die gedurende de periode in dienst komen, werd ten onrechte signaal 2337 - Premieloon Aof laag, hoog, uitk moet 0 zijn  gegeven, terwijl voor die medewerker nog wel Aof-premie berekend moet worden. Oplossing We hebben het signaal aangepast zodat het voor deze medewerkers niet meer wordt gegeven. Actie Er is geen actie nodig.

Gewijzigd in versie 2 In versie 2 zijn in de hoofdstukken 3. Autorisatie en 4. Inrichten aangifteproces alle acties gewijzigd.  1. Functionaliteit Loonaangifte nu onderdeel van Payroll Business Zoals je in de release notes Payroll Business 2023-01 kunt lezen, verandert de werking van de loonaangifte. Vanaf januari 2023 verstuur je de loonaangiftebestanden niet meer via de aparte module Loonaangifte die je start via de tegel in het Youforce portaal, maar vanuit Payroll Business (YouPay) zelf. Let op: dit betekent ook dat je in de oude module GEEN nieuwe aangiftes meer zult zien. De verwachting is dat wij eind januari deze nieuwe manier van loonaangifte voor elke klant vrij kunnen geven.  Meld je aan voor de kennissessie In deze extra release notes vind je de nodige uitleg over de werking van de nieuwe Loonaangifte. In onze maandelijkse kennissessie waarin wij uitleg geven over de inhoud van de laatste release, gaan wij deze maand uitgebreid in op de werking van de nieuwe loonaangifte. We laten de nieuwe functionaliteiten zien en je hebt de gelegendheid om vragen te stellen. Je kunt je hiervoor aanmelden via de Eventkalender op de algemene YouServe-community.  Updates via community Zodra als we verder zijn in het opleverproces en wij de nieuwe Loonaangifte volledig vrij gaan geven, zullen we regelmatig updates over de nieuwe Loonaangifte op de community publiceren via het nieuwsbericht Status nieuwe loonaangifte. Abonneer je op dit nieuwsbericht, zodat je geen update mist. 2. Verbeteringen nieuwe Loonaangifte De belangrijkste verbeteringen in de geheel vernieuwde Loonaangifte van Payroll Business (Youpay) zijn: Voortaan ga je niet meer via de Youforce portal naar de Loonaangifte-tegel, maar je kiest een gebruikersgroep in YouPay (Payroll Business) zelf Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je - als het goed is - ook sneller helpen bij vragen of problemen. De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je onder meer de aangifte-details voortaan standaard in Excel. Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd. Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt. Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Zodoende kun je gemakkelijk zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden, en door wie. Het te gebruiken betalingskenmerk wordt bepaald en getoond in het scherm en in het overzicht met afdrachten. De UPA- en APG-aangiftes gaan we het komende jaar toevoegen aan deze nieuwe gebruikersinterface, zodat je vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden. Hieronder is beschreven hoe de nieuwe loonaangifte werkt en wat je moet doen om deze voor een van je klanten in gebruik te nemen. 3. Autorisatie Gebruikersgroep Loonaangifte Instellingen > Gebruikersgroepen Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Loonaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte. Actie Eind januari zorgen we ervoor dat voor jouw organisatie een Gebruikersgroep klaar staat met de naam Loonaangifte. Alle collega's die tot dan toegang hadden tot de oude oplossing via de tegel op het Youforce Portaal, kunnen dan via deze Gebruikersgroep de nieuwe menu-opties voor de Loonaangifte in Payroll Business benaderen. 4. Inrichten aangifteproces Onderneming Instellingen > Onderneming In dit scherm leg je vast welke loonheffingenummers binnen jouw organisatie in gebruik zijn en welke aangiftefrequentie van toepassing is.  Actie Eind januari zorgen wij ervoor dat voor al jouw loonheffingennummers een onderneming wordt klaargezet. Op dat moment kun je controleren of de getoonde gegevens correct zijn: het loonheffingennummer en de aangiftefrequentie. Als je veel loonheffingennummers in gebruik hebt, kun je daarvoor eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies in dat geval bij de beschikbare niveaus, het niveau Onderneming. Aangifte stuurgegevens Instellingen > Aangifte stuurgegevens Hier leg je per onderneming vast welke aangiftes er aangemaakt moeten worden, voor welke instantie, en wie de contactpersoon is. Voorlopig is dit alleen de loonaangifte en is de instantie per definitie de Belastingdienst, later komen hier de pensioenuitvoerders bij. Actie Eind januari zetten we deze gegevens automatisch voor je klaar, op basis van de contactgegevens  in de oude aangiftemodule. Op dat moment kun je controleren of de getoonde gegevens correct zijn: de contactpersoon en het telefoonnummer. Hiervoor kun je eventueel ook het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.  Interfaces Instellingen > Interfaces > Loon- en pensioenaangifte (nieuw) In het interfacescherm Loon- en pensioenaangifte (nieuw) bepaal je per bedrijf onder welke onderneming (Loonheffingennummer) het bedrijf valt en vanaf wanneer de gegevens van het bedrijf in de aangifte moeten worden opgenomen. Actie Eind januari zorgen we ervoor dat jouw bedrijven automatisch worden gekoppeld aan de onderneming met het juiste loonheffingennummer. Gebruik eventueel het Mutatieverslag uitgebreid om de bedrijfsgegevens te controleren, met name de Onderneming waar een bedrijf aan is gekoppeld is voortaan belangrijk. Kies hiervoor het niveau Bedrijf. 5. Periodieke controle en verzending Eindheffingen en afdrachtverminderingen Beheer > Eindheffingen en afdrachtverminderingen Het controleren en vastleggen van eindheffingen en afdrachtverminderingen deed je voorheen in het scherm Interfaces, per bedrijf afzonderlijk en je kon in Payroll Business alleen Eindheffing doorlopend afwisselend gebr bestelauto en     Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk vastleggen. De overige bedragen moest je elke maand opnieuw aan de loonaangifte toevoegen, nadat die was klaargezet. Dit proces hebben we als volgt verbeterd: Voortaan leg je de eindheffingen en afdrachtverminderingen vast dit bij Onderneming, dus op het niveau van het Loonheffingennummer. Je kunt alle eindheffingen en afdrachtverminderingen vastleggen die zijn toegestaan. De aangifteverwerking zal in elk aangiftetijdvak het opgegeven bedrag verwerken. Als een bedrag vanaf enig moment wijzigt, kies dan de juiste Peildatum, wijzig het bedrag en kies Opslaan .  Als het aangeven van een bedrag vanaf enig moment niet meer nodig is, vul dan de juiste Peildatum in, maak het bedragveld leeg en kies Opslaan. Let op: De Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard wordt bepaald via de arbeidsvoorwaarde Eindheffingen (dit is ongewijzigd) en staat niet in dit scherm. Als je deze bedragen wijzigt voor een tijdvak waarvoor de aangifte al is gemaakt, worden de bedragen bij de volgende tijdvakaangifte met terugwerkende kracht doorgegeven in de vorm van een correctie aangifte. Draai eventueel een aanvullende salarisverwerking voor de actuele periode om de bedragen van de actuele periode alsnog in het actuele aangiftetijdvak op te nemen. Actie  Geef in dit scherm vanaf tijdvak 01-2023 de juiste bedragen op zoals die voor het loonheffingennummer periodiek moeten worden toegepast. Doe dit bij voorkeur vóórdat je de salarisverwerking van januari afsluit, hierdoor komen de gegevens meteen in de aangifte 01-2023 terecht. Aangifteverwerking Beheer > Aangifteverwerking In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor er een salarisverwerking met afsluiting is uitgevoerd en zie je in welk aangiftetijdvak de gegevens terecht zijn gekomen. Ook zie je een signalering als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking. Let op: de aangifte is in dat geval niet aangemaakt of bijgewerkt, je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd: Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten. Via Inrichting > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres. Aangifte Beheer > Aangifte In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een aangifte om meer details te zien. De informatie vind je in de volgende tabbladen: Tabblad Aangifteverwerkingen Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden.  Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte. Tabblad Onderneming tijdvakken Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven. Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de Belastingdienst doorgegeven: De totalen van diverse aangifterubrieken - loon, aanwas, loonheffing, premies Eindheffingen en afdrachtverminderingen Totaal te betalen voor deze aangifte, met vermelding van de saldo's van correctieaangiftes Tabblad IKV tijdvakken Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.   Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker. Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de Gegevensspecificatie van de Belastingdienst in de aangifte zijn opgenomen. Tabblad Verzending en verwerking Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de Belastingdienst terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt, afgekeurd. Door bij Aangiftebericht te klikken op zip kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden. Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen. 6. Rapporten Met onderstaande twee nieuwe rapporten kun je de inhoud van de aangifte bekijken en controleren. Aangifte totalen en afdrachten Rapporten > Aangifte totalen en afdrachten Het rapport Aangifte totalen en afdrachten laat alle bedragen zien die op het niveau Onderneming (loonheffingennummer) in de aangifte zijn opgenomen. Het rapport is een samenvoeging van de bestaande rapporten Inhoud periodecollectieven en Te betalen per periode(n), in de oude oplossing moest je deze twee rapporten afzonderlijk opvragen. Pagina 1 toont de bedragen die aan de Belastingdienst betaald moeten worden: Totaal af te dragen voor het actuele aangifte tijdvak Totaal af te dragen voor eerdere tijdvakken Totaal generaal Vanaf pagina 2 zie je de achterliggende details per aangiftetijdvak: Als er geen herrekening heeft plaatsgevonden, is dit alleen één pagina met daarop het actuele aangifte tijdvak. Als er wel is herrekend, zie je meerdere pagina's met op elke pagina de nieuwe stand van de aangifte en de verschillen die dat oplevert ten opzichte van eerdere aangiftes. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef eventueel aan dat je alleen pagina 1 met daarop de te betalen bedragen wilt ontvangen. Klik op Rapport uitvoeren. Het resultaat wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je terug bij Mijn rapporten. Als je alleen de te betalen bedragen in het rapport wilt opnemen, zet dan een vinkje bij Alleen overzicht afdrachten; je krijgt dan alleen de eerste pagina. Aangifte detalis Rapporten > Aangifte details Het rapport Aangifte details laat alle gegevens zien die op het niveau Inkomstenverhouding in de aangifte zijn opgenomen. Standaard krijg je dit in Excel-formaat (xlsx), eventueel kun je vanuit Excel of Google sheets de gegevens ook in een ander formaat opslaan, bijvoorbeeld csv of oudere  Excel-versies. De gegevens zijn gegroepeerd in zes tabbladen: Inkomstenverhouding: Alle gegevens die één-op-éen met de inkomstenverhouding kunnen worden weergegeven, zoals BSN, IKV, naam van de medewerker en alle berekende bedragen. Inkomstenperiode: Alle rubrieken uit de gegevensgroep Inkomstenperiode. Deze groep kan binnen een aangiftetijdvak bij hetzelfde IKV meerdere keren voorkomen. Sector Dit gegeven word apart vermeld, omdat er in de aangifte in principe meerdere waarden binnen een aangiftetijdvak kunnen voorkomen. Intrekkingen Hier zie je de inkomstenverhoudingen die komen te vervallen ten opzichte van eerder ingediende aangiftes.  Legenda Dit tabblad helpt je om de juiste aangifterubriek te vinden. De namen stemmen overeen met de Gegevensspecificatie aangifte loonheffingen. Rapport-parameters: Hier zie je de parameters die je hebt ingevuld toen je het rapport opvroeg. Werkwijze Kies het actuele aangiftetijdvak waarover je het rapport wilt opvragen. Geef aan welke tijdvakken je wilt zien: alleen de tijdvakkken die je met deze aangifte aangeeft alle tijdvakken die in het lopende jaar tot en met deze aangifte bij de Belastingdienst kenbaar zijn gemaakt.  Klik op Rapport uitvoeren. Het rapport wordt in de achtergrond aangemaakt en vind je bij Mijn rapporten Optionele velden Bedrijf, Medewerker, Tijdvak vanaf en t/m Het rapport Aangifte details toont standaard de complete inhoud van de aangifte, met daarin alle bedrijven en alle medewerkers. In de Excel-file kun je vervolgens zoeken of filters aanbrengen. Als je echter op zoek bent naar een bepaald bedrijf, een bepaalde medewerker of een specifiek eerder aangegeven aangiftetijdvak, vul deze gegevens dan in voordat je het rapport aanmaakt. Hierdoor krijg je een veel beknopter rapport, dat sneller klaar is en waarin je gemakkelijker kunt zoeken naar specifieke aangifterubrieken. Automatische rappportage Salarisdossier Zodra de Belastingdienst een aangifte heeft verwerkt, wordt automatisch het rapport Aangifte totalen en afdrachten aangemaakt. De gebeurt alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: De interface Loonstroken en jaaropgaven naar Digitaal dossier staat aan. De interface Automatische rapportage staat aan, waarbij in het detailscherm:  de indicatie Aangifte totalen en afdrachten aan staat  de bestemming voor het rapport is ingevuld: Salarisdossier of Zelf downloaden via gedeelde rapporten Plaatsing in salarisdossier: Het rapport wordt gepubliceerd onder de menukeuze Aangifteoverzicht afdrachten. Dit geldt zowel voor pagina 1 (de afdrachten), als de overige pagina's (de totalen per tijdvak). De menukeuze Aangifteoverzicht specificaties wordt voor aangiftes vanaf 2023 niet meer gebruikt. Deloitte Het rapport wordt eveneens automatisch aangemaakt als de interface Gegevensuitwisseling Deloitte actief is. In de interface wordt het rapport Aangifte totalen en afdrachten doorgegeven in plaats van het oude rapport Te betalen per periode. 7. Nul- en Nihilaangiftes Er zijn twee speciale soorten aangiftes: Nihilaangifte Deze is nodig als je geen personeel in dienst hebt en geen loon meer betaalt, maar nog geen schriftelijke melding hebt ontvangen van de Belastingdienst dat je niet meer inhoudingsplichtig bent. Nulaangifte Deze moet je versturen als je wel werknemers in dienst hebt in het loontijdvak, maar geen loon hebt betaald. Dit geldt met name twee keer per kwartaal voor kwartaalverloners. Op dit moment is het nog niet mogelijk om dit soort aangiftes te genereren. Deze komen binnenkort wel beschikbaar. Bedrijven die in januari een kwartaalverloning voor het eerste kwartaal willen uitvoeren, kunnen dit wel gewoon doen en de salarisberekening gewoon afsluiten. De aangifte voor tijdvak 01-2023 zal in eerste instantie nog niet aangemaakt worden, maar volgt wel zo spoedig mogelijk. 8. Signaleren aangiftetermijn, automatisch verzenden en collectief inzenden nog niet mogelijk Drie zaken die je wellicht gewend was te gebruiken, zijn op dit moment in deze nieuwe Loonaangifte nog niet mogelijk: Je kunt nog niet inrichten dat de aangifte automatisch wordt verstuurd. We kunnen je nog geen signaal sturen dat de aangiftetermijn gaat verstrijken. Je kunt nog niet een groep loonheffingennummers in één keer collectief inzenden - dit is vooral van belang voor administratiekantoren. Deze opties gaan we uiteraard zo spoedig mogelijk in een van de volgende releases toevoegen.  

Mededelingen  1. Nieuwe Loonaangifte vanaf 2023 - meld je aan voor de  speciale release sessie Vanaf 2023 vindt het verzenden van de loonaangiftebestanden niet meer plaats via de aparte module Loonaangifte die je start via een tegel in het Youforce portaal, maar is het een onderdeel van Payroll Business. Voor jou als klant betekent dit een geheel nieuwe manier van omgaan met loonaangiftegegevens en het verzenden ervan. Om jullie hier meer over te vertellen, organiseren we dinsdag 10 januari 2023 van 14.00 tot 15.30 uur een release sessie die volledig in het teken zal staan van de nieuwe manier van Loonaangifte. Aanmelden Je kunt je via de community van Visma YouServe onder Events aanmelden voor deze speciale release sessie via, klik hiervoor op de volgende link: https://community.visma.com/t5/Events/eb-p/EventsVYS 2. Informatie jaarovergang 2022-2023 Lees ook de informatie over de jaarovergang die je kunt vinden in de kennisbank van YousServe HRYou: Vooraankondiging Jaarovergang 2022-2023 - over de aanpassingen die we in Payroll Business voor de jaarovergang van 2022 naar 2023 hebben doorgevoerd Uitleg journaliseren  AWF-uitkering vanaf 2023 Veelgestelde vragen Jaarovergang 2022-2023 Gewijzigd en verbeterd 3. Rapportages aangepast met nieuwe grondslag en premie voor AWF-uitkering Waarom Als je als werkgever een uitkering betaalt aan de werknemer, dan moet je vanaf 2023 in de loonaangifte de AWf-premie apart aanleveren. Hoe Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat / Controleoverzicht loonaangifte Met ingang van 2023 hebben we de Verzamelloonstaat en het Controleoverzicht loonaangifte hierop aangepast. Actie Er is geen actie nodig. 4. Aanpassingen APG Architecten (PFAB) - Code meetelling / aanleveren pensioenproduct Waarom Uit een controle is gebleken dat bij medewerkers die in de loop van de periode uitdienst gingen, de Code meetelling niet met de waarde Ja naar de loonaangifte werd gestuurd. Ook werd het pensioenproduct niet meer aangeleverd. Hoe We hebben dit hersteld met ingang van 1-1-2022 zodat deze gegevens nu correct worden doorgestuurd. Actie Er is geen actie nodig. Als dit in jouw organisatie voorkwam, worden de betreffende gegevens in een eerstvolgende salarisverwerking aangepast. Na de het definitief verwerken van de betreffende periode wordt de APG-aangifte verzonden inclusief deze correcties.   Opgeloste meldingen 5. DUWO APG wonen signaal 112 en 170 (3995552) Melding Als een medewerker deelneemt aan een generatiepactregeling, werden in de APG-aangifte niet alle uren correct ingevuld. Oplossing Wij hebben de programmatuur aangepast met ingang van 1-1-2022, zodat de uren van de pensioenproducten gelijk zijn aan de uren in het blok werknemergegevens en correct worden aangeleverd in de APG-aangifte. Actie Instellingen > Berekening > Grondslag Maak je in jouw bedrijf gebruik van het Generatiepact, zorg er dan voor dat voor het correct aanleveren in de APG-aangifte: in de grondslag Uren loonaangifte het gegevenselement Generatiepact Correctie uren Loonaangifte is opgenomen. in de grondslag Uitzonderen aantal uren periode - interface de volgende gegevenselementen zijn opgenomen: Generatiepact Correctie uren Loonaangifte Generatiepact Correctie uren pensioenaangifte 

Gewijzigd en verbeterd  Signaal Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N soms niet gegeven Waarom  Als een medewerker premieplichtig is voor de WLZ, dan moet bij Verzekeringssituatie Zvw voor die medewerker de waarde K, L, M of N zijn ingevuld. Of een medewerker premieplichtig is voor de WLZ is af te leiden uit de waarde die in het scherm Loonheffingen (medewerker) is ingevuld bij Herleidingsregel. Als hier geen waarde of de een van de volgende waarden is ingevuld, dan is de medewerker premieplichtig voor de WLZ. A Uitsluitend premieplichtig, niet AOW gerechtigd D Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd F Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, niet AOW gerechtigd G Uitsluitend premieplichtig, AOW gerechtigd J Belastingplichtig en premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd L Niet belastingplichtig en WEL premieplichtig voor de WLZ, AOW gerechtigd Als deze controle niet voldoet, verschijnt in het Signaleringsverslag het signaal: Bij Herleidingsregel hoort Verzekeringssituatie Zvw K, L, M of N.  Dit signaal werd echter niet altijd gegeven.  Met ingang van deze release is dit hersteld.  Hoe  Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Het signaal is aangepast en wordt nu wel correct gegeven.  Actie Ei is geen actie nodig.  Corrigeren vaste pensioenen bij Betaald ouderschapsverlof Waarom Het was niet mogelijk de nieuwe verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 voor het het onbetaalde deel uit te sluiten in de vaste pensioenregelingen, zoals dit wel mogelijk is voor de andere verlofsoorten van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof. Daarom hebben we dit nu ook mogelijk gemaakt voor de verlofsoorten betaald ouderschapsverlof 1 en 2. Hoe Instellingen > Berekening > Referentietabel beheer Met ingang van 1-8-2022 hebben wij de volgende referentietabellen aangepast: Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof Hierin kan je nu voor de verlofsoorten Betaald ouderschapsverlof 1 en Betaald ouderschapsverlof 2 aangeven voor welke pensioenregeling deze gekort moeten worden door het veld op 1 Ja te zetten. Standaard staat deze waarde op 0 Nee. Actie Als je wilt dat betaald ouderschapsverlof invloed heeft op de berekende pensioengrondslag, dan kan je dit vanaf 1-8-2022 inrichten in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemd (vast) - Corr. Verlof of Pensioenen/fondsen eigen (vast) - Corr. Verlof. Eenmalige uitkering die wordt verwerkt in de pensioenpremie Waarom Voor CAO 487 (Metalektro) wordt vanaf 1 december 2022 een uitkering aan medewerkers uitgekeerd als korting op de pensioenpremie voor de medewerkers. Het bedrag dat wordt verminderd bij de pensioenpremie voor de medewerkers, wordt toegevoegd aan de pensioenpremie voor de werkgever zodat de totale afdracht aan het pensioenfonds gelijk blijft. Als de premie voor de medewerker lager is dan de uitkering, wordt deze niet verwerkt in de pensioempremie maar wordt deze uitgekeerd. Deze functionaliteit is alleen toegevoegd aan de pensioenregelingen Pensioen (vaste grondslag), zowel aan de benoemde variant als aan de eigen regeling. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Pensioen Aan de pensioenschermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT) getoond en kan je de medewerker voor de uitkering blokkeren via het veld Blokkeren uitkering via pensioenpremie. Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Pensioen In de schermen voor de Eigen regeling en Benoemde variant zie je het bedrag van de uitkering in het veld Eenmalige uitkering via pens premie (FT). Actie Deze regeling wordt geactiveerd door CAO-services. Bij de medewerker kun je deze uitkering blokkeren. Als er sprake is van 4-weekse verloning moet je het bedrag van de uitkering aanpassen in het bedrijfs-CAO scherm. Opgeloste meldingen Aof-grondslagbepaling achteraf - foutmelding Teveel iteraties! (3348669) Melding  Bij het gebruik van meerdere elementen in de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering kreeg je soms de foutmelding:  Teveel iteraties! We hebben toen geadviseerd om de grondslag tijdelijk niet te gebruiken. Hierdoor is aan de Belastingdienst de verkeerde premie doorgegeven. Oplossing  Vanaf release 2022-12 hebben we de code zo aangepast dat de berekening juist gaat en deze foutmelding bij het gebruik van  de grondslag niet meer verschijnt. Hierdoor kun je de grondslag weer gewoon gebruiken.  Actie Om de berekening juist te laten werken en de juiste premies af te dragen, kun je vanaf deze release met ingang van 1-1-2022 de grondslag Looncomponenten AWF laag / Aof uitkering weer vullen. Muteren arbeidsvoorwaarden ten onrechte mogelijk bij alleen-lezen autorisatie (3841798) Melding  Gebruikers die ingelogd waren met een gebruikersgroep die was gemarkeerd als alleen-lezen, waren ten onrechte in staat om de arbeidsvoorwaardegegevens van medewerkers te wijzigen. Oplossing  De volgende schermen bleken ten onrechte mutaties toe te staan in combinatie met een alleen-lezen autorisatie, en zijn daarom aangepast: Arbeidsvoorwaardenpakket Verwijderen doorstroomIndicatie Snelinvoer Verlofsaldo Wijzigen datum Indienst Wissen persoonsgegevens (AVG) Opmerking De alleen-lezen optie is bedoeld om de medewerkergegevens in de menu's Workflows en Medewerker af te schermen. De schermen onder Beheer of Inrichting zullen in het algemeen niet op deze indicatie reageren.  Actie Er is geen actie nodig. SV-loon stagiair die medewerker wordt (26557010)  Melding Als een stagiair later medewerker wordt, moet het loon dat is verdiend als stagiair worden opgeteld bij het loon van de medewerker om over dat loon ook SV-premies te kunnen berekenen. Deze functionaliteit is al beschikbaar. De payrollelementen Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) laten als je zelf de stagiair als nieuwe medewerker invoert, het bedrag zien inclusief de Stagevergoeding. De Belastingdienst schrijft voor dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair.  Oplossing Vanaf nu voldoen we aan de voorwaarde van de Belastingdienst die  voorschrijft dat in dat geval de payrollelementen voor de Loonstaat 3 - (Loon in geld) en Loonstaat 8 - (SV loon periode) het loon laten zien, exclusief het loon dat is verdiend als stagiair. Het cumulatieve payrollelement SV loon toont wel de waarde inclusief de opgegeven Stagevergoeding. Actie De betreffende medewerkers moeten worden herrekend vanaf 01-01-2022 zodat voor bovenstaande payrollelementen de juiste bedragen worden berekend.  

Nieuw WENS - Nieuwe elementen arbeidsvoorwaarden Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren en Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) Waarom Omdat bij veel klanten de wens bestond een aantal nieuwe elementen toe te voegen aan de arbeidsvoorwaarden Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren en Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen), hebben we dit deze release gerealiseerd. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Medewerker > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) Aan de arbeidsvoorwaarden Kopen, verkopen, dagen/uren hebben we het volgende element toegevoegd: Uren verkopen 2 Aan Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) hebben we de volgende elementen toegevoegd: Uren verkopen (dag) Uren verkopen 2 (dag) Uren verrekenen (dag) Uren Doneren (dag) Actie Als je de nieuwe elementen wilt gebruiken kan dat vanaf deze release. Maak je gebruik van HR Self Service, dam kun je deze nieuwe elementen opnemen in de formulieren, zodat medewerkers bovenstaande zaken per dag kunnen aanvragen en dit niet hoeven op te sparen per periode. WENS - Nieuwe elementen Salary split Bij veel klanten bestond de wens om een aantal nieuwe elementen toe te voegen voor het vastleggen van diverse zaken voor de Salary split. Daarom hebben we hiervoor elementen toegevoegd aan de vrije looncomponenten. Hoe Contract > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen vast/periode Contract > Variabele mutaties > Vergoedingen en inhoudingen dagvergoedingen Aan de vrije looncomponenten zijn daarom een aantal nieuwe elementen toegevoegd voor zowel vaste en periode elementen als dagelementen. Deze beginnen allemaal met de tekst Sal. split.  Actie Als je de nieuwe elementen wilt gebruiken kan dat vanaf deze release. Maak je gebruik van HR Self Service, dan  kun je deze nieuwe elementen opnemen in de formulieren. WENS - Arbeidsvoorwaardenclusters op niveau klant- en bedrijfscao Als binnen dezelfde klant meerdere bedrijven en CAO's zijn ingericht, was het tot nu alleen mogelijk om de arbeidsvoorwaardenclusters in te richten op klant- en/of bedrijfsniveau . De wens is om deze ook, net als de grondslagen, op klant- en/of bedrijfscao te kunnen inrichten. Hoe Instellingen > Algemeen > Arbeidsvoorwaardenclusters Als je bovenin het scherm teruggaat naar klantniveau, zie je nu ook de tabbladen Klant CAO en Bedrijf CAO, zodat je de arbeidsvoorwaardenclusters kunt  inrichten op klant- en bedrijfscaoniveau. Actie Als het helpt om de arbeidsvoorwaardenclusters in te richten op een CAO-niveau, is dat vanaf nu mogelijk. Feedback op onze applicatie - Proforma berekening Waarom Vorig jaar zijn we gestart met de Customer Effort Score (CES) waarmee je na het afronden van bepaalde acties feedback kon geven op de werking ervan. We hebben toen goede feedback gekregen en ook opgepakt. In de afgelopen release hebben we de nieuwe Proforma berekening beschikbaar gesteld en we zouden hierover graag direct feedback willen ontvangen. Hoe Daarom vragen we vanaf deze release jouw feedback hierover: Beheer > Salarisberekening > Proforma berekening Actie Als je gebruik maakt van de Proforma berekening, vragen we je om na het afronden hiervan ons feedback te geven door de CES in te vullen. Gewijzigd en verbeterd  Risicogroep niet meer gebruiken bij vastleggen medewerkers Waarom  In 2020 is in de Loon- en pensioenaangiftes element 297 Risicogroep vervangen door 10524588 Sector. De workflows voor het aanmaken van medewerkers in Payroll Business en HR core Business zijn hier indertijd op aangepast. Om de overgang voor klanten met externe applicaties te vergemakkelijken, was het tot nu toe nog steeds mogelijk om de risicogroep aan te leveren. Payroll Business maakte er dan automatisch een sector van. Vanaf deze release hebben we deze overgangsmaatregel beëindigd. Hoe  Medewerker > Contract > Loonaangifte (contract) Met ingang van deze release wordt de sector niet meer automatisch afgeleid van de risicogroep. Daarom is het voortaan nodig dat hiervoor óf een correcte defaultwaarde is ingericht óf dat bij  elke nieuwe medewerker de sector expliciet als mutatie wordt vastgelegd. Mutaties op de risicogroep zullen niet worden afgekeurd, maar ze hebben heeft geen betekenis meer. Actie  Deze actie is alleen nodig als jouw organisatie nog steeds de risicogroep gebruikt bij het vastleggen van medewerkers in een externe HR-applicatie of in Self Service. Let op: loonaangiftes zullen worden afgekeurd als de sector geen juiste waarde bevat.   Optie 1 - Vervang Risicogroep door Sector bij het vastleggen: Verwijder het element Risicogroep van het HR-scherm of van het Self Service-formulier, en vervang dit door Sector. Als er bij het inlezen van externe mutaties een conversieregel wordt gebruikt om de risicogroep te verwerken, dan moet deze worden vervangen door een conversieregel voor Sector. Zie daarvoor Beheer > Externe mutaties > Conversieregels. Optie 2 - Richt een defaultwaarde voor Sector in: Het is mogelijk om in Payroll Business een default waarde voor Sector vast te laten leggen. Dit kan op het niveau Klant, Bedrijf, en vanaf deze release ook op het niveau Klant-CAO of Bedrijf-CAO. Dit heeft als voordeel dat je bij nieuwe medewerker helemaal geen sector meer hoeft vast te leggen. Hiervoor kun je contact opnemen met onze Servicedesk. Alleen voor consultants en administratiekantoren Instellingen > Bedrijf - Risicogroep  Deze menukeuze is uit het menu verwijderd, het is dus niet meer mogelijk om Bedrijven te koppelen aan risicogroepen. Instellingen > Klant-CAO en Instellingen > Bedrijf-CAO - alleen voor consultants en administratiekantoren Het is voortaan mogelijk om ook op deze twee niveaus een default waarde voor de sector vast te leggen. Als er meerdere CAO's van toepassing zijn, kun je zodoende ook meerdere default waarden voor de Sector vastleggen.   IKV-gegevens die deze release verhuizen naar contractniveau Waarom  Om in de nabije toekomst de veranderende wetgeving voor inkomstenverhoudingen te kunnen blijven ondersteunen, moet het mogelijk zijn dat een medewerker meerdere inkomstenverhoudingen tegelijkertijd heeft. Daarom hebben we in release 2022-08 nieuwe contractschermen voor Loonheffingen en Loonaangifte geïntroduceerd. In deze en volgende releases gaan we deze gegevens ook daadwerkelijk fysiek omzetten naar een contractgegeven. Dit gebeurt groepsgewijs. Hoe  Rapporten  >  Vastlegging > Mutatieverslag / Mutatieverslag (uitgebreid) De volgende elementen zijn voortaan zichtbaar als contractmutatie en hebben dus een contract ID: 10524588 Sector 10204689 Incidentele inkomstenvermindering 10205315 Verzekeringssiutatie ZVW 10300022 Compensatie ink. afh. premie 10300057 Reden geen bijtelling auto 10305522 Auto categorie De laatste twee velden zijn standaard beschikbaar bij de arbeidsvoorwaarde Auto van de zaak.  Sommige gebruikers hebben ze ook toegevoegd aan een ander medewerkerscherm, maar vervolgens blijken ze daar niet gebruikt te worden. Om verwarring te voorkomen, hebben we ze daarom verwijderd van deze schermen. Je kunt ze vanaf nu eventueel wel toevoegen aan andere contractschermen. Actie Er is geen actie nodig. Externe HR-applicaties kunnen deze gegevens als medewerkermutatie blijven aanleveren, de mutaties komen automatisch terecht bij het hoofdcontract. Banknummer uit Andorra toegevoegd aan SEPA-betalingen Waarom  Vanaf 2019 is ook Andorra toegevoegd bij de SEPA-betalingen. Wij hadden dit echter nog niet aan de codelijst toegevoegd, waardoor je geen banknummer uit Andorra kon toevoegen in de schermen van SEPA-betalingen. Hoe  Medewerker > Medewerker > Overboekingen SEPA Vanaf release 2022-11 staat Andorra in de codelijst, zodat je banknummers uit Andorra kunt invullen. Actie Er is geen actie nodig. Invullen en opslaan Alternatieve omschrijvingen van meer dan 50 posities niet meer mogelijk Waarom  De omschrijving die je kan vastleggen bij de Alternatieve omschrijvingen heeft een maximaal aantal posities van 50. Je kon wel langere omschrijvingen invullen en opslaan, maar na het opslaan kapte het systeem de alternatieve omschrijving af op 50 posities. Hierdoor werd de nieuwe omschrijving niet exact opgeslagen zoals je zou willen. Hoe  Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen Bij het invoeren van een alternatieve omschrijving is het niet meer mogelijk om meer dan 50 posities in te vullen. Hierdoor zie je direct dat je aan het maximaal aantal posities zit en kun je zelf kiezen hoe je de omschrijving wilt afkorten. Actie Controleer eventueel of er alternatieve omschrijvingen zijn die zijn afgekapt en pas deze zo nodig aan. Code meetelling APG Architecten DGA soms niet correct bepaald Waarom Soms kwam het specifieke situaties voor dat de code meetelling niet correct werd bepaald bij een medewerker voor wie in de Periodieke interface APG PFAB bij APG Verbijzondering inkomstenverhouding (PFAB) de waarde DGA of WIA was ingevuld. Hoe Met ingang van 1-1-2022 is er een aanpassing gedaan waardoor de Code meetelling altijd de waarde Ja heeft als er sprake is van Verbijzondering inkomstenverhouding DGA of WIA. Actie Er is geen nodig. Opgeloste meldingen PME pensioenfonds beschikbaar maken voor eigen regeling (3808787) Melding  Bij het PME pensioenfonds kan de medewerker er zelf voor kiezen om tijdens het onbetaalde ouderschapsverlof vrijwillig de pensioenopbouw te laten doorlopen. De opbouw is daarbij echter maar 50% van het normale bedrag over het gedeelte van het ouderschapsverlof. Ook is er over die 50% opbouw een mogelijkheid om tussen werkgever en medewerker een afwijkende verdeling te kiezen ten opzichte van het normale gedeelte. In de release van september 2022 hebben we deze mogelijkheid al beschikbaar gesteld voor de benoemde regeling van PME Pensioenfonds. Nu hebben we dit ook voor de eigen regeling beschikbaar gesteld. Oplossing Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens >Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) Aan het bedrijfsscherm Pensioen vast (eigen) zijn de volgende velden toegevoegd: Ouderschapsverlof Procentueel WG-deel pens. (PME) Ouderschapsverlof Procentueel WN-deel pens. (PME) Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Pensioen eigen rgl. (vaste grondslag) In het medewerkerscherm van de arbeidsvoorwaarden Pensioen vast (benoemd) moet je bij Voortzetting pensioen (ouderschapsverlof - PME) kiezen voor  Ja.  Actie Als er sprake is van bovenstaande situatie, pas dan de bovengenoemde velden aan per 1-1-2022.  Als er geen vrijwillige voortzetting is, hoef je niets te doen. Loondoorbetaling bij ziekte in combinatie met Transitievergoeding en Verwerkingseenheid (3592685) Melding Als jouw organisatie gebruik maakt van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij Ziekte, dan werd het bedrag aan ziekengeld soms niet juist berekend als: de medewerker uit dienst ging met een transitievergoeding én er was sprake van een verwerkingseenheid bij de medewerker Oplossing Dit is in deze release opgelost met ingang van 01-01-2022. Actie Er is geen actie nodig. Afrekenmatrix per periode toonde geen gegevens (change 3770429) Melding Als een element een alternatieve omschrijving heeft van 50 posities en is vastgelegd als TWK-mutatie, dan toonde de afrekenmatrix per periode geen gegevens. Oplossing Rapporten > Berekening > Afrekenmatrix medewerker/werkgever/per periode Het probleem kwam voor als een omschrijving van 50 posities voor een looncomponent was vastgelegd als TWK-mutatie. Door het *2 achter het element werd deze omschrijving echter langer dan 50 posities, waardoor het rapport niet meer werd aangemaakt. De procedure van alle afrekenmatrices is nu zo aangepast dat de omschrijving 50 posities kan zijn zonder de *2 aanduiding voor een TWK-mutatie. Actie Er is geen actie nodig. Na het herrekenen van de betreffende medewerker, wordt de correcte berekening toegepast. Loonaangifte - Awf herzien werd niet berekend (change 3692901)  Melding Als een dienstverband waarvoor je als werkgever de lage AWf-premie betaalde, binnen twee maanden eindigt, moet je alsnog de herziene (hoge) AWf-premie betalen. U Je kunt aangeven dat deze herziening automatisch plaats moet vinden binnen het systeem door het gegevenselement WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja te geven. Het kon echter voorkomen dat deze herziening niet plaatsvond. Met ingang van deze release is dit hersteld.    Oplossing Instellingen > Berekening > Gegevens UWV Als op het scherm Gegevens UWV het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja heeft en het systeem constateert dat een werknemer binnen 2 maanden uit dienst is gegaan, dan muteert de de payroll het gegevenselement WW herzien bij deze medewerker en vult deze dan met de waarde Ja. De ingangsdatum van deze mutatie is de datum in dienst. De AWf wordt in de salarisverwerking waarin dit gebeurt echter nog niet herzien. Bij de daarop volgende salarisverwerking heeft het gegevenselement WW herzien de waarde Ja en wordt de AWf voor de desbetreffende medewerker herzien, waardoor alsnog de hoge AWf premie wordt toegepast.  Actie Er is geen actie nodig.  Als je deze functionaliteit wilt gaan gebruiken, vul dan in het scherm Gegevens UWV bij het veld WW herzien aanzetten bij uitdienst in 2 maanden de waarde Ja in. Jaaropgaaf 2022 - onjuiste waarde bij de rubriek Totaal premies werknemersverzekeringen (3785445)  Melding Als de jaaropgaaf voor 2022 wordt opgevraagd toonde de rubriek Totaal premies werknemersverzekeringen een verkeerde waarde.     Oplossing Rapporten > Salarisspecificaties > Jaaropgaaf medewerker Met ingang van deze release toont de jaaropgaaf voor 2022 wel de juiste waarde bij de rubriek Totaal premies werknemersverzekeringen.   Actie Er is geen actie nodig.  Fout in berekening Jaarloon bijzondere beloningen bij opnieuw in dienst melden (3841954)  Melding Een medewerker opnieuw in dienst melden is binnen Payroll Business mogelijk via de volgende twee wizards. Stagiair wordt medewerker Herindienst In dat geval moet het Jaarloon bijzondere beloningen opnieuw berekend worden. Dit gebeurde echter niet. Als de berekening vervolgens werd afgedwongen door het Jaarloon bijzondere beloningen op nul te stellen, werd er een te hoog Jaarloon berekend. Het eerdere verdiende fiscale loon in dat jaar werd ten onrechte ook meegenomen bij de berekening.        Oplossing Workflows > Doorstroom > Stagiair wordt medewerker Workflows > Instroom > Herindienst Als u gebruik maakt van bovenstaande wizards om een medewerker opnieuw in dienst te melden, wordt het Jaarloon bijzondere beloningen nu wel automatisch opnieuw berekend. Tevens vindt de berekening dan plaats op het nieuwe fiscale loon van de medewerker. Actie Er is geen actie nodig.   

Nieuw Ouderschapsverlof overhevelen uren Waarom Ouders hebben tot de 8e verjaardag van hun kind recht op ouderschapsverlof. Sinds augustus 2022 mag een medewerker voor zijn/haar kind 9 weken betaald ouderschapsverlof opnemen tot één jaar na de geboorte van het kind. Als een medewerker niet alle betaalde uren opneemt, blijven deze uren als onderdeel van het ouderschapsverlof wel bestaan. Ouders hebben namelijk recht op maximaal 26 weken ouderschapsverlof: 9 weken gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en 17 weken onbetaald ouderschapsverlof. Dit betekent in HR Core Business dat de uren overgeheveld moeten worden van betaald naar onbetaald ouderschapsverlof.  Hoe Vanaf release 2022-11 berekent HR Core Business bij een verlofaanvraag automatisch of er vervallen betaalde uren zijn en/of deze overgeheveld moeten worden naar onbetaald ouderschapsverlof. Op deze manier hoeft niemand dit zelf te berekenen. In het verlofoverzicht zie je hoeveel uren betaald en onbetaald zijn en welke vervaldatum hieraan is gekoppeld. Hierdoor kun je altijd nagaan hoeveel ouderschapsverlof de medewerker nog kan aanvragen voor het kind.  Als de vervaldatum van het betaalde en onbetaalde ouderschapsverlof is verstreken en de medewerker probeert alsnog een aanvraag voor ouderschapsverlof in te dienen voor hetzelfde kind, zal het systeem deze aanvraag niet verwerken.  Actie  Er is geen actie nodig. HR Core Business berekent automatisch of de vervallen betaalde uren overgeheveld moeten worden naar onbetaald ouderschapsverlof.  Let op: als bij de ouderschapsverlofsoorten geen waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind, vindt het overhevelen niet automatisch plaats. Ouderschapsverlof automatisch afboeken Vanaf release 2022-11 is het mogelijk om ouderschapsverlof, evenals wettelijk en bovenwettelijk verlof, automatisch te laten afboeken. Hierdoor hoef je als organisatie niet meer zelf te berekenen hoeveel ouderschapsverlof er opgenomen moet worden en van welke ouderschapsverlofsoort. Dit gaat volledig geautomatiseerd als je dit in HR Core Business vastlegt via Ouderschapsverlof recht op basis van het kind.  Inrichting Wil je de functionaliteit van voor het automatisch afboeken van ouderschapsverlof gaan gebruiken, dan moet je de instellingen hiervoor op verschillende plaatsen in HR Core Business vastleggen. Dit doe je als volgt. Instellingen > Verlof > Verlofregeling Bij de verlofsoorten die gebruikt worden voor Ouderschapsverlof (betaald 1 en 2) en Ouderschapsverlof (onbetaald) moet je de Prioriteit vastleggen. Bij een verlofaanvraag wordt er als eerste afgeboekt van de verlofsoort met de hoogste prioriteit. Voor het automatisch laten afboeken van ouderschapsverlof moet je in de verlofregeling ook de verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch) aanmaken. Deze richt je als volgt in:  Verlofrecht = 0 uur Prioriteit = 99 - is voor deze verlofsoort niet van belang Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind = Automatisch OSV Maximum negatief = 0 Door het vastleggen van de waarde Automatisch OSV, gebruikt het systeem deze verlofsoort voor het afboeken van de verlofsoorten waarvoor een waarde aanwezig is bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind.  Let op: als bij de ouderschapsverlofsoorten geen waarde is ingevuld bij Ouderschapsverlof recht o.b.v. kind, kan het automatisch afboeken niet worden uitgevoerd. Deze functionaliteit zoekt alleen naar die verlofsoorten waarbij in dit veld een waarde aanwezig is.  Gebruik Via HR Self Service of direct in HR Core business kun je een verlofaanvraag doen met de verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch). Het systeem bepaalt dan via de prioriteit en vervaldatum van welke verlofsoort er als eerste moet worden afgeboekt; is er geen verlofsaldo meer voor het verlof met de hoogste prioriteit, dan wordt er automatisch verder afgeboekt de volgende verlofsoort met een lagere prioriteit.  Actie Inrichten verlofregeling HR Core Business op basis van de beschrijving hierboven.  Inrichten verlofsoort Ouderschapsverlof (automatisch) in de betrokken processen in Self Service.  Gewijzigd en verbeterd Verwijderen WAO/WIA registratie niet mogelijk Waarom In het scherm WAO/WIA registratie stonden de volgende gegevenselementen als verplichte velden: 7606 WAO/WIA klasse 7607 Reden instroom Hierdoor was het niet mogelijk een onterecht ingevuld WAO/WIA-scherm te verwijderen. Daarom zijn deze velden voortaan optioneel. Hoe Medewerker > Ziekte > WAO/WIA registratie  Met ingang release 2022-11 zijn in het scherm WAO/WIA registratie alle verplichte velden optioneel gemaakt, zodat het nu mogelijk is de waarden uit de velden te verwijderen. Functioneel is er verder niets gewijzigd. Actie Als er onterecht medewerkers zijn vastgelegd met een WAO/WIA registratie, kun je nu de velden in het scherm leegmaken. Dit doe je door de afzonderlijke velden leeg te maken of door op de knop Wissen te klikken. RVM heraanlevering - hernoemd naar Heraanlevering RVM Vanaf deze release zijn de menu-optie RVM heraanlevering en het bijbehorende scherm hernoemd naar Heraanlevering RVM.  Hoe  Beheer > Gegevensuitwisseling > Heraanlevering RVM Alleen de naam van de menu-optie en de schermnaam zijn gewijzigd, De functionaliteit is hetzelfde gebleven. Actie Er is geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Gewenste Brondatumsoort niet te vinden in lijst (change 3733800) Melding Instellingen > Actieve Signalering > Definiëren Signaal Het was niet mogelijk om de in de lijst van het veld Brondatumsoort het gewenste gegevenselement te selecteren.  Oplossing In de lijst van het veld Brondatumsoort werd de officiële benaming van het gegevenselement getoond in plaats van de alternatieve omschrijving die was ingericht. Vanaf deze release toont de lijst ook de alternatieve omschrijving, als deze is ingericht. Alternatieve omschrijvingen leg je vast via Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen. Actie  Er is geen actie nodig. Self Service - Mutaties vanuit Self Service niet geëxporteerd naar HR Core Business (3786931) Melding Enkele weken geleden was er door een fout in onze programmatuur een probleem ontstaan met het verwerken van Self Service-mutaties. De mutaties vanuit Self Service werden niet meer naar HR Core Business geëxporteerd. Als tussenoplossing hebben we toen snel de IKV-aanpassing teruggedraaid die deze fout veroorzaakte, zodat de mutaties vanuit Self Service wel verwerkt konden worden. Oplossing Met ingang van de november release hebben wij de programmatuur zo aangepast dat deze fout niet meer kan voorkomen.  Actie  Er is geen actie nodig. Verwijderen kindgegevens vanuit Self Service (3842585) Melding Via Self Service is het mogelijk om kindgegevens te verwijderen uit HR Core Business. Als er voor het kind echter al aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof is geregistreerd, kunnen de kindgegevens niet zomaar uit ons systeem worden verwijderd. Als gebruiker kreeg je onterecht geen melding terug dat het niet mogelijk was deze actie te verwerken.  Oplossing Wij hebben er voor gezorgd dat de mutatie in HR Core Business uitvalt met de melding dat het kind niet verwijderd kan worden, omdat er voor dat kind aanvullend geboorteverlof en/of ouderschapsverlof is vastgelegd. Op die manier ben je wel op de hoogte van de niet verwerkte mutatie.  Actie  Als deze mutatie voor jouw organisatie uitvalt, moet je eerst het aanvullende geboorteverlof en/of ouderschapsverlof verwijderen, daarna is het mogelijk om gegevens van het kind te verwijderen.  Blokkade collectief verlof niet meer zichtbaar bij openen van verlofaanvraag (3901430) Melding Als een verlofaanvraag werd geopend van een reeds geblokkeerde collectieve verlofdag, was in de aanvraag niet meer zichtbaar dat deze dag was geblokkeerd. Oplossing Vanaf deze release is bij het openen van collectief verlof dat reeds is geblokkeerd, het vinkje achter het veld Collectief verlof geblokkeerd zichtbaar. Ook zie je nu de knop Deblokkeer verlof rechts onderin het scherm om de blokkade op te heffen. Als je hierop klikt, zal het collectief verlof volgens werkpatroon opnieuw worden toegekend aan de betreffende medewerker.   Actie  Er is geen actie nodig