Personeelsdossier 2019-11 NL

[#1]

Gewijzigd en verbeterd

Vervangend koppelbestand Medewerkers

Waarom

Attentie: In opvolging op de release notes van de 2019-08 release, melden wij nogmaals dat het bestaande koppelbestand Medewerkers per 1-1-2020 vervalt.

Het koppelbestand Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet langer van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij het BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand.

Hoe

Omdat het koppelbestand door veel partijen wordt gebruikt, passen wij dit niet direct aan. Het verwijderen kan bij uw toepassing tot problemen leiden. Daarom kozen wij ervoor om - naast het bestaande koppelbestand - een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier. Het oude koppelbestand blijft nog een aantal maanden beschikbaar.

Tegenover het verwijderen van het BSN staat dat wij het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitbreiden. Met die extra informatie over de medewerkers kunt u beter bepalen welke medewerker de juiste is.

In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar:

• Klantnummer
• Actnaam
• PersoonsCd
• PersoonsNr
• DvbNr
• BSN
• GebDatum
• Afdeling
• DatumInDienst
• DatumUitDienst

In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig:

• CustomerID
• ProductCombination
• EmployeeID
• EmployeeCode
• ContractID
• Initials
• Prefix
• Name
• BirthDate
• BirthPrefix
• BirthName
• Gender
• StartDate
• EndDate
• OrganisationalUnit
• AdministrationID
• Department
• DepartmentIDDepartmentAbbr
• Function

Locatie

Pad: Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker.

Binnen de module Autorisatie Personeelsdossier zijn nu twee bestanden beschikbaar.

• de versie Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden
• de versie Medewerkers is het bestand volgens het nieuwe formaat, dus zonder BSN en met de aanvullende velden

Uw actie

Omdat het bestaande koppelbestand eind 2019 wordt uitgefaseerd, is het van belang om binnen uw organisatie de processen die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen op het gebruik van het nieuwe koppelbestand.

Belangrijk: niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen zijn nu opgenomen in losse velden. Houd hier rekening mee bij het aanpassen van het proces dat de gegevens in het koppelbestand uitleest. Breng externe partijen die ook met het koppelbestand werken tijdig op de hoogte van deze wijziging.

Nieuw

Nieuwe gebruikersinterface Mijn Dossier

Waarom

De huidige gebruikersinterface van Personeelsdossier - en daarmee ook Mijn Dossier - is afgestemd op de gebruikersinterface van Youforce. Sinds enige tijd is het echter ook mogelijk om vanuit Home of vanuit HR Core Business Global direct naar Mijn Dossier te gaan. Deze modules hebben echter de gebruikersinterface van Visma | Raet. Om hier beter bij aan te sluiten, heeft Mijn Dossier een nieuwe gebruikersinterface gekregen.

De werking is hetzelfde gebleven en visueel zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd. Mijn Dossier met de nieuwe gebruikersinterface is na deze release als eerste beschikbaar voor gebruikers van HR Core Business Global. In een volgende release krijgen alle gebruikers van Mijn Dossier, Personeelsdossier en Salarisdossier de beschikking over de nieuwe gebruikersinterface.

Hoe

Binnen HR Core Business Global ziet u een koppeling waarmee u Mjin dossier kan openen.

 

In dit geval wordt Mijn Dossier direct geopend met de nieuwe gebruikersinterface.

In deze gebruikersinterface worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen. Dit modernere uiterlijk introduceert een ruimere opzet voor de weergave van de gegevens. Ook bij het weergeven van een document bestaan dezelfde mogelijkheden als voorheen.

Uw actie

Alle gebruikers van HR Core Business Global krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien.

Opmerking: Als deze gebruikers Personeelsdossier of Mijn Dossier via de Youforce Desktop starten, zien zij echter de informatie in 'het oude jasje'.

Weergave aanpassen

Waarom

Binnen de nieuwe gebruikersinterface is gekozen voor een grotere regelafstand dan voorheen. Voor het merendeel van de gebruikers wordt de informatie hierdoor overzichtelijker gepresenteerd en is het eenvoudiger om het gewenste document te kiezen.

Voor gebruikers die veel documenten raadplegen is het wenselijk om zo veel mogelijk informatie op één scherm te zien. Om dit mogelijk te maken is de optie Weergave aanpassen toegevoegd.

Hoe

Rechtsboven in het scherm geeft een icoon aan in welke weergave de interface staat.

Door hier op te klikken is de gewenste weergave te selecteren.

De mogelijkheden: standaard weergave, compacte weergave of extra compacte weergave.

Gebruik de extra compacte weergave om de informatie met dezelfde regelhoogte te zien als in de oude gebruikerinterface.

De gemaakte keuze wordt vastgelegd op gebruikersniveau, zodat deze weergave na het opnieuw inloggen wederom beschikbaar is.

Uw actie

Deze functionaliteit is standaard voor alle gebruikers beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface.

Publishing Date : 10/29/2019