Flex Benefits 2025-03

[#1]

Inhoudsopgave

• Mededelingen
• Releases in maart 2025
• Release 10-03-2025
• Wit scherm na het starten van de functie Export inzien
• Release 13-03-2025
• Nieuw:
• Opnieuw indienen na foutmelding bij indienen van aanvragen
• Opgeloste meldingen:
• Persoonlijk budget wordt niet getoond op het Budget overzicht
• Uitbetalingen van persoonlijk budget worden niet getoond in het Budget diagram
• Release 19-03-2025
• Nieuw:
• Melding op venster bijlagen toevoegen
• Release 25-03-2025
• Wijziging functie Export inzien
• Verkeerd keuzevenster van een geëxporteerde aanvraag

Mededelingen

Releases in maart 2025

Deze pagina geeft een overzicht van de functionele releases van Flex Benefits die we uitgebracht hebben in maart 2025.

Release 10-03-2025

Wit scherm na het starten van de functie Export inzien

Melding

Een beheerder van een grote organisatie start de functie Export inzien om de exportmutaties voor de komende maand te controleren. Na lange tijd wachten toont Flex Benefits een wit scherm in plaats van de lijst met exportmutaties.

Oplossing

Een groot aantal medewerkers heeft een aanvraag ingediend voor een doel in Flex Benefits. Voor al deze aanvragen moet Flex Benefits enkele exportmutatieregels aanmaken. Dit resulteerde in zoveel mutaties dat dit niet op het scherm van de internetsessie geplaatst kon worden.

We hebben dit als volgt opgelost:

Als het aantal exportmutaties beperkt blijft, dan toont Flex Benefits de exportmutaties gewoon op het scherm.

Als het aantal exportmutaties te groot is om op het scherm af te beelden, dan toont Flex Benefits hiervoor een melding op het scherm. De beheerder kan het exportverslag dan downloaden door op de knop Verslag te klikken.

Release 13-03-2025

Nieuw:

Opnieuw indienen na foutmelding bij indienen van aanvragen

Waarom

Het indienen van een aanvraag voor een doel door een medewerker is een complex proces dat uit meerdere onderdelen bestaat:

• Het genereren van een overeenkomst door Youforce Docs.
• Het opslaan van de gegenereerde overeenkomst in de cloud-omgeving van Flex Benefits.
• Het aanmaken van een goedkeuringsworkflow in HR Self Service (indien dit is geconfigureerd).
• Het opsturen van de overeenkomst en de bijlagen naar HR Self Service (indien dit is geconfigureerd).
• Het bijwerken van gegevens in de database van Flex Benefits.

Soms krijgen medewerkers een foutmelding bij het indienen van een aanvraag. De foutmelding kan veroorzaakt zijn door één van bovenstaande onderdelen. Er zijn dan twee typen fouten:

• De foutmelding kan ontstaan zijn door een fout in de inrichting. Als dit het geval is dan moet de beheerder de inrichting verbeteren.
• De foutmelding kan ontstaan zijn doordat Youforce Docs of HR Self Service tijdelijk niet beschikbaar was. We raden de medewerker dan aan om de aanvraag op een later tijdstip nog eens in te dienen.

Medewerkers zien echter soms niet dat er een foutmelding is ontstaan en dienen de aanvraag niet nog eens in.  De aanvraag blijft dan staan in de tabel met in te dienen aanvragen.

Wij hebben een automatische monitoring lopen die controleert bij hoeveel aanvragen een foutmelding is ontstaan. Als het aantal een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, dan maken wij een datafix om de aanvragen opnieuw in te dienen. Meestal worden de aanvragen dan wel met succes ingediend.

Maar dit betekent dat de aanvraag pas veel later wordt ingediend. Soms is de aanvraagtermijn voor de gekozen ingangsmaand dan al voorbij en wordt de aanvraag niet meegenomen in de export voor de betreffende maand. Dit is niet wenselijk.

Hoe

Functie Opnieuw indienen

Wij hebben een nieuwe functie gebouwd, die elke nacht controleert of er de afgelopen dag foutmeldingen zijn ontstaan bij het indienen van aanvragen en waarbij de medewerker de aanvraag niet opnieuw heeft ingediend. Indien dit het geval is, dan zal de functie de aanvraag automatisch opnieuw indienen.

Opgeloste meldingen:

Persoonlijk budget wordt niet getoond op het Budget overzicht

Van toepassing voor

Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen dat elke maand automatisch uitbetaald wordt (CAO Provincies).

Melding

Een medewerker van de organisatie opent het tabblad Budget overzicht in Flex Benefits.  Het overzicht toont geen gegevens. Niet in het budget diagram en ook niet in de budget tabel.

De budgetgegevens van de medewerker zijn wel correct geïmporteerd uit het 1917 bestand van Payroll Gemal.

Oplossing

Het tonen van de budgetgegevens werkte niet correct.  Dit is verbeterd in zowel het budget diagram als in de budget tabel.

Uitbetalingen van persoonlijk budget worden niet getoond in het Budget diagram

Van toepassing voor

Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen dat elke maand automatisch gereserveerd wordt (CAO Gemeenten).

Melding

Een medewerker van de organisatie heeft aanvragen ingediend voor het doel Budget uitbetalen en voor Uitruilen reiskosten met de bron Persoonlijk budget.

De medewerker controleert zijn persoonlijk budget in het Budget diagram en in de budget tabel.  De uitbetalingen worden niet getoond in het Budget diagram.

Oplossing

Het tonen van de persoonlijke budgetten is verbeterd.

De bedragen voor het doel Budget uitbetalen en voor de bruto/netto uitruildoelen worden getoond als negatieve, grijze staven in het budget diagram.

De bedragen voor het doel Budget uitbetalen worden getoond in de budget tabel in de kolom Uitbetalingen.

De bedragen voor de bruto/netto uitruildoelen worden getoond in de budget tabel in de kolom Bestedingen.

Release 19-03-2025

Nieuw:

Melding op venster bijlagen toevoegen

Waarom

De beheerder kan bij een product/doel inrichten dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen bij de aanvraag. Het toevoegen van bijlagen wordt gedaan op Stap 3 van het keuzevenster voor het doel.

Bij een organisatie moeten de medewerkers bij het doel Fiets verplicht 2 bijlagen toevoegen: de factuur en een betaalbewijs. De organisatie heeft de wens dat deze eis op het venster van Stap 3 wordt getoond, zodat de medewerker weet dat hij 2 bijlagen moet toevoegen.

Hoe

Beheer module

De beheer module is uitgebreid met de functionaliteit voor het invoeren van de meldingstekst op Stap 3 van het keuzevenster.

Medewerker module

Het venster van Stap 3 is uitgebreid met de functionaliteit voor het tonen van de meldingstekst.

Voorbeeld:

Jouw actie

Als je een melding over het toevoegen van bijlagen wilt tonen op Stap 3 van het keuzevenster, moet je de volgende actie uitvoeren:

Bijlage-melding toevoegen

• Open Flex Benefits als beheerder.
• Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product.
• Selecteer het flexpakket.
• Klik op de knop Producten.
• Selecteer het product.
• Klik op de knop Teksten.
• Klik op de knop Toevoegen.
• Voer een volgnummer in, bijvoorbeeld 1. 
• Selecteer de soort Bijlage.
• Voer een korte titel in.
• Voer de meldingstekst in in het veld Tekst.
• Klik op de knop Opslaan.

Release 25-03-2025

Wijziging functie Export inzien

Melding

De beheerder van een grote organisatie start de functie Export inzien. Hij wacht enige tijd en ververst zijn sessie regelmatig. Het resultaat van Export inzien komt niet in beeld.

Oplossing

Het resultaat van de functie Export inzien werd altijd één keer getoond op het scherm en daarna werd het resultaat direct verwijderd. Wij hebben dit nu gewijzigd, om te voorkomen dat het resultaat niet in beeld komt.

Wijziging: Als je de functie Export inzien start, dan wordt het resultaat (het overzicht van de exportmutaties) na enige tijd automatisch op het scherm getoond. Als er erg veel exportmutaties zijn, dan wordt het resultaat niet op het scherm getoond, maar dan kun je het resultaat downloaden m.b.v. de knop Verslag. Het resultaat wordt niet verwijderd.

Als je de pagina Exportgegevens inzien daarna (of op een volgende dag) nog eens opent, dan toont het programma het resultaat van de vorige keer dat je de functie Export inzien hebt gedraaid. Pas als je de opnieuw op de knop Export inzien klikt, wordt het resultaat van de vorige keer verwijderd.

Verkeerd keuzevenster van een geëxporteerde aanvraag

Melding

Een medewerker heeft in het verleden een aanvraag ingediend voor het doel Thuiswerkplek. Deze aanvraag is goedgekeurd en geëxporteerd naar HR Core.

De medewerker opent nu het keuzevenster voor het doel Thuiswerkplek via de directe link in Mijn Youforce. Flex Benefits opent het keuzevenster in edit-modus. De medewerker kan zijn aanvraag voor Thuiswerkplek aanpassen.  Dit is niet correct.

Oplossing

De manier waarop de keuzevensters worden geöpend, is afhankelijk van de status van de aanvraag.

Als een aanvraag de status Verwerkt heeft, dan opent Flex Benefits het keuzevenster in read-only modus. De medewerker kan dan geen wijzigingen aanbrengen.

Deze functionaliteit werkte correct als de medewerker het keuzevenster vanuit het Dashboard van Flex Benefits opende. Maar het werkte niet correct als de medewerker het keuzevenster via de directe link in Mijn Youforce opende. Dit is verbeterd.

[ArianneB]

Moet dit niet de release van april zijn?

[André Visschers]

@ArianneB 
De hierboven genoemde aanpassingen zijn al geïnstalleerd door middel van verschillende releases in de maand maart.