Releases Youforce Self Service

26 januari 2023 Knop Opslaan werkt niet bij het opslaan van het pop up-scherm Vertalingen (change3640035) Bij bepaalde vrije velden (rubrieken) werkte de knop Opslaan niet als je het pop up scherm Vertalingen wilde opslaan. Je kon deze knop niet selecteren. Dit is nu verbeterd. Je kunt de knop Opslaan nu aanklikken.  Infloblok type veld wordt niet gekopieerd (change 2848788) Als beheerder wil je een formulier kopiëren met alle kolommen en waarden, inclusief de kolom Infoblok. De kolom Infoblok werd niet gekopieerd. Dit is nu gerepareerd, zodat deze kolom nu ook wordt gekopieerd. Een single quote sign (') veroorzaakt een 500-error in het activiteitenprofiel bij aanpassen autorisatie (change 3037816) Als je via het activiteitenprofiel een workflow activiteit wilde toevoegen, kreeg je een 500-error als in de naam van de workflow een single quote (') stond. Dit is opgelost. Als de naam van een workflow een single quote (') bevat, wordt de naam geaccepteerd en opgeslagen. Verlofdag boeken werkt niet met komma als decimaal scheidingsteken (change 67620) Bij het aanvragen van verlof voor het boeken van uren op een verlofdag mocht slechts één punt tussen de decimalen in het uur verlofvoorstelvak. Het is nu toegestaan om een komma te gebruiken bij het schrijven van decimalen. Dit betekent dat je bijvoorbeeld 8,00 ook kan opgeven als 8,00. Let op: zodra je urennotatievak verlaat, wordt de komma vervangen door een punt. Opeenvolgende komma's worden getoond als onderdeel van de  werknemernaam (change 2999056) In de Te doen lijst bij de Werknemer kolom kwam het soms voor dat er meerdere opeenvolgende komma's werden getoond, bijvoorbeld bij ontbrekende tussenvoegsels van een naam. Dit is aangepast. Er wordt altijd maar één komma getoond. Optimalisatie gekoppeld aan importeren Workflow-definitie - unieke ID's (change 2784904) Je kon een workflow in de workflowdefinitie niet wijzigen. Dit vond plaats als je de functionaliteit: Definities importeren proces had gebruikt. Werd er bijvoorbeeld  een activiteit met de naam Verwerken Salarisadministratie werd geïmporteerd, terwijl er al een andere activiteit met de naam Verwerken Salarisadministratie (zonder spatie) bestond, dan kon je deze workflows niet wijzigen omdat ze dezelfde ID hadden. Dit ID moet uniek zijn. Vanaf nu maakt Self Service voor elke workflow een unieke ID aan. Verbetering voor het proces inrichtingsrapport (change 2663795) Als je een inrichtingsrapport wilde genereren en downloaden, kreeg je de melding: Er is een fout opgetreden bij het verzenden van de mutatie. Probeer het opnieuw of neem contact op met uw beheerder. Dit gebeurde als er geen inrichting aanwezig was in een van de tabbladen. Voortaan zie dan in het tabblad of bestand de tekst: Geen inrichting aanwezig.   19 januari 2023 Door HRCore aangeboden nieuwe rubrieken worden niet goed geïmporteerd in Self Service (change 4101591) Bij het in gebruik nemen van een nieuwe rubriek in Self Service, die was aangemaakt in HRCore, werd deze niet altijd in Self Service bijgewerkt. In Self Service ontbrak dan de nieuwe rubriek. Dit is nu opgelost. Self Service werkt voortaan de rubriekentabel bij met de informatie vanuit HRCore, zodat de rubrieken in Self Service altijd gelijk zijn met die in HRCore. 6 januari 2023 Configuratie workflow - verbeteringen Extra e-mails De pop-up knoppen zijn altijd zichtbaar, het maakt hierbij niet uit hoeveel rijen er zijn. Voor het toevoegen van een nieuwe rij is er nu de knop Nieuwe Distributie Regel. Het e-mailveld is groter, zodat je meer kunt bekijken. Het laden gaat nu als volgt: bij het openen, wordt de informatie in de pop-up voor het eerst geladen als een gebruiker klikt op de knop Nieuwe Distributie Regel, vindt het laden opnieuw plaats alle andere validatie's vinden plaats als de gebruiker op de knop Opslaan klikt, het scherm wordt dus niet meer ververst bij elke klik door de velden van een rij Na     Voorheen     Verlofoverzicht - Verlofsaldo  vervallen verlof Als de waarde voor vervallen verlofrechten nul is, staat er in het Verlofoverzicht geen vervaldatum meer in de kolom Vervaldatum, maar zie je een liggend streepje: - .       Proces Werkpatroon (alleen Beaufort Online Klanten) Vanaf deze release kun je het werk patroon proces gebruiken. Dit moet je eerst inrichten, hoe je dit doet lees je in de instructies van het volgende kennisartikel (Werk Patroon). Met dit proces kun je  de bestaande werkpatronen uit Beaufort ophalen en bijwerken, of nieuwe aanmaken.

9 december 2022 Verbetering Infoblok rubriek Het rubriek type 'Infoblok' zal nu altijd weergegeven worden, ongeacht of de activiteit de optie "Gegevens Wijzigbaar" aan heeft staan.  Zoals bij andere rubrieken kan de inhoud nog steeds verborgen worden voor verschillende rollen met de optie die hieronder is weergegeven. Via de Community hebben veel klanten aangegeven dat zij deze optie graag gesplitst zien. Omdat dit een ingrijpende verandering is voor alle rubrieken hebben wij dit nu nog niet kunnen meenemen. Daarnaast zal een Infoblok rubriek nu ook zichtbaar zijn in het Archief en de Te Doen lijst.   Community discussies/ ideeën over dit onderwerp: https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-Self-Service/Weergave-Infoblok/ba-p/535910 https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Layout-infoblok-maar-dan-ook-zichtbaar-voor-vervolgstappen-SLSR/idi-p/462543 https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Infoblok-ook-zichtbaar-maken-voor-Manager-SLSR-I-571/idi-p/463138 https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Infoblok-zichtbaar-maken-voor-betrokkenen-in-de-workflow-waarbij/idi-p/462103

16 november 2022 Medewerker selecteren voor Vervanging niet mogelijk (change 3929648) Een paar weken geleden hebben we het selecteren van Vervanging gewijzigd. Hierbij hebben we de inactieve managers verwijderd uit de selectielijst, omdat deze niet relevant waren om te worden geselecteerd. Na deze wijziging was het echter niet meer mogelijk om een medewerker te selecteren om iemand te vervangen. Dit is inmiddels opgelost. Als je de mogelijkheid hebt geactiveerd om een medewerker als vervanger te selecteren, kun je de medewerkers weer zien en selecteren. Naam verloftype nu volledig zichtbaar Als je de verloftype tabel opende en een verloftype wilde selecteren was de omschrijving niet volledig zichtbaar. Dit hebben we aangepast, zodat voortaan de volledige omschrijving van het verloftype dat je wilt selecteren zichtbaar is.

Langzaam aan wordt voor alle klanten de volgende aanpassing op de autorisaties door gevoerd.   De laatste tijd duurde het vaak een nachtverwerking voordat nieuwe/aanpassingen in autorisaties zijn doorgewerkt. Op dit moment bereken we de autorisaties bij het inloggen in Self Service.   De autorisaties worden 1x voor een browser sessie berekent, dus niet iedere keer bij het klikken op de tegel Selfservice.   Alle PSA-ers met heel veel autorisaties kunnen vanaf nu een melding krijgen, dat het berekenen van de autorisaties nog even kan duren. Voordeel is ook, dat bij aanpassingen in de autorisaties enkel uitgelogd dient te worden, browser afsluiten en de autorisaties worden opnieuw berekent.   De melding ziet er als volgt uit:    

14 september 2022 Niet-actieve medewerkers worden weergegeven in de lijst om een vervanger te kiezen bij de functionaliteit Vervanging (Change 3748913) Als je bij een gebruiker in de functionaliteit "Vervanging" een vervanger wilde opgeven kreeg je in de keuzelijst ook inactieve medewerkers te zien en was het ook mogelijk om deze te selecteren.  Vanaf nu worden inactieve medewerkers niet meer getoond in deze lijst. 9 September 2022 Alleen voor HR Core Beaufort: Verlofaanvraag mag niet langer zijn dan 60 dagen (Change 3692017) Voorheen werd er een blokkerende melding gegeven op het moment dat een verlofaanvraag langer was dan 60 dagen:   We hebben meerdere meldingen ontvangen van klanten die, bijvoorbeeld vanwege Spaarverlof, graag verlofopnames willen doen van meer dan 60 dagen. (zie ook dit idee: https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Verlofsparen-gt-beperking-max-60-dagen-opname-uit-systeem/idi-p/477082) Vanaf nu is het mogelijk ook meer dan 60 dagen verlof aan te vragen. "Infoblok type" toegevoegd aan het inrichtingsrapport Van rubrieken met als weergave "infoblok", ontbrak het type. Deze hebben we alsnog toegevoegd: Tekst van de knop "Auto" verbeterd in rekenbladen Het woord "Auto" zorgt voor verwarring bij gebruikers, men dacht namelijk dat deze knop te maken had met het type vervoersmiddel. Vooral omdat rekenbladen gebruikt worden voor dienstreizen en andere KM-declaraties. We hebben de tekst van deze knop gewijzigd naar "Automatisch berekenen": Zie ook dit idee: https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Verbergen-van-de-knop-quot-auto-quot-bij-declaraties-voor-de/idi-p/463354 Onterechte foutmelding bij het zoeken op datum in de tegel Importeren en exporteren (Change 3752212) Er wordt een onjuiste foutmelding weergegeven in de tegel "Importeren" en in de tegel "Exporteren". Wanneer u slechts met één datum wilt zoeken krijgt je een melding: "Selecteer een vanaf datum en een tot datum". Deze melding verdwijnt zeer snel en verandert in een foutmelding: "Datum klopt niet". We hebben dit nu veranderd. Je krijgt alleen een foutmelding als je het verkeerd hebt ingevuld. De lijst met documentsoorten van Personeelsdossier is niet gesorteerd (Change 2761510) Bij het aanmaken of aanpassen van een workflow in Workflowdefinitie kun je aangeven dat een document altijd als bijlage naar het Personeelsdossier moet worden gestuurd. Wanneer je een documentsoort in de inrichting wilde selecteren, was de lijst niet gesorteerd. Dit is nu opgelost. Je ziet de documentsoorten gesorteerd in de lijst staan. 8 september 2022 In het verlofoverzicht waren niet alle teksten vertaalt in het Engels (change 3667824) De volgende teksten worden vertaald naar het engels:   Nederlands Engels Opdrachtgever / instelling / Regnr Client / Institution/ Regnr Verlofrechtmutatie Leave Right Mutation Er zijn geen verlofrechtmutaties gevonden No Leave Right Mutations have been found Weergave bijgewerkt t/m Overview last updated on   7 september 2022  Je krijgt een 500 error foutmelding als je in Self Service probeerde in te loggen (change 3561031) Als je in Self Service inlogde als manager of HR professional, kreeg je soms een error 500. Dit had te maken dat Self Service op dat moment een nieuwe autorisatie aan het samenstellen was. Dit kon veel tijd in beslag nemen of een foutmelding genereren (error 500) als je veel autorisaties in je autorisatieprofiel had. We gaan in de komende 2 weken een nieuwe aanpak bij het inloggen van Self Service in productie zetten. Dit gaan we eerst bij enkele klanten aanzetten. Als dit naar tevredenheid functioneert zullen we de overige klanten omzetten naar deze nieuwe inlog aanpak. Deze nieuwe aanpak moet de prestaties verbeteren, vooral bij toegang tot Self Service.

22 juli 500-fout bij het aanklikken van een workflow omdat de naam ervan "OR" of "AND" bevat (change 3671476) Gebruikers hadden problemen met Workflows, Dialogen en Formulieren die de tekst "OR" en "AND" in hun namen en titels bevatten. Bij het klikken op een formulier dat een van deze teksten bevatte, werd een 500 foutmelding gepresenteerd. Na deze aanpassing werken workflows, dialogen en formulieren met de tekst "OR" en "AND" in hun naam en titel weer normaal. 20 juli 2022 Waarschuwingspopup verschijnt in Eindgebruikers ook al is het Persoonsnummer van de Manager niet gewijzigd (change 3595329) Bij het wijzigen van informatie van een gebruiker onder Eindgebruikers verscheen een popup met de melding dat het persoonsnummer van de manager was gewijzigd, ook al waren de wijzigingen toegepast op andere velden. Dit gedrag was verwarrend, omdat dat specifieke veld niet was gewijzigd. Van nu af aan zal dit bericht alleen verschijnen wanneer de wijzigingen toegepast op het persoonsnummer van de manager en niet op de andere velden. Fout bij het bladeren in de afdelingslijst (change 2848670) Gebruikers kregen een foutmelding wanneer ze naar een andere pagina wilden gaan in de pop-up die de lijst met waarden voor de afdelingslijst bevat. Navigeren naar de diverse pagina's gaat u zonder foutmeldingen Eindgebruiker en PSA-gebruikers kunnen niet hetzelfde certificaat hebben (change 3676322) Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker of professional werd gecontroleerd of het certificaat (gebruikersnummer) al in gebruik was. Deze controle werd uitgevoerd zowel op de gebruiker als op de professional, omdat er geen dubbele certificaten mogen zijn. Deze controle was niet meer actief en is nu weer hersteld zodat hetzelfde certificaat niet meer gebruikt kan worden voor dezelfde eindgebruiker en PSA gebruiker. Als de beheerder een nieuw certificaat probeert aan te maken voor dezelfde gebruiker, zal de melding "Dit certificaat is al in gebruik" verschijnen en zullen de wijzigingen niet worden toegepast.    6 juli 2022   Perfomance issues/ 500 errors bij het gebruik van Self Service (change 3637810) Er traden time-outs op in Self Service. Om dit te voorkomen hebben we onze automatische capaciteitsbepaling aangepast zodat er geen time-outs meer zullen plaatsvinden. Deze wijziging wordt 6 juli in de avond effectief. 

05-05-2022 CAO Gemeenten - Nieuw formulier beschikbaar voor verlof sparen Alleen voor Self Service Beaufort In de CAO gemeenten is met ingang van 01-02-2022 een nieuwe regeling toegevoegd met betrekking tot het opsparen van verlof, het zogenaamde Spaarverlof. De CAO maakt het mogelijk voor medewerkers om verlofsaldi te sparen voor een later moment, bijvoorbeeld in de laatste fase van het werkzame leven. Een medewerker mag aan het einde van een kalenderjaar maximaal 3600 uur in dit "verlofpotje" hebben gespaard (op basis van een fulltime dienstverband). Het is de bedoeling dat de medewerker dit verlof heeft opgenomen wanneer hij met pensioen gaat en het is dus niet de bedoeling het als "spaarpot" te gebruiken. Voor verdere uitleg over de regeling verwijs ik je naar de CAO gemeenten, artikel 6.3. Ter ondersteuning van dit proces is Self Service proces beschikbaar gesteld, de tegel Verlofsparen, waarin de medewerker aangeeft hoeveel uur van welk verlofbudget mag worden overgeschreven ten gunste van het saldo spaarverlof. In de mutatie laten we, door middel van het gebruik van een dubbele verlofrechtmutatie, zowel de uren in mindering brengen op de gekozen verlofsoort alsook het saldo toevoegen aan de verlofsoort "Spaarverlof". Wat moet je doen om hiervan gebruik te kunnen maken: Een nieuwe verlofsoort (spaarverlof) aanmaken in HR Core Beaufort en deze koppelen aan de bestaande regelingen. Vervolgens kun je een incidentele export naar Self Service uitvoeren. Een "reden verlofrechtmutatie" aanmaken die gekoppeld kan worden aan deze mutatie, bijvoorbeeld "Omboeken spaarverlof". Deze verlofsoort en de reden verlofrechtmutatie kunnen vervolgens worden verwerkt in het Best Practice formulier. Vervolgens kan je controles aanmaken op de bestaande verlofsoorten die niet mogen worden ingezet voor spaarverlof, bijvoorbeeld wettelijk verlof. Er is een controle aanwezig op het formulier wat als voorbeeld dient. Vergeet niet om daar de verlofsoort aan te passen of de controle te verwijderen. Let op: er zijn een aantal aandachtspunten: Het is niet mogelijk het verlofoverzicht toe te voegen aan de workflow. Het is niet mogelijk om een controle op beschikbare saldi in te bouwen. Het opgebouwde verlof kan worden vastgelegd in een eigen rubriek en kan worden getoond op de medewerkerkaart. Echter, het is niet mogelijk om deze rubriek te gebruiken bij een verlofopname. Het saldo zal dan handmatig moeten worden gecorrigeerd. Een goede oplossing om grip te houden op de verlofopbouw van medewerkers is het aanmaken van een rapportage in reportbuilder. Door deze rapportage te genereren kan (periodiek) worden gecontroleerd of medewerkers een negatief saldo hebben door bijvoorbeeld teveel saldo over te boeken op spaarverlof. Instructies om Verlof Sparen in te stellen. Download de dialoog "GOV_D_Verlofsparen_Dialoog" uit de Raet Template omgeving. Maak een verlofsoort aan die bijvoorbeeld "Spaarverlof" heet en zorg dat de waarde die hierbij hoort wordt verwerkt in de formulieren die binnen zijn gehaald op rubriek P56001 die nu default gevuld is met de waarde SPA. Maar een reden verlofrechtmutatie aan die bijvoorbeeld "Mutatie verlofsparen" heet en zorg dat de waarde die hierbij hoort wordt verwerkt in de formulieren die binnen zijn gehaald op rubriek P56001 die nu default gevuld is met de waarde VSPA. Voeg de verlofsoort toe aan de verlofregelingen van de medewerkers. Let hierbij op de waarden: Verlofrecht is 0, verjaringstermijn is 99 en het restant moet worden overgenomen bij de jaarverwerking. Draai een incidentele export naar Self Service, zodat de waarden daar bekend worden gemaakt. Als je een nieuwe regeling hebt gemaakt, koppel deze dan aan de medewerkers die het aangaat. In beide gevallen: Voer een verlofrechtberekening uit, zodat de verlofsoort beschikbaar komt voor de medewerker. Maak een workflow aan in Self Service waaraan je de dialoog koppelt.  Als de update van HR Self Service vanuit Beaufort heeft plaatsgevonden kunnen de formulieren worden vrijgegeven en worden gebruikt door de medewerkers. Op het tweede formulier is een controle aangebracht. Daarin kan de verlofsoort wettelijk verlof (waarde) worden opgenomen. Wettelijk verlof mag immers niet worden omgezet in spaarverlof. Deze controle kan worden aangevuld met meerdere verlofsoorten die wel bestaan, maar die niet mogen worden ingezet.