Visma Net käyttövinkit

Visma.net ERP:ssä on mahdollista sulkea kausia osto- ja myyntireskontrassa. Toimintoa voidaan käyttää kun halutaan sulkea jakso esim. kun alv-ilmoitusta aletaan valmistelemaan. Molemmista reskontrista löytyy prosessien alta tiliöintijaksojen sulkeminen    ostresk.png   Ikkunassa valitaan jakso/jaksot jotka halutaan sulkea ja painetaan Sulje jaksot. Mikäli suljettavilla jaksoilla on hyväksymättömiä tositteita, jakso ei sulkeudu. Hyväksymättömät tositteet pääsee tarkistamaan Hyväksymättömät tositteet -painikkeesta.    jakso.png  Kirjanpidon prosessien alta löytyy oma Tiliöintijaksojen sulkeminen -ikkuna, josta saa suljettua koko tiliöintijakson kaikissa moduuleissa. Tästä ikkunasta näkee myös missä moduuleissa jaksot ovat suljettu.    kp pros.png  Kun tiliöintijaksot on suljettu kirjanpidossakin, ei ohjelma anna enää kirjata tapahtumia ko jaksoille. Mikäli korjauksille on tarvetta, tarvitsee kirjanpidon asetuksissa laittaa asetus päälle "Salli tiliöinti suljetuille kausille". Paras ajankohta sulkea koko kirjanpito on tilinpäätöksen vahvistuksen jälkeen jolloin korjauksia ei enää tehdä.    salli.png          

Raporteilta halutaan usein suodattaa tietoja, esimerkiksi Ostoreskontran avoimia raportoitaessa ei haluta tulostaa mukaan ennakkomaksuja. Tällöin kannattaa hyödyntää raporteilta löytyviä Lisälajittelu ja suodattimet valikkoa.    Jos haluaa tulostaa esim. Ostoreskontran avoimet simuloiden raportin ilman ennakkomaksuja, tulee tehdä suodattimiin alla olevan kuvan mukainen rajaus.    suodatus 1.png  Tehty suodatus kannattaa tallentaa malliksi, jotta rajausta ei aina tarvitse tehdä erikseen. Mallin saa tallennettua Tallenna malli-painikkeella. Mallille annetaan nimi ja mallin voi halutessaan asettaa oletukseksi ja sen voi jakaa myös toisille käyttäjille.    malli1.png   Ominaisuus on hyödynnettävissä myös myynnin raporteissa. Jos halutaan tulostaa esim. Tilauslista, jossa on vain tietyn myyjän tilaukset tietyltä ajalta, voi tiedon rajata alla olevan kuvan mukaisesti.    tilauslista.png

Nyt sinulla on mahdollisuus saada ilmoitus, kun Saapunet laskut -näytölle on tullut uusi ostolasku.   Käyttöönottotoimenpiteet Käyttöönotto vaatii Financials Administrator -oikeudet. Avaa Määritykset | Räätälöinti | Ilmoitukset. Ilmoituksien listalla on nyt kolme uutta valmista ilmoitusta, mutta niitä ei ole vielä aktivoitu. Screenshot_1.png  Avaa ilmoitus ja ruksaa ilmoitus aktiiviseksi. Ilmoitus lähetetään oletuksena kaikille, joilla on Financials Administrator -rooli. Mikäli haluat valita ilmoituksen vastaanottajaksi käyttäjä, valitse Lähde=Käyttäjä, jolloin vastaanottoja-kenttään avautuu käyttäjälista. Tallenna ja sulje. Tee vastaavat toimenpiteet muille kaikille Saapuneet laskut -näytön ilmoituksille. Screenshot_2.png  Kun uusi ostolasku saapuu, niin sinulle tulee ilmoitus näytön oikeaan yläkulmaan. Screenshot_4.png   Klikkaamalla kuvaketta saat auki listan ilmoituksista. Ilmoituksesta pääsee suoraan Saapuneet laskut -näytölle. Käyttöönottamalla ilmoitukset, säästät aikaa, kun sinun ei tarvitse käydä vilkaisemassa eri näytöillä onko sinulle tullut jotain toimenpiteitä vaativia tapahtumia.   Tavoitteena on kehittää ohjelmistoa automaation ja poikkeamienhallinnan suuntaan. Ohjelmisto asetetaan toimimaan automaattisesti käyttäjän asettamien sääntöjen mukaisesti ja käyttäjän tarvitsee vain reagoida poikkeamiin.   Lue Versiosaatteista lisää muista kehityksistä.

  Rivitietojen tuomiseen voit ladata mallin lisäämällä rivin ostolaskulle ja klikata Vie Exceliin nappia. Tuonti on oikeanpuoleinen painike. Sama ohje toimii myös myyntilaskulla.   Screenshot_813.png    

Visma.net ERP versioon 8.25 on lisätty toimittajien IBAN tilinumeroiden validointi. Validointi tarkistaa, että syötetty IBAN tilinumero on muodollisesti oikein. Mikäli käyttäjä yrittää tallentaa toimittajalle virheellistä tilinumeroa, antaa järjestelmä alla olevan virheilmoituksen.    kuva 1.jpg           Järjestelmä antaa tallentaa tilinumeron, mutta maksatus virheelliselle tilille ei onnistu.    kuva 2.jpg   HUOM! Jo olemassa olevien toimittajien tilinumerot tulee validoida päivityksen jälkeen. Jollei tätä toimintoa suoriteta, Käsittele maksut näkymässä ei aktivoidu Muodosta maksut-painike.   Visma.net ERP:iin on lisätty uusi ikkuna (Ostoreskontra – Prosessit – Validoi toimittajan maksutiedot) missä tämän toiminnon voi suorittaa massana kaikille toimittajille.  Kyseiseen ikkunaan tulee listattuna kaikki toimittajat, joiden tilinumeroille järjestelmä ei ole vielä tehnyt validointia. Validointi aloitetaan painamalla Validoi kaikki -painiketta. Ensimmäisellä kerralla validointi saattaa kestää hetken. Validointi saattaa kestää hetken mikäli toimittajia on paljon.     Näkymään tullaan lisäämään myös Työntekijöiden IBAN tilin validointi.   kuva 3.jpg      

Tässä ohjeessa kerrotaan miten maksu poistetaan / mitätöidään.   Kassa- ja pankkitilien hallinta - Asetukset - Maksutavat. Valitse kyseinen maksutapa ja mene Ostoreskontran asetukset välilehdelle. Muuta Muodosta maksuerä optio Ei pakollinen valintaan ja ota pois asetus Yksilöivä maksun viite pakollinen siksi aikaa kun maksua mitätöidään maksutavat111.png Sen jälkeen Mitätöi ja Poista -painikkeet vapautuu Maksut ikkunassa. Voit poistaa maksun, joka ei ole kirjautunut kirjanpitoon asti, jos se on kirjautunut niin maksu pitää mitätöidä.   Kun maksu on poistettu tai mitätöity, niin muista käydä muuttamassa optio Muodosta maksuerä takaisin maksutavalle, jotta maksuerän muodostaminen on taas päällä. Tämän jälkeen voit muodostaa uuden maksun ostolaskusta. maksut111.png  

Määrittämällä toimittajalle alla olevan kuvan mukaisen säännön saadaan määriteltyä toimittajalle ensisijainen oletushyväksyjä. Arvo-kenttään määritellään arvo, jota ei tule verkkolaskusanomassa, esim. zxzxzx.   Oletushyväksyjä 1.png  Toimittajakohtainen sääntö määritellään Toimittajat-näkymässä     Oletushyväksyjä 2.png Huom! Toimittajalla voi olla useampia sääntöjä, jotka liitetään esim. laskun viitetietoihin.     

Ostolaskujen sisäänlukuun on tehty lauantaina 2.3.2019 julkaistavaan versioon uusi toimittajakohtainen asetus Otsikkotietojen sisäänluku alv-koodeittain.   Screenshot_1.png   Kun asetus on päällä, verkkolaskuaineistolta haetaan tiedot alv-yhteenveto osiosta ja perustetaan rivit alveittain. Mikäli toimittaja ei ole laittanut verkkolaskuaineistolle alv-yhteenvetoa, niin ohjelma perustaa yhden rivin laskun otsikkotietojen verottoman summan mukaan.   Ostolaskujen sisäänluvussa on ollut haasteita lähinnä verkkolaskujen laskurivien osalta. Osaa ongelmista ei voida ratkaista, koska toimittajan lähettämä aineisto on joko virheellistä tai tiedot on laitettu kenttiin, joista niitä ei voida poimia oikein. Olemme kontaktoineet toimittajia ja pyytäneet heitä korjaamaan aineistoja. Näin onkin tapahtunut, mutta kaikkiin virheisiin emme ole saaneet korjauksia. Tätä tilannetta varten teimme asetuksen, jolla rivitason virheet voidaan ohittaa poimimalla laskun tiedot otsikkotasolta.   Käyttöönotto Käy laittamassa toimittajakohtaisesti päälle asetus Otsikkotietojen sisäänluku alv-koodeittain Voit laittaa asetuksen päälle myös toimittajaluokalle, jolloin se tulee automaattisesti päälle uusia toimittajia perustettaessa Niille toimittajille, joiden laskurivit tulevat oikein asetusta ei tarvitse laittaa päälle Ostolaskun tiliöinti ja veroluokka Ostolaskun rivit perustetaan alv-koodeittain mikäli alv-yhteenveto löytyy toimittajan lähettämästä aineistosta.  Screenshot_2.png Tilit haetaan toimittajan takaa siten, että kulutili tulee alvillisille ja veroton kulutili alvittomille riveille. Screenshot_3.png   Korjaukset Mikäli toimittajan lähettämässä aineistossa ei ole alv-erittelyä perustetaan vain yksi rivi. Alv-koodi haetaan toimittajan toimittajaluokan veroaluetunnuksen mukaan ja tili toimittajan kulutilistä. Tällöin voi tulla virheitä ja laskun pyöristyssummaan tulee eroa.   Näin korjaat virheellisen laskun Laita pyöristykseen 0€ Valitse riville oikea tili ja veroluokka ja syötä riville alviton summa Huom! Kun rivejä ei perusteta, niin riville ei tule selitystä. Kirjoita laskua kuvaava selite riveille, jotta se näkyy kirjanpitotapahtumilla. Mietimme tähän ratkaisua, jossa asiakas voisi määrittää mitä selitteeseen tallennetaan.