Kā efektīvi izmantot avansa norēķinu objektu dimensiju?

[#1]

Avansa norēķinu modulis nodrošina uzņēmuma darbinieku avansa norēķinu uzskaiti. Lai veiktu uzskaites analīzi vai meklētu kļūdas, bieži vien grāmatvedībai ir jāiegūst informācija par avansa norēķinu konta apgrozījumu avansa norēķinu personu griezumā.

Lai to nodrošinātu daļa Horizon lietotāju izmanto vienu no septiņām finanšu dimensijām:

Sistēma- > Uzstādījumi -> Uzskaites parametri

Tas nozīmē, ka atvēlētajā dimensijā tiek ievadīta katra avansa norēķinu persona.

Kamēr uzņēmuma uzskaites procesi nav sarežģīti, tikmēr finanšu dimensijas izmantošana netraucē, bet kolīdz tie kļūst sarežģītāki, katra pieejamā finanšu dimensija ir “zelta vērta”.

Kā rīkoties, lai neaizņemtu finanšu dimensijas?

Objektu dimensijas

Lai neaizņemtu finanšu dimensiju avansa norēķinu analītikas nodrošināšanai virsgrāmatā par avansa norēķinu personām, ir iespēja izmantot Objektu dimensiju:  

Sistēma -> Uzstādījumi -> Objektu dimensijas.

Horizon sistēmā ir iespējams aktivizēt 7 objektu dimensijas.  Viena no tām ir <Avansa norēķinu personas objektu dimensija>.

Katrai objektu dimensijai ir sava ievadforma, kurā iespējams konfigurēt informāciju. Šo informāciju pēc tam būs iespējams izlikt izskatā virsgrāmatas kontu apgrozījuma atskaitēs.

Izskata lauka vērtības ir pieejamas no avansa norēķinu personas kartiņas, kas dod iespējas pievienot tādus laukus kā grupa, avansiera e-pasta adrese un citus laukus pēc vajadzības.

Būtiskākā priekšrocība objektu dimensijas izmantošanā ir tāda, ka avansa norēķinu personas objektu dimensija tiešā veidā atspoguļo avansa norēķinu personu sarakstu un tas veidojas automātiski, līdz ko sistēmā tiek izveidota un saglabāta jauna Avansa norēķina persona!

Avansa norēķinu personas kartītei tiek piesaistīta personas kartīte no uzņēmuma personu saraksta, tādējādi šī piesaiste pārnes datus no darbinieka personas kartītes un vienmēr nodrošina aktuālo informāciju par darbinieka personas datiem, bankas rēķiniem, kā arī novērš potenciālo kļūdu gadījumus, kad informācija tiek uzturēta vairākos sarakstos.

Pamatdati- > Avansa norēķini -> Norēķinu personas

Kā strādā objektu dimensija?

Lai veiksmīgi izmantotu avansa norēķinu personu objektu dimensiju, tad visos avansa norēķinu saņemšanas un izdevumu dokumentos lappusē  <sadalījums> izskatā ir jāizliek šī objektu dimensija, piemēram, avansa norēķinu personas kartītes kods, lai tādējādi varētu norādīt informāciju no Avansa norēķinu objektu dimensijas.

Gadījumā, ja šī informācija vienmēr būs aizpildīta un  kontēšanas shēmā objektu dimensija norādīta, tad grāmatojot, informācija par avansa norēķinu personu, aizpildīsies automātiski no sadalījuma.  

Kā konfigurēt kontēšanas shēmu?

Lai kontējuma logā tiktu pārnesta informācija par avansa norēķinu personu, tad kontēšanas shēmā sadaļā <Objekta dimensijas> jānorāda, ka avansa norēķinu personas informācija tiek ņemta no dokumenta sadalījuma lappuses. 

Kur var redzēt informāciju par grāmatojumiem?

Par piesaistīto objektu – avansa norēķinu personu ir iespējams skatīt Virsgrāmatas kontu apgrozījumu atskaites, iegūstot informāciju pa avansa norēķinu personām.

Svarīgi par kontu plānu!

Avansa norēķinu objektu dimensija būs pieejama tikai tiem kontiem, kuriem kontu plānā būs aktivizēts lauks par šo objektu dimensiju:

Pamatdati -> Kontu plāns -> Konti

Šo pazīmi iespējams aktivizēt ne tikai avansu norēķinu kontiem, bet arī izdevumu kontiem, tādējādi, iegūstot analītisku informāciju par izdevumiem avansa norēķinu personu griezumā.

Gadījumā, ja avansa norēķinu kontam ir akvizētas vairākas dimensijas, tad virsgrāmatas atlikumiem ir jāsakrīt ar moduļu atlikumiem tieši tādā pašā dimensiju griezumā, ieskaitot objektu dimensijas.

Kā salīdzināt Virsgrāmatu un moduli?

Lai pārbaudītu, vai avansa norēķinu modulis sakrīt ar virsgrāmatu ir jāsalīdzina virsgrāmatas atskaite Atskaites-> Virsgrāmata->Kontu apgrozījums ar moduļa atskaiti Atskaites->Avansa norēķini->Avansa norēķinu apgrozījumi. To arī ir iespējams darīt ar Horizon iebūvēto rīku:

Dokumenti -> Virsgrāmata -> Atlikumu atskaišu salīdzināšana.

Ielasot datus uz konrkēto datumu, mēs norādām, kādā dimensiju griezumā vēlamies redzēt atlikumus.

Kad tas ir izdarīts, ejam uz  sadaļu <Konti> un ielasām atlikumus no virsgrāmatas.

Tad ielasām atlikumus no moduļa.

Ielasīšanas rezultātā redzēsim abus atlikumu veidus vienā logā. Mūsu ērtībai izrēķinām startpības ar peles labo taustiņu -> Aizpildīšanas iespējas-> Aizpildīt mērķa atlikumu ar moduļa atlikumu

Sistēma izrēķina summu un grāmatojumu starpības pa rindiņām.

Moduļa un virsgrāmatas sakrišanu ir jānodrošina arī pirms avansa norēķinu objektu dimensijas ieviešanas Horizon uzskaitē.

Ieteicamā prakse ir salīdzināt virsgrāmatu un avansa norēķinu moduli ik mēnesi.