Kā lietot funkcionalitāti "Perioda slēguma pārgrāmatošana"?

[#1]

Kas jāņem vērā pirms sākt lietot funkcionalitāti?

Risinājums ierobežo darbības slēgtos periodos kontroles nolūkos (aizliedz piesaistu labošanu / dzēšanu / izveidi / dokumentu labošanu), jo katra šāda darbība var ietekmēt Realizācijas moduļa apgrozījumu pa norēķinu grupām, kas, savukārt, ietekmētu arī Virsgrāmatas modulī jau iegrāmatotās summas.

Jāņem vērā:

• Iepriekš lietotie pārgrāmatošanas risinājumi jāatslēdz;
• Risinājuma ieviešana prasa rūpīgu situācijas izpēti;
• Pārgrāmatojamās summas noteikšana var neietvert visus lietošanas gadījumus;
• Perioda slēguma pārgrāmatošana ierobežos darbības ar līguma dokumentiem un to piesaistēm pirms perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumenta datuma;
• Pēc perioda slēgšanas nepieciešams veikt regulāru atskaišu salīdzināšanu. Pārgrāmatošanas funkcionalitāte strādā tikai tad, ja sistēmas Uzskaites parametros ir ieslēgta norēķinu grupu funkcionalitāte (parametram “Lietot norēķinu grupas” atzīmēta izvēle Jā), un tā ietekmē tikai tos klientus, kuriem norēķinu tips izvēlēts “Pa norēķinu grupām, līgumiem, valūtām”​. Šī funkcionalitāte paredzēta tikai Realizācijas modulim.

Funkcionalitātes lietošanas instrukcija

1. Konfigurācija

1.1. Uzskaites parametri

Jāaktivizē jaunā pārgrāmatošanas funkcionalitāte – jānorāda norēķinu grupu pārgrāmatošanas sākuma datums​.

Izvēlne: Sistēma -> Uzstādījumi -> Uzskaites parametri -> Lappuse Norēķini.

! Periods pirms pārgrāmatošanas sākuma datuma tiek slēgts - sistēmā būs aizliegums labot / dzēst / izveidot piesaistes un labot dokumentus, kuru datums mazāks par pārgrāmatošanas sākuma datumu. Tādēļ svarīgi sakārtot atlikumus pirms šī datuma ievades.

1.2. Norēķinu grupu aktivizēšana

Jāaktivizē tās norēķinu grupas, kurām jāveic pārgrāmatošana - norēķinu grupu kartītē jāatzīmē izvēles rūtiņa “Norēķinu grupa pārgrāmatošanai” ​un jānorāda 5 grāmatojumu indikators.

!​ Jāņem vērā:

• Ja vienas norēķinu grupas ietvaros ir pakalpojumi ar dažādām PVN likmēm, tad norēķinu grupas atbilstoši jāsadala tik grupās, cik būs PVN likmju;
• Izvēles rūtiņas “Norēķinu grupa pārgrāmatošanai” atzīmēšana automātiski izslēdz pazīmi “Drīkst segt citas norēķinu grupas viena dokumenta ietvaros”​.
• Izvēlne: Pamatdati -> Klienti -> Norēķinu grupas

Izvēlne: Pamatdati -> Klienti -> Norēķinu grupas

1.3.  Dokumentu tipi

Nepieciešams izveidot jaunus dokumentu tipus (Sistēma -> Uzstādījumi -> Dokumentu tipi):

• Realizācija – Perioda slēgšanas dokuments;
• Realizācija - Perioda slēguma pārgrāmatošana​.

Šiem dokumentu tipiem jāpiešķir lauku atribūts “Numurs”​, lai sistēma varētu veikt dokumentu ģenerāciju.

Dokuments “Realizācija – Perioda slēgšanas dokuments” sakārtos +/- summas dažādām norēķinu grupām Realizācijas modulī. Šis dokuments nav jāgrāmato.

Dokumentam “​Realizācija - Perioda slēguma pārgrāmatošana​” jāpiesaista pirms tam izveidota kontējuma shēma (katrā kontējumā jāizvēlas norēķinu grupu indikators, kas tika norādīts pie konkrētās norēķinu grupas). Šis dokuments pārgrāmatos norēķinu grupu summas Virsgrāmatas modulī. 

1.4. Sodu pārgrāmatošanai

Iepriekš lietotie pārgrāmatošanas risinājumi jāatslēdz: ja pārgrāmatošanas funkcionalitāti vēlas izmantot sodu pārgrāmatošanai, tad jālabo maksājuma kontējuma shēma - no kontējuma shēmas jāizņem kontējums ar mainīgo @Apmaksātais sods​.

2. Perioda slēguma pārgrāmatošanas dokuments

Perioda slēguma pārgrāmatošanas dokuments ir no sistēmas līgumu saraksta automātiski ģenerējams dokuments, kas atlasa un pārgrāmato konkrētu norēķinu grupu summas līguma ietvaros atbilstoši veiktajām rēķinu un maksājumu piesaistēm izvēlētajā laika periodā. Katram līgumam periods var atšķirties, atkarībā no tā, kad pēdējo reizi ir notikusi apmaksa.

Sistēmā par apmaksu tiek uzskatītas šādas piesaistes:

• "-" piesaisti dokumentu starpā nav iespējams veikt;
• "x"​ - piesaisti dokumentu starpā var veikt, bet tā neietekmē pārgrāmatojamo summu;
• "x (+)"​ - piesaisti dokumentu starpā var veikt un tā palielina pārgrāmatojamo summu;
• "x (-)"​ - piesaisti dokumentu starpā var veikt un tā samazina pārgrāmatojamo summu.

! Ierobežojums: Ja līgumam ir izveidots perioda slēguma pārgrāmatošanas dokuments​, tad sistēmā tiek aizliegta piesaistu izveide / labošana / dzēšana un dokumentu statusu maiņa no “Sagatave” uz “Izpildīts” vai no “Izpildīts” uz “Sagatave” tiem šī līguma dokumentiem, kuriem izpildes datums ir mazāks vai vienāds ar perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumenta datumu.

Sistēmā ir šāds ierobežojums, jo katra šāda darbība var ietekmēt Realizācijas moduļa apgrozījumu pa norēķinu grupām, kas, savukārt, ietekmētu arī Virsgrāmatas modulī jau iegrāmatotās summas.

Ja nepieciešams labot dokumentus vai piesaistes slēgtā periodā (sistēmas Uzskaites parametros norādīts pārgrāmatošanas sākuma datums vai ir izveidots perioda slēguma pārgrāmatošanas dokuments ar jaunāku datumu), tad labošana jāveic atvērtajā periodā​, izmantojot Saistību pārnešanas / Maksājumu pārnešanas dokumentus.

Perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumentus iespējams ģenerēt no līgumu saraksta (Dokumenti -> Līgumi -> Līgumu saraksti). Šajā sarakstā iezīmē līgumus, kuriem vēlas ģenerēt perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumentu, un izvēlnē “Darbības” izvēlas darbību “Ģenerēt perioda slēguma pārgrāmatošanu"​. Tālāk jānorāda perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumenta tips, datums un statuss, kādā ģenerēt dokumentus, un vai dokumenti tiks ģenerēti fonā.

Vienā perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumentā tiks piesaistīti viena klienta, valūtas un līguma dokumenti.  

 

Perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumenta​ galvenē aizpildāmi lauki:

• Numurs;
• Dokumenta datums;
• Klients;
• Periods no – līdz;
• Summa;
• Valūta.

3. Atskaite “Klientu apgrozījums”

Realizācijas Klientu apgrozījuma atskaite (Atskaites -> Realizācija -> Klientu apgrozījums) ir papildināta ar jaunām kolonnām, kurās ir iespējams apskatīt par izvēlēto periodu aprēķinātās Pārgrāmatojamās summas​, kas tiek ģenerētas Perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumentā​.

Pārgrāmatojamās summas tiek attēlotas tikai tām norēķinu grupām, kurām ir atzīmēta izvēles rūtiņa “Norēķinu grupa pārgrāmatošanai”​. Dokumentus, kuri veido pārgrāmatojamo summu, iespējams apskatīt, atskaites saraksta izvēlnē “Darbības” ​izvēloties darbību “Pārgrāmatojamie dokumenti”​.

4. Procesa apraksts

1. Sistēmā jāizveido rēķini.
   
   
2. Sistēmā jāizveido maksājumi.
   
   
3. Sistēmā jāizveido piesaistes starp rēķinu un maksājumu. Tas jāveic maksājumu dokumentu sarakstā (Dokumenti -> Realizācija -> Maksājumu dokumenti -> Darbības -> Piesaistīt automātiski). Sākuma atlases nosacījumu filtrā jāatzīmē izvēles rūtiņa “Nepiesaistītie”​, un dokumentu saraksts jāfiltrē pēc kolonnas “Piesaistāms” ​vērtības Jā.
   
   
4. Sistēmā jāizveido piesaistes starp rēķinu ar “-” rindām un rēķinu ar “+” rindām ar vienādām norēķinu grupām. Tas jāveic līgumu sarakstā (Dokumenti -> Līgumi -> Līgumu saraksts -> Darbības -> Ģenerēt perioda slēgšanas dokumentus).
   
   
5. Sistēmā jāģenerē Perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumentus​. Tas jāveic līgumu sarakstā (Dokumenti -> Līgumi -> Līgumu saraksts -> Darbības -> Ģenerēt perioda slēguma pārgrāmatošanu). Rezultātā tiek uzģenerēti Perioda slēguma pārgrāmatošanas dokumenti,​ kas tiek attēloti Realizācijas konvertāciju sarakstā (Dokumenti -> Realizācija -> Konvertācijas).
   
   
6. Jāsalīdzina Realizācijas moduļa summas ar Virsgrāmatas moduļa summām.
   
   
7. Ja nepieciešams labot dokumentus vai piesaistes slēgtā periodā (sistēmas Uzskaites parametros norādīts pārgrāmatošanas sākuma datums vai ir izveidots perioda slēguma pārgrāmatošanas dokuments ar jaunāku datumu), tad labošana jāveic atvērtajā periodā​, izmantojot Saistību pārnešanas / Maksājumu pārnešanas dokumentus.
   
   Slēgtā periodā identificēti šādi scenāriji:
   - nepiesaistītam maksājumam mainīt klientu / līgumu - izmantojams Maksājuma pārnešanas dokuments;
   - nepiesaistītam rēķinam mainīt klientu / līgumu - izmantojams Saistību pārnešanas dokuments;
   - nepiesaistītiem dokumentiem izveidot piesaisti - izmantojams Maksājuma pārnešanas dokuments.