ePārskatu formulu Excel veidnes aizpildīšana

[#1]

• Veidnes lejupielādēšana
• Veidnes struktūra un aizpildīšanas principi
• Labojumu veikšanas piemēri
• Veidnes ielāde atpakaļ sistēmā
• Datu apskate

Visma BI risinājums ePārskatu automātiskam aprēķinam paredz iespēju lietotājam labot aprēķina formulas, sektorus, kontus un EKK, kā arī to detalizācijas līmeni, kas ir iekļauti pārskata aprēķinā. Excel fails tiek augšupielādēts sistēmā un sistēma nolasa aizpildītās formulas atbilstoši izstrādātajam algoritmam.  

Ja nav pārliecība par formulas pareizību, tad vēlams saglabāt vairākus Excel faila eksemplārus un izmēģināt vairākus formulas variantus, tos ielādējot sistēmā un apskatoties aprēķinātās izmaiņas. Ja nepieciešams, ielādēt atpakaļ sākotnējo Excel failu.

Veidnes lejupielādēšana

Ceļš sistēmā: ePārskati > Koplietojamā vietne > Klasifikatori > ePārskatu formulas. Dažos risinājumos ceļš var atšķirties, 

Lejupielādējam nepieciešamo formulu Excel veidni, saglabājot to savā datorā un piešķirot tam galā identifikatoru, piemēram, labošanas datumu. 

Veidnes struktūra un aizpildīšanas principi

Veidnes paredzētas aprēķinā iekļaujamo datu konfigurēšanai, kā arī Valsts Kases pārskata kolonnu satura aprēķina konfigurāšanai.

Faila struktūru nedrīkst mainīt (nepievienot jaunas rindas virspusē, nemainīt kolonnu pozīciju, nepievienot jaunas kolonnas malā, neveikt ierakstus laukos ārpus ierāmētās daļas utt). Faila struktūras izmaiņa var būt par iemeslu nekorektam datu rezultātam, datu ielāde konkrētam pārskatam var nenotikt vispār.

Excel datnē šunai ir jābūt aizpildītām teksta (Text) formātā (1), kā arī nepieciešams pievienot apostrofa ' zīmi (2) formulu rindas sākumā.

Ja tas netiek nodrošināts, tad datu ielādes procesā vērtība sistēmā saglabājas kā cipars un, piemēram, EKK 1191 saglabājas kā '1119,0', kas izraisa nekorektu aprēķinu.

Excel datnes struktūru nedrīkst mainīt (nepievienot jaunas rindas virs nosaukuma kolonnām, nemainīt kolonnu secību, nepievienot jaunas kolonnas sānu malā, neveikt ierakstus vai komentārus  laukos ārpus ierāmētās daļas utt). Faila struktūras izmaiņa var būt par iemeslu nekorektam datu rezultātam, datu ielāde konkrētam pārskatam var nenotikt vispār.

Ja nepieciešams koriģēt Pārskatā iekļaujamo kolonnu virsrakstus, tos nevajag koriģēt Excel failā, bet pieteikt atbalsta sistēmā vēlamo nosaukuma labojumu, jo labojums ir jāveic arī pašā sistēmā (lai tas attēlotos BI atskaitē).

1. Excel datne var saturēt vairākas lapas:
1. FORMULAS - satur aprēķina rindas, formulas
2. SEKTORI - satur pārskatā iekļaujamos sektorus
3. SAL pārskati satur lapas par iekļaujamajām amatpersonām vai kodiem.
2. Excel lapas FORMULAS struktūras piemērs:
   
   

Pārskata rindu hierarhija (1) attēlota, izmantojot vairākas secīgas rindas kolonnas, piemēram,

• Konts1 atbilst virsgrupai, Konts 2 atbilst  nākošā līmeņa apakšgrupai utt. 
•  A19.VSAM.TB atbilst virsgrupai, A19.VSAM.TB.IVP atbilst nākošā līmeņa apakšgrupai utt.

Pēc nepieciešamības, hierarhijā var pievienot jaunas jaunas rindas. Zemāk redzamajā piemērā, lai aprēķinā pievienot kontu 5117, Excel tiek izveidota jauna rinda (insert row), kurai jāaizpilda informācija: rindas kods, VBPBP pazīme, Sektoru pazīme, Nosaukumu un aprēķina formulas. 

Kolonna "VBPBP" (2) - pārskata rindai var norādīt, no kura līmeņa tā tiek rēķinā

• no esošā līmeņa (ja tā ir virsgrupa)
• summējas no apakšpozīcijām, 
• vispār netiek rēķināta (ja nav grāmatojumu uz attiecīgo pozīciju, tad tā arī netiks rādīta). 

Vērtība 1 nozīmē, ka šī rindiņa tiks ielasīta sistēmā. Vērtība 0 – ka netiks. Vērtība tukšums – rinda netiks ielasīta. Ja konts vai kods netiek lietots, tam jāatzīmē vērtība 0 vai tukšums. Rinda nav jādzēš.  Ja kādu kontu neizmanto, būtībā pie VBPBP tam ir 0 (ja kontu nelieto, tad tajā tāpat nebūs summas un tā konta esamība sistēmā netraucē), līdz ar to var arī neatzīmēt ar 0, bet atstāt 1.

Zemāk attēlotajā piemērā no Horizon tiek veikti darījumi uz virslīmeni 5150 un netiek izmantoti zemāka līmeņa konti. Lai korekti veiktu konfigurāciju:
1) nepieciešams noņemt pazīmi 1 no rindas 5150 apakšlīmeņiem kolonnās VBPBP un Sektori
2) Jāieliek pazīmi 1 pie rindas 5150 kolonnās VBPBP un Sektori

3) Jāpievieno formula pie 5150

N!B! pārskatā ielasāmā konta līmenim jāsakrīt ar Horizon uzskaitē lietotajiem līmeņiem.  Ja Horizon veikti darījumi uz konta virslīmeni, tad tie netiks atlasīti pārskatā, jo atlases algoritms paredz summēšanu no zemākā konta līmeņa uz augšu. Tādā gadījumā vai nu jālabo darījumi uz zemāku līmenī, vai arī jālabo Excel formula un jānorāda augstāks līmenis.

Sadaļa "Nosaukums" (3) atbilst pārskata rindas koda nosaukumam un to drīkst labot, ja nepieciešams. Veiktās izmaiņas attēlojas tikai BI WEB atskaitē.

Numurētās kolonnas (4) atbilst pārskata kolonnu nosaukumiem. 

Summējošās kolonnas (5)  formula nav jāaizpilda (tas ir iestrādāts jau sistēmā)

Kolonna "Konts" (6) - tiek uzskaitīti konti, kas jāatlasa rindas aprēķinam. Konti jāatdala ar komatu. Nedrīkst atdalīt ar punktu, semikolu vai ar tukšumu (bez atdalītāja). Konts tiek tālāk izmantots aprēķina formulās ar apzīmējumu “RK”.
N!B! Rindā nedrīkst vienlaicīgi  norādīt kontu no virsgrupas un apakšgrupas (piemēram, 86552 un 865).

Kolonna "EKK" (7)  tiek uzskaitīti EKK konti, kas jāatlasa rindas aprēķinam. Konti jāatdala ar komatu. Nedrīkst atdalīt ar punktu, semikolu vai ar tukšumu (bez atdalītāja). ieņēmumu EKK norāda, sākumā pievienojot klāt 0, piemēram 021359.  Izdevumu EKK parasti tiek apzīmēti bez 0, piemēram, 21359.
N!B! Rindā nedrīkst vienlaicīgi  norādīt kontu no virsgrupas un apakšgrupas (piemēram, 86 un 8610).
Zemāk redzamajā piemērā attēlots, kā VSPA rindai tiek pievienota virsgrupa 862, kā arī grupa 8655. Rindām pievieno EKK virsgrupas.

Kolonna "Sektori" -  piemērojas tāda pati loģika kā VBPBP kolonnai: tajā iespējams kontam ieslēgt vai izslēgt dalījumu pa sektoriem, ja tā ir noteikts VK. Ja kādam kontam iepriekš nebija, bet tagad ir nepieciešams dalījums pa sektoriem, to var izdarīt šajā vietā. 
N!B! pārskatā ielasāmā sektora līmenim jāsakrīt ar Horizon uzskaitē lietotajiem līmeņiem.  Ja Horizon veikti darījumi uz konta virslīmeni, tad tie netiks atlasīti pārskatā, jo atlases algoritms paredz summēšanu no zemākā konta līmeņa uz augšu. Tādā gadījumā vai nu jālabo darījumi uz zemāku līmenī, vai arī jālabo Excel formula un jānorāda augstāks līmenis.Kolonna “Nolietojuma konts”/ “NK” - jāuzskaita nolietojuma konti, kuri jāpiemēro rindas aprēķinam. Konts tiek tālāk izmantots aprēķina formulās ar apzīmējumu “NK”.

Kolonna “Uzkrājuma konts” / “Vērtības samazinājuma konts” / “UK”. jāuzskaita uzkrājuma/vērtības samazinājuma konti, kuri jāpiemēro rindas aprēķinam. Konts tiek tālāk izmantots aprēķina formulās ar apzīmējumu “UK”.

Lapa “Sektori” - tiek uzrādīti sektori, kuri jāatlasa no Horizon Virsgrāmatas. Ja ir norādīts zemākais līmenis, piemēram, S130161, tad no Virsgrāmatas tiks atlasīti tikai tie dati, kuri atbilst šim sektoram, t. i. nedrīkst būt veikti darījumi uz S130160.

Apzīmējumi formulu konfigurēšanai:

RK – rindas konts. Konts, kas atskaitē atrodas kolonnā "Konts” 

UK – uzkrājumu konts/vērtības samazinājuma konts.  Konts, kas norādīts atskaites kolonnā “Uzkrājumu konts” /”Vērtības samazinājuma konts”.
NK – nolietojuma konts . Konts, kas norādīts atskaites kolonnā “Nolietojuma konts”
D(RK), K(RK), D(UK), K(UK) – nozīmē Debeta vai Kredītu konkrētam rindas vai uzkrājumu kontam
D(821), K(26), D(5) u.t.t.  – skaitlis iekavās nozīmē konta grupu, apakšgrupu vai kontu Debetā vai Kredītā
D(2319)K(2399), D(821)K(RK) – K apzīmē konta korespondences
+ un – matemātiskās darbības, kuras jāpiemēro.
Zemāk redzamajā piemērā parādīts, kā atbilstošai pārskata rindai tiek 1120 tiek aizpildīta formula rezultāta aprēķināšanai.

Ja kādā šūnā nav ierakstīta formula, tas nozīmē, ka šī rinda/kolonna netiek aprēķināta vai tai tiek piemērota noklusējuma formula.

Noklusējuma formula. Dažiem pārskatiem ir iespējams izmantot noklusējuma formulu, kuru norāda pārskata augšpusē. Aprēķina algoritms vispirms pārbauda, vai eksistē formula pretī rindai (1), ja formula nav, tad rindai tiek piemērota noklusējuma formula (2).
Attēlā redzamajā piemērā rindai 1182 tiek piemērota rindai pretī esošā formula (1), savukārt rindai 1181 pretī nav formula, tādēļ tiek piemērota noklusējuma formula (2).

Labojumu veikšanas piemēri

Pārskatos, kuri dalās pa sektoriem, ir lapa "Sektori", kurā var norādīt vēlamo sektora ielasīšanas līmeni. Ja ir norādīts zemākais līmenis, piemēram, S130161, tad no Virsgrāmatas tiks atlasīti tikai tie dati, kuri atbilst šim sektoram, t. i. nedrīkst būt veikti darījumi uz S130160.

Pievieno jaunu rindu, kurai atbilstošās kolonnās ievieto kontu, VBPBP pazīmi, Sektoru pazīmi, Nosaukumu un aprēķina formulu.

Noņem pazīmi 1 no konta 5150 apakšlīmeņiem, ieliek pazīmi 1 pie 5150

Veidnes ielāde atpakaļ sistēmā

Laboto veidni jāielādā atpakaļ sistēmā, tai paredzētajā vietā:

Datu apskate

Pirms ielādēt datus Valsts Kases sistēmā, vēlams vispirms apskatīt iegūto rezultātu datu apskates atskaitē. Atver atskaiti, kurai tika labota formula:

 Pārliecinās, ka atskaitē ir atsvaidzinājušies dati (Pēdējā atjaunošana). 

Ja iegūtais rezultāts nav korekts, veic pārbaudi formulā, kā arī pārbauda Horizon.
N!B!  Horizon veikti labojumi parasti BI sistēmā atjaunojas tikai nākošajā dienā, ja nav iestrādāts citādāk.