Synkroniseringen mot Visma.net ERP har noen åpenbare mangler, som i beste fall gir merarbeid og større sannsynlighet for feil - men som i verste fall kan føre til dobbelførte fakturaer i regnskapet eller gjøre at fakturering med blandet mva er umulig. Vi har hatt Visma.net løsningen i drift hos oss i ett år nå, og bruker blant annet Visma Project Management (Severa) og Visma.net ERP (Financials). Her er noen erfaringer og punkter som jeg mener er helt nødvendig at blir prioritert utbedret. 1. Det må bli mulig å synkronisere fakturaer fra lukkede prosjekter. For prosjektledere er det helt natulig å lukke prosjektet, straks de har gjort klar siste faktura. Ettersom synkroniseringen kun går hvert 10.-30. minutt, vil det nødvendigvis ofte ligge fakturaer som skal synkroniseres på lukkede prosjekter. I dag sitter jeg (regnskapsfører) å manuelt åpner prosjekter med usendte fakturaer, venter på at synkroniseringen skal gå, og så manuelt lukker de samme prosjektene igjen. Veldig ineffektiv og tidkrevende prosess. I tillegg stopper hele synkroniseringen av alle fakturaer opp, om det er kun én faktura fra et lukket prosjekt.    2. Det må bli mulig å synkronisere fakturaer med flere mva.satser. I dag klarer vi ikke å synkronisere fakturaer som inneholder flere mva.satser. For eksempel en faktura med 25 % på noen linjer, og 0 % på andre linjer.   3. Det må bli umulig å synkronisere samme faktura to ganger til Financials. I dag kan vi enkelt sette status på faktura i PM tilbake til den statusen som blir synkronisert, og da vil den bli opprettet en gang til i Financials med nytt fakturanummer. Det er ikke uvanlig at vi endrer status tilbake på fakturaer for å løse opp i problemtilfeller som følge av synkroniseringen. Da vil fakturaen finnes to ganger i Financials med to ulike fakturanumre, men bare én gang i PM med sist tildelte fakturanummer. Dette bør være umulig i systemet, eller i det minste bør brukeren varsles og måtte bekrefte at faktura faktisk skal synkroniseres på nytt.     I tillegg til de nødvendige utbedringene over, er det også noen forbedringer som jeg mener bør gjøres for at Visma.net-pakken (med Financials og PM) skal fungere godt: 4. I PM bør det kun bli mulig med maks to desimaler i Antall på hver fakturalinje (eventuelt som en firmainnstilling). I dag er det mulig med opptil fire desimaler, mens EHF-formatet godtar kun to desimaler. Fakturaen stopper opp først når utsendingen feiler i AutoInvoice. Da må regnskaprsfører sette statusen på faktura i PM helt tilbake slik at den blir redigerbar, endre antall desimaler, og sende den til AutoInvoice på nytt. Dette gjør også at det blir en liten differanse på fakturabeløpet mellom Financials og PM.   5. I PM bør kundeadresse være et obligatorisk utfylt felt på faktura. I dag er det mulig at feltet står tomt på faktura i PM, men EHF-formatet krever at kudneadresse-feltet er fylt ut. Fakturaen stopper opp først når utsendingen feiler i AutoInvoice, og da blir det den samme runddansen som i punktet over.    6. Når man setter en kundekontakt inaktiv på en kunde i PM, bør systemet varsle og hjelpe brukeren til å fjerne denne kundekontakten der den står oppført i usendte fakturaer og tilbud, og i kundekontaktfelter i åpne prosjekter. I dag stopper synkroniseringen mot Visma.net ERP opp hvis en faktura inneholder en inaktiv kundekontakt.   7. Feilmeldingene i Visma.net ERP integrasjonen bør bli mer fremtredende og forståelige for administratorer/regnskapsfører. Synkroniseringen er kritisk. En liten feil gjør at alle utgående fakturaer stopper opp. Denne må derfor virke hele tiden. I dag får regnskapsfører/administrator ingen push-varsel, eller tydelig informasjon om at synkroniseringen har stoppet. Dermed må man bruke tid på å åpne loggen og se at ingenting er feil. Feilmeldingene som står i loggen er også ofte kryptiske og vanskelige å forstå (for eksempel for uoverenstemmelser i produktregisteret). Mange av feilene er også helt unødvendige (ref. mine punkter over). Vi har forståelse for at Financials og Project Management (Severa) er to programmer som har ulik opprinnelse, og som kom sammen i Visma.net-løsningen for få år siden. Men nå er det gått lang tid uten at helt vesentlige og nødvendige utbedringer er gjort i denne integrasjonen. ... View more

Vi bruker funksjonen Lag kreditnota og ny faktura ofte. Problem: I dagens løsning blir ikke alltid ny faktura en identisk kopi av opprinnelig faktura. Dette skjer i de tilfellene der timeantallet ble justert på fakturalinjene i den opprinnelige fakturaen. Denne justeringen kommer ikke med i ny kopi av fakturaen.    Dette blir dermed en "huske på å sjekke"-ting  hver gang vi skal kreditere og lage ny faktura. I tillegg til merarbeid de gangene opprinnelig faktura har vært justert. For eksempel: Første fakturautkast blir laget, og prosjektleder justerer en av fakturalinjene: Antall timer endres fra 5 timer til 3 timer. Fakturaen sendes til kunde. Kunde klager på noe annet i den samme fakturaen, som vi ønsker å i møtekomme. Vi bruker funksjonen Lag kreditnota og ny faktura.  Kreditnotaen blir helt lik opprinnelig faktura: 3 timer (ikke 5 timer) blir kreditert på den linjen som ble justert. Men: I ny faktura står denne linjen nå med 5 timer (ikke 3 timer). Altså blir ikke justeringene som ble gjort i opprinnelig faktura kopiert med. Forslag: Foreslår at nytt fakturautkast, når man bruker Lag kreditnota og ny faktura, blir identisk til opprinnelig faktura. Inkludert alle justeringer i antall timer (og beskrivelsesfelter med mer dersom det er aktuelt, jeg har ikke testet hva som skjer med det). ... View more

I dag finnes en glimrende funksjon som fungerer slik:   Når man lager et tilbud i et salgsprosjekt - så foreslår systemet at verdien på salgsprosjektet blir oppdatert med summen i tilbudet. Dette blir foreslått i det man lukker tilbudet. Dette er en god funksjon, se bildet under. Men den kan forbedres noe, ser forklaring under bildet.     Det er to ting som savnes med denne funksjonen:   Når man lager flere enn ett tilbud i salgsprosjektet, så foreslår systemet kun å oppdatere prosjektets verdi med summen av det tilbudet man står i. Systemet burde foreslå summen av alle tilbud i salgsprosjektet (unntatt tilbud med status Avvist).  Når man lager nye tilbud i eksisterende prosjekt (altså prosjekt, ikke salgsprosjekt), så foreslår ikke systemet å oppdatere prosjektets verdi i det hele tatt når man lukker tilbudet. Systemet burde også i prosjekter (altså ikke bare salgsprosjekter), foreslå å oppdatere prosjektets verdi med summen av alle tilbud.  Disse to forbedringene vil bidra til økt datakvalitet i rapporter over salg og prosjektverdier. Med dagens (manglende) funksjon er det høyere sannsynlighet for feilregistrering av verdier på salgsprosjekter og prosjekter, fordi brukeren må rette verdien manuelt. ... View more

Vi har laget oss en del matrise-rapporter, men savner å kunne velge Total. Det høyeste nivået som er mulig å velge i dag er År, men vi vil lage rapporter som viser for eksempel totaler i et prosjekt (ikke fordelt på år). Dette gjelder rapport-typene som ser ut som i bildet under (jeg kaller dem matrise-rapporter). Trenger ett valg til på Tidsramme, som viser totalt, ikke bare år eller mindre: ...kanskje det skulle vært et ekstra valg ved siden av Akkumulert nederst til høyre i bildet? ... View more

I menyen øverst i Visma.net Project Management, er det et valg for godkjenning av timer.  I vårt selskap er rutinen, at timer skal godkjennes av prosjektledere. Vi kunne derfor ønsket at rapportene her pekte til godkjenningsrapporter som var filtrert på timer der man selv er prosjektleder. Dette burde kunne endres i innstillinger, for eksempel at administrator kan velge hvilke snarveier/rapporter som skal ligge under dette menyvalget: ... View more

Vi trenger filteret Avdeling (prosjekt), i rapportgeneratoren under rapporten Kunder-->Kunder.    Vi vil at hver avdeling skal kunne se på "sine" kunder, og vise økonomiske data for prosjekter i sin avdeling, i denne kunderapporten.   ... View more

Vi har et generelt ønske, om å kunne lage visuelt bedre listerapporter med grupperinger.    I matriserapportene er det et valg om gruppering, men alle matriserapportene har en tidsverdi på x-aksen. Vi ønsker å kunne legge inn gruppering i listerapportene, slik at rapportene får den samme visuelle blå linjen som i matriserapportene.   Work-around for oss er foreløpig å ta listerapporten ut i Excel og bruke pivot, eller vise listerapporten kun med en sortering på en av kolonnene. Fungerer helt ok.  Vi ønsker altså, dette valget...:    ...i for eksempel denne rapporten: ... View more

Når man oppretter et prosjekt direkte (ikke salgsprosjekt først), så er det mulig å velge salgsstatus: "Ingen salg" eller "Vunnet" (se bilde 1). På eksisterende prosjekter er det ikke mulig å sette salgsstatus: "Ingen salg" (i bilde 2). Det bør bli mulig.   Begrunnelse: Vi lager salgsrapporter på antall salg basert på disse verdiene, og noen ganger ønsker vi ikke å telle med enkelte prosjekter. Da er det nyttig å kunne rette denne verdien i etterkant når det har skjedd feilregistreringer.   Det er ofte vi oppretter egne prosjekter for arbeid, der salget er en del av et totalsalg i et annet prosjekt. Da ønsker vi å kunne rette til verdien "Ingen salg", slik at vi ikke teller to salg på ett salg. Bilde 1: Verdien Ingen salg kan opprettes på nytt prosjekt:     Bilde 2: Men verdien Ingen salg kan ikke settes på eksisterende prosjekter, hvis prosjektet allerede har en annen salgsstatus. Ingen salg synes (som i bildet under) ved at alt er grået ut: ... View more