Med virkning fra 1. juli 2018 er den grønne ejerafgift hævet for biler, der er registreret d. 3. oktober 2017 eller senere. Firmabiler, der opfylder denne betingelse, skal derfor have tilrettet beskatningsgrundlaget, idet ejerafgiften indgår med 150% i beskatningsgrundlaget.   Afgiften fremgår af 'brændstofforbrugsafgiftsloven', og den er afhængig af den enkelte bils benzin-/dieselforbrug, og det er derfor ikke noget, Visma kender.   Visma regulerer derfor ikke beskatningsgrundlaget, det skal man selv. ... View more

Ved den seneste release i Visma HR har vi rettet følgende:   Nye filtreringsmuligheder i rapporterne Afdelinger Når du filterer på afdeling kan du nu se hvilke afdelinger, der er inaktive. Og ønsker du ikke de skal med i rapporten, kan du helt fravælge dem ved at sætte flueben i 'Vis kun aktive afdelinger'.   Eksempel på hvordan det kan se ud. Det er afdelingen med grå, der er inaktiv.                                 Status Det er også muligt at filtrere på stauts i rapporterne Fraværslisten og Lønregistreringsrapporten. Man kan filtrere på følgende: Afventer Afvist Godkendt Lønbehandlet Arbejdsgiver og afdelingsleder I Excel-rapporterne er der nu kolonner til at vise arbejdsgivernummer og afdelingsleder i følgende Excel-rapporter: Anciennitet Ansættelser og fratrædelser Fraværsliste Fødselsdagsliste Goder Jubilæer Lønregisteringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger Ramme/trin I rapporten 'Løn, Penson og goder' har vi tilføjet muligheden for at filtrere på lønart 1000, så man kan få rapport på løn, hvis man anvender lønramme/løntrin.   Specielle oplysninger Vi har tilføjet kategorier, så man kan filtrere på hele kategorier. Hvis man klikker på en af de markerede linjer, så vil de underliggende oplysninger blive taget med.                   Tilføjelse: Vi har konstateret, at dette ikke fungerer for alle roller. Vi arbejder på en rettelse, som vi forventer kommer med i næste release.   Ekstra lønarter i Visma HR Det er nu muligt at få tilføjet de variable pensionslønarter 6455 og 6456   ACF Formål Det er nu muligt at angive formål til ACF,  når man anvender lønarterne 4075 og 4076 til at udbetale nettoferiepenge fra feriekort   Projektnummer Vi har forbedret performance, når man arbejder med Projektnummer i Visma HR   Lønart 2905 Vi har rettet lønart 2905, så den nu kan gemmes med antal * sats   Fejl ved godkend fravær Vi har rettet en fejl ved godkend fravær, der medførte, at man ikke kunne godkende ændret fravær uden at få en fejlmeddelelse om, at det ikke kunne lade sig gøre på grund af overlap på perioden.   ... View more

  Indledning For at anvende app'en skal man have Leder- Medarbejdermodul. I første version kan man registrere fravær. Setup Visma HR App kan bruges af medarbejdere til fraværs registrering. Ledere og administrator kan også registrere deres fravær, så længe de er oprettet i Visma HR med deres medar- bejder nummer. Ledere skal fortsat godkende fravær i Visma HR. Download Visma HR App Appen kan downloades ved at følge neden- stående link: https://play.google.com/store/apps/details?id=dk.bluegarden.orkideapp   Du kan også finde appen i Google Play Store under Visma HR. Login på Visma HR App Første gang en medarbejder logger på Visma HR App, vil der komme følgende billede. Af hensyn til sikkerhed, har vi indbygget 2 step verifikation.   Medarbejder skal udfylde CVR-nummer, Brugernavn og Adgangskode. Hvis alle tre felter er korrekte, vil medarbejder modtage 6- cifret sms kode på sin mobil. Bemærk at mobilnummer skal være knyttet til Brugernavn i Vismas Login system.   Appen er nu klar til fraværsoverblik og registrering af fravær. Registrering i Visma HR app Fraværsoverblik Medarbejder kan se alle fraværsregistre- ringer fra Visma HR. Fraværsdetaljer Man kan klikke på en enkelt fraværsregistre- ring og åbne fraværsdetaljer Registrering af fravær Medarbejder kan vælge blandt fraværskoder som administrator har tilladt og opsat i Visma HR og i Visma Løn. Ved at klikke på den grønne knap med plus tegn, kan man registrere ny fravær.   Man skal udfylde start og slut dato. Varighed kan udfyldes. Hvis varighed ikke er udfyldt, vil systemet beregne antallet ud fra Fraværskalender i Visma HR.   Eksempel på fraværskoder der udfyldes i timer   Næste version Følgende opgaver er endnu ikke løst i Visma HR mobile: Fraværskoder med sats og enheder kan ikke registreres Fraværsprojekt kan ikke registreres Hvis administrator har ændringer i følgende, skal bruger logge af og logge på Visma HR App før ændringerne er slået til under tilgængelige fraværskoder medarbejder stillingskategori og medarbejders rolle/rettigheder fraværskode tilføjet eller fjernet fra Indstillinger, Stillingskategori koder fraværskode er sat op som beskyttet kode som medarbejder ikke har adgang til       ... View more

Indledning For at anvende app'en skal man have Leder- Medarbejdermodul. I første version kan man registrere fravær.   Setup Visma HR mobile kan bruges af medarbejdere til fraværs registrering. Ledere og administra- tor kan også registrere deres fravær, så længe de er oprettet i Visma HR med deres medar- bejder nummer. Ledere skal fortsat godkende fravær i Visma HR.   Download Visma HR App Appen kan downloades ved at følge neden- stående link:   https://itunes.apple.com/dk/app/visma-hr/id1334004291   Du kan også finde appen i Google Play Store under Visma HR.   Login på Visma HR App Første gang en medarbejder logger på Visma HR App, vil der komme følgende billede. Af hensyn til sikkerhed, har vi indbygget 2 step verifikation: Medarbejder skal udfylde CVR nummer, Brugernavn og Adgangskode. Hvis alle tre felter er korrekte, vil medarbejder modtage 6- cifret sms-kode på sin mobil. Bemærk at mobilnummer skal være knyttet til Brugernavn i Vismas Login system.   Appen er nu klar til fraværsoverblik og registrering af fravær.   Registrering i Visma HR app Fraværsoverblik Medarbejder kan se alle fraværsregistreringer fra Visma HR. Fraværsdetaljer Man kan klikke på en enkelt fraværsregistrering og åbne fraværsdetaljer Registrering af fravær Medarbejder kan vælge blandt fraværskoder som administrator har tilladt og opsat i Visma HR og i Visma Løn.   Ved at klikke på den grønne knap med plus tegn, kan man registrere ny fravær.   Man skal udfylde start og slut dato. Varighed kan udfyldes. Hvis varighed ikke er udfyldt, vil systemet beregne antallet ud fra Fraværskalender i Visma HR.   Eksempel på fraværskoder der udfyldes i timer Næste version Følgende opgaver er endnu ikke løst i Visma HR mobile: Fraværskoder med sats og enheder kan ikke registreres Fraværsprojekt kan ikke registreres Hvis administrator har ændringer i følgende, skal bruger logge af og logge på Visma HR App, før ændringerne er slået til under tilgængelige fraværskoder medarbejder stillingskategori og med- arbejders rolle rettigheder fraværskode tilføjet eller fjernet fra Indstillinger, Stillingskategori koder fraværskode er sat op som beskyttet kode som medarbejder ikke har adgang til   Hvis medarbejder opretter en fraværskode som i mellemtiden er blevet fjernet af administrator, vil medarbejder få en fejlbesked om at fraværskoden ikke kan anvendes.   Fokus på den grønne knap når man tilføjer fraværskoder er på hele rækken, så man kan åbne fraværsdetaljen i stedet for at åbne fraværskoden til registrering   ... View more

 I forbindelse med persondataforordningen gældende pr. 25. maj 2018 vil der nu og fremover ske en del mere oprydning i både Visma Løn og Visma HR.   Når en medarbejder fratræder bliver medarbejderen inkl historik og vedhæftede dokumenter slettet i Visma HR. Har I arbejdsbetingede årsager til at ville beholde dokumenterne efter de 5 år kan I gøre én af følgende 2 ting:   1. Genansæt medarbejderen på en stillingskategori der ikke er løngivende. Så beholder I medarbejdren i systemet og dermed også de vedhæftede dokumenter.    2. Hvis I ikke har brug for medarbejderoplysningerne, kan I i stedet gemme de vedhæftede dokumenter på jeres eget drev og derefter slette dem, når I ikke længere har brug for dem. ... View more

GDPR - General Data Protection Regulation - er EU's nye Databeskyttelsesforordning, der sikrer strammere og mere ensrettede krav til håndtering af personfølsomme oplysninger. Og loven træder i kraft i morgen (25. maj 2018).   Som I har set gennem de sidste måneder har Visma også haft stort fokus på vores forberedelse af vores håndtering af GDPR-kravene. Vores tiltag imødekommer de øgede krav til kontrol og dokumentation for håndtering af data i virksomheder, så I fremadrettet har en løsning, der sikrer overholdelse af standarderne gældende i ISO270001.    Her har I modtaget vores opdaterede Databehandleraftaler, og systemerne er indrettet så de på langt mere sikker vis kan håndtere behandling af persondata.   >> Læs artiklen:   Visma Løn indeholder nye muligheder   For koncernens vedkommende er der også lagt kræfter i forberedelserne Visma-koncernen består af omkring 70 forskellige virksomheder, der dagligt assisterer mere end 760.000 kunder med bl.a. økonomisystemer, detail-it og udvikling af større it-løsninger – og at være en koncern af denne størrelse stiller naturligvis også store krav i forbindelse med store lovændringer som Databeskyttelsesforordningen.   Arbejdet med Databeskyttelsesforordningen siden 2015 Af samme grund satte Vismas koncernledelse allerede i 2015 et GDPR-projekt i søen, med henblik på at udvikle en struktur, der gjorde at hele koncernen kunne blive tilpasset til Databeskyttelsesforordningen, når loven træder i kraft. Projektet bestod dengang af 5 personer.   Hvad har vi gjort? Fastlæggelse af politikker & retningslinjer Tidligt i processen blev politikker og retningslinjer ridset op, der gjorde sig gældende for hele virksomheden, og vi strukturerede derefter vores GDPR-organisation.     Ansættelse af en Data Protection Manager i hver virksomhed Hver virksomhed har udpeget en person som såkaldt Data Protection Manager (DPM). Denne person har fået uddannelse og ansvar for at understøtte databeskyttelse i netop sin virksomhed. Enkelte virksomheder, hvor man kun i begrænset udstrækning behandler persondata, kan eventuelt have én og samme DPM.   En Division Data Protection Manager udpeget i hver division Hver division har en Divisions-DPM (DDPM) som koordinerer og assisterer.  Disse personer udgør, sammen med centrale repræsentanter for HR og markeder, et råd – nemlig Data Protection Council (DPC). Rådet har ansvaret for at følge med i udviklingen på området, og for at organisationen bibeholder vidensniveauet. Rådet har også ansvaret for overblik og samarbejde på tværs af grænser.   Corporate Data Protection Manager udnævnt Rådet ledes af en person, der bærer ansvaret for databeskyttelse på vegne af hele koncernen. Denne person har titlen som Corporate Data Protection Manager (CDPM) og  rapporterer direkte til den administrerende direktør og bestyrelsen.   Data Protection Officer udpeges En ny rolle i forbindelse med GDPR er den såkaldte ‘Databeskyttelsesrådgiver‘ eller Data Protection Officer (DPO).  Visma-koncernen har ansat en jurist, der fungerer som central DPO.   Back-to-back aftaler underskrevet Alle virksomheder i Visma-koncernen har underskrevet databehandleraftaler med hinanden – såkaldte back-to-back aftaler. På den måde er persondata beskyttet i hele koncernen ved deling af data, både når Visma er dataansvarlig og databehandler. Arbejdet med at skabe overblik over- og opdatere aftaler der hvor det er påkrævet, skal være afsluttet i alle Visma-koncernens virksomheder senest 24.maj 2018. Det gælder aftaler med kunder, leverandører, partnere og andre eksterne parter.   6.500 ansatte uddannet I efteråret 2017 startede en obligatorisk e-uddannelse som alle Visma-koncernens cirka 6.500 ansatte skal gennemgå. Den består af en del, der omhandler GDPR og databeskyttelse, og en del om hvordan Visma håndterer persondata – både for egne behov og på kundernes vegne. Hver del afsluttes med en test og for at bestå kurset kræves det, at man svarer korrekt på alle spørgsmål.  Denne uddannelse indgår også i onboardingen af nye medarbejdere.   >> læs artiklen: Vores arbejde med Databeskyttelsesforordningen ... View more

Arbejdsplan og fraværskalender Det er nu muligt at oprette arbejdsplan og fraværskalender på både kundeforhold, arbejdsgiver og medarbejder. Derudover har designet også fået et løft, så det er mere intuitivt at arbejde i.   Både arbejdsplan og fraværskalender findes fortsat under menuen ’Indstillinger’.   Ændringerne betyder også at man ikke længere kan vælge fraværskalender, når man registrerer fravær. Systemet vælger den fraværskalender der passer til medarbejder og periode. Anvender I Excel til at importere fravær i Visma HR har vi ikke ændret på det format der anvendes, men vi vil fremover ignorere kolonnen med fraværskalender.   Visma HR vil først anvende fraværskaldender på medarbejdeniveau, hvis der ikke findes en så på arbejdsgiverniveau og hvis der heller ikke findes en der, så på kundeforholdsniveau.   Logning af oprettelser og ændringer vil fremover vises i revisionsrapporten i Visma Løn og ikke længere i revisionssporet i Visma HR.   OBS – Vedrørende tidligere udmelding om ikke overførte fraværskalendere Vi har oplyst at fraværskalendere der ikke er overført skulle oprettes igen efter releasen. Vi er blevet opmærksomme på, at dette ikke er tilstrækkelig information, da fraværskalenderen ikke nødvendigvis kan oprettes helt på samme måde.   Eksempel: Har I før den 3. maj haft 3 fraværskalendere på organisationsniveau, kan I efter den 3. maj kun have én fraværskalender på kundeforholdsniveau pr. periode. Øvrige fraværskalendere skal oprettes på enten arbejdsgiver (én fraværskalender pr. arbejdsgiver pr. periode) eller på medarbejderniveau (én fraværskalender pr. medarbejder pr. periode).   Gamle arbejdsplaner og fraværskalendere De arbejdsplaner og fraværskalendere der allerede er inden releasen vil blive bevaret, såfremt de er overført til Visma Løn.   Arbejdsplan Herunder er indsat et eksempel på en arbejdsplan. Man kan se der er 3 muligheder for arbejdsplaner. Kundeforhold, Arbejdsgiver og Medarbejder. Den aktive er den mørkeblå, mens de 2 man ikke arbejder i er lyseblå.   Arbejdsplanen skal periodiseres, så den passer til de perioder planen er gældende for. Fraværskalender Herunder er indsat et udsnit af en fraværskalender, som den kan se ud. Man kan se der er 3 muligheder for fraværskalender. Kundeforhold, Arbejdsgiver og Medarbejder. Den aktive er den mørkeblå, mens de 2 man ikke arbejder i er lyseblå.   Fraværskalenderen skal periodiseres, så den passer til de fastsatte fraværsdage der er i de valgte perioder. Man kan tilføje lørdage, søndag og danske helligdage som faste fraværsdage. Øvrige faste fraværsdage kan registreres på de enkelte dage ved almindeligt venstreklik på dagen. Fraværskalender Herunder er indsat et udsnit af en fraværskalender, som den kan se ud. Man kan se der er 3 muligheder for fraværskalender. Kundeforhold, Arbejdsgiver og Medarbejder. Den aktive er den mørkeblå, mens de 2 man ikke arbejder i er lyseblå.   Fraværskalenderen skal periodiseres, så den passer til de fastsatte fraværsdage der er i de valgte perioder. Man kan tilføje lørdage, søndag og danske helligdage som faste fraværsdage. Øvrige faste fraværsdage kan registreres på de enkelte dage ved almindeligt venstreklik på dagen.   Nye filtre i rapporter Rapporten ’Kontaktinformation’ Der kan nu filtreres på   Medarbejder Adresse Telefon Pårørende Der kan nu filtreres på lønart i følgende 3 rapporter   Lønregistreringsrapport (Koderne hentes fra opslagstabel 324) Goder (Koderne hentes fra opslagstabel 320) Løn, pension og goder (Koderne hentes fra opslagstabeller 317, 318, 319 og 320) Bemærk: Hvis I anvender ramme/trin og vil se lønart 1001 skal I trække hele rapporten, da den ikke vises i de filtrerede rapporter.   Ny kolonne i Medarbejderoversigt Rapporten er udvidet med kolonnen ’Arbejdsgiver’, så man kan se hvilken arbejdsgiver medarbejderen er oprettet i.   Decimaler er muligt i Specielle oplysninger Hvis et specielt oplysningsfelt er sat op som numerisk under ’Indstillinger’, gemmes registreringen altid med 2 decimaler, uanset hvor mange decimaler man har tastet. Der afrundes efter 5-reglen. Registreringen kan gemmes i:   Medarbejder specielle oplysninger Indlæs oplysninger, Specielle oplysninger ... View more

 1. Log in to Visma Løn (MLE)   Go to https://community.visma.com/t5/Visma-Lon-HR-administration/ct-p/dk_en_Visma-LonHRadministration and select “Log på Visma Løn (MultiLøn)     Enter the following information: CVR- nummer = Company CVR number Brugernavn = User name Adgangskode = Access code Mark to get your one time pincode send by sms or e-mail. Set a checkmark in ”Husk mit CVR-nummer og brugernavn” to have the system remember your user name and access code.       Enter the one-time pin code you received on sms or e-mail   2. Reports from payroll All reports created in the payroll are found in the menu ”Lønadministration”       “Udskrifter fra lønkørsel” When you access the menu, you will see the reports from the last run payroll. At the end of “Hovedjobnr.” You can look at the payroll selection number order number which payroll is involved (see marking). Payroll selection number consists of 5 figures indicating payroll type, month and year (tyymm).   T (payroll type) is as standard given as: 1 = monthly paid 2 = 14-day-paid with pay out in uneven weeks 4 = 14-day-paid with pay out in even weeks 9 = additional payroll   mm = month yy = year   Example: 11802 (monthly paid, 2018, February)   You choose a different payroll by clicking on the arrows in top of the screen display. Once you have found the payroll you want to view reports, you can select the reports you want to see by scrolling down the list. If you have multiple employers in your relationship, all reports are generated per employer. You can view the employer's number to the left in the list.   Locate and select the report you want to open. Press the "Hent aktuel" button and the report is available for download. You can open multiple reports at once, select all the reports you want, and press the ”Hent aktuel” button.   3. Create reports Do you want to create a report that is not formed with wage run, you can do it by selecting ”Rapporter / Rapporter”. Select the report in the right-hand menu (see marking on image)  To run some reports, the payroll number is requested for (eg. Syge-/fraværsliste) To specify the payroll number, see section 2 (transcript from payroll)   Some reports indicated on the report to be displayed in HTML or Excel (for example. Ferieregnskab) How to view the report, is selected in the ”Datafil output”.   Nej = html Ja = Excel   ... View more

As a user, you will get the opportunity to participate actively in the debate on your community, like posts and get any new downloads for your programs. This is how you create and setup yourself as a user of Visma community:   Click on “Register” (Register)   Fill in the cells in the form and click “Tilmeld dig” (Sign up)     After this you will receive an e-mail with an activation link. Click on the button “Aktivér konto” (Activate account). - Please note! If you receive an e-mail, saying that you have already been setup as a user, you      need to go back to community and click “Log ind” (Sign in). When you have done this click on “Glemt kode” (Forgot your password). When you receive the new password, you will be able to login on your community using the new password and your e-mail address.   When you have clicked on “Aktivér konto” (Activate account) you will receive an e-mail where you need to type in your new password. When you have typed in your password and accepted terms and conditions you have been setup and you are ready to participate in the debate with your new Community profile. Enjoy your new user profile, and remember that our support team are always ready to help you if you have any questions. ... View more

 1. Introduction This guide describes how you through the menu item ”Settings”, have a selection of numerous opportunities to customize your HR-system, so it fits the processes in your company.   Visma HR consists of modules. For this reason, this guide might hold descriptions for modules that your company does not have access to. For example, some companies have access to the “Leader- Employee module and some companies have access to branch specific modules like finance.   1.1 Icons In Visma HR the following icons are used to edit, delete, update or reject a recording. 2. Settings In the menu item settings, you will find a lot of different sub-points. Below you can see a complete list of sub-points which gives you the opportunity to customize your Visma HR settings. Access to the individual sub-points is determined based on roles. The role “Administrator, Organisation” has as a rule access to all the sub-points: 2.1 My Settings Th is the only sub-point under Settings which all users (Roles) have access to in Visma HR. Misc. settings You can choose between Danish and English as language. In the cell “Start page” you can choose the menu item where you would like Visma HR to open in when you sign-in to the system. “Adjust pages to this height”: 768 pixels should be used.     Employee search If you have multiple businesses within the company, you can choose only to search for the employees in one specific business unit. In the cell “Default search field”, you can set up the criteria for search that you typically use, when you need to search for an employee.   Organisations This cell will only be shown if you have access to more organisations (Companies) in Visma HR.   2.2 Organisation In Visma HR, company will often be mentioned as “Organisation”. In the menu item “Organisation” you can maintain the company data for your company. You will have access to all cells on the page, except from the cells “Customer relation number” and “Project no. are transferred to MLE field”. See section 2.9 regarding project number setup. You can find a description on the “Absence Registration” cell in the guide “Reminders” 2.3 Lookup fields Most screen images in Visma HR has cells equipped with dropdown-menus, ex. “Employment type” and “Internal title”. A dropdown-menu is the same as “Lookup fields”. Visma HR has several Lookup fields (cells) which cannot be deleted, as they are default system fields (cells) and some of them are necessary because of the integration with the payroll system Visma Løn (MultiLøn Erhverv).   You can create and setup new “lookup fields” with lookup codes associated. The “Lookup fields” 0 to 500 is reserved for system fields, which means that the “lookup fields” you create yourself, needs to have a number higher than 500.  2.3.1 Create a new lookup field Click on “New” Writhe a number higher than 500 The cells “Extra field”, “Extra number” and “Number of decimals” should not be used Under “Language Text” you should fill in the name of the lookup field Under “Description” fill in the description for the lookup field  We recommend that you also fill in the Danish description, but this is not a demand. When the lookup table have been saved, you need to set up the relevant lookup codes.   2.4 Lookup codes Lookup codes is created by first choosing the lookup table which need to have codes associated.   Click on “New” Fill in “Code” Fill in “Language text” (Both Danish and English) End by clicking “Save”   There are some differences in how the lookup tables should be setup. Ex. If you need to add a foreign zip code in a lookup table “100 - Zip codes” this is how it is done:   Click on “New” In the cell “Code” you fill in the zip code Select Country In the cell “Language text” you should fill in the name of the city (Both in Danish and English) End by clicking “Save” 2.5 Special info. categories The different tabs, shown in “Special information”, in the menu item “Employee”, are created in the menu item “Special info. Categories”. One individual information category is equal to one tab in ”Special information”. You can create an unlimited number of special info. Categories.     The category “Miscellaneous” is automatically created when the system was converted and this category cannot be deleted. If a category does not have any special fields (Cells), the category can be deleted by clicking on the X.   This is how a new special info. Category can be created: Click on “New” Type in the name of the category End by clicking the tick sign   2.6 Special fields A special info. category always needs to have one or more special information fields associated.   Examples of special information fields:   This is how you create a new special information field (cell):   Click on “New” Select a category in the dropdown-menu Type in “Field name” (This name will show in the employee’s Special information – see below) Select “Field type” in the dropdown-menu (New fields can be created in a lookup table) End by clicking the tick sign 2.7 Absence calendar The idea behind the Absence calendar is to simplify the registration of vacation, sickness and other absence, so the system will calculate the number of absence days taking Saturdays, Sundays, public holidays and additional vacation days into consideration. 2.7.1 Create absence calendar This is how you create an absence calendar:   Click on “New” Give the calendar an expressive name Select whether Saturdays and Sundays are holidays or not Select country in “Use holidays from” Click “Add” Select public holidays in the current year (Click on each day or choose all at one time) Right click on a date to add additional holidays, ex. Christmas day, New year’s and constitution day.   The button “Make default” means that this calendar will be used as standard-absence calendar when an absence is added on an employee – except the events where the employees has chosen another calendar as standard-absence calendar.   In the screen image where absence is registered you can see the chosen calendar.   You can create multiple calendars, but only one can be the standard-absence calendar for the company.   If you need to create a calendar with foreign holidays, you will need to setup the public holidays in the lookup table “120 - Holidays” in the menu item “Settings”.   After this setup, the holidays for that country can be chosen through the dropdown-menu “Use holidays from”.   An absence calendar cannot be deleted if it has been used for absence recording.   Integration to Visma Løn When a calendar has been setup as standard-absence calendar the calendar will automatically be transferred to Visma Løn as holiday calendar.   Changes in a standard-absence calendar, that has already been transferred to Visma Løn, will automatically be updated in the system as soon as it is saved.   2.8 Document categories To get a better overview of the documents that have been uploaded/saved on an employee, it is possible to categorize the documents. This setup can be done in the menu item “Document categories”. Inhere you can setup new document categories and control the accesses for these. This is how you create a new category:   Click “New” Write the name of the category Fill in the description (The description will be shown to the users when they upload documents in that category) Fill in the similar name and description in Danish Setup rights to the right. Only roles that are in use will be shown here. End by clicking “Save”   Documents that have been uploaded before you set up the “Document categories”, will not be placed into any category. These documents can easily be moved into the relevant categories in “Employee”, “Documents”   Uploaded documents through the menu item “Salary registrations”   You are still able to upload documents when you register mileage, disbursements, travels etc. in the menu item “Salary registrations”. These attached documents will not automatically be placed into a category.   Please note that if a salary registration has the status “Processed” the uploaded document cannot be deleted in “Documents” on the employee, unless the whole salary registration is deleted by an administrator.   2.9 Project number Project number is used in connection to absence- and salary registrations. Project numbers that are used when you register salary can be transferred to Visma Løn.   2.9.1 Setup of project numbers Project numbers are setup in “Settings” – “Project number”   Click on “New” Add a project number on 10 characters at the most Give the project a name and a description Add a start and end date (Not mandatory) Mark at least one absence code or one salary registration code before you can save the project number.   When Absence code and/or salary registration code have been added to a project number, the project number cell will be mandatory when you register absence and salary.   Example of setup of project number: 2.9.2 Setup of transfer to Visma Løn It is possible to transfer project numbers for salary registrations (Not for absence registrations) to an input entry in Visma Løn. The setup must be done by Visma.   In the screen image for “Settings” (See section 2.3) the setup will be shown like this: For the ones who are interested, here is a short description of the setup in the payroll system Visma Løn:   The chart of accounts sort code needs to be setup in Visma Løn (“opsætning” - “Kontoplan” – “Sorteringskode”) before the integration to the cell “Valgfri” can be activated. You can choose integration for:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer (No integration, salary registrations will be transferred without project number) Kontoplanfelt 1 (Chart of accounts field 1) Kontoplanfelt 2 (Chart of accounts field 2) Kontoplanfelt 3 (Chart of accounts field 3) Kontoplanfelt 4 (Chart of accounts field 4) Kontoplanfelt 5 (Chart of accounts field 5) Kontoplanfelt 6 (Chart of accounts field 6)   Visma HR can transfer one sort code to Visma Løn. Companies with multiple employers, and with different chart of accounts, needs to have identical sort codes for all employers. The same applies if the company in Visma HR has integration to different customer relation numbers in Visma Løn.    If you change a sort code in Visma Løn you also need to change the chart of account field in Visma HR. If you delete the chart of accounts cell for the sort code you need to change this in Visma HR as well. If you have “Aflønning” as a part of the sort code in Visma Løn you need to remember that this chart of accounts field is not read in through a decentral read in. Because of this “Aflønning” should not count in the order. 2.10 User/Roles The access rights for Visma HR can be controlled in the menu item “User/Roles”. Typically, it will be the administrator, and users with similar rights, who will have access to this menu item. The menu item contains four sub-menus which are all described here below.   Before a new user (employee) can get access to Visma HR the user needs to be setup in Vismas Login-module. It is the administrator of the company who has access to create and setup new users in the login-module. It is not possible to get access to Visma HR without being setup as a user and without having a user role.   2.10.1 Users This is how you create and setup a new user:   Click “New” Fill in the Username, 40 characters at the most (The username does not have to be the same as in the login-module) Fill in “User id” from the user setup in the login-module (A user id is 13 characters long and typically consists of CVR number and a 5-digit sequential number) Select employee number and name for the user in dropdown-list Click "Save" Afterwards it is possible to edit the username, user id or entirely delete the user. Entirely deleting the user requires that the user rights are deleted as well.   The cell “Last log on” is not active in the current version of Visma HR.   Please note: Employees who need to have different accesses in Visma HR – meaning different roles – needs to be setup as many times in the login-module as in this menu.   2.10.2 Access for Special Information This menu item is used to control the access to the information categories (the tabs) in special information. As an example, you can choose that an IT-role will only get access for the tab “IT”.   Regardless of who has setup a new “Special information”, the administrator will automatically get access to the new category.   2.10.2.1 Assign access to "Special info. roles" Click on the category in the column “Special information category name”, ex. IT Add the role (Shown in the bottom part of the screen) which needs to get access to the information category Click “Save” If you click on the column “Role names” you will see the special info. categories the role has access to.   Please note: All users who has access to special information will also have access to the special information category “Miscellaneous”, which is why this category should not be used to record confidential information.   2.10.3 Roles In the menu item “Roles” the standard roles and flexible roles, which are available for your company, will be shown.   Visma HR has the following 11 standard roles: Administrator, Company Administrator, Organisation Department leader, Read Department leader, Edit Absence enrolment HR HR - Without multi-function Course administrator Salary Employee - Primarily for users of the Leader- employee module Leader - Primarily for users of the Leader- employee module   If your company is set up to use all standard roles, these will all be shown in the menu. Apart from this, your flexible roles will also be shown – roles that are customized especially for your company. If you click on a role, the setup for the role will show. You can give the role another name – Other cells cannot be edited.   Editing of roles or setup of new roles can be done by contacting Visma.   2.10.4 User/Roles User rights can be setup in this sub-menu item. This is also where you can give an employee the final access to Visma HR, after you have setup the employee as described in section 2.10.1 When you click on a line in the list of users, the company’s and/or departments that the individual employee has access to, will show in the bottom part of the screen.   2.10.4.1 Assign user rights for a user Click on “New” Select the employee in the dropdown-menu “User” Select one of the roles in the dropdown-menu “Roles” If you are assigning rights for a user who needs access to employees in one or more departments you need to mark the company and departments on the right side of the screen. Please note: Employees who only needs access to their own data does not need a mark in department! Click “Save” Please remember that you can only assign one role per user (User id).   2.11 Salary types / Absence codes When converting from Visma Løn to Visma HR all the salary types and absence codes which you use will be created. These will show in the menu item “Set up salary items/absence codes”. You can add new salary types and absence codes by clicking “New field” and selecting from the dropdown-list. Afterwards the newly added salary type or absence code will be shown in the matching lookup table. In the lookup tables 320 benefits 322 absence type 324 variable salary registrations You can setup your own codes which will not be transferred to Visma Løn. These codes needs to be different from the codes which does already exist in the payroll system Visma Løn (See Wage type catalog on Visma Community) Ex. The absence code needs to be setup with a 3-digit code.   2.12 Codes to occupation Companies who has the Leader- employee module, will also have access to the menu item “Codes to occupation”. This is where you control which wage types and absence codes that needs to be available to the individual “Codes of occupation”. This is how you add new codes of occupation:   Click on the occupation code until it is blue Open the sub-points by clicking on the arrows Click in the left side on the absence code that needs to be added to the occupation code. The code should now be shown on the right side End by clicking “Save”   Do never click on the “Remove all” button – Then the whole setup will be deleted.   The rights to register salary types and absence codes can also be setup on role-level in the menu item “Code setup”.   2.13 Work plan The menu item “Work plan” is specifically developed for customers with a finance setup or companies which has access to view balances. Other companies can also use the work plan, but for these companies the work plan cannot be transferred to the payroll system Visma Løn. In Visma HR there is a connection between work plan, work calendar and absence calendar, including absence recordings and any balances.   This is an example of a work plan for the organisation (Company): The work plan can be created on company level and on employee level. You can only create one work plan per company – even if the company has multiple customer relations in Visma Løn.   Please note: Calculation of the average work hours per week is shown in hours and minutes, in contrast to the absence recordings. Example: If the company’s work plan is 36 hours / by 5 work days, the average time per work day will be 7.20. If the average time is shown in hours = 7:12 (7 hours and 12 minutes).   2.13.1 Create work plan for the organisation (Company) Click on “New” Add “From date” and “To date” (If “To date” is not filled out the system will automatically fill in the date 31-12-2049) Fill in the cell “Description” (Will be shown the employees work calendar) Fill in “Week 1” with the relevant week days If you use the “Tab button” the cells will automatically be filled out with the time from the day before. Click on “Add week”, if the companies work plan will change from week to week Click on “Save” Click on “Transfer to salary system”   When the button “Transfer to salary system” is inactive, it means that the integration of the work plan has been successful. If you change anything in the work plan after it has been transferred to the salary system, you just need to click “Save” and the transferred work plan will automatically be updated in the salary system.   Please note: The work plan cannot be transferred if a payroll or an adjustment is initiated.   2.13.2 Create work plan for employees The employees always need to have personal work plan, if the employees work hours are different from the company’s work plan, which is also the reason that a part time employee always needs to have a personal work plan.   This info message will show when you have selected a part time employee: “Create a work plan for the employee as the work hours is different from 100%”   Click on the tab “Employee”, if you have not selected an employee in the employee list beforehand, you can find the employee by clicking “Search”. Create the work plan as described above.   If an employee with a personal work plan needs to convert to the work plan for the company, ex. If he/she changes from a part time employment to full time employment, you should fill out the cell “To date” on the employee’s personal work plan. When this is done the employee will automatically be covered by the company’s work plan.   2.14 Absence by email In this menu item, you should mark all the absence types which needs to be shown in the employee’s calendar when the recorded absence has been approved. Employees who needs to receive an email with absence needs to have an email address registered in the menu item “Employee” in the “E-mail” cell. E-mail addresses in the cell “E-mail (private)” does not trigger an email notification.   Furthermore, to receive notifications by e-mail, it is a precondition that the cell “Send e-mail with approved absence” have been filled out with “Yes”. This mark is setup on company level.  2.14.1 Rules for e-mail notifications as meeting booking The following rules applies in order to receive e-mail notifications:   Only approved absence can be sent by e-mail to the calendar At the same time as the absence recording have been approved by the leader or administrator the email notification will be sent. For companies without the Leader- employee module absence will be considered approved as soon as the absence has been recorded. When you click “save” the e-mail will be sent. Notifications is an e-mail with the text “Approved absence in Visma HR”, which are sent to the employee who is absent. The sender of the e-mail is the person who has approved the absence   Please note: It can be inconvenient to be setup with your personal e-mail as your username in Visma HR (See section 2.10.1). If a user has been setup to approve their own absence, the calendar will not always accept a “noreply” e-mail sent from your own mailbox.   Absence will be shown as a reservation from 8:00 to 18:00 in the calendar, on the day of the absence. When the recording is approved, the absence will be shown as “busy” in the calendar. Absence recordings in hours which have a timestamp, will be shown on that exact time.   If the “From date” or “To date” is changed afterwards, or if an absence is deleted completely, the calendar will automatically be updated.   2.15 Code setup In the menu item “code setup” it is possible to indicate if an absence code or salary type that needs approval, should be hidden for the employees, or if the code should not be shown at all in Visma HR. The menu item “Code setup” is only relevant to companies who has access to the Leader- employee module. Needs approval In this column, you should mark if recordings on an absence code or salary type, needs approval before they are transferred to the payroll system.   Hidden for employees In this column, you can mark if the employees, in this case Leaders, are also considered as employees, should be allowed to use all absence codes or not. “Hidden for employees” means that the employee will not be able to register anything on this absence code. Sometimes it can be a good idea to hide a code ex. Leave. Employees will be able to see all registrations for themselves, even if these have been done by the administrator in the Absence menu item or in the payroll system.   Code is shown in Visma HR In this column, you can setup whether a salary type code should be shown in Visma HR or not. The setup you make here, can be overruled in the role setup menu. Ex. You can give a specific user role access to register only on salary type “1100 – Timeløn” (Wage per hour), while you yourself as administrator will still have access to all salary types.   Is shown after salary processed This setup is primarily used for salary registrations, where the information cannot be visible to the employees, before the payroll has been processed. An ex. can be bonuses, which the Leader would like to inform the employees about, before they see it in the system. In such instances, the information should not be visible to the employees before the information has been processed in the salary.   2.16 Cost center Here below you can see all cost centers on the individual company. You can setup a new cost center like this:   Select Company and employer Click “New” Fill in “Number” – 6 characters at the most Fill in “Name” – 6 characters at the most Click on “Update”   The new cost center will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.   2.17 Payment location Here below you can see all payment location on the individual company. You can setup a new payment location like this:   Select Company and employer Click “New” Fill in “Number” – 6 characters at the most Fill in “Name” – 6 characters at the most Click on “Update”   The new payment location will automatically be created in Visma Løn as soon as you start using it on an employee.                 ... View more

1. Introduction In the menu item “Import information” you can import common absence. This can ex. be used to import absence recordings from a time recording system or from other recording systems.   With “Absence via Excel” you can import both standard absence codes and the absence codes you have created yourself. If all the absence recordings do not need approval they will get the status “Approved” and they can immediately be transferred to the payroll system. Absence recordings which needs approval will get the status “Pending”.   2. Description of file-format When you import absence in Visma HR the file needs to be in an Excel-format. Below you can see which fields cells you can import to Visma HR. Every cell matches a column heading. It is important that the headings are written in English exactly as shown here below, then the file can be imported without any validation errors.   3. Example of absence-file (Excel) The placement/order of the columns has no influence on the import in Visma HR as long as the columns has the correct Headings.   3.1 Format for the "StartDate" and "EndDate" columns The following date formats are supported: dd-mm-yyyy, 11-mm-yy, ddmmyy, ddmmyyyy. However, you should note that the date columns should be formatted as numbers if you choose ddmmyy or ddmmyyy to avoid deleting prefixed zeros. For absence recordings where the absence type is recorded in hours you can writhe the time together with the dates.   3.2 Format for the "EmployeeNumber" and "AbsenceTypeCode" columns “EmployeeNumber” and “AbsenceTypeCode” are alphanumeric cells in Visma HR. For this reason, these columns need to be formatted as text in the Excel-file if you want to ensure that the prefixed zeros are not deleted. You can format the columns in the following way:   Mark the column Select “Format cells” (By right-clicking the mouse) Select “Text” Click “Ok” to save the formats The number format in the number and amount columns need to be #,##. That means that the decimal separator as a rule should be comma. The system can under some circumstances however handle period as decimal separator. If the program is run with international settings the number format can be #.##. The number format cannot contain thousands separator.   4. Import of the Excel-file Log into Visma HR and select the menu item “Import information”. See section 4.1 if the company has more than one employer.   Click on the Upload icon  Click on “Open absence file   If the file has no errors the data will be imported and you will get a receipt for the import. When you get this receipt, you will be able to edit or delete the absence. The imported absence can also be found on the individual employee or in the menu item “Common reporting absence”.   If there is an error in the file Ex. because of overlapping start dates, absence across years or invalid absence codes you will get an error message telling you what is wrong.   On the right you can mark each line which does not have errors and select “only import marked lines” to import these lines without errors. Unmarked lines will not be transferred to Visma HR.   Absence recordings with errors can be edited in the excel file and then be imported again. Only absence that has not already been imported will be imported again.   4.1 Multiple employers in the same company If the company has more than one employer you will see a dropdown-menu where you should select which employer you want to import absence for. Only absence for the selected employer will be imported. You cannot import absence for employees hired by different employers at the same time. The reason for this is that some employees might have identical employee numbers within the different employers, which is why you need to make an Excel-file for each employer. Otherwise all the recorded absence for employees with identical employee numbers will be imported on the employer that was selected first.       ... View more

På grund af vedligeholdelse kan der være udfald i servicen hos CPR-registret. Det kan betyde, at det ikke er muligt at validere CPR-numre i dette tidsrum. ... View more

Vores Visma HR (Orkidé) App er nu klar i Google Play Store og App-Store, og alle kunder, der anvender Visma HR (forudsætter Leder-/Medarbejdermodul) til deres fraværsregistrering kan nu tage appen i brug.   I første omgang åbner vi op for et pilotprojekt, hvor vi sikrer os at alle der ønsker at tage appen i brug kommer godt fra start. Du skal derfor give os en tilbagemelding, hvis du ønsker at gøre brug af applikationen, der er et   gratis suppplement til din nuværende Visma HR-løsning.   Ibrugtagen af Visma HR App forudsætter en teknisk klargøring i systemet, som vi hjælper dig med; hertil har vi lavet brugervejledninger samt et udkast til intern kommunikation, som du kan sende til dine brugere. Appen er tilgængelig for både Android og iOS (Apple)-telefoner - så mere end 95% af markedet er dækket ind.  Send en mail til Andreas Villumsen og kom i gang med Visma HR App! For kunder uden Leder-/Medarbejdermodulet Har du Visma HR, men ikke Leder-/Medarbejdermodulet, så tag fat i vores kundecenter og hør mere om dine muligheder, eller send en mail til   Andreas Villumsen   og bliv ringet op. ... View more

1. Validering af CPR-numre  Det er nu muligt at få valideret nye medarbejderes CPR-numre, når de oprettes i Visma Løn. Selve valideringen sker, når man taster CPR-nummeret og tabulerer ud af feltet. Vær opmærksom på, at oplysninger kun må hentes i CPR-registret, hvis der er en arbejdsbetinget grund til det.   Hvis CPR-nummeret er validt, og der ikke er forbud mod at vise navn og adresse, så vil navn- og adresseoplysninger hentes ind i systemet fra CPR-registret. Det kan naturligvis overskrives med f.eks. en anden adresse, eller man kan slettet et mellemnavn, hvis medarbejderen ikke ønsker at anvende det.   Hvis CPR-nummeret ikke kan valideres, bliver bliver rødt, og der vil ved mouse-over vises en feedback med info om, hvorfor det ikke kan valideres.   Eksempel på validering ved konstrueret CPR-nummer ses herunder. Samme besked vil ses, hvis man taster CPR-nummer på en medarbejder med adresse i udlandet.           Hvis man indtaster et CPR-nummer på en medarbejder med beskyttet adresse eller på en afdød, vil man ikke få oplyst den præcise årsag til, at vi ikke kan hente navn og adresse. Man vil i stedet få nedenstående besked, og man skal så taste navn og adresse manuelt.                 Det kan selvfølgelig også ske, at servicen hos CPR-registret er nede pga. vedligehold eller andet. Forsøger man at validere CPR-nummer, og vi ikke kommer igennem med valideringen på grund af dette, vil man få denne besked:   ”Der skete en fejl under validering af CPR-nr.  Ønsker du at forsøge igen?”   e-Boks Hvis CPR-nummer ikke kan valideres eller er konstrueret (med 9991 eller 9992 som de 4 sidste cifre), kan man ikke være tilmeldt e-Boks.   2. Rapporten ’Løn, pension og goder’ indeholder beløb fra ramme/trin   Rapporten ’Løn, pension og goder’ er udvidet med kolonnen ’Rammetrin beløb’. For at få kolonnen vist i rapporten skal man tilvælge den under ’Til/fravælg kolonner’. Selve løntrin og lønramme vælges som hidtil i den midterste kolonne. Her vælges også, om man vil have vist medarbejdernes normtid.   Rammetrin kan kun vises, når rapporten hentes for en given dato, og ikke hvis man henter den for en periode.                                 Man vil kunne se beløbene i rapporten sådan her:   Hvis en medarbejder er på deltid, vil det være det beregnede beløb for normtiden, der vises ved lønart 1000.   Begrænsning Hvis man trækker rapporten for mere end 2000 medarbejdere, kan det være nødvendigt at dele rapporten op på f.eks. afdelinger for at kunne køre den. Dette gælder kun for virksomheder, der anvender rammetrin og også tilvælger at få det vist i rapporten.   3. Link til Visma Løn I menuen til venstre er der kommet et menupunkt ’Visma Løn’. Har man adgang til lønsystemet, kan man komme direkte derover via dette link. Ved højreklik kan man vælge, at der åbnes i ny fane.                               4. Alle afdelinger kan afkrydses på én gang Det er nu mulig at afkrydse alle afdelinger / underafdelinger på én gang. Det gælder:   Realtidssaldi for leder Godkend fravær og lønregistreringer Krydser man en afdeling af vælges også alle underafdelinger, og man kan fravælge enkelte underafdelinger, hvis det ønskes.   5. Visningsfejl rettet i realtid (Gælder kunder med Visma Løn Finans) Vi har haft en visningsfejl på omsorgsdage i realtid, som nu er rettet. Visningsfejlen var aktuel på omsorgsdage, hvor der havde været efterreguleringer for omsorgsdage for tidligere år. Det medførte, at omsorgsdagene i lønsystemet var korrekte, men ikke blev opdateret korrekt i realtid.   Fremover vises kun de faktuelle dage, som afholdes og tildeles. ... View more

For at få fuldt udbytte af Visma Community skal din brugerprofil være aktiveret. Vi har allerede forhåndsoprettet alle administratorer, og det kræver derfor kun få klik for at kunne deltage aktivt i Community. Klik   her   hvis du mangler at færdiggøre din profil.   Får du behov for hjælp til oprettelsen, eller er du uden administratorrolle - men ønsker en profil i Community - så send os dine kontaktinformationer, så du kan blive guidet igennem oprettelsen.   Fakta: Community DK har pt. 1.900 brugere med interesse i løn og HR 72 % af alle kunder har én eller flere aktive brugere i Community Community er din indgangsportal for viden. Her kan du enten selv søge viden, kontakte os via Outsourcing Portalen eller vores hotline center. Hvorfor Visma Community? Udover at logge på dine Visma services via Community får du også adgang til de nyeste artikler om løn- og HR-administration.  Du kan kommentere på artikler, evt. ’like’ dem, og udveksle erfaringer med kolleger inden for dit fagområde. Brug fanebladet ”Diskussion”, som gør det let at stille spørgsmål og oprette emner, som du vil diskutere med andre Community-brugere.  God fornøjelse i dit Community! ... View more

 1. Introduction You can use ”Reminders” to ensure that you remember birthdays, jubilees and other selected events. The access to the menu item “Reminders” is determined by role.   You can create reminders for: Birthdays (Fødselsdage) Milestone birthdays (Runde fødselsdage) Jubilees (Jubilæer) Absence recordings (Fraværsregistrering) Approved recordings (Godkend registreringer) Absence refunds (Fraværsregistreringer)   The reminder tool in in Danish, but you can create the content for your employees in English. When you select the menu item “Reminders” you can see the reminders you have created (Oprettede påmindelser). To view future reminders, which will be send out during the next 3 months you should click on the line with the reminder you want to view (Kommende begivenheder). If you want to create a new reminder, click “New” First you should choose a topic “Emne”, then you will get the possible cells which fits the selected topic. 2. Create reminder When you have selected the reminder type you want to create, then the template will change so you will only see the relevant cells for that reminder. In the reminder for absence recordings you can deselect that the reminder should apply to all employees and tick off the cell all except (Alle undtagen) and after this deselect certain occupation codes if you need to.   On the reminder for “Milestone birthdays” (Runde fødselsdage) the cell “age” (alder) will appear and you need to mark which milestone birthdays you want to receive reminders for. On the reminder for Jubilees (Jubilæer) the cell “Jubilee” (Jubilæer) will appear, and you need to mark which jubilees (Jubilæer) you want to receive reminders for.    In general, you need to go through the following when you first setup a reminder:   Click on “Ny” (new) Choose “Emne” (topic) in the dropdown-menu Fil in the cell “Påmindelse” (Reminder) with an expressive name Fill in “Beskrivelse” (description) Keep on setting up the reminders as described below for the different reminder types. If you would like you can adjust the text which is send out by e-mail (Ex. write the text in English) and choose when the reminders should be sent.   3. Birthdays Below you can see what the template for milestone birthdays (runde fødselsdage) looks like. The template for birthdays (fødselsdage) is similar, except form the fact that the cell “alder” (age) will not be shown, and for “Modtagere” (recipients) there will be an extra option called “Fødselarens afdeling” (The birthday boys/girls department).   3.1 Age (Alder) This cell can be found in “runde fødselsdage” (Milestone birthdays) and you should mark the milestone birthdays which you want to receive reminders for.   3.2 Recipients (Modtagere) You should mark at least one recipient (modtager). The closest leader and department for the employees who are celebration the milestone birthday is determined by the setup in “employee”. If you choose the department of the birthday boy/girl, please note that the birthday employee him-/herself will also receive the reminder.   3.3 Text in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it.     You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   4. Jubilee (Jubilæer) This the template for jubilees (Jubilæer)     4.1 Jubilees (jubilæum) Tick off the jubilees for which you want to receive a reminder. (år = years) You can mark all the jubilees you want to.   4.2 Recipients (Modtagere) You should mark at least one recipient (modtager). The closest leader and department for the employees who are celebrating the milestone birthday is determined by the setup in “employee”. If you choose the department of the birthday boy/girl the, please note that birthday employee him-/herself will also receive the reminder. “Andre medarbejdere” (Other employees) can be chosen if you want employees from other departments to receive the reminder. The same applies to “Andre e-mailadresser” (Other e-mail addresses), which can be used if the recipients should be someone who are not an employee.   4.3 Test in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it. You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   5. Absence recordings (Fraværsregistrering) Below you can see what the template for absence recordings (fraværsregistrering) looks like. This is used to remind an employee or leader to register their absence. In the menu item “Settings” in the sub-menu item “Organisation” you can change the settings for these reminders if you want to avoid sending reminders for employees who has already recorded their absence or for employees who has not had any absence.     5.1 About who? (Om hvem?) This is the only reminder where you need to choose if the reminder should be sent to all employees (alle) or if you want to leave some employees out (Alle undtagen). If there are employees who should not receive this reminder you can deselect single occupation categories (Stillingskategorier) when you tick off the box “All except” (Alle undtagen). When you have done this, you should be able to click on the blue “minus” button to the left after which the occupation category will appear under “Udvalgte medarbejdere” (Deselected employees)     5.2 Recipients (Modtagere) You should mark at least one recipient (modtager). The closest leader and department of the employees who are celebration the milestone birthday is determined by the setup in “employee”. If you choose the department of the birthday boy/girl, please note that the birthday employee him-/herself will also receive the reminder. “Andre medarbejdere” (Other employees) can be chosen of you want employees from other departments to receive the reminder. The same applies to “Andre e-mailadresser” (Other e-mail addresses), which can be used if the recipients should be someone who are not an employee.   5.3 Test in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it. You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   5.4 Setup of absence recording for the organization You can choose if you want your employees to confirm that their absence is ready for approval. Select “Settings” then “Organisation” in the menu on the left, after this fill out the cell “Absence registrations”, here you will have 3 possibilities in the dropdown-menu.   Send reminders to everyone If you choose the setting “Send reminders to everyone”, all employees will receive an e-mail regardless whether they have already registered absence, have already submitted absence for approval or have not been on this page at all.   Send reminders, until the employee marks their absence ready for approval If you choose the setting “Send reminders, until the employee marks their absence ready for approval” the employees will get a button called “Ready for approval” in the absence menu. The employee can confirm that he/she does not have any more absence to register up until today – and then avoid getting reminders to register absence for the next 24 hours.   All employees who has not clicked on the button “Ready for approval” will get an e-mail with a reminder to register absence. The button will be visible to all roles who has access to the menu item employee, but only the employees themselves can push the button.   Even if the employee has not pressed the ”Ready for approval” button the leader can still approve the absence.   Send reminder, until the employee has visited the page “Absence” If you choose “Send reminders, until the employee has visited the page absence”, the absence will appear as ready for approval when the employee enters the page “absence”.   This automatic control, records that the employee has been on the page for absence, and the system will therefor assume, that the employee has registered all his/her absence. The button “Ready for approval” will therefore not show on the absence page.   By entering the page “absence” the employee will avoid being reminded to register absence for 24 hours. All employees who has not visited the “Absence” page will receive a reminder by e-mail.   6. Approve recordings (Godkend registreringer) “Approve recordings” (Godkend registreringer) is used to send reminders for the leaders or others who can approve absence. 6.1 Recipients (Modtagere) You can choose between “immediate leader” (Nærmeste leder), Other employees (Andre medarbejdere) or Other e-mail addresses (Andre e-mailadresser). If the immediate leader is also the approver you should only mark “Nærmeste leder”.   6.2 Test in the reminder e-mail (Tekst I påmindelses-mailen) In the grey box on the left side of the page you will see the standard text that will be sent out with the reminder. You can edit this text so it fits your company’s specific needs ex. write it in English. Below the text box you will find several merge-cells which you can use in the text. To add the merge-cell you just click on it.   You can delete a merge-cell by placing the mouse right behind the mark and pressing “backspace” or in front of the mark and pressing “delete”.   7. Absence refund (Fraværsrefusion) Is used for reminders to seek refunds for absence. The reminder will be send on the 31 st day of the unfinished absence (Sickness). To receive the reminder, it is very important that you do not fill in an “End date” on the absence registration. This should only be done when the employee is well and returns to work.   7.1 Recipients (Modtagere) You can choose between “immediate leader” (Nærmeste leder), “Other employees” (Andre medarbejdere) or “Other e-mail addresses” (Andre e-mailadresser). It is important that you select “Andre medarbejdere” and mark the individual people who are responsible for seeking the refund.   7.2 When? (Hvornår?) The reminder for “absence refund” will be send on the 31 st day of the unfinished absence. Therefore, you will only be able to choose what time the reminder should be sent out.   7.3 Unfinished absence (Fravær uden slutdato) The “absence refund” reminder will only be send for unfinished absence, so in order to be able to use this feature, you need to allow absence to be recorded without an end date. This can be done in “Organisation” under “Settings”. Please note that absence without end date will not show the absence duration. To view a list of recorded absence without end date you can use “Reports” and the report “Absence list”.   Sickness with a duration below 31 days and sickness without end date will be shown, if you click on the line for the reminder to seek refund, below “Future reminders” (Kommende påmindelser). When the sickness exceeds this period, it will no longer show in Visma HR. The reminder itself will be send on the 31 st day. The absence period should be uninterrupted. 7.3.1 Possible absence codes (Mulige fraværskoder) It is possible to record absence without end date, for absence connected to sickness. Please note that project number can also be used on absence without end date, if the project number itself is without end date. Absence without end date can be used on the following absence codes.     Hvis du burger Visma Løn (MLE) If you use Visma Løn (MLE) 10 Sygdom med løn Sickness with pay, salaried employee 12 Sygefravær dagpenge, funktionær Sickness, sickness compensation, salaried employee 13 Barn syg Sick child 14 Sygdom med dagpenge, timeløn Sickness, sickness compensation, hourly paid employee 15 Sygdom med timeløn Sickness with pay, hourly paid employee 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. Sickness with pay, 4 week average 17 Sygdom med sygeløn, egen sats Sickness with pay, own rate 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats Sickness, sickness compensation, own rate 19 Sygdom med sygeløn, kvt. Gns. Sickness with pay, quarterly average 20 Sygdom med dagpenge, kvt. Gns. Sickness, sickness compensation, quarterly average 21 Sygdom med sygeløn beløb Sickness with pay, amount 22 Sygdom med dagpenge beløb Sickness, sickness compensation, amount 23 Sygdom med dagpenge 4 ug. Gns. Sickness, sickness compensation, 4 week average 24 Sygdom ifm. arbejdsskade Sickness, work-related injury 25 Barn syg Sick child 26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel Sickness with pay, rate in template 27 Dagpenge med sats i reultattabel Sickness compensation, rate in template 35 Sygdom ifm. graviditet Sickness, related to pregnancy   The absence codes below will trigger a reminder to seek refund.   Hvis du burger Visma Løn (MLE) If you use Visma Løn (MLE) 10 Sygdom med løn Sickness with pay, salaried emploee 12 Sygefravær dagpenge, funktionær Sickness, sickness compensation, salaried employee 14 Sygdom med dagpenge, timeløn Sickness, sickness compensation, hourly paid employee 15 Sygdom med timeløn Sickness with pay, hourly paid employee 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gns. Sickness with pay, 4 week average 17 Sygdom med sygeløn, egen sats Sickness with pay, own rate 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats Sickness, sickness compensation, own rate 19 Sygdom med sygeløn, kvt. Gns. Sickness with pay, quarterly average 20 Sygdom med dagpenge, kvt. Gns. Sickness, sickness compensation, quarterly average 21 Sygdom med sygeløn beløb Sickness with pay, amount 22 Sygdom med dagpenge beløb Sickness, sickness compensation, amount 23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gns Sickness, sickness compensation, 4 week average 24 Sygdom ifm. arbejdsskade Sickness, work-related injury 26 Sygdom med sygeløn, sats I tabel Sickness with pay, rate in template 27 Dagpenge med sats I reultattabel Sickness compensation, rate in template 35 Sygdom ifm. graviditet Sickness, related to pregnancy   ... View more

1. Introduction Access to Visma HR has been significantly extended so that it is now possible to give access to the system in a more flexible way. This means that Visma HR can be opened for employees who needs limited access to the system.   We thereby meet the need to give access to other job functions than the ones the system had before. Now it is possible to setup roles which gives access to precisely the level which these job functions require. This could ex. be accesses for employees in the IT department.   Likewise, extended accesses can be given to existing user roles ex. “absence recording”. This guide describes in detail how to create and setup user roles. Further we have extended the possibility to register the organisation’s department leaders including whether the leaders have access to Visma HR or not. Description can be found below in section 6.    1.1 Flexible roles Going forward we will distinguish between user roles which has always existed and flexible roles which is the new flexible way to get access to the system. The setup of a new flexible role can only be done by Visma. When you need a new access/flexible role you need to make decisions about:   Menu items Company and departments Safety rights / access rights 1.1.1 Access to menu items Access to menu items can be opened and closed as you see fit. Under some circumstances the access for the menu items depend on each other, which means that access for more than one menu item might be required to give the needed access.   1.1.2 Access to company and departments Access can be given to one or more companies including employers, departments, and sub-departments or you can give access to one single department.   1.1.3 Access to safety rights / Access rights We have introduced something called safety rights (See example in section 3.2). These are only used by Visma to setup or change of flexible roles. Accesses for the menu items are given through safety rights, in other words, which actions the user can use in each menu item (Create, Read, Edit or Delete).   With the introduction of safety rights, we can now give differentiated access to Visma HR which can be combined with the access that are given through the menu items.   1.2 Users/Roles The menu item “Settings” have been extended for the use of the administration of users and user rights, including access to “special information”. In the menu item “Users/Roles” you will find the following four sub-menu items:   Users (This is where you setup users) Special info. Roles (This is where you define who should have access to which special information) Flexible roles view (This is an overview of roles, including flexible roles, which you have accesso) User roles (This is where you give or change user rights for the system) 2. Create a new user In this section we will describe how a new user will get access to Visma HR.    2.1 User in the login-module Before a user can get access to Visma HR the user needs to be setup in the Visma login-module. Go to https://logon.bluegarden.dk/?applicationname=Administration. Companies who uses our solutions has already had an administrator setup in the login-module. It is this administrator who has access to creating new users in the system. It is the user-id that has been given in this system which you need to use when you create a new user in Visma HR. The user will receive an e-mail with information about their password. 2.2 User in Visma HR This is how to create a new user in Visma HR:   Select the menu item “Settings” Choose “Users/Roles” and then “Users” Click on “New” and create the user with the username and user id from the login-module Choose an employee number and name in the dropdown-list. Click on “Save” Afterwards it is possible to edit the username, user id or delete the user all together. If you want to delete the user you however also need to delete the user rights that the user has been given. The user cannot be deleted if the user has created and saved a selection, reports or salary simulations.   User id must be identical in the login-module and Visma HR. The cell “Last log on” is not activated in the current version of Visma HR.   3. Users/Roles The user rights are given in the menu item “Users/Roles”. In this menu item all employees with access to Visma HR will be shown including the rights that they have been given and the company’s and/or departments that they have access for. You can search for user, role, employee number or employee name.     By clicking an employee in the column “User name” you can see which company’s/departments the selected user has access to.   3.1 Assign user rights to a user  Click on “New” Select the newly created user in the dropdown-menu “User” Select the role (Standard role or flexible role) you want to assign in the dropdown-menu “Role” Mark the company’s and departments that the user should have access to, on the right side of the page   More users can be assigned to the same role.   3.2 Flexible roles In the menu item “Flexible roles” you can see all available standard and flexible roles for your organisation. At the moment there are seven standard roles in Visma HR.   Administrator, Company Admiinistrator, Organisation Department leader, Read Department leader, Edit Absence enrolment HR (Without multifunction) Course administrator   Employees who has the user role “Administrator, Organisation” and “Administrator, Company” can click on a role to see the setup (role details) for each individual role.  No changes can be made to this setup except the name of the role.   Example of setup for a role:   Remember! New flexible roles can only be setup by Visma.   4. Access to special info. roles The menu item “Special info. roles” with the purpose to grant certain employees access to one or more special info. roles. As an example, an employee in the IT department can get access to the special information (tab) which shows the registered IT equipment.   4.1 Create a new “Special info. category”  Select “Settings” Select “Special info. categories” Click on “New” Write the name of the category Click “Update” When a new “Special info. category” is created the role “Administrator, organisation” will automatically get access to the special info. category.   4.2 Assign access to “Special info. category”  Select “Settings” Select “Users/Roles” Select “Special info. role” Click on the category in the column “Special information category name” Ex. “IT Equipment” (IT udstyr) Add the role which needs access to the info. category Click on “Save” Now only the employees with the user role “Administrator, Organisation” and “Special information” will have access to see and register the handed-out IT equipment (IT udstyr).   In this example the role “Special information” is created and setup as a flexible role. Please note that all users who has access to “Special information” also has access to the special info. category “miscellaneous”. For this reason, confidential information should not be registered in the “miscellaneous” category.   5. Department Manager (With or without access to Visma HR) In the menu item “Company” you will find the sub-menu item “Department manager”. Here we have added a new column with the purpose to distinguish between “Dept. manager with user access” and “Dept. manager” (Without access to Visma HR).   The new column is called “Dept. manager with user access”. This column will automatically be updated every time a user gets access to one or more departments including when a user is created with one of the following rights   Department leader, Read Department leader, Edit     5.1 Create a department manager without access to Visma HR  Select the menu item “Company” Select “Department manager” Click the button “Edit” on the wanted line, at the right Click on the dropdown-menu and choose an employee form the list Click “Update”   Please note that only users that have been created in Visma HR can be created as department manager without user access.   5.2 Create a department manager with user access Department managers with user access can be setup as describes in section 3 and 3.1. More managers can have user access for the same department. When a manager has been setup with user access this means that that manager will have access to Visma HR where he/she will be able to see employees in the relevant departments.   The department managers will automatically be updated on the following pages:   Organization overview Click on a department and the page here below will show on the right Companies/department Click on a department and the page here below will show   ... View more

Vi er opmærksomme på, at der er medarbejdere, der mangler at få deres lønsedler leveret i e-Boks. Det er løn til udbetaling den 7. eller 8. marts.   Årsagen kendes endnu ikke, men vi er i fuld gang med at finde ud af, hvor problemet ligger, så lønsedlerne kan leveres hurtigst muligt.   Vi beklager meget, de gener det giver jer og jeres medarbejdere. ... View more

"Visma HR - Kom godt i gang"-kurset er et heldagskursus, der  sikrer en grundig introduktion til de mest relevante funktioner i Visma HR (tidl. Orkidé). Vi kigger bl.a. på udleverede effekter, løndele og fraværskoder, rapporter og fraværskalender og du har mulighed for direkte sparring med vores konsulenter om dine konkrete opgaver.   En kunde-testimonial "På turen derover talte vi om hvad vi mon fik med tilbage i bagagen, da mange af punkterne egentlig var noget vi vi jo vidste det meste om. Meeeeen, vi er nu begge absolut enige om at det var turen værd! Vi fik mange gode værktøjer, som vi kan bruge i hverdagen og ikke mindst fik vi forståelsen for de nye rapporter vi kan trække og hvordan vi søger oplysningerne ud. Vi fik løst vores problem med afdelingsopsætningen samt en medarbejder som fejlagtig har været oprettet 2 gange i Orkide og med samme medarbejdernr. Det problem løste Mie Eggers (red.: underviser) for os. Så alt i alt et super godt kursus med yderst kompetente undervisere. Rigtig fint eftermiddagen kunne bruges til at prøve tingene af på vores eget system" /Anne Tranberg Mortensen, Fynske Bank   Se de fulde kursusdetaljer, og tilmeld dig via dette link:https://kursus.bluegarden.dk/MELE/Event/931ce59b-ecdf-e711-80d1-005056bd4d07/ ... View more

Et kursus hvor deltagerne får: En gennemgang af de vigtigste love og regelsæt, der vedrører løn- og personaleadministration. Kurset giver yderligere råd til håndteringen af reglerne. Kursets indhold: Gennemgang af de vigtigste love og regelsæt, der vedrører lønadministration Gennemgang af funktionær-, ferie- og dagpengelov m.v. Gennemgang af orlovsordninger Besvarelse af de mest forekommende spørgsmål om lovgivning på lønområdet Undervisere Susan Sloth og Lotte Skjoldemose beskæftiger sig med persondataret, arbejds- og ansættelsesret og generelle arbejdsmarkedsforhold, herunder både arbejdsmiljø, individuel ansættelsesret og kollektiv arbejdsret.   Susan og Lotte er uddannede jurister fra Københavns Universitet. De har begge stor erfaring med rådgivning om persondataret, ansættelsesretlige og arbejdsmiljømæssige problemstillinger og har igennem mange år tilrettelagt og undervist på kurser for ikke-jurister. De lægger vægt på at gøre juraen konkret og praktisk, så juraen kan anvendes i praksis i virksomheden.   Tilmeld dig via dette link: https://kursus.bluegarden.dk/MELE/Event/8d87188b-b8e4-e711-80c9-005056bf0147/ ... View more

Selvom Databeskyttelsesforordningen først træder i kraft den 25. maj 2018, er det ikke for tidligt at begynde at forberede sig på de nye regler.   På kurset lærer du: at få kortlagt og dokumenteret hvilke personoplysninger, der skal behandles i den enkelte virksomhed at udarbejde politikker og procedurer for den fremtidige behandling hvilke bestemmelser i Databeskyttelsesforordningen, der har betydning for virksomhedens personaleadministration, og hvilke der ikke er relevante hvordan du løser forskellige problemstillinger i forhold til persondata – helt praktisk hvilke krav, der er til databehandleraftaler hvordan du orienterer myndighederne ved brud på persondatasikkerhed   Se de fulde kursusdetaljer, og tilmeld dig via dette link:   https://kursus.bluegarden.dk/MELE/Event/9d87188b-b8e4-e711-80c9-005056bf0147/ ... View more

½-dags kursus, hvor du blandt andet får en overordnet gennemgang af samtidighedsferie, overgangsordningen og lovens fravigelsesmuligheder   Se de fulde kursusdetaljer, og tilmeld dig via dette link:   https://kursus.bluegarden.dk/MELE/Event/a587188b-b8e4-e711-80c9-005056bf0147/ ... View more

  En ny ferielov er på vej. Folketinget har vedtaget en ny ferielov, hvor der indføres samtidighedsferie, hvor ferien optjenes og afholdes løbende. Det betyder en grundlæggende ændring af måden vi optjener og afholder ferie.   Den nye ferielov er først fuldt ud implementeret 1. september 2020. For medarbejdere, der er på arbejdsmarkedet, før overgangen til samtidighedsferie, har det været nødvendigt at indføre en overgangsordning. Det betyder, at optjente feriepenge fra 1. september 2019 til 31. august 2020 indfryses og først må udbetales til medarbejderne, når de forlader arbejdsmarkedet.   Se de fulde kursusdetaljer, og tilmeld dig via dette   https://kursus.bluegarden.dk/MELE/Event/a387188b-b8e4-e711-80c9-005056bf0147/ ... View more

Har du eller dine kolleger brug for en vejledning til at læse jeres lønseddel kan I i disse eksempler finde forklaring på de enkelte poster.   Lønseddel månedsløn Lønseddel 14-dages løn   ... View more

Hjælpevideoer til Visma HR (Orkidé)  Opret medarbejder:   https://youtu.be/ZWWZrvKSOmA Sådan logger du på første gang:   https://youtu.be/gKYZ9ljPTp4 (åbner i nyt vindue) Sådan godkender du løn- og fravær i leder-/medarbejdermodulet: https://youtu.be/zW4NnWSfQ2A  (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du påmindelser: https://www.youtube.com/watch?v=2bfWdrbkmqE  (åbner i nyt vindue) Sådan retter du medarbejders stamoplysninger: https://www.youtube.com/watch?v=WtelyB2QQsA   (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du rapporter:   https://www.youtube.com/watch?v=zNEVdiGykIQ(åbner i nyt vindue) Saldi vist i realtid:   https://www.youtube.com/watch?v=43gn4qFwfk8&feature=youtu.be(åbner i nyt vindue)   Har du behov for andre hjælpevideoer, så kommentér denne artikel. ... View more

1. Indledning Menupunktet ’Fravær via Excel’ bruges til masseindlæsning af fraværsregistreringer og kan eksempelvis bruges til at indlæse fravær fra et tidsregistreringssystem eller fra andre registreringssystemer.   Med ’Fravær via Excel’ kan du indlæse både standard-fraværskoder og de fraværskoder, du selv har oprettet. Hvis de indlæste fraværsregistreringer ikke kræver godkendelse, vil de få status som godkendte og kan umiddelbart integreres til lønbehandling. Fraværsregistrering, som kræver godkendelse, vil få status som ’Afventer’.   2. Beskrivelse af fil-format Når du indlæser fravær i Orkidé, skal det være i Excel-format. Nedenfor kan du se de felter, du kan indlæse i Orkidé. Hvert feltnavn svarer til en kolonneoverskrift. Det er vigtigt, at overskrifterne på kolonnerne skrives på engelsk og nøjagtigt som vist nedenfor, så filen kan indlæses uden valideringsfejl.   Danske feltnavn Engelske feltnavne Felt/kolonne i Excel-fil Personalenr. EmployeeNumber Obligatorisk Fraværskode AbsenceTypeCode Obligatorisk Fraværsenheder AbsenceNumber Obligatorisk Kalender AbsenceCalendarName Er ikke obligatorisk Startdato StartDate Obligatorisk Slutdato EndDate Obligatorisk Beløb Amount Er ikke obligatorisk Bemærkninger Remark Er ikke obligatorisk   3. Eksempel på fraværsfil Kolonnernes placering/rækkefølge har ingen betydning for indlæsningen i Orkidé, så længe kolonnerne har de rigtige engelske overskrifter.   3.1. Formatering af kolonnerne ’Startdato’ og ’Slutdato’ Understøttede datoformater er følgende: dd-mm-åååå dd-mm-åå ddmmåå ddmmåååå. Dog skal du være opmærksom på, at datokolonner skal formateres som tekst ved talformaterne ddmmåå og ddmmåååå for at undgå sletning af foranstillede nuller. På fraværsregistreringer, hvor fraværstypen er i timer, kan du skrive klokkeslæt sammen med datoformatet.   3.2. Formatering af kolonnerne ’Personalenummer’ og ’Fraværsenhed’ Personalenummer og fraværsenhed er alfanumeriske felter i Orkidé. Derfor skal disse kolonner også formateres som tekst i Excel-filen, hvis du vil sikre dig, at for eksempel foranstillede nuller ikke fjernes. Du formatere kolonnerne på følgende måde: Marker kolonnen Vælg ’Formater celler’ (kan vælges ved højreklik på musen) Vælg ’Tekst’ Klik ’OK’ for at gemme formatering   Talformatet i antal- og beløbskolonnerne skal være #,##. Det vil sige, at decimalseparatoren som udgangspunkt skal være ’komma’. Modulet kan dog håndtere punktum som decimalseparator på visse betingelser. Hvis programmet afvikles med internationale indstillinger, er talformatet #.##. Talformatet må ikke indeholde tusindtalsseparatorer.   4. Indlæsning af Excel-fil Log på Orkidé og vælg ’Fravær via Excel’. Se afsnit 4.1, hvis virksomheden består af flere firmaer. Klik på upload-ikonet Klik på "åbn fil med fraværsregistreringer" Hvis filen er uden fejl, vil data blive indlæst, og du får en kvittering for indlæsningen, som ser ud som følgende: I dette billede kan du rette eller slette fravær. Indlæst fravær kan også ses under den enkelte medarbejder eller i menupunktet ’Fælles rapportering fravær’.   Hvis der er fejl i filen   som for eksempel overlap på startdato, fravær over årsskifte eller ugyldig fraværskode, vil der komme en validering som vist nedenfor:   Du kan sætte markering/flueben ved ’Importer kun markerede linjer’. Klik på ’Importer fraværsregistreringer’ og indlæs fraværslinjer uden fejl. Du kan også manuelt fjerne nogle af fluebenene ud for fraværslinjerne, hvorefter disse linjer ikke vil blive indlæst i Orkidé.   Fraværslinjer med fejl kan rettes i Excel filen, hvorefter filen indlæses igen. Kun fravær, der ikke allerede er indlæst, vil blive indlæst igen.   4.1. Flere firmaer i virksomheden Hvis der er flere firmaer i virksomheden, vil du se en dropdown menu, hvor du kan vælge det aktuelle firma. Fravær vil kun blive indlæst på medarbejdere, der er ansat i det valgte firma. Du kan ikke indlæse fravær på medarbejdere i forskellige firmaer på én gang. Årsagen er, at der kan være sammenfaldne medarbejdernumre i flere firmaer, og du derfor skal lave én Excel-fil pr. firma.   Ellers vil alt fravær, der er registreret på medarbejdere med sammenfaldne medarbejdernumre, blive indlæst i det først valgte firma. ... View more

1. Indledning Adgang til Orkidé er blevet væsentlig udvidet, således at det nu er muligt at give adgang til systemet på en mere fleksibel måde. Dette betyder, at Orkidé kan ’åbnes’ for medarbejdere, der skal have mere eller mindre begrænset adgang til systemet.   Vi imødekommer dermed behovet for at kunne give adgang til andre arbejdsfunktioner, end dem vi allerede har I systemet i dag. Nu kan der opsættes roller, der får adgang til Orkidé på lige netop det niveau, som disse arbejdsfunktioner kræver. Det kan f.eks. være adgang for medarbejdere i en IT afdeling.   Ligeledes kan der gives udvidet adgang til allerede eksisterende brugerroller, f.eks. fraværsregistrator. Denne vejledning beskriver i detaljer, hvorledes opsætning af brugerroller foregår. Endvidere har vi udvidet muligheden for at kunne registrere organisationens afdelingsledere, herunder om lederen har adgang til Orkidé eller ej. Beskrivelse findes i afsnit 6 længere nede.   1.1. Fleksible roller Fremover skelner vi mellem standardroller (brugerrettigheder), som hele tiden har eksisteret, og fleksible roller, som er den nye fleksible måde at få adgang til systemet på. Opsætning af en ny fleksibel rolle kan kun foretages af Bluegarden. Ved opsætning skal adgang til følgende punkter afklares: Menupunkter (moduler) Firma og afdelinger Sikkerhedsfunktioner (adgangsrettigheder)   1.1.1. Adgang til menupunkter Adgang til menupunkterne – modulerne, som vi også kalder dem – kan der efter behov åbnes og lukkes for. I nogle tilfælde er menupunkterne afhængige af hinanden, således at der skal gives adgang til mere end et menupunkt for at opnå den ønskede brugeradgang.   1.1.2. Adgang til firmaer og afdelinger Der kan gives adgang til et eller flere firmaer inkl. underfirmaer, afdelinger og underafdelinger, eller der kan gives adgang til én enkelt afdeling.   1.1.3. Adgang via sikkerhedsfunktioner Vi har indført noget, der hedder sikkerhedsfunktioner (se eksempel i 3.2). Disse bruges kun af Bluegarden til opsætning eller ændring af fleksible roller. Det er via sikkerhedsfunktionen at adgangsrettigheder til menupunkterne tildeles, dvs. de handlinger (Opret, Læs, Ret eller Slet) brugeren må benytte i et bestemt menupunkt.   Med udvikling af sikkerhedsfunktioner kan vi nu give differentieret adgang til Orkidé, der kan kombineres den adgang, der gives via modulerne.   1.2. Bruger / adgang Menupunktet ’Indstillinger’ er udvidet til brug for administration af brugere og brugerrettigheder, herunder adgang til specielle oplysninger. Under ’Bruger/adgang’ er der følgende fire undermenuer: Brugere - Her oprettes nye brugere Specielle opl. adgang - Her defineres, hvem der skal have adgang til hvilke specielle oplysninger Roller - Her vises et overblik over de roller – inkl. fleksible roller – som I har adgang til Bruger/adgang - Her tildeles eller ændres brugerrettigheder til systemet   2. Sådan oprettes en ny bruger I dette afsnit beskrives hvorledes nye brugere får adgang til Orkidé.   2.1. Bruger i Login-modul Inden en ny bruger kan få adgang til Orkidé, skal brugeren oprettes i Bluegarden Login-modul. Gå på https://logon.bluegarden.dk/?applicationname=Administration. Virksomheder, der anvender vores løsninger, har allerede fået oprettet en Administrator i Login-modulet. Det er denne administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i systemet. Det er det bruger-id, der bliver tildelt i dette system, som skal bruges ved oprettelse af nye brugere i Visma HR (Orkidé). Brugeren modtager en mail med oplysning om adgangskode.   Skærmbillede til oprettelse af ny bruger i Login-modul: 2.2. Bruger i Orkidé Sådan oprettes ny bruger i Orkidé: Vælg menupunktet 'Indstillinger' Vælg undermenuen ’Bruger/adgang' og herefter ’Brugere’ Klik på Ny og opret bruger med Brugernavn og Bruger id fra Login-modulet Vælg evt. også personalenummer og navn på brugeren i Medarbejder dropdown listen. Klik på Gem Efterfølgende er det muligt at rette Brugernavn, Bruger id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver dog, at den pågældende brugers adgangsrettigheder er slettet. Hvis en bruger har oprettet og gemt et Udvalg, rapporter eller lønsimuleringer, kan brugeren heller ikke slettes.   Bruger id skal være identisk med Bruger id i Login-modulet. Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Orkidé.   3. Bruger / adgang (Brugerrettigheder) Brugerrettigheder tildeles i menupunktet, der nu hedder ’Bruger / adgang’. I dette skærmbillede vises medarbejdere med adgang til Orkidé, herunder hvilke rettigheder (roller) de er tildelt, og de firmaer og/eller afdelinger de har adgang til. Der kan foretages søgning på Bruger, Rolle, Personalenr. eller Medarbejder navn.   Ved klik på en medarbejder i kolonnen ’Brugernavn’ vises i nederste del af skærmbilledet de firmaer/afdelingen, den pågældende medarbejder har adgang til.   3.1. Tildel brugerrettighed til en bruger Klik på Ny I dropdown menuen ’Bruger’ vælges den netop oprettede bruger I dropdown menuen ’Rolle’ vælges der mellem standardrollerne eller eventuelle fleksible roller, der er oprettet af Bluegarden  Yderst til højre markeres de firmaer og afdelinger, brugeren skal have adgang til Klik på Gem Flere brugere kan tilknyttes den samme rolle.   3.2. Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres organisation har til rådighed. Pt. indeholder Orkidé følgende ni standardroller: Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursusadministrator Løn I skærmbilledet nedenfor ses de ni standardroller samt én fleksibel rolle, Specielle oplysninger. Medarbejdere med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Administrator, firma’ kan klikke på ’Vælg’, hvorved opsætningen (rolle detaljer) af den enkelte rolle vises - se skærmbilledet på næste side. Du har ikke mulighed for at ændre i denne opsætning, bortset fra navnet på rollen.   Eksempel på opsætning af en rolle: HUSK: Nye fleksible roller kan kun oprettes af Bluegarden   4. Adgang til Specielle oplysninger Menupunktet ’Specielle opl. Adgang’ er udviklet med det formål, at kunne give visse medarbejdere adgang til én eller flere specielle oplysninger. F.eks. vil medarbejderne i en Itafdeling kunne få adgang til den specielle oplysningskategori (fane), der viser registreret it udstyr.   4.1. Opret ny ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Specielle oplysningskategorier’ Klik på Ny Skriv kategori navn Klik på Opdater Når det oprettes en ny ’Speciel oplysningskategori’ får rollen ’Administrator, organisation’ automatisk adgang til oplysningskategorien.   4.2. Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Vælg ’Indstillinger’ Vælg ’Bruger / adgang’ Vælg Specielle opl. adgang’ (se skærmbilledet nedenfor) Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, f.eks. EDB Udstyr Tilføj rollen, der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på Gem   Nu er det kun medarbejdere, der har adgang til Orkidé med brugerrollerne ’Administrator, organisation’ og ’Specielle oplysninger, der har adgang til at se og registrere udleveret edb udstyr.   I dette eksempel er rollen ’Specielle oplysninger’ oprettet som en fleksibel rolle. Bemærk, alle brugere, der har adgang til Specielle oplysninger, har også adgang til Oplysningskategorien ’Diverse’. Derfor bør der ikke registreres fortrolige oplysninger i ’Diverse’. 5. Afdelingsleder med eller uden adgang til Orkidé I menuen ’Afdelingsleder’ under ’Firma’ har vi tilføjet en ny kolonne, med det formål at kunne skelne mellem ’Leder med adgang til Orkidé’ og ’Leder uden adgang til Orkidé’.   Den nye kolonne hedder ’Afd. Leder med brugeradgang’. Kolonnen bliver automatisk opdateret, hver gang en bruger får tildelt adgang til en eller flere afdelinger, samt bliver oprettet med en af følgende roller: Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger   5.1. Opret afdelingsleder uden brugeradgang Vælg menupunktet ’Firma’ Vælg ’Afdelingsledere’ Klik på knappen ’Ret’ ud for den ønskede afdeling Klik på dropdown-menuen og vælg en medarbejder fra listen Klik på ’Opdater’ Bemærk   at kun personer, der er oprettet i Orkidé, kan oprettes som afdelingsleder uden brugeradgang.   5.2. Opret afdelingsleder med brugeradgang Afdelingsleder med brugeradgang oprettes som beskrevet i afsnit 3 og 3.1. Flere ledere kan have brugeradgang til den samme afdeling. Når en leder er oprettet med brugeradgang, betyder det, at den pågældende leder har adgang til Orkidé, hvor lederen kan se medarbejdere i relevante afdelinger.   Afdelingslederne blevet automatisk opdateret i følgende to skærmbilleder: Organisationsoversigten   Klik på en afdeling, hvorefter billedet nedenfor vises i højre side   Firma og afdelinger   Klik på Vælg ud for en afdeling, hvorefter afdelingen vises     ... View more

1. Introduktion Du bruger ’Påmindelser’ til at sikre, at I husker fødselsdage, jubilæer og andre udvalgte hændelser. Adgangen til ’Påmindelser’ er rollestyret.   Du kan oprette påmindelser for: Fødselsdage Runde fødselsdage Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Påmindelsesværktøjet er på dansk, men du kan selv oprette indhold på engelsk til dine medarbejdere. Når du vælger venstremenupunktet ’Påmindelser’, kan du se de påmindelser, du har oprettet. For at se kommende påmindelser, som bliver sendt i løbet af de næste 3 måneder, skal du klikke på linjen med den ønskede påmindelse.     Hvis du vil oprette en ny påmindelse, klikker du på ’Ny’. Først vælger du et ’Emne’, hvorefter du får de muligheder, der passer til emnet. 2. Opret en påmindelse Når du har valgt hvilken type påmindelse du vil oprette, så tilrettes formularen, så kun relevante felter vises. På påmindelsen til fraværsregistrering, kan du fravælge at den omhandler alle medarbejdere, og sætte prik i ’Alle undtagen’ og derefter fravælge bestemte stillingskategorier.   På påmindelsen ’Runde fødselsdage’ vil der komme punktet ’Alder’, hvor du skal markere hvilke runde fødselsdage I vil have påmindelser til. På påmindelsen ’Jubilæum’ vil der komme punktet ’Jubilæum’, hvor du skal markere hvilke jubilæer, der skal sendes påmindelser om.   Generelt, når du opretter en påmindelse, så skal du igennem disse punkter: Klik på ’Ny’ i oversigtsbilledet. Vælg emne i dropdown-menuen. Udfyld feltet ’Påmindelse’ med et sigende navn. Udfyld evt. feltet ’Beskrivelse’. Fortsæt med at oprette påmindelsen som beskrevet i de forskellige påmindelsestyper nedenfor. Tilpas teksten, der sendes som e-mail, efter behov. Vælg hvornår påmindelsen skal sendes   3. Fødselsdage og Runde fødselsdage Sådan ser formularen ud for Runde fødselsdage. For Fødselsdage er den magen til bortset fra, at der ikke vises punktet ’Alder’ og under ’Modtagere’ vil der være en ekstra valgmulighed i form af ’Fødselarens afdeling’.   3.1. Alder Dette punkt findes under ’Runde fødselsdage’, og du sætter markering i de runde fødselsdage, som I ønsker der skal sendes påmindelser ud ved.   3.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Fødselarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Fødselarens afdeling’, vil fødselaren også selv modtage påmindelsen.   ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   3.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’. 4. Jubilæer Sådan ser formularen ud:     4.1. Jubilæum Sæt markering i de jubilæer, hvor der skal sendes en påmindelse. Du kan markere alle de jubilæer, der er relevante for jer.   4.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Jubilarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Jubilarens afdeling’, vil jubilaren også selv modtage påmindelsen. ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   4.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5. Fraværsregistrering Sådan ser formularen ud og bruges til at sende ud for at huske medarbejdere eller ledere på at fraværsregistrere. I skærmbilledet ’Organisation’ under ’Indstillinger’ kan du ændre indstillingerne for påmindelsen, hvis du vil undgå at sende påmindelser til de medarbejdere, der har registreret fravær eller ikke har noget fravær at tilføje.   5.1. Om hvem? Dette er den eneste påmindelse, hvor du skal tage stilling til, om påmindelsen skal omhandle alle medarbejdere, eller om der er nogle, du vil undlade, at den skal vedrøre. Hvis der er medarbejdere, denne påmindelse ikke omhandler, kan du fravælge stillingskategorier, når du sætter prik i ’Alle undtagen’.   Så vil du kunne klikke på det blå minus-felt til højre, hvorefter stillingskategorien vil fremgå til højre under ’Udvalgte medarbejdere’. Se eksempel her: 5.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager, men kan godt sende til flere. Sæt markering i ’Medarbejderen’, hvis det er medarbejderen der skal have påmindelsen eller i ’Nærmeste leder’, hvis det er lederne, der skal minde medarbejderne om at fraværsregistrere. Hvis der er andre end nærmeste leder, der har behov for påmindelsen, kan man vælge ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’.   5.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5.4. Opsætning af fraværsregistrering på ’Organisation’ Du kan selv vælge, om jeres medarbejdere skal bekræfte, at deres fravær er klar til godkendelse. Vælg ’Indstillinger’ og ’Organisation’ i venstremenuen og brug derefter feltet ’Fraværsregistrering’ i højre side af billedet, hvor der er tre valgmuligheder.   Send påmindelser til alle Hvis du vælger indstillingen ’Send påmindelser til alle’, bliver der sendt en e-mail til alle medarbejdere, uanset om de har registreret fravær, sat fravær klar til godkendelse eller slet ikke har været på siden.   Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse’, får medarbejderen en ny knap ’Klar til godkendelse’ på skærmbilledet ’Fravær’. Her kan medarbejderen godkende, at han eller hun ikke har mere fravær at registrere frem til dags dato – og undgå at blive mindet om at registrere fravær de næste 24 timer.   Alle medarbejdere, der ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, vil få mail med påmindelsen. Knappen er synlig for alle roller med adgang til medarbejdere, men det er kun medarbejder selv, der kan klikke på knappen.   Selvom medarbejder ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, kan godkender godt godkende registreret fravær.   Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’ Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’’, vil klargøring af fravær til godkendelse blive aktiveret, når medarbejder går ind på skærmbilledet med eget fravær.   Denne automatiske kontrol registrerer, at medarbejder har været inde på skærmbilledet med eget fravær, og systemet antager dermed, at medarbejder har registreret alt sit fravær. Der vises altså ingen knap med ’Klar til godkendelse’.   Dermed vil medarbejderen undgå at blive mindet om at registrere fravær 24 timer efter, han har været inde på siden fravær. Alle medarbejdere, der ikke har været inde på siden med eget fravær, vil modtage en e-mail med påmindelsen. 6. Godkend registreringer Bruges til at sende påmindelser til godkendere af fraværs- eller lønregistreringer.   6.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Hvis nærmeste leder også er godkender, så markeres blot denne.   6.2. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   7. Fravær refusion Bruges til påmindelser om at søge refusion for sygdom. Påmindelsen sendes på dag 31 af det uafsluttede fravær (sygdom). For at modtage påmindelsen, er det vigtigt, at du IKKE sætter slutdato på fraværet. Det skal først gøres, når medarbejderen er tilbage på arbejde.   7.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Det er vigtigt, at du markere den eller de personer, som er ansvarlige for at søge sygedagpengerefusion.   7.2. Hvornår? Påmindelsen ’Fravær refusion’ sendes automatisk dag 31 ved fravær uden slutdato. Derfor er det kun klokkeslættet, du selv kan opsætte.   7.3. Fravær uden slutdato Denne påmindelse sendes kun for uafsluttet sygdom, så for at kunne anvende den, skal I tillade at fravær registreres uden slutdato. Det gøres under ’Indstillinger’ og ’Organisation’:   Vær opmærksom på at fravær uden slutdato ikke får vist varighed. For at se en liste over registreret fravær uden slutdato, brug ’Rapporter’, ’Fraværsliste’.   Sygdom med en varighed op til 31 dage eller sygdom uden slutdato vil indtil dag 31 blive vist under kommende påmindelser, hvis du klikke på linjen med påmindelsen om at søge refusion. Herefter kan den ikke længere ses i Visma HR (Orkidé). Selve påmindelsen vil blive sendt på dag 31. Fraværet skal være over en sammenhængende periode.     7.3.1. Mulige fraværskoder Det er muligt at registrere fravær uden slutdato på fravær, der skyldes sygdom. Bemærk at projektnummer kan anvendes på fravær uden slutdato, hvis selve projektnummeret er uden slutdato. Fravær uden slutdato kan benyttes på følgende koder:     Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 13 Barn syg 11 Sygdom 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 12 Barns sygedag §81 stk. 1 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 32 Barns hospitalsindl. §81 stk. 2 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats 33 Pasning sygt barn §81 stk. 6 19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     25 Barn syg     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet       Fraværskoder, der vil aktivere påmindelse om refusion   Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 11 Sygdom 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats     18 Sygdom med dagpenge, eg. sats     19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet         ... View more

1.         Indledning Denne vejledning beskriver, hvorledes du i menupunktet ’Indstillinger’ har en række muligheder for at tilpasse dit HR-system, så det passer til arbejdsgangene i din virksomhed.   Orkidé består af moduler, og der kan derfor være beskrivelser af løsninger, som din virksomhed ikke har adgang til. Eksempler herpå er virksomheder, der har adgang til Leder-medarbejdermodulet, eller virksomheder med finansoverenskomst. 1.1.       Ikoner I Orkidé bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   2.         Indstillinger Menupunktet ’Indstillinger’ består af en lang række underpunkter. Her ser du en komplet liste med underpunkter, der giver dig mulighed for at tilpasse jeres Orkidé-opsætning. Adgangen til de enkelte punkter styres på rolleniveau. Rollen ’Administrator, organisation’ har som hovedregel adgang til alle punkter.   2.1.       Mine indstillinger Dette er det eneste menupunkt under ’Indstillinger’, som alle brugere (roller) med adgang til Orkidé kan se.     Diverse indstilling Der kan vælges mellem dansk og engelsk sprog. I Startside kan du vælge det menupunkt, som Orkidé skal åbne op i, når du logger på systemet. Juster sider til denne højde: 768 pixels anvendes.   Medarbejdersøgning Er der flere firmaer i virksomheden, kan du vælge kun at søge medarbejdere i ét firma. I ’Valgt søgefelt’ kan du opsætte, det søgekriterie, du typisk anvender, når du skal søge en medarbejder frem.   Organisationer Dette felt vises kun, hvis du har adgang til flere organisationer (virksomheder) i Orkidé. 2.2.       Organisation I Orkidé er ’Virksomhed’ mange steder benævnt som ’Organisation’. I menupunktet ’Organisation’ kan du vedligeholde stamdata på jeres virksomhed. Du har adgang til at vedligeholde samtlige felter i skærmbilledet bortset fra felterne ’Kundeforholdsnummer’ og ’Projektnummer overføres til MLE felt’. Se punkt 2.9 vedrørende opsætning af projektnummer.   Du kan se en beskrivelse af feltet ’Fraværsregistrering’ i vejledningen ’Påmindelser’.           2.3.       Opslagstabeller De fleste skærmbilleder i Orkidé har felter, der er forsynet med dropdown-menuer, som for eksempel her ved ’Ansattype’ og ’Intern titel’.   En dropdown-menu svarer til en ’opslagstabel’. Orkidé har en række opslagstabeller, der ikke kan slettes, da de er systemtabeller, og nogle er nødvendige for forbindelsen til MultiLøn Erhverv.   Du kan selv oprette nye opslagstabeller med tilhørende opslagskoder. Opslagstabellerne 0 til 500 er reserveret til systemtabeller, så dem, du opretter, skal have et nummer, der er højere end 500.   2.3.1.        Opret en ny opslagstabel Klik på ’Ny’ Skriv et nummer, der er over 500 Felterne ’Ekstra felt’, ’Ekstra nummer’ og ’Antal decimaler’ skal ikke bruges Under ’Tekst’ skriver du navnet på opslagstabellen Under ’Bemærkning’ skriver du en beskrivelse af opslagstabellen Vi anbefaler, at du også skriver teksten på engelsk, men det er ikke et krav.     Når opslagstabellen er gemt, skal du oprette de relevante opslagskoder. 2.4.       Opslagskoder Opslagskoder oprettes ved først at vælge den opslagstabel, der skal have koder tilknyttet.   Klik på ’Ny’ Udfyld kode Udfyld tekst (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   Der er lidt forskel på, hvordan opslagstabellerne er oprettet. Hvis du for eksempel skal tilføje et udenlandsk postnummer i opslagstabel ’100 – Postnumre’, gør du således:   Klik på ’Ny’ Ved kode skriver du postnummeret Vælg land Under ’Tekst’ skriver du bynavnet (såvel dansk som engelsk) Afslut med ’Gem’   2.5.       Specielle oplysningskategorier De faner, der vises i skærmbilledet med medarbejderens specielle oplysninger, opretter du i menupunktet ’Specielle oplysningskategorier’. Én speciel oplysningskategori svarer til én fane i specielle oplysninger. Du kan oprette et ubegrænset antal specielle oplysningskategorier.   Eksempler på specielle oplysningskategorier:     Kategorien ’Diverse’ oprettes automatisk i forbindelse med konverteringen, og kategorien kan ikke slettes. Hvis en kategori ikke har tilhørende specielle felter, kan kategorien slettes ved klik på X.   Du opretter en ny speciel oplysningskategori således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Afslut med 'flueben' 2.6.       Specielle felter En speciel oplysningskategori skal altid have tilknyttet ét eller flere specielle felter.   Eksempler på specielle oplysningsfelter:   Du opretter et nyt specielt oplysningsfelt således:   Klik på ’Ny’ Vælg en kategori i dropdown-menuen Udfyld feltnavn (feltnavnet vises på medarbejderens specielle oplysninger – se nedenfor) Vælg felttype i dropdown-menuen (nye felttyper kan oprettes i en opslagstabel) Afslut med 'flueben'     Specielle oplysninger på medarbejder:   Du kan kun slette et specielt oplysningsfelt, hvis medarbejderne ikke har registreret noget på feltet.   2.7.       Fraværskalender Formålet med fraværskalenderen er at forenkle registrering af ferie, sygdom og andet fravær, så systemet automatisk udregner antal fraværsdage under hensyntagen til lørdage, søndage, helligdage og eventuelle ekstra fridage.     2.7.1.        Opret fraværskalender Sådan opretter du en fraværskalender:   Klik på ’Ny’ Giv kalenderen et sigende navn Vælg, om lørdage og søndage er fridage eller ej Vælg land i ’Benyt helligdage fra’ Klik på ’Tilføj’ Vælg helligdage i det relevante år – klik på dem enkeltvis eller vælg alle på en gang Højre klik på en dato for at tilføje ekstra fridage, eksempelvis juledag, nytårsdag og Grundlovsdag   Knappen ’Gør til standard’ betyder, at denne kalender bliver firmaets standard-fraværskalender, når der tilføjes fravær på en medarbejder - medmindre medarbejder har valgt en anden kalender som standard-fraværskalender.   I skærmbilledet, hvor der registreres fravær, kan man se den valgte kalender.      Der kan oprettes flere forskellige kalendere, men kun   én   af dem kan være virksomhedens standard-fraværskalender.   Hvis der er behov for at oprette en kalender med udenlandske helligdage, skal helligdagene først oprettes i opslagstabel ’120 – Helligdage’ under ’Indstillinger’. Herefter kan helligdagene fra dette land vælges via drop Down-listen ’Benyt helligdage fra’.   En fraværskalender kan ikke slettes, hvis den har været brugt i en fraværsregistrering.   Integration til MultiLøn Erhverv Når en kalender er gjort til virksomhedens standard-fraværskalender, bliver kalenderen automatisk overført til MultiLøn Erhverv som helligdagskalender.   Ændringer i en standard-fraværskalender, der allerede er overført, opdateres automatisk i lønsystemet, så snart der klikkes på ’Gem’. 2.8.       Kategorier til dokumenter For at få et bedre overblik over de dokumenter, der er uploadet/gemt på en medarbejder, er det muligt at kategorisere dokumenterne. Denne opsætning sker i menupunktet ’Kategorier til dokumenter’. Her kan du oprette nye dokument-kategorier og styre adgangen til disse.      Ny kategori oprettes således:   Klik på ‘Ny’ Skriv navnet på kategorien Udfyld Beskrivelse (beskrivelsen vises til brugerne, når de uploader dokumenter i kategorien) Udfyld tilsvarende navn og beskrivelse på engelsk Opsæt rettigheder i højre side. Det er kun roller, der er i brug, der vises her Afslut med ’Gem’ Dokumenter, der er uploadet, inden du opsætter ’Kategorier til dokumenter’, er ikke placeret i nogen kategori. Dokumenterne kan nemt flyttes til relevante kategorier under ’Medarbejder’, ’Dokumenter’.   Uploadede dokumenter via menupunktet ’Lønregistreringer’ Der er fortsat adgang til at uploade dokumenter, når der registreres kørsel, udlæg, rejse osv. i menupunktet ’Lønregistreringer’. Disse vedhæftede dokumenter bliver   ikke   automatisk placeret i en kategori.   Vær opmærksom på, at hvis en lønregistrering har status ’Lønbehandlet’, så kan det uploadede dokument ikke slettes under ’Dokumenter’ på medarbejderen, med mindre hele lønregisteringen slettes af administrator. 2.9.       Projektnummer Projektnummer bruges i forbindelse med fraværs- og lønregistreringer. Projektnumre, der bruges ved lønregistreringer, kan overføres til MultiLøn Erhverv.   2.9.1.        Opsætning af Projektnummer Projektnummer opsættes under ’Indstillinger’, ’Projektnummer’.   Klik på ’Ny’ Tildel et projektnummer på højst 10 karakterer Giv projektet et navn og evt. en beskrivelse Tilføj start- og slutdato (felterne er ikke obligatoriske) Marker mindst én fraværskode eller én lønregistreringskode, før du kan gemme projektnummeret Når fraværskode og/eller lønregistreringskode er knyttet til projektnummer, er projektnummer blevet et obligatorisk felt ved fraværs- og lønregistreringer.   Eksempel på oprettelse af projektnummer:     2.9.2.        Opsætning af overførsel til MultiLøn Erhverv Det er muligt at overføre projektnummer på lønregistreringer (ikke   på fraværsregistreringer) til input kontering i MultiLøn Erhverv. Opsætning foretages af Bluegarden.   I skærmbilledet ’Indstillinger’ (se afsnit 2.3) vises opsætningen således:   For interesserede er her en kort beskrivelse af opsætningen i lønsystemet:   Kontoplanens sorteringskode skal sættes op i MultiLøn Erhverv (’Opsætning’, ’Kontoplan’, ’Sorteringskode’), inden integration til feltet ’Valgfri’ kan aktiveres. Du kan vælge integration til:   Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer Kontoplanfelt 1 Kontoplanfelt 2 Kontoplanfelt 3 Kontoplanfelt 4 Kontoplanfelt 5 Kontoplanfelt 6   Orkidé kan overføre til én sorteringskode i MultiLøn Erhverv. Virksomheder med flere arbejdsgivere og med forskellige kontoplaner, skal have   enssorteringskoder på alle arbejdsgivere. Det samme gælder, hvis virksomheden i Orkidé har integration til flere forskellige kundeforhold i MultiLøn Erhverv.   Ændrer du i sorteringskoden i MultiLøn Erhverv, skal du også ændre kontoplanfelt i Orkidé. Sletter du et kontoplanfelt i sorteringskoden, skal du også ændre i Orkidé. Har du ’Aflønning’ som en del af sorteringskoden i MultiLøn Erhverv, skal du huske, at dette kontoplanfelt ikke indlæses i decentral indlæsning. Derfor skal ’Aflønning’ ikke tælle med i rækkefølgen. 2.10.       Bruger/adgang I menupunktet ’Bruger/adgang’ styres adgangsrettighederne til Orkidé. Typisk er det administrator og brugere med lignende rettigheder, der har adgang til dette menupunkt. Menupunkter indeholder fire undermenuer, der alle er beskrevet nedenfor.   Inden en ny bruger (medarbejder) kan få adgang til Orkidé, skal brugeren oprettes i Bluegardens login-modul. Det er virksomhedens administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i login-modulet.   Det er ikke muligt at få adgang til Orkidé uden at være oprettet som bruger og uden at have en brugerrolle.   2.10.1.        Brugere Sådan opretter du en ny bruger:   Klik på ’Ny’ Udfyld brugernavn på højst 40 karakterer (dette behøver ikke at være det samme som i login-modulet) Udfyld ’Bruger id’ fra medarbejderens oprettelse i login-modulet (et bruger-id er på 13 karakterer og består typisk af CVR-nummer og et femcifret løbenummer). Bruger-id skal være identisk i de to systemer Vælg personalenummer og navn på brugeren i drop Down-listen Klik på ’Gem’     Efterfølgende er det muligt at rette brugernavn, bruger-id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver, at brugers adgangsrettigheder også er slettet.   Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Orkidé.   Bemærk: Medarbejdere, der skal have forskellige adgange til Orkidé – altså forskellige roller – skal oprettes lige mange gange i login-modulet og i dette menupunkt. 2.10.2.        Adgang til specielle oplysninger Dette menupunkt bruges til at styre adgangen til oplysningskategorierne (fanerne) i specielle oplysninger. Du kan for eksempel vælge, at en IT-rolle kun får adgang til fanen ’IT’.   Uanset hvem der opretter en ny ’Speciel oplysningskategori’, får administrator automatisk adgang til den nye kategori.   2.10.2.1.         Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’ Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, eksempelvis IT Tilføj rollen (vises nederst i skærmbilledet), der skal have adgang til oplysningskategorien Klik på ’Gem’   Omvendt kan du også klikke på en rolle, så du ser de specielle oplysningskategorier, rollen har adgang til.   Bemærk: Alle brugere, der har adgang til specielle oplysninger, har også adgang til oplysningskategorien ’Diverse’, hvorfor denne kategori ikke bør bruges til at registrere fortrolige oplysninger. 2.10.3.        Roller I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres virksomhed har til rådighed.   Orkidé har følgende 11 standardroller:   Administrator, firma Administrator, organisation Afdelingsleder, læs Afdelingsleder, rediger Fravær registrator HR HR (uden Multifunktion) Kursus administrator Leder Løn Medarbejder   Disse vises i oversigten, hvis jeres virksomhed er sat op til at bruge alle standardroller. Derudover vises jeres eventuelle fleksible roller – roller som er tilpasset specifikt til jer.     Klikker du på en rolle, får du vist rollens opsætning. Du kan give rollen et andet navn – øvrige felter kan du ikke redigere.   Ændring af roller eller oprettelse af nye roller sker ved henvendelse til Bluegarden. 2.10.4.        Bruger/adgang I dette under-menupunkt tildeles brugerrettigheder. Det er altså her, du giver en medarbejder den endelige adgang til Orkidé, efter du har oprettet medarbejderen som beskrevet i punkt 2.10.1.     Når du klikker på en linjen i oversigten med brugere, vises de firmaer/afdelinger, den pågældende medarbejder har adgang til, i nederste del af skærmbilledet.   2.10.4.1.         Tildel brugerrettigheder til en bruger  Klik på ’Ny’ Vælg medarbejderen i drop Down-menuen ’Bruger’ Vælg en af rollerne i drop Down-menuen ’Rolle’ Hvis det er en bruger, der med den valgte rolle skal have adgang til medarbejdere i en eller flere afdelinger, skal du yderst til højre sætte markering i de relevante firmaer/afdelinger Bemærk: Medarbejdere, der kun skal have adgang til egne data, skal IKKE have markering ud for en afdeling! Klik på ’Gem’     Husk, at du kun kan oprette en rolle pr. bruger (bruger-id). 2.10.       Løndele/fraværskoder I forbindelse med konvertering af data fra MultiLøn Erhverv til Orkidé oprettes de løndele og fraværskoder, som I anvender i lønsystemet. Disse vises i skærmbilledet ’Opsætning af løndele/fraværskoder’.     Du kan tilføje nye løndele og fraværskoder ved at klikke på ’Nyt felt’ og vælge fra drop Down-listen. Herefter vises den netop tilføjede løndel eller fraværskoder i respektiv opslagstabel.     I opslagstabellerne   320 Personalegoder 322 Fraværstype 324 Variable lønregistrering   kan du oprette egne koder, som ikke overføres til MultiLøn Erhverv. Koderne skal være forskellige fra dem, der eksisterer i lønsystemet (se lønartskataloget på MitBluegarden). F.eks. oprettes fraværskoderne som 3-cifrede. 2.12.       Stillingskategori, koder Virksomheder, der har Leder-medarbejdermodulet, har også adgang til menupunktet ’Stillingskategori, koder’. Her styrer du hvilke lønarter og fraværskoder, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.     Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:   Klik på stillingskategorien, så den bliver blå Åbn underpunkterne ved at klikke på pilene Klik i venstre side på fraværskoden, der skal tilføjes den valgte stillingskategori. Koden vises nu i højre side Afslut med ’Gem’   Klik aldrig på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.   Adgang til at kunne registrere på løndele og fraværskoder kan også opsættes på rolleniveau i menupunktet ’Opsætning af koder’. 2.13.       Arbejdsplan Menupunktet ’Arbejdsplan’ er specifikt udviklet til virksomheder med finanssetup eller virksomheder der har adgang til Saldovisning. Øvrige virksomheder kan også bruge arbejdsplanen, men for disse gælder det, at arbejdsplanen ikke kan overføres til lønsystemet. I Orkidé er der sammenhæng mellem arbejdsplan, arbejdskalender og fraværskalender og dermed også til fraværsregistreringer og eventuelle realtidssaldi/saldovisning.   Eksempel på arbejdsplan på organisationen (virksomheden):     Arbejdsplanen kan oprettes på virksomhedsniveau og på medarbejderniveau. Du kan kun oprette én arbejdsplan i virksomheden – også selvom virksomheden har to eller flere kundeforhold i MultiLøn Erhverv.   Bemærk: Beregning af den gennemsnitlige arbejdstid pr. uge vises i timer og minutter i modsætning til fraværsregistreringerne. Eksempel: Hvis virksomhedens arbejdsplan er 36 timer / 5 arbejdsdage, er gennemsnitstid pr. uge beregnet i 7,20. Vi viser gennemsnitstiden i timer = 7:12 (7 timer og 12 minutter).  2.13.1.       Opret arbejdsplan på organisation (virksomhed)   Klik på ’Ny’ Tilføj ’Fra dato’ og ’Til dato’ (hvis ’Til dato’ ikke udfyldes, indsætter systemet automatisk datoen 31-12-2049) Udfyld feltet ’Beskrivelse’ (vises i medarbejderens arbejdskalender) Udfyld ’Uge 1’ med tidspunkter i de relevante ugedage Hvis du bruger ’tab’ knappen, udfyldes felterne automatisk med forrige dags klokkeslæt Klik på ’Tilføj uge’, hvis virksomhedens arbejdsplan ændrer sig fra uge til uge Klik på Gem Klik på ’Overfør til lønsystem’   Når knappen ’Overfør til lønsystem’ er inaktiv, betyder det, at integration af arbejdsplan til MultiLøn Erhverv er gennemført med succes. Hvis du ændrer i arbejdsplanen, efter den er overført til lønsystemet, er det nok blot at klikke på ’Gem’, så bliver den overførte plan automatisk opdateret i lønsystemet.   Bemærk: Hvis der er lønkørsel eller efterregulering i gang, kan arbejdsplanen ikke overføres. 2.13.2.       Opret arbejdsplan på medarbejder Medarbejderen skal altid have en personlig arbejdsplan, hvis medarbejderens arbejdstid er forskellig fra virksomhedens arbejdsplan, og derfor skal der også altid oprettes arbejdsplan på deltidsansatte medarbejdere.   Denne info-bjælke vises, hvis du har valgt en deltidsansat medarbejder: Klik på fanen ’Medarbejder’. Hvis du ikke har valgt en medarbejder i ’Medarbejderoversigt’, kan du finde medarbejderen ved at klikke på ’Søg’. Opret arbejdsplanen som beskrevet ovenfor.   Hvis en medarbejder med personlig arbejdsplan skal overgå til virksomhedens arbejdsplan, for eksempel i forbindelse med en ændring fra deltidsansættelse til fuldtidsansættelse, udfylder du feltet ’Til dato’ på medarbejderens arbejdsplan. Herefter er medarbejderen automatisk omfattet af virksomhedens arbejdsplan.   2.14.       Fravær via e-mail I dette menupunkt markerer du de fraværstyper, der skal vises i medarbejdernes kalendere, når registreret fravær er godkendt.    Medarbejdere, der skal modtage e-mail med fravær, skal i skærmbilledet ’Medarbejder’ have en e-mailadresse i feltet ’E-mail’. E-mailadresse i feltet ‘E-mail (privat)’ udløser ingen e-mails.   Endvidere er det en forudsætning for at modtage notifikationer via e-mail, at der er en markering i ’Ja’ i feltet ’Send e-mail med godkendt fravær’. Denne markering sættes på   firmaniveau. 2.14.1.       Regler for e-mail notifikation som ’mødebooking’ Følgende regler gælder for modtagelse af e-mail notifikationer:   Det er kun   godkendt   fravær, der sendes via e-mail til kalenderen I det øjeblik, fraværsregistreringen bliver godkendt af leder eller administrator, sendes e-mailen. For virksomheder uden Leder-medarbejdermodul betragtes fravær som godkendt, så snart fraværet er registreret. Når du klikker på ’Gem’, sendes e-mailen. Notifikationen består af en e-mail med teksten ’Godkendt fravær fra Orkide’, der sendes til medarbejderen, der har fraværet Afsender af e-mailen er den person, der har godkendt fraværet   Bemærk: Det kan være uhensigtsmæssigt at være oprettet med egen e-mailadresse som brugernavn i Orkidé (se afsnit 2.10.1). Hvis en bruger er opsat til at kunne godkende eget fravær, er det ikke altid, kalendersystemet vil modtage en ’noreply’ e-mail sendt fra egen mailboks.   Eksempel på en fraværsregistrering, der er sendt fra Orkidé som en mødeindkaldelse i Outlook:      Fraværet vises som en reservation fra 8.00 til 18.00 i kalenderen den pågældende dag. Når registreringen accepteres, vises fraværet som ’Optaget’ i kalenderen. Fraværsregistreringer, der er registreret i timer, og hvor der ved registreringen er anført klokkeslæt, vises i korrekt tidsrum.   Hvis start- eller slutdato på en fraværsregistrering efterfølgende ændres, eller fraværsregistreringen helt slettes, sker der automatisk en opdatering i kalenderen.   2.15.       Opsætning af koder I skærmbilledet ’Opsætning af koder’ er det muligt at angive, om en fraværskode eller en lønkode kræver godkendelse, skal skjules for medarbejderne eller om koden i det hele taget skal vises i Orkidé. Menupunktet ’Opsætning af koder’ er kun relevant for virksomheder med Leder-medarbejdermodul.       Kræver godkendelse I denne kolonne markerer du, om registreringer på en fraværskode eller en lønkode skal godkendes, inden de bliver overført til lønsystemet.   Skjules for medarbejdere Her kan du markere, om medarbejdere – i denne sammenhæng er Leder også medarbejder - skal have lov til at registre på alle fraværskoder eller ej. ’Skjules for medarbejdere’ betyder, at medarbejderen ikke kan registrere på fraværskoden. Dette kan f.eks. være en god idé i forhold til Orlov. Medarbejderen kan godt se registreringer, som administrator har foretaget under ’Fravær’, eller for den sags skyld i lønsystemet.   Kode vises i Orkidé Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Orkidé eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af rollerne. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.   Vises når lønbehandlet Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en Bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke skal være synlig for medarbejderen, blot fordi informationen er lagt ind i lønsystemet.   2.16.       Realtidssaldi Menupunktet ’Realtidssaldi’ har hidtil været forbeholdt virksomheder med finanssetup, der har adgang til realtidssaldi på medarbejderne. Nu er visning af realtid også blevet tilgængelig for øvrige virksomheder. I dette menupunkt markerer du de saldi, der skal vises på medarbejderne i menupunktet ’Fravær’, ved at sætte flueben ud for teksten.     2.16.1.       Grænseværdier, validering på minimum og maksimum værdier Du kan vælge mellem fire grænseværdier på de valgte realtidssaldi. Formålet er, at medarbejdernes registreringer ikke må overskride de foruddefinerede grænseværdier, og at der evt. kommer en advarsel, når en registrering nærmer sig en grænseværdi.   Minimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Minimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om en timebank:     Advarsel, min. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, min.’, kan medarbejderen godt opdatere registreringen. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank:     Advarsel, maks. Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, maks.’, kan registreringen godt opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.     Maksimum Overstiger registreringen grænseværdien ’Maksimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.       Undtagelser Nedenfor kan du se en række undtagelser for validering på grænseværdier:   Nyansatte medarbejdere Validering på grænseværdier er ikke mulig for medarbejdere, der endnu ikke er lønbehandlet og derfor ikke har saldi i MultiLøn Erhverv. Godkendelse af lønkørsel Der kan ikke valideres under en lønkørsel. Det betyder, at medarbejdernes registrering opdateres, selvom grænseværdierne er overskredet. Følgende menupunkter har ikke validering på grænseværdier: Fravær via Excel Fælles rapportering fravær Godkend fravær og lønregistreringer 2.17.       Costcenter Her ses alle costcentre på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt costcenter således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye costcenter bliver automatisk oprettet i MLE, så snart det er taget i brug på en medarbejder.   2.18.       Udbetalingssted Her ses alle udbetalingssteder på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt udbetalingssted således:   Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver Klik på ’Ny’ Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer Klik på ’Opdater’   Det nye udbetalingssted bliver automatisk oprettet i MLE, så snart det er taget i brug på en medarbejder.     ... View more

1. Rapporter Rapporterne vises som udgangspunkt vises i Excel. Enkelte rapporter kan dog også vises i pdf, her vises udvalgte felter, da pdf-formatet har pladsbegrænsninger i forhold til Excel.   Rapportoversigt Når du går ind under ’Rapporter’, kommer du til ’Rapportoversigt’. Som standard vises rapporterne som ikoner, men du kan øverst i højre hjørne skifte mellem visning af ikoner eller på liste.   Rapporter med standardopsætning: Fraværsliste Jubilæer Fødselsdage Medarbejderliste Ansættelser og fratrædelser Lønregistreringsrapport Anciennitet Rapporter med mulighed for at ændre opsætning: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Du kan vælge hvilken typer rapporter du ønsker at få vist i oversigten, ved at bruge denne dropdownmenu i toppen:     Under hver rapport, kan du se et eller flere små ikoner.     Vær opmærksom på, at alle med rettigheder kan slette virksomhedens egne rapporter. Sådan kan et fuldt overblik se ud:   1.1. Adgang til rapporter Adgangen til rapporter styres på roller og afhængig af adgang til afdelinger. For at have adgang skal man som minimum via rollen have læseadgang på ’Ansættelse’ og ’Medarbejder stamdata’ samt have adgang til den eller de afdelinger, man skal kunne se data for.   Skal der være adgang til rapporterne ’Lønregistreringer’ og ’Fraværsliste’, så skal der også være læseadgang til Fravær og Variable. Kontakt dit kundecenter, hvis du har behov for at ændre på en eller flere roller.   2. Standard eller egen definition Alle rapporterne findes i en standardvisning. Nogle rapporter giver mulighed for at definere, hvordan den skal se ud. Det er: Løn, pension og goder Ansættelse Kontaktinformation Uddannelse Når du klikker på en rapport, får du muligheden for at definere det, du ønsker at se. Det gør du ved at klikke på ’Til/fravælg kolonner’ og derefter klikke de informationer af, du vil have med i rapporten. Udover til/fravalg af bestemte informationer, kan du også sætte filter på.   Herunder er et eksempel fra rapporten ’Ansættelse’, hvor du kan vælge hvilke afdelinger, rapporten skal gælde for. Hvis du ikke vælger nogen, så vil alle afdelinger være med i rapporten. Når du er færdig kan du klikke på ’Hent Excel’ for at se rapporten. Er det en rapport I skal bruge ofte, kan du nederst under ’Gem opsætning’ give den et navn og derefter gemme den. Herefter vil den kunne ses i rapportoversigten.   Vær opmærksom på, at man ikke kan navngive flere rapporter med samme navn. Hvis du vælger et navn til en rapport, der allerede eksisterer, vil der ske én af følgende ting: Hvis det samme navn som en af standardopsætningerne, vil du ikke kunne vælge det. Du vil få en fejlbesked og skal vælge et andet navn. Hvis det er samme navn som en af jeres egne definerede rapporter, vil du få muligheden for at overskrive. Hvis du vælger dette, så vil den gamle rapport blive erstattet af den du er i gang med at gemme. Skal I beholde begge rapporter, skal du vælge et andet navn.       ... View more