Vejledning til ny ferielov Indledning Denne vejledning beskriver, hvordan Visma Løn vil håndtere den nye ferielov, som er gældende fra 1. september 2020. I denne vejledning vil vi beskrive, hvad du skal gøre i Visma Løn, for at du håndterer ferieloven, som den er gældende for jer og der vil også stå, hvad Visma gør for at opdatere den nye ferielov så automatisk om mulig for dig.   Ferieloven har følgende ferieperioder: Ferie Optjeningsår = 01.09.XXXX til 31.08.XXXX (start 01.09.2020) Ferieafholdelsesperiode: 01.09.XXXX til 31.12.XXXX (start 01.09.2020 - 31.12.2021) Overført ferie (første gang ferie kan overføres efter ny ferielov pr. 01.01.2022)   Efter ferieloven er Visma Løn sat op til følgende: 2,08 feriedage pr. måned 0,07 feriedag optjenes ved skæv ansættelse eller fratrædelse 12,5% i feriegodtgørelse 1% i ferietillæg, med udbetaling i maj lønnen for perioden 1.9.XXXX til 31.5.XXXX og august lønnen for perioden 1.6.XXXX til 31.8.XXXX. 4,8% af lønnen, trækkes ved ej optjent ferie med løn, pr. feriedag. Afregning til FerieKonto Overførsel af ferie fra gammel til ny ferielov Ferie optjent på gammel ferielov, som ikke er afholdt pr. 30.09.2020, overføres automatisk til Ny ferielov.    Den ferie der er overført fra gammel til ny ferielov behandles i henhold til reglerne på ny ferielov, dette håndteres automatisk via den opsatte ferierækkefølge.  Feriepengedifference beregning  I den gamle ferielov var der en 20% regel. Den udgår og erstattes af en 0% regel i den nye ferielov.  Det betyder for medarbejdere som optjener ferie med løn, at der skal foretages arbejdstidsdifference beregning mellem optjeningstidspunktet og afholdelsestidspunktet for ferie, såfremt der er sket ændring i medarbejderens normtid. Dette sker automatisk i lønsystemet, når ferie registreres.   OBS!!! Feriepengedifferenceberegningen skal håndteres manuelt for de dage der ikke er opsparet fra 1. september 2020 eller senere, men som afholdes efter 1.9.2020. Afrunding ferie 14-dagslønnede og månedslønnede bliver afrundet til 25 feriedage i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 24,96 feriedage ultimo august. Afrundingen indrapporteres til eIndkomst for timelønnede.    Medarbejdere som optjener ferie i timer, bliver afrundet til 185 timer i relevant lønkørsel for lønperiode august, såfremt der er optjent 184,92 ferietimer ultimo august.   Har en medarbejder ikke været ansat hele året, og ønsker arbejdsgiver at opskrive antallet af feriedage anvendes en korrektionslønart. Det samme gælder, hvis medarbejder flyttes mellem to arbejdsgivere med samme CVR.nr.  Fratrædelse af medarbejdere med feriekort Fratrædes en medarbejder efter 1. oktober 2020 og der er feriepenge tilbage efter gammel ferielov, skal disse IKKE beskattes ved fratrædelse, men indberette som bruttoferiepenge.    Fratræder du før 1. oktober 2020 vil feriepenge efter gammel ferielov blive beskattet. Hvad gør Visma Feriepenge optjening og afregning Alle stillingskategorier skal have ændret lønarterne som optjener ‘ferie i dage’, ‘ferie i timer’ som har ‘feriegodtgørelse til FerieKonto’ eller ‘feriegodtgørelse til Feriekort’, der beholder feriepengene derhjemme. Det betyder at vi ændre følgende stillingskategorilønarter: 4017 - optjening af ferie med løn i timer ændres til 4600 og resultattabel FEENH = 1 (der tages højde for 14-dagsløn) 4019 - optjening af ferie med løn i dage ændres til 4600 og resultattabel FEENH = blank (der tages højde for 14-dagsløn) 4009 - optjening af feriegodtgørelse til FerieKonto ændres til 4601, altid ferie i dage. Resultattabel FEAFR = blank (der tages højde for 14-dagsløn) 4010 - optjening af feriegodtgørelse til Feriekort ændres til 4601, altid ferie i dage. Resultattabel FEAFR ændres til 2 (der tages højde for 14-dagsløn) Skattefradrag på feriepengegodtgørelse stoppes Fra den lønperiode hvor 1. september 2020 indgår, vil der ikke længere blive benyttet en del af skattefradraget på feriepengene. Det betyder at du ikke længere i en lønkørsel skal angive hvor mange skattedage medarbejderen skal bruge i lønkørslen på følgende lønart:   8190 - Antal skattedage i perioden   Stillingskategorilønart 8349 lukkes pr: 31.8.2020 - for månedslønnede 23.8.2020 - for 14 dagsløn, lige uger 30.8.2020 - for 14 dagsløn, ulige uger Nulstilling af ferie Fra 1. september 2020 vil det ikke længere være muligt at nulstille restferie. Visma lukker stillingskategorilønart 4270 - Nulstil ikke afholdt ferie, pr. 31.8.2020. Pensionsgrundlag opdateres med de nye ferielønarter Der kommer nye lønarter til håndtering af feriepenge i forbindelse med fratrædelse på både funktionærer og timelønnede. I den forbindelse vil Visma opdatere pensionsgrundlagene med de nye lønarter, så du blot kan fratræde en medarbejder som du plejer.   Det drejer som om følgende lønarter:   Lønarter før 1.9.2020 Lønarter efter 1.9.2020 4003 + 54003 Feriegodtgørelse timelønnede 4704 + 4767 + 44951 4120 Feriepenge forrige år 4976 Feriepenge forrige år 4125 Feriepenge forrige år kontant 4126 Feriepenge forrige år 4128 Feriepenge forrige år, kontant 4130 Feriepenge sidste år 4971 Feriepenge sidste år 4135 Feriepenge sidste år, kontant 4136 Feriepenge sidste år 4138 Feriepenge sidste år, kontant 4140 Feriepenge indeværende år 4966 Feriepenge indeværende år 4145 Feriepenge indeværende år, kontant 4070 Kontant udbetaling 40110 + 40111 Feriepenge kontant 4080 Kontant udbetaling 14066 Fri egen regning 4871 + 4872 Fri egen regning 14067 Fri egen regning Fraværskode 47 Fraværskoden kan bruges på timelønnede medarbejdere, med feriegodtgørelse til Feriekort, så du kan holde øje med hvor mange feriedage en medarbejder har afholdt Lønarter 4075 og 4076 samt fraværskode 41 til udbetaling af feriepenge fra Feriekort udgår, når alt ferie efter gammel ferielov er afholdt, og erstattes af en variabel lønart 4790   Fraværskode 47 kan bruges med følgende lønarter. Visma vil sørge for at fraværskode 47 opdateres med disse lønarter:   Fraværslønart før 1.9.2020 Fraværslønart efter 1.9.2020 3844 Erstattes med 3814 (fraværet vises ikke på lønsedlen) 3873 Erstattes med 3872 (fraværet vises på lønsedlen) Ferierækkefølge Efter den nye ferielov skal alle kunder have en ferierækkefølge sat op. Det betyder at jeres fraværslønart på fraværskoderne:   40 Afholdt ferie med løn i dage 49 Afholdt ferie med løn i timer 50 Afholdt ferie med løn efter en eksisterende ferierækkefølge.   Vil blive erstattet med fraværslønart 3950.    Ferierækkefølgen vil afholde ferie i følgende rækkefølge:   Optjent ferie, det ældste ferie blive afholdt først Ferie på forskud, hvis det er tildelt medarbejderen Træk i løn Ferietillæg efter ferieloven Lønsystemet beregner automatisk 1% i ferietillæg for alle medarbejdere. Ferietillægget vil fremover blive opsparet for perioden 1.9.xxxx til 31.8.xxxx, startende fra 1.9.2020. Udbetalingen af ferietillægget vil fremover ske to gange om året, som lønsystemet automatisk håndtere:   1.9.XXXX til 31.5.XXXX udbetales med maj lønnen. Det vil sige for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX05, for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX04. 1.6.XXXX til 31.8.XXXX udbetales med august lønnen. Det vil sige for bagudlønnede sker det i lønkørsel 1XX08, for forudlønnede sker det i lønkørsel 1XX07. FerieKonto indberetning og indbetaling Perioden for indberetning og indbetaling til FerieKonto, vil ændre sig fra 1.9.2020. Lønsystemet vil automatisk ud fra Lønperioden, afregne efter nedenstående regler: Ferie med løn fratrædelse Senest den sidste dag i fratrædelses måneden indberettes og indbetales Feriegodtgørelse - lønsystemet kigger her på om Lønseddelsperiode er udfyldt og så er det slutdato på periode der afgør hvornår afregningen sker. Er Lønseddelsperiode ikke udfyldt på kørselsordren vil det være Lønperioden der afgør afregning tidspunktet: Slutter lønperioden mellem den 1. og den 15. i en måned,  indberettes og indbetales inden udgangen af samme måned Slutter lønperioden mellem den 16. og indtil udgangen af måneden, indberettes og indbetales senest den 15. i den efterfølgende måned   Det vil fremgå af rapporterne Ferieafregningsliste og Overførselsliste, hvad der er indberettet og indbetalt til FerieKonto. Ferie egen regning Ved afholdelse af ferie med løn, hvor du endnu ikke har optjent nok ferie, vil der ske træk i lønnen for ikke optjent ferie. Løntrækket kan beregnes på to måder:   4,8% af lønnen pr. feriedage med 7,4 time gange timesatsen.    Visma vil opsætte ny ferielov efter følgende regler:   Frø 1.9.2020 Efter 1.9.2020 Resultattabel DAGTIM = 0/blank Resultattabel FEEGEN = 0/blank, svarende til 4,8% eller den sats der står i resultattabel 4004. Resultattabel DAGTIM = 1 Resultattabel FEEGEN = 1, svarende til timelønnen beregnes og ganges med 7,4 medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller den personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes. Nedskrivning af ferieberettiget løn Ved afholdelse af ferie med løn, skal den ferieberettigede løn nedskrives ved afholdelse af ferie med løn. Nedskrivningen kan beregnes to måder:   4,8% af lønnen pr. feriedage med 7,4 time gange timesatsen   Visma vil opsætte ny ferielov efter følgende regler:   Før 1.9.2020 Efter 1.9.2020 Resultattabel DAGTIM = 0/blank Resultattabel FEREDU = 0/blank, svarende til 4,8% eller den sats der står i resultattabel 4004. Resultattabel DAGTIM = 1 Resultattabel FEREDU = 1, svarende til timelønnen beregnes og ganges med 7,4 medmindre værdien af en dag er ændret på resultattabel TRTIM eller den personlige lønart 9918, så vil det være den værdi der anvendes. Lønsumsgrundlag finanskunderne Lønsumsgrundlaget bliver opdateret af Visma med de nye lønarter for medarbejdere med feriegodtgørelse og ferie med løn   Før 1.9.2020 Efter 1.9.2020 Feriegodtgørelse, lønart 4003 Erstattes med 4767, 4704 og 44951 Ferie med løn, lønart 14066 og 14067 Erstattes med 4871 Pensionslønarter fra overgangsordningen Visma lukker nedenstående lønarter til pension i overgangsordningen pr. 31.8.2020: 6095, 6245, 6495, 55370, 55375  Hvad skal jeg gøre i Visma Løn Registrering af ferie i overgangsperioden Har du kørt din august løn og har du ferie registreringer, der går tilbage til august måned 2020 som skal nedskrives efter gammel ferielov, og dermed også skal indberettes til FerieFonden, skal du oprette en supplerende lønkørsel for at få det med i korrekt ferielov og ferieår:   Opret ferie med datoen for hvornår det er afholdt f.eks. 20-08-2020 til 24-08-2020. Opret en supplerende lønkørsel, og kør og godkend lønnen inden september lønnen skal køres. Se evt. vejledning til Supplerende lønkørsel. Feriepenge afregning til Feriekasse Skal du afregne feriepenge til en Feriekasse, f.eks. 3F Feriekasse, Bager- og Konditormestre i Danmark, Danske Slagtermestre, Feriefonden f Hotel- & Rest.erhv. (HORESTA), Frisør- og kosmetikerfagets Ferieordning eller MFD Feriekasse .   Så skal du angive værdien 1 = Feriekasse på resultattabel FEAFR: Vælg Opsætning , Resultattabel Angiv ’FEAFR’ Klik på Find Klik på ‘Ny periode’ Angiv datoen 01-09-2020 Klik på Gem Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’ Klik på ‘Ny’ Angiv stillingskategorien f.eks. 2014 og værdien 1 for Feriekasse Klik på Gem Gentag ovenstående, hvis du har flere stillingskategorier som anvender Feriekasse. Afholdelse af ferie med løn i timer Afholder I ferie med løn i timer, skal du oprette Resultattabel: FEFRAV med 1 for de pågældende løngrupper, for at registreringen sker i timer FEENH med 1 for de pågældende løngrupper, for at enheden er timer. Timerne bliver omregnet til dage ved fratrædelse af en funktionær Vælg Opsætning , Resultattabel Angiv ’FEFRAV’ Klik på Find Klik på ‘Ny periode’ Angiv datoen 01-09-2020 Klik på Gem Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’ Klik på ‘Ny’ Angiv løngruppe f.eks. F2 og værdien 1 for ferie i timer Klik på Gem Har du et tidsregistreringssystem som medarbejderen anvender til registrering af afholdt ferie, og dette tidsregistreringssystem, kan kun levere registreringen i timer men du optjener og afholder faktisk ferie med løn i dage, skal Resultattabel FEFRAV have værdien 1 for de pågældende løngrupper og lønsystemet vil omregne ferietimerne til feriedage ved at tage værdien fra registreringen og dividere med 7,4 timer svarende til 1 feriedag. Medmindre resultattabel TRTIM indeholder en anden værdi, eller den personlige lønart 9918 har en anden værdi, så anvendes denne værdi. Resultattabel FEFRAV skal sættes op til håndtering af at registreringen er i timer der skal omregnes til dage: Vælg Opsætning , Resultattabel Angiv ’FEFRAV’ Klik på Find Klik på ‘Ny periode’ Angiv datoen 01-09-2020 Klik på Gem Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’ Klik på ‘Ny’ Angiv løngruppe f.eks. F1 og værdien 1 for ferie i timer Klik på Gem Samtidighedsferie efter gl. ferielov - §48E/F forskerordningen Medarbejdere der i forvejen har samtidighedsferie sat op i Visma Løn, skal lukke resultattabel SAMTID, når ferie optjent efter gammel ferielov er afholdt, men ikke før.    Resultattabel SAMTID lukkes på følgende måde: Vælg Opsætning , Resultattabel Angiv ’SAMTID’ Klik på Find I feltet ‘Gyldighed’ skal tildato udfyldes med f.eks. 31.8.2020, hvis alt ferie er afholdt efter gammel ferielov. Klik på Gem Medarbejderne overgår pr. 01.09.2020 til generel samtidighedsferie på ny ferielov.  Sikre dig at NYFLOV ikke længere er markeret med 1 for de løngrupper med samtidighedsferie, sæt en slutdato på resultattabellen:   Vælg Opsætning , Resultattabel Angiv ’SAMTID’ Klik på Find I feltet ‘Gyldighed’ skal tildato udfyldes med f.eks. 31.8.2020, hvis alt ferie er afholdt efter gammel ferielov. Klik på Gem Ferieberettigede løn Når en medarbejder afholder ferie med løn, vil der ske en nedskrivning i den ferieberettigede løn med standard 4,8% af lønnen eller et træk i lønnen, hvis der ikke er optjent ferie med løn. Den løn der bliver beregnet 4,8% af svarer til beskrivelsen i ferieloven. Såfremt du ikke ønsker at det skal gøres af alt løn, skal du rette henvendelse til hotline på tlf. 88 97 97 00. Visma vil oprette et brugertilpasset grundlag på baggrund af de lønarter du oplyser os. Du vil efterfølgende kunne se dit grundlag under Opsætning/lønartstype på lønartstype = 4750, som viser de aftalte lønarter.   Skal den ferieberettigede løn IKKE nedskrives når der afholdes ferie, skal resultattabel ‘FEREDU’ oprettes med værdien = 3. Finans kunder Når der afholdes ferie jvf. overenskomsten, så skal den ferieberettigede løn reduceres med 1/260. For at det sker skal resultattabel FEREDU oprettes med værdien = 2. Vælg Opsætning , Resultattabel Angiv ’FEREDU’ Klik på Find Klik på ‘Ny periode’ Angiv datoen 01-09-2020 Klik på Gem Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’ Klik på ‘Ny’ Angiv løngruppe f.eks. F1 og værdien 3 for Ingen reduktion eller 2 for 1/260 Klik på Gem Direktør Der findes tre måder at håndterer direktører på i Visma Løn:   Der optjenes IKKE feriepenge, feriedage og ferietillæg: Opret fast lønart 905 - Stop feriepengeberegning Der optjenes Kun ferietillæg: Der oprettes egen stillingskategori, hvor lønart 4600 - Ferie med løn ikke er oprettet på stillingskategorien. Tag en kopi af den stillingskategori direktøren ligger i dag og tilpas den: Vælg Opsætning , Stillingskategori Angiv f.eks. ’1001’ Klik på Find Klik på Kopier Skriv f.eks. Nr. 1031 og ret teksten til Månedsløn, direktør Klik på Gem Vælg i ‘Højremenuen’, Lønoplysninger Dobbeltklik på lønart 4600 Klik på Slet Nu skal den nye stillingskategori oprettes på direktøren: Klik på Medarbejder/Ansættelsesforhold Find direktøren Klik på ‘Ny periode’ Angiv datoen 01-09-2020 og Stillingskategori f.eks. 1031 Klik på Gem Der optjenes feriedage og ferietillæg, men IKKE feriepenge Direktøren kan ligge i samme stillingskategori som i dag, men på resultattabel 4002, oprettes løngruppen med værdien = 0 (kræver at direktøren ligger i egen løngruppe), så optjenes der ikke feriepenge: Vælg Opsætning , Resultattabel Angiv ’4002’ Klik på Find Klik på ‘Ny periode’ Angiv datoen 01-09-2020 Klik på Gem Vælg i højremenuen ‘Resultattrin’ Klik på ‘Ny’ Angiv løngruppe f.eks. KA og værdien 0 for Ingen optjening af feriepenge Klik på Gem Ferie på forskud Ferie på forskud kan aftales mellem arbejdsgiver og lønmodtager. Der kan max tildeles det antal feriedage/timer på forskud, som kan optjenes i samme ferieår. F.eks. hvis du står i august måned, så kan kun tildeles 2,08 feriedag, for det er de feriedage du kan optjene med august lønnen. Har medarbejdere på fratrædelsestidspunktet nogle feriedage på forskud, som ikke kan nå at blive modregnet i den optjente ferie, vil der ske en modregning i tilgodehavende løn/feriegodtgørelse. Hvis tilgodehavendet ikke dækker ferie på forskud, kan der ikke rejses yderligere krav. Medarbejdere, ferie med løn Når en medarbejder bruger af sin ferie på forskud, vil medarbejderen modtage sin almindelige løn. Den optjente ferie i den pågældende måned, hvor der afholdes ferie på forskud, vil blive modregnet i ferie på forskud, så gælden på ferie på forskud nedskrives hos arbejdsgiver.   Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:   4765 - Ferie med løn i dage 4766 - Ferie med løn i timer Medarbejdere med feriegodtgørelse Tildeling af ferie på forskud skal ske med et antal dage, samt værdien af dagene. Værdien af feriedagene beregnes på baggrund af lønnen de sidste 4 uger før ferieafholdelse. Skulle der ske en regulering i medarbejderens løn, vil denne regulering IKKE påvirke de feriepenge der er blevet beregnet ved tildeling af ferie på forskud.   FerieKonto/Feriekasse: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud, som så sørger for udbetalingen til medarbejderen. Det er vigtigt at dette kommer med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for ellers vil der ikke kunne ske en udbetaling fra FerieKonto/Feriekasse.   Feriekort: Visma indberetter de feriedage og feriepenge som er tildelt ferie på forskud til eIndkomst. Det er vigtigt at dette komme med i en lønkørsel eller supplerende lønkørsel, før medarbejderen skal bruge af sin ferie på forskud, for det er ikke muligt for arbejdsgiver at udbetale ferie på forskud i samme lønkørsel som det er tildelt.    For disse medarbejdere gælder det at lønsystemet modregner de feriedage og feriepenge der er tildelt ferie på forskud, i de optjente feriedage og feriepenge fra lønkørslen.  Derfor skal tildeling af ferie på forskud, tidligst ske i lønkørslen før ferie på forskud skal anvendes.   Tildeling af ferie på forskud skal ske på en af følgende variable lønarter:   Lønart 4767 - Lb. indberetning FerieKonto, Feriekasse og Feriekort   Vælg Medarbejder , Variabel lønoplysninger Klik på Ny Angiv datoen f.eks. 01-09-2020, lønart 4765, 4766 eller 4767 Udfyld med antal feriedage/timer på forskud samt på lønart 4767 feriepenge Klik på Gem, hvis der ikke er flere medarbejder eller tryk på Tab og gentag punkt 3 og 4. Du kan også bruge Fællesregistrering/Variable lønoplysninger, hvis det er en gruppe af medarbejdere der skal tildeles ferie på forskud. Afholdelse af ferie med feriekort Når en medarbejdere i borger.dk har anmodet om ferie, skal du som virksomhed ind i Virk.dk og trække en oversigt for at se hvilke medarbejdere der har anmodet om ferie. Efterfølgende skal disse anmodninger oprettes i Visma Løn, for at der kan ske en udbetaling af feriepenge til medarbejderen.  De gamle lønarter 4075, 4076 og fraværskode 41 kan ikke anvendes på ferie der er optjent efter 1.9.2020.   For at udbetale feriepenge til medarbejderen oprettes variable lønart 4790 - ‘Anmodet Feriekort udbetaling’ med det antal feriedage og feriepenge der står i Virk.dk. Beløbet bliver nu beskattet i lønkørslen og nettoferiepengene udbetales til medarbejderen.   Fratrædelse af medarbejdere ferie med løn FerieKonto Ved fratrædelse af medarbejdere, hvor alt ferie ikke er registreret, kan du fratræde medarbejderen med en fratrædelses kode 8 i standard lønkørslen. Efterfølgende kan det manglende ferie registreres og seneste to dage før sidste hverdag i måned, køres en supplerende lønkørsel med fratrædelses kode 3 - afregning til FerieKonto, og feriepengene vil blive afregnet til tiden.   Feriekort Når du skal udbetale feriepenge til en fratrådt medarbejder, kan det være en god ide, at foretage en ‘Genrekvirering af eSkattekort’ i form af et bikort, så trækprocenten ikke standard er 55%, men den faktiske trækprocent som fremgår af medarbejderens skattekort. ... View more

Videoen viser hvordan du opretter en ny arbejdsgiver ... View more

Videoen viser hvordan du opretter en ekstra lønkørsel i Visma Løn er det en supplerende lønkørsel.  ... View more

Videoen viser hvordan du opretter nye afdelinger og udbetalingsteder i Visma Løn. ... View more

Videoen viser hvordan du kører en fremtidig lønseddel på en medarbejder og hvordan du starter en lønkørsel samt godkendelse af lønkørsel. ... View more

Videoen viser hvordan du kan oprettet satser i en resultattabel ... View more

Videoen viser hvordan du kan oprette nye stillingskategorier og løngrupper ... View more

Denne video viser hvordan du opretter en ny medarbejder. Fortager ændringer til en allerede eksisterende medarbejder samt hvordan du fratræder en medarbejder. ... View more

Videoen viser hvordan du indlæser en fil i Visma Løn ... View more

Vejledning ekstra feriedage udover 25 feriedage   Mange medarbejdere har betalte fridage ud over de 25 feriedage, der følger af ferieloven. Disse fridage kan være kaldt ekstra feriedage, feriefridage, aftale-fridage, 6. ferieuge, omsorgsdage eller andet. Fælles for denne type betalt frihed er, at disse dage ikke er reguleret af ferieloven, men af overenskomster eller individuelle aftaler mellem virksomheden og medarbejderen. Det er altså den enkelte virksomheds overenskomst, eller de individuelle aftaler, der definerer hvordan disse dage skal tildeles, afholdes og hvilken værdi dagene har.   Denne vejledning vil hjælpe dig med at sikre, at du får vist de fridage, som dine medarbejdere har udover de 25 lovgivningsmæssige feriedage.    Ifølge ferieloven optjener medarbejdere 2,08 feriedage pr. måned eller 0,94 feriedage pr. 14. dagslønnede. Derfor er det også dette antal feriedage, som der optjenes i Visma Løn.   Har du spørgsmål eller brug for hjælp af en konsulent fra Visma Enterprise, kan du ringe til os på tlf. 88 97 97 00. ... View more

Vejledning Nyt "mini" ferieår Indledning   Den 1. maj nærmer sig, og det er derfor tid til at følge op på dine medarbejderes ferie og ferietillæg. Når vi rammer maj 2020, vil medarbejdere både få et reduceret antal feriedage samt et reduceret ferietillæg til rådighed. Det skyldes sidste års forkortet optjeningsår, der gik fra 1. januar til 31. august 2019. På grund af overgangsordningen til den nye ferielov går vi også et ”mini” ferieår i møde, som strækker sig fra 1. maj 2020 til 31. august 2020.  Den 1. september 2020 overgår vi til den nye ferielov og samtidighedsferie, som du kan læse meget mere om her.   I Visma Løn kan du vælge at overføre, nulstille eller udbetale restferien. Restferie fra forrige år betragtes som overført efter 1. maj. Du kan læse nærmere om feriereglerne på Virk.dk .   I rapporten ’Ferieregnskab’ – som du finder under ’Lønadministration / Udskrifter’ fra lønkørsel – kan du se den aktuelle status på dine medarbejderes feriesaldo. Overførsel af ikke-afholdt restferie Der skal foreligge en skriftlig aftale mellem lønmodtager og arbejdsgiver om overførsel af feriedagene for at overholde lovgivningen. Aftalen skal være indgået senest 30. april i henhold til ferielovens regler. Du finder blanketten på Virk.dk , hvor du også kan læse mere om overførsel af ikke-afholdt restferie.   2.1.Sådan gør du Ikke-afholdt restferie bliver stående i Visma Løn. Du behøver derfor ikke at foretage dig noget i Visma Løn, hvis restferien skal overføres til nyt ferieår. Nulstilling af ikke-afholdt restferie Hvis der ikke foreligger en underskrevet aftale mellem lønmodtager og arbejdsgiver om overførsel af restferie, kan restferien nulstilles med lønkørslen for april. Sådan gør du Skal nulstillingen omfatte en hel gruppe medarbejdere, oprettes følgende på relevant stillingskategori, såfremt den ikke findes i forvejen: Lønarten 4270 - Nulstil ikke-afholdt ferie   Vælg Opsætning og Stillingskategori Angiv stillingskategori f.eks. 1001 Klik på ’Find’ I højremenuen vælger du ’Lønoplysning’ Klik på ’Ny’ Angiv stillingskategorilønart = 4270 og datoen (f.eks. 01042020) Klik på ’Gem’ Nulstillingen aktiveres via kørselsselektionen, hvor ikrafttrædelseskode = ”N” –  nulstil ferie, oprettes på den kørselsordre, hvori feriedagene skal nulstilles (f.eks. 12005) Vælg Lønadministration og kørselsselektion Angiv kørselsordre 12005 Klik på ’Find’ I højremenuen vælger du ’Ikrafttrædelseskode’ Klik på ’Ny’ Angiv = ’N’ – nulstil ferie.     Husk at rette alle kørselsselektioner (1 = bagudløn, 2 = forudløn, 3 = timeløn) for kørselsordre 12005. Bemærk, nulstillingen virker kun for seneste ferieår 2018, som afsluttes. Nulstilling af tidligere ferieår skal korrigeres manuelt med lønart 510.   Husk bogføring af de nulstillede feriesaldi.     3.2.Nulstilling af feriedage på enkelte medarbejdere Er det kun enkelte medarbejdere, der skal have nulstillet restferiedage, så opret Lønart 4275 – nulstil ikke-afholdt ferie   Vælg Medarbejder og Variable lønoplysninger Klik på ’Ny’ Opret lønarten på den/de medarbejdere, der skal have nulstillet feriedage Klik på ’Gem’   Bemærk, nulstillingen virker kun for seneste ferieår 2018, som afsluttes. Nulstilling af tidligere ferieår skal korrigeres manuelt med lønart 510. Husk bogføring af de nulstillede feriesaldi.   4.  Overførsel af feriedage efter nulstilling Er der medarbejdere, der efter nulstillingen ønsker at få dagene overført til nyt ferieår, kan dagene flyttes tilbage i feriesystemet ved hjælp af en variabel lønart: 865 – Overfør ikke-afholdt ferie 4280 - Overfør ikke-afholdt ferie   Forskellen mellem de to lønarter er: Lønart 865: flytter nulstillede feriedage tilbage i lønkørslen – primo perioden. Dvs. de flyttes og kan afholdes i lønkørslen. Denne lønart skal bruges, hvis fraværsregistreringen skal tages fra overførte feriedage, eller hvis overførte dage skal udbetales. Lønart 4280: flytter nulstillede feriedage tilbage i lønkørslen – ultimo perioden. Dvs. de flyttes ind til sidst, altså efter alt fravær er behandlet i lønkørslen. Denne lønart skal bruges, hvis fraværsregistreringen skal tages fra det nye ferieår, eller hvis feriedage fra det nye år skal udbetales.             5.  Udbetaling af ikke-afholdt restferie Medarbejderen har mulighed for at få udbetalt den ikke overførte eller afholdte 5. ferieuge. Medarbejderen skal inden 30. september aflevere en underskrevet blanket med anmodning om udbetaling.   I forbindelse med lønkørslerne fra maj og inden oktober, kan evt. restdage udbetales for den enkelte medarbejder. Det sker via variable lønoplysninger, se ” Guide til feriesystem ”.   Følgende lønarter kan anvendes til udbetaling af ferie:   Lønart Funktion Type 4070 Dage Dage oprettes og sats hentes fra ferieregnskabet. Lønarten kommer altid med i næste lønkørsel, uanset hvilken dato lønarten er oprettet med. 4071 Dage Dage oprettes og sats hentes fra ferieregnskabet – indgår i grundlaget for fritvalgskonto. 4065 Timer Timer oprettes og sats hentes fra ferieregnskabet.   Lønarterne vil altid tage ældste feriedage først.   Lønarterne udbetaler feriedage, som ikke er afholdt, og nedskriver saldoen for skyldig ferie. Værdien af udbetalingen er for:   Sidste år = værdi i ferieregnskabet Forrige år = værdi i ferieregnskabet Overført ferie = afhængig af opsætning: enten værdi i ferieregnskabet eller valgfri % af aktuel månedsløn. Udbetaling af ikke-afholdte feriedage/overført ferie I forbindelse med restferie, som ikke er overført, kan det være aktuelt at udbetale restferien. For at kunne udbetale restferien til den optjente værdi skal lønnen for april måned gemmes. Systemet gemmer lønnen automatisk, men lønnen kan også oprettes på en variabel lønart 800 - Månedsløn, normtid april   Gemmes lønnen for april ikke, bruges den aktuelle løn på udbetalingstidspunktet, og den udgør 4,8 procent af den aktuelle løn.   Følgende lønarter kan anvendes til udbetaling af nulstillet ferie: Lønart Funktion Type 4284 Dage Dage oprettes og beregner sats pr. dag. 4286 Timer Timer oprettes og beregner sats pr. time. 4290 Dage * sats Dage og sats oprettes. 4295 Dage Dage oprettes. Sats hentes i systemet som 4,8 procent af aprilløn eller - hvis denne er = 0 - aktuel løn.   Ferietillæg og ekstra ferietillæg Som standard sker udbetalingen af ferietillægget med april-lønnen. Udbetalingen aktiveres ved at vælge ikrafttrædelseskode ’T’ på den relevante kørselsselektion. Hvis du ønsker, at udbetalingen skal ske på et andet tidspunkt, kan du ændre det på følgende måde: Tilpas kørselsordre, hvor ferietillægget ikke ønskes udbetalt i april.   Vælg Lønadministration og Kørselsselektion Angiv den ønskede kørselsordre­ Klik på ’Find’ I højremenuen vælges ’Ikrafttrædelseskode’ Dobbeltklik på ’T’ Klik på ’Slet’   Tilpas kørselsordren, hvor ferietillægget ønskes udbetalt.   Vælg Lønadministration og Kørselsselektion Angiv den ønskede kørselsordre­ Klik på ’Find’ I højremenuen vælges ’Ikrafttrædelseskode’ Klik på ’Ny’ Udfyld   Klik på ’OK’   Husk at foretag tilpasningen for alle kørselsselektioner. Opspares der ekstra ferietillæg på stillingskategorien, vil det ekstra ferietillæg også blive udbetalt i den kørselsselektion, der har ikrafttrædelseskode ’T’, dvs. samtidig med ferielovens ferietillæg. Udbetaling af ferietillæg ved afholdelse af ferie Ønskes ferietillægget udbetalt i portioner, når ferie holdes, skal følgende variable lønart oprettes med antal feriedage ved udbetaling: 3930 – Udbetaling Ferietillæg   Lønarten udbetaler ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge. Ønskes ekstra ferietillæg udbetalt i portioner, når ferie holdes, skal følgende variable lønart oprettes med antal feriedage ved udbetaling: 3935 - Udbetaling ekstra ferietillæg   Bemærk, lønsystemet kan ikke afregne ferietillæg løbende (pro rata), når ferien administreres i timer. Feriefridage/feriefritimer/feriefribeløb Har du i forbindelse med nyt ferieår tildeling af feriefridage, feriefritimer eller feriefribeløb, så kan du læse nærmere herom i ’Vejledning til feriefri’ på Visma Community. ... View more

Vejledning Flytning af medarbejder 1.    Flytning af medarbejder   Medarbejderen fratrædes på det gamle lønnummer med kode 8 – Medarbejder uden ferie. Så oprettes medarbejderen på den nye Arbejdsgiver med det nye lønnummer. På Stamoplysninger i feltet ’Rekvisition Type’, vælges der IKKE et skattekort, men der vælge ’Ingen rekvisition’ og ingen ’Dato’.  Så oprettes medarbejderen færdig og du skal efterfølgende på ’Medarbejder stamoplysninger ’ i højremenuen foretage en ’Genrekvirer eSkatterkort’ for at få et skattekort og få medarbejderen tilmeldt eIndkomst på den nye arbejdsgiver og det nye lønnummer.   2.    Korrektionslønarter til flyt af saldi Ved flytning til en anden arbejdsgiver kan det være aktuelt at flytte saldi mellem to medarbejdernumre. I Visma Løn findes en række korrektionslønarter, som kan hjælpe dig med at flytte saldi. Korrektionslønarterne skal registreres på det nye lønnummer med plus på værdien og det lønnummer der flyttes fra med minus på værdien. For lønarter med korrektion i forskellige årstal, skal lønarten oprettes for hvert år der er korrektion til. Lønarten oprettes under Variable lønoplysninger.    Lønart Navn Input Kommentar 510 Feriedage / kr. Sidste år og tidligere Dage Beløb Optjeningsår Opspares ferie i timer anvendes i stedet lønart 512 511 Feriedage / kr. Indeværende år Dage Beløb Opspares ferie i timer anvendes i stedet lønart 513 3800 Feriefridage Dage   3801 Feriefritimer Timer   3300 Omsorgsdage Dage   3301 Omsorgstimer Timer   601 Ferietillæg (lov) Reduceret grundlag Dage Beløb Optjeningsår Saldo anvendes hvis medarbejder fratræder. 602 Ferietillæg overenskomst Dage Beløb Optjeningsår Saldo anvendes når medarbejder får udbetalt ferietillæg (overenskomst) 3400 Aftalefridage i dage Dage   3401 Aftalefridage i timer Timer   1400 Afspadsering Timer   610 Nettoferiepenge Dage Nettoferiepenge Optjeningsår   620 Kilometergodtgørelse KM Oprettes med saldoen fra tidligere lønnummer. 621 Skattefri fradrag ved Jubilæum/Fratrædelsesgodtgørelse Beløb Her angives de 8.000 kr. hvis de har været anvendes på det tidligere lønnummer i samme indkomstår. 4415 Fritvalgskonto - saldo Beløb   14452 SH-saldo Beløb     ... View more

Vejledning til årsskiftet 2019/2020 Tidsfrister Udbetaling med dispositionsdato i 2019 vedrører indkomståret 2019. Seneste dispositionsdato er den 30. december 2019.   Godkendelse af lønkørsel Alle lønkørsler skal være godkendt senest den 27. december 2019 kl. 10.59. Anvender du NemKonto er det kl. 7.59.   Sidste lønkørsel i 2019 Standard Følgende kørselsordrer og -selektioner er oprettet som standard med lønkørselstype SIA samt ikrafttrædelseskode S for sidste lønkørsel i året. Kørsel 11911- selektion 2, Forudløn Kørsel 11912- selektion 1, Bagudløn og selektion 3, Timeløn Kørsel 21950– 14-dagsløn lige uger Kørsel 41949– 14-dagsløn ulige uger Supplerende lønkørsel Får du brug for at oprette en supplerende lønkørsel, kan du kopiere den sidste anvendte standard lønkørsel. Husk at oprette ikrafttrædelseskoder og dispositionsdato. Læs mere i vejledningen ’Lønkørsel supplerende’, som du finder på www.community.visma.com.    Huskeliste til sidste lønkørsel Udbetaling af opsparede saldi  Ønsker du at udbetale opsparede beløb, kan du bruge følgende lønarter, der tømmer saldoen:   Feriefridage/-timer Lønart 3830 - udbetaler feriefridage Lønart 3832 - udbetaler feriefritimer Søgne- og helligdage Lønart 4540 udbetaler SH-restsaldo (hvis saldoen er negativ trækkes beløbet) Lønart 4541 udbetaler SH-restsaldo (trækker ikke i løn) Afspadsering Lønart 1415 udbetaler saldo på de opsparet afspadseringstimer Lønart 1428 udbetaler afspadseringstimer og det afspadseringsbeløb der er opsparet. Fritvalgskonto Lønart 4440 udbetaler saldo, ej ferieberettigede Lønart 4488 udbetaler saldo, ferieberettigede   Ovennævnte lønarter kan registreres under fællesregistrering. Fratrådte medarbejdere medtages ikke. Andre lønarter kan forekomme. Se vores vejledninger på www.community.visma.com.   Søgne- og helligdagsopsparing (SH) En evt. SH saldo kan enten udbetales eller overføres til næste år.   Nedenstående lønarter kan anvendes Lønart 4555 (variabel) eller 4556 (stillingskategori): Beskatter årets SH opsparing og overfører nettobeløbet til næste år. Lønart 4565 bruges til udbetaling af netto-SH der er beskattet via lønart 4555/4556   Anvender du ikke en af ovennævnte lønarter, bliver SH saldoen ikke behandlet eller overført.   Overførsel af opsparede saldi til pension Ønsker du at overføre opsparede saldi til pension kan disse lønarter benyttes:   Lønart 4570 SH opsparing til AM-pension - beløb Lønart 5991 Fritvalgskonto til AM-pension - beløb Lønart 6471 Fritvalgskonto til Ordinær pension - tømmer saldo Lønart 6476 Fritvalgskonto til Pension pengeinstitut - tømmer saldo Ekstra indbetaling til pension Nogle medarbejdere ønsker at foretage en ekstra indbetaling til pension i årets sidste løn. Der findes følgende to variable lønarter, som kan benyttes:   Lønart 6465 Pension beløb (orlov/forhøjet) Lønart 6455 AM-pension beløb (orlov/forhøjet)   Ændring af afregningsdato for forudlønnede Pensioner der afregnes sammen med nettoløn i 2019, kan flytte afregningen af pension til 2020. Det gælder KUN overførsler via Nets.   Ønsker du ændring af denne opsætning: Gå til menuen Opsætning og Afregningstype Angiv Afregningstype Klik på Find Find den relevante periode Angiv nyt ’Tilhørsår’ Klik på OK   Fratrædelse af forudlønnede medarbejdere Fratrædelse af forudlønnede medarbejdere skal enten ske i lønkørsel 11911, en supplerende lønkørsel eller i årets 13. lønkørsel 11913.   Årets 13. lønkørsel Afvikling af lønkørsel 11913, kan køres hvis:   Du mangler at registrere variabel løn, fravær eller efterreguleringer Du mangler at fratræde en forudlønnet medarbejder Vær opmærksom på, at efter lønkørsel 11913 er kørt, kan der ikke køres flere lønkørsler for 2019, heller ikke supplerende lønkørsler.   Opsætning af kørselsselektioner på 11913   11913 indeholder aflønningsformen for bagudlønnede, forudlønnede, timelønnede og 14-dageslønnede.   Aflønningsformer der ikke har været anvendt i løbet af året SKAL slettes, ellers kan årskørslen ikke afvikles.   Afstemning efter årskørsel Afstemning eIndkomst Hent rapporten Afstemningsliste eIndkomst (år til dato). Rapporten indeholder beløb, som er forsøgt indberettet til eIndkomst i det kalenderår rapporten er bestilt for.   Kvitteringsliste eIndkomst Efter hver lønkørsel modtager du en kvitteringsliste fra eIndkomst. Gå til menuen Rapporter og Vis job Angiv en ’Dato’ Klik på Find Rapporten eIndkomst kvittering liste kommer omkring kl. 20 Markér rapporten Klik på ’Hent Aktuelt’ Du kan bestille en eIndkomst kvitteringsliste år til dato  www.community.visma.com og gå til Visma shop .   Husk primo 2020 Fraværsstatistik Fraværsstatistik indberettes automatisk, når en af følgende værdier er sat op på Arbejdsgiver/Arbejdsgiver stamoplysninger. Frist den 26. februar 2020 til DA og DS.   55 – Fraværsstatistik til DS 56 – Fraværsstatistik til DA 57 – Fraværsstatistik til FA   Gå til menuen Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger I højremenuen vælges Tilmelding Klik på Ny Angiv ’Serviceydelse’ og ’Dato’, se ovenstående Klik på OK   Årsstatistik. Årsstatistik indberettes automatisk, når du på Arbejdsgiver er tilmeldt enten serviceydelse 10 (Indberetning til DS), 26 (FA Statistik) eller 16 (DA Statistik). Indberetning af årsstatistik foretages den 20. januar 2020 til DA og DS og næstsidste bankdag i januar til FA.   Overførsel af saldi Feriedage og ferietimer overføres automatisk til nyt kalenderår.   Følgende saldi kan overføres til nyt år ved brug af lønarterne:   Lønart 310 - Feriefridage Lønart 311 - Feriefritimer Lønart 312 - Feriefribeløb Lønart 313 - Afspadseringstimer Lønart 314 - Omsorgsdage Lønart 315 - Omsorgstimer Lønart 316 - Aftalefridage Lønart 317 - Aftalefritimer Lønart 402 – Fritvalgskonto   Husk kun at overføre saldi én gang. Skal saldi overføres for alle medarbejdere eller bestemte medarbejdergrupper, kan du med fordel gøre det ved hjælp af ’Fællesregistrering’.   Gå til menuen Medarbejder, Fællesregistrering og Variable lønoplysninger Klik på Ny Udfyld skærmbilledet med relevante oplysninger   Klik på OK   Har du beskattet og overført SH saldi til 2020 udbetales netto SH med variabel lønart:   Lønart 4565 – Netto SH fra sidste år   Vigtigt: det er ikke muligt at udbetale og overføre opsparede saldi i samme lønkørsel.   Tilskrivning af feriefridage/-timer   Tilskrivning af feriefri der følger kalenderåret skal ske på følgende lønarter   Lønart 3800 – Feriefridage Lønart 3801 – Feriefritimer   Lønarterne kan registreres via ’Fællesregistrering’/’Variable lønoplysninger’   Markering til eIndkomst Har du medarbejdere med særlig markering til eIndkomst, bør du tjekke medarbejderne inden første lønkørsel:   Gå til menuen Medarbejder og Ansættelsesforhold Angiv Medarbejder nummer Klik på Find I højremenuen vælger du ’Felter (eIndkomst)’ Kontroller datointerval Kontroller at felter med beløb indberettes med den korrekte ’Værdi’ Klik på Ny Angiv felt og dato, gældende for det nye år Klik på OK   Læs mere i vejledningen ’eIndkomst og eSkattekort’, som du finder på www.community.visma.com   Skattekort for 2020 Skattekort for indkomståret 2020 indlæses 22. – 24. november 2019.   Rapporten Kvitt. på indlæste eSkattekort kan du udskrive for at se hvilke medarbejdere der er modtaget skattekort på.   For at sikre, at eSkattekort er modtaget på alle dine medarbejdere, kan du køre rapporten Medarbejdere uden eSkattekort på den første kørselsordre i 2020.   Har du medarbejdere, der ønsker at forhøje deres trækprocent, så skal du gøre følgende:   Gå til menuen Medarbejder og Medarbejder stamoplysninger Angiv Medarbejder nummer Klik på Find I højremenuen vælger du ’Skattekort’ Dobbeltklik på det aktive eSkattekort Klik på Kopier Angiv Startdato Angiv procent i feltet ’Ekstra trækpct’ Klik på OK   I feltet 'Trækpct.' vil du nu se den oprindelige trækprocent fra SKAT, og efterfølgende vil den ekstra trækprocent blive vist. På lønsedlen vises en samlet trækprocent.   En forhøjet trækprocent gælder automatisk i hele skatteåret, og bliver overført hvis der modtages et nyt eSkattekort fra SKAT. ... View more

Vejledning Afspadsering   Optjening af afspadseringstimer Automatisk hensættelse af overtid til afspadsering  Afholdelse af afspadseringstimer Udbetaling af afspadsering efter procentsats af månedslønnen Udbetaling af afspadsering til timelønnen Udbetaling af afspadsering til fast defineret sats Afspadseringssaldo bliver automatisk tømt ved fratrædelse Opsparing til afspadsering med timer og beløb Opsparing af overarbejde til afspadsering med timer og beløb Udbetaling af afspadseringstimer og afspadseringsbeløb Afholdelse af afspadseringstimer og nedskrivning af afspadseringstimer samt afspadseringsbeløb Automatisk udbetaling af afspadseringstimer over max saldo Opstartsaldi af afspadseringstimer samt afspadseringsbeløb  Lønsedler visning af Afspadsering  Hensættelse af afspadsering til bogføring med procent sats ... View more