Översikt, er personalvy
Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal.
Här följer en beskrivning av gränssnittet:
1 2 3
1. Aktiva: fältet räknar antal aktiva anställda i detta bolag.
2. Gruppera på Trafikområde, Stationsort, Arbetsledare, Arbetsgrupp eller Semestergrupp.
3. Filtreringsfunktion. Filtrera på ovanstående begrepp eller använd som sökfunktion.
4 5 6 7
4. Lägg till ny personal
5. Växla mellan inaktiva och aktiv personal
6. Länk till rapporten "Allmänt" För en komplett rapport av personalen
7. Sorterings funktion. Klicka på rubriken du vill sortera på. Du kan sortera i stigande eller fallande ordning.
Samtliga inställningar sparas på dig som användare, så att du behåller samma vy även i framtiden.
Lägga till ny personal
Efter att du klickat Lägg till personal kommer följande ruta upp:
En anställd skapas upp i två steg.
Steg 1:
Ange förnamn, efternamn och signatur.
Signaturen kan bestå av bokstäver eller siffror och måste vara unik. Det är den enda detalj som inte kan ändras på en anställd. Den är inte viktig för er anställd, men kan användas i koppling i integrationer och som sortering i era register. Signaturen används internt i TransPA och visas inte för den anställde.
Därefter kommer gråa fält, hoppa över dessa och fortsätt nu till inställningar för inloggning (Visma Connect) Men först behöver ni välja om ni ska bjuda in den anställde till inloggning via Visma Connect nu eller om ni vill avvakta. För inbjudan nu, fyll i den anställdes e-postadress, denna kommer att användas för inloggning till tidrapporteringen.
Som standard är "Aktivera login omedelbart" aktiverad, vilket betyder att så snart du sparat uppgifterna på denna sida så skickas ett välkomstmejl till den anställde e-postadess. I välkomstmejlet beskrivs hur den anställde skapar sitt lösenord, och loggar in första gången.
Vill du registrera personalen utan att bjuda in dem ännu, så kan du trycka här Du kan då välja att bjuda in till inloggning i ett senare skede.
När du är klar klickar du på "Spara och bjud in" alternativt "Spara".
Därefter kan ni spara och fortsätta skriva in övriga uppgifter. Land och Språk kan också anges och mobiltelefonnummer. Det mobilnummer du anger här kan användas för att återställa inloggningen till den anställde.
Tänk på att anställningsnumret måste vara unikt.
Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill att färdskrivardata ska kunna hämtas för var och en av era anställda. För att vi ska hämta färdksrivardata krävs 14 eller 16 siffror. För att kunna kontrollera förarkortets giltighet i Transpas kontroll mot BKY krävs 16 siffor.
Läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling.
Läs här om vår tjänst, behörighetskontroll mot BKY, förarkort och körkortsbehörigheter.
Val av tidrapportering
Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera. Här finns fyra olika val:
Efter fullgjort arbetspass
Tidrapportering görs i efterhand. Det finns en inställning som godkänner tidrapportering i förväg, typiskt fort före dagens slut. Standardinställningen är satt till 15 min i förväg och ställs in via verktyg - inställningar - kommunikation
Stämpelklocka
Tidrapportering sker i realtid genom in- och utstämpling. Ni kan själva välja på företagsnivå, vad som ska hända om man stämplar in före och efter schemalagd tid. Här förklarar vi mer och beskriver val av inställningar.
Glöm inte att spara alla ändringar genom att klicka på "Spara".
Fortsätt därefter med att skapa anställningskontrakt.
Anställningskontrakt
Vidare på fliken för anställningskontrakt, som också är viktigt att det blir gjort. Innan ett sådant finns kan inte den anställde logga in och registrera tid till exempel och det är här som arbetstidsförläggningen sätts.
Det mesta är tämligen självförklarande, men vissa saker är värt att notera:
Fr o m-datumet är kontraktets start, Anställd fr o m är när personen började på företaget, men saknar betydelse i löneberäkningen.
Ingångslön har ingen påverkan för löneberäkningen, men för den som vill veta vad en anställd började på för lön kan det anges. Uppgiften syns även på anställningskontraktet, där annars lönegrupp är den information som pekar mot vilken lön den anställde har.
Anställningsform pekar mot villkoren i respektive avtal. Är du osäker, läs om skillnaderna som finns i det avtal som ni önskar tillämpa (ett exempel är skillnaden mellan visstid vikarie/övrigt och visstid extra, åkeriavtalet)
Om du sätter en person som deltidsanställd, ska du fylla i antalet timmar per vecka, inte i procent. Vissa begränsningar finns som kan kräva manuell hantering i löneberäkningen - har ni personal som är anställda på deltid, läs avsnitt om Deltidsanställda.
Sättet att välja arbetstidsförläggning ser olika ut, beroende på om din personal går enligt Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet eller Tjänstemannaavtalet.
Varje anställd måste ha en lönegrupp angiven, även om du tänker sätta en personlig månadslön. Många värden som påverkar personens lön, såsom OB och premiekomp, finns bara i lönegruppen. Vill du ändra något i en lönegrupp, t ex ett belopp eller en arbetstidsförläggning görs det så här.
Glöm inte att spara kontraktet. Noteringsfältet kan användas till särskild information som inte kan skrivas någon annanstans, med tänk på GDPR, vem som har tillgång till programmet och vad du skriver.
Fortsätt sedan att med fliken lön.
Därefter, se över flikarna Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!
Har du en anställd som ska kunna arbeta både administrativt som systemanvändare och även tidrapportera som anställd? Här kan du läsa mer om hur ni kan sätta upp en sådan användare och hur man växlar mellan vyer.
... View more