Når AutoCollect mottar oppgjør på purre-/inkassosak  skjer følgende: AutoCollect  genererer fil til Visma Contracting som legger seg under fanen Importer innbetalinger,  generer fil til banken med oppgjør merket: Ihht Samlebilag dato xx.xx.xx sender dere e-post med oppgjøret og grunnlag på mva.   For å importere innbetalingen trykk på fanen Importer innbetalinger og ok i meldingen som kommer opp.    Gå deretter til Regnskap -> Bilag -> Registrering for å finne inkassooppgjøret. Dobbeltklikk på inkassooppgjøret og oppdater bunt som normalt.   Rutinen oppdaterer deres kundereskontro og konto for mellomværende i tillegg til eventuelle renteinntekter, inkassokostnader og MVA av inkassooppgjør.   Når det gjelder Creditors renter, gebyr og omkostninger, så skal dette føres på rente- og gebyrkontoene    Når det gjelder Collectors renter, gebyr og omkostninger, så føres det på AutoCollect Omkostninger-kontoen ... View more

Dersom du har poster du vet skal utestå men som ikke kommer opp i purreforslaget. Gå til Regnskap →  Kunder →  Kundebehandling og søk opp kunden det gjelder Søk opp kunden det gjelder. Gå på fanen Posteringer. Trykk F7 på saken det gjelder og sett status til “Normal” fra nedtrekksmenyen. Saken skal da komme opp i purreforslaget. ... View more

Hvis brukeren ikke får til å gjøre endringer på faktura når de trykker F7 betyr det at brukeren mangler tilgang til å endre regnskapsposteringer. Dette kan endres på brukerrettighetene til brukeren.   Du finner brukerrettighetene på System → Vedlikehold → Brukere    Huk på “Endringer regnskapsposteringer” på brukeren det gjelder slik:  ... View more

Dersom faktura fortsatt ikke er betalt når inkassovarselet er forfalt er neste steg en inkassoliste. Denne listen inneholder en oversikt over alle faktura som er klare for inkasso og blir sendt på mail førstkommende tirsdag etter at inkassovarsel er forfalt.   Hvis det er noen av fakturaene på inkassolisten som ikke skal til inkasso har du mulighet til å stoppe disse fra videre oppfølging frem til torsdag morgen.    Du velger ny status fra nedtrekkslisten under Inkassobyrå status.  Endre her fra Bekreftet inkasso til Midl. stopp inkassosak.  Saken settes da i status “PurreStopp” hos Visma Financial Solutions.   Hvis det ikke blir gjort noen endringer på faktura innen torsdag vil den automatisk bli registrert til inkasso.  ... View more

Her finner du en oversikt over de foskjellige statuser man kan finne i Visma Global AutoCollect og hva de betyr:   Ikke aktiv Faktura er ikke overført til oppfølging Hos inkasso, ikke bekreftet Faktura er overført til AutoCollect via AutoCollect, men overføringen er ikke bekreftet med saksnummer i retur enda. Bekreftet inkasso Faktura er mottatt hos AutoCollect for oppfølging og saksnummer er oppdatert i Visma Global Avsluttet inkasso Faktura er avsluttet og oppgjort etter innbetaling til AutoCollect på inkassosak.  Betalt direkte til firma Faktura er fullt betalt direkte til kreditor eller det er laget en kreditnota på faktura slik at restbeløp er null.  Kanseller inkasso Oppfølging av faktura er stoppet i Visma Global.  Sendt til inkasso, men ikke bekreftet mottatt Kun for AutoCollect. Faktura sendt til inkasso, men ikke fått bekreftelse på at dette er mottatt hos AutoCollect. Vil i praksis si at denne statusen vil de bare ha en kort stund. Kansellert Faktura som settes til Kanseller inkasso vil få denne statusen med en gang.  Direkte innbetaling Innbetaling eller kreditering som blir direktebetalt til kreditor får denne statusen ved kjeding med faktura til innfordring via AutoCollect. Beskjed om innbetaling sendes videre til AutoCollect.  Innbetaling eller kreditnota med denne statusen vil ikke bli sendt igjen dersom kjedingen oppheves og det kjedes på nytt.  Midl. stopp inkassosak Oppfølging av faktura er midlertidig stoppet i Visma Global.  ... View more

Når du logger inn i Kreditorweb første gang vil din Hjem-side være tom. Ved å trykke på Endre så henter du opp den informasjonen du vil ha på din side.   Her kan du velge mellom statistikker på saker og søkefunksjoner. Dra og slipp ønskede felter inn under Vis. Trykk så lagre og Hjem-siden oppdateres med søkefunksjonene og statistikken du valgte. ... View more

Dersom inkassooppgjøret feiler og må føres manuelt kan det gjøres på 2 måter for at disse ikke skal komme over til Visma som direktebetaling;   Alternativ 1 - Krever at kunden har Design studio modul i Global (Verktøy  - Design Studio) Hent fram feltet Transaksjonstype i Design studio på bilagsregistrering. Hent det så inn via tabelloppsett.  Sett så inn verdien 666 i dette feltet på kunde transaksjonen når manuelt Oppgjør/betalingen/tapsføringen bilagsføres med motbilag Denne blir da ikke sendt til AutoCollect ved oppdatering.   Alternativ 2 - kan bare benyttes ved fullbetaling av fakturaen! Endre Inkassobyrå status til "Avsluttet inkasso” på kravet(faktura føringen i Kontoforespørsel) Manuelt oppgjør/betalingen/tapsføringen bilagsføres. Denne blir da ikke sendt til AutoCollect ved oppdatering.   Se denne artikkel for informasjon om hvordan du kan hente ut remitteringsbilag på Kreditorweb.  ... View more

Andre nyttige artikler: Purre- og inkassooppgjør fra Visma Global AutoCollect Slik henter du ut remitteringsbilag i Kreditorweb   For å slippe å oppdatere status på faktura og hente inn oppgjørsbunter fra Visma Global AutoCollect manuelt anbefaler vi å sette opp to satsvise rutiner.    Gå til Verktøy → Administrator rutiner → System → Satsvise rutiner tidsstyrt  → Regnskap                           1. Oppdater status fra AutoCollect: Saksnummer for faktura og status oppdateres automatisk i Visma Global   2. Lag oppgjørsbunt fra AutoCollect: Purre- og inkassooppgjørsbunt legger seg i Journaler i Visma Global for oppdatering. ... View more

Det er tre ting som skjer når AutoCollect mottar oppgjør på purre- eller inkassosak:   AutoCollect genererer fil til Visma Global AutoCollect utbetaler beløpet til klient sin konto, merker Samlebilag dato xx.xx.xxxx E-post med remitteringsbilag sendes til klient/regnskapsfører Trykk på knappen “Oppdater fra AutoCollect” for å få filen med oppgjør inn i Journalene, eller legg opp satsvise rutiner for at dette skal skje automatisk daglig.   Slik ser remitteringsbilaget ut:     Slik ser bunten i Global ut (Trykk på knappen “Oppdater fra AutoCollect” for å få filen med oppgjør inn i Journalene):     Andre nyttige artikler: Slik setter du opp satsvise rutiner i Visma Global AutoCollect Slik henter du ut remitteringsbilag i Kreditorweb   ... View more

Du vil til enhver tid finne oversikt over alle saker som ligger åpne til purring eller inkasso under fanen Aktive purringer i Visma Contracting.    Endringer på faktura sendt via Visma Contracting AutoCollect kan gjøres flere steder i Visma Contracting. Disse kan gjøres under Kundebehandling, Spørring posteringer, Aktive purringer eller Ordrebehandling.   Notater på saker som ligger hos AutoCollect vil også være synlig her og kravene vil være merket med følgende symbol:     Du kan gjøre endringer på en faktura ved å stå på den aktuelle faktura og trykke F7. Du vil da få opp et nytt vindu hvor du velger hvilket status du ønsker å endre til under nedtrekksmenyen ved Status. Du kan også sende melding til saksbehandler her.  Slik utsetter du forfallsdato Stå på kravet, bruk hurtigtast F7, legg inn nytt forfall,  sett status til Vent og beskriv hva som skal gjøres i Notat.                                    Trykk deretter Send melding til AutoCollect og bekreft endring i meldingen som kommer opp:     Slik setter du faktura på vent  Stå på kravet, bruk hurtigtast F7,  endre status til  Vent og beskriv hva som skal gjøres i Notat.  Trykk deretter Send melding til AutoCollect og bekreft endring i meldingen som kommer opp.   Slik gjennopptar du oppfølging av faktura som er satt på vent Stå på kravet, bruk hurtigtast F7, endre krav til status Normal og skriv “Gjenoppta oppfølging av faktura” i Notat.    Trykk deretter Send melding til AutoCollect og bekreft endring i meldingen som kommer opp.             Slik avslutter du faktura  Dersom et krav er feilaktig sendt over kan man trekke kravet.  Stå på kravet, bruk hurtigtast F7, endre til status Stopp og beskriv hvorfor saken skal trekkes i Notat.                  Trykk deretter Send melding til AutoCollect og bekreft endring i meldingen som kommer opp.    Obs! Trekking av faktura vil faktureres i henhold til deres samarbeidsavtale.    Slik melder du i fra om innsigelse på krav Stå på kravet, bruk hurtigtast F7, endre til status Vent og beskriv hvorfor saken skal trekkes i  Notat.    Eksempel: Innsigelse. Kunden er uenig i kravet. Vil ikke betale og sier jobben ikke er ferdigstilt. Vi mener den er ferdigstilt etter avtale og har dokumentasjon på dette. Send krav til forliksrådet.   Trykk deretter Send melding til AutoCollect og bekreft endring i meldingen som kommer opp.  ... View more

Dette gjøres via purrerutinen i Visma Contracting.  Purrerutinen finner du under Regnskap  → Kunder  → Purring/Rentenota. Purring pr. avdeling   Sett inn avdeling og trykk enter for å få opp Purre / renteGrunnlag.   Purre/renteGrunnlag   Her åpner du purreforslaget.  Slett kjørenr. for å oppfriske grunnlaget. Husk å oppdatere Purredato til dagens dato. Du kan velge å se forfalte poster på hele kundebasen eller kun enkelte kunder ved å fylle ut kundenummer i feltene “fra” og “til”. Trykk ok for å laste opp purreforslaget.   Vedl. grunnlag   Trykk Alle grunnlag for å se purreforslaget. Her velger du hvilke poster som skal sendes over til Visma AutoCollect for innfordring.      Under fanen Purres velger du om saken skal purres med dobbeltklikkfunksjon for ja/nei. Du kan også fjerne poster med F3 - hurtigtast for sletting.    De postene som er merket “nei” eller er slettet vil ikke bli overført til AutoCollect. Postene vil komme opp igjen på neste purreforslag man henter opp så lenge tidligere kjørenummer er slettet.    Overfør AutoCollect   Når purrelisten er gjennomgått trykker du “Overfør AutoCollect” og får opp dette bildet.  Trykk “Yes” for å sende over postene til AutoCollect. Når postene er overført, vil inkassovarsel bli produsert påfølgende virkedag.    ... View more

Her finner du oppdatert brukermanual til Visma Kreditorweb for dere som bruker KreditorWeb til oppslag for å se historikk på sakene og  hente ut rapporter. Dere registrerer ikke saker via KreditorWeb, men sender saker via AutoCollect. ... View more

Her finner du oppdatert brukermanual til Visma Kreditorweb for dere som sender gyldig inkassovarsel selv og som registrerer inkassosakene manuelt via Kreditorweb ... View more

Her finner du oppdatert brukermanual til Visma Kreditorweb for dere som ikke sender inkassovarsel selv. Dere registrerer sakene manuelt via Kreditorweb. ... View more

Når du benytter Visma Global AutoCollect er det viktig at endringer gjøres i Visma Global. Slik sikrer du at at Visma Global til en hver tid er oppdater med korrekte statuser og informasjon. Endre forfall på faktura eller gi betalingsutsettelse   1. Gå til fanen Kontoforespørsel 2. Endre forfallsdato på faktura 3. Du vil få opp en dialogboks ved endring, skriv i denne en forklaring på endringen og trykk Send til AutoCollect   Å gi betalingsutsettelse (feltet “Bet. utset. til”) på en faktura gir samme resultat som å endre forfall.  Visma Financial Solutions vil endre forfall på faktura og starte oppfølging helt på nytt. Stoppe eller sette i gang oppfølging av faktura   Du kan endre status på faktura som er sendt via Visma AutoCollect under fanen Inkasso saker eller Kontoforespørsel. Velg ny status til faktura fra nedtrekkslisten under feltet Inkassobyrå status.    Avslutte saken Endre fra Bekreftet inkasso til Kanseller inkasso.  Vær oppmerksom på at innbetalinger da ikke vil bli rapportert videre lenger.   Pause saken Endre fra  Bekreftet inkasso til Midl. stopp inkassosak   Avslutte en sak som er satt på pause Endre fra Midl. stopp inkassosak til Kanseller inkasso   Oppheve pausen  Endre fra Midl. stopp inkassosak til Bekreftet inkasso.    Melde fra om tvist på faktura For å melde fra om tvist på en faktura som er sendt til innfordring endrer du status fra Bekreftet Inkasso til Midl. stopp inkassosak.   Når status endres vil du få opp en dialogboks hvor du skriver informasjon om tvisten som sendes til AutoCollect. Trykk på Send til AutoCollect når du har skrevet ferdig meldingen.  Videre merker du faktura ved å velge Tvist i feltet Inkassobehandling i denne meldingsboksen eller under tilleggsinformasjon i Kontoforespørsel.   Obs! AutoCollect tillater ikke at du endrer forfall, setter sak på pause eller opphever pause på saker som ligger til inkasso, dette er kun mulig på purrestadiet.    ... View more

Når du lager en kreditnota eller fører en betaling som er kjedet mot faktura sendes det automatisk en melding om dette via AutoCollect. Beløpet som ligger til oppfølging vil da bli redusert i henhold til denne føringen.    For at innbetaling eller kreditering skal sendes via AutoCollect må faktura ha fått Inkassobyrå saksnummer og inkassostatus under fanen Inkasso saker.    Hvis innbetaling eller krediteringen blir kjedet i ettertid vil det også sendes beskjed til Visma AutoCollect så lenge det ikke er sendt beskjed tidligere.    Når innbetaling eller kreditnota er sendt vil den få status Direktebetalt.    Det sendes ikke beskjed til Visma AutoCollect om betaling eller kreditering dersom inkassosaken har status Avsluttet inkasso eller Kansellert inkasso.    Større betaling mot flere faktura (àkonto) Når en àkontoinnbetaling er kjedet mot flere faktura, er det første “kjedehode” hele beløpet blir rapportert på til AutoCollect. For at AutoCollect skal få beskjed om nedbetaling mot alle fakturaene, må man splitte opp innbetalingen før den matches mot de aktuelle fakturaene. ... View more

Før du sender over faktura til purring eller inkasso anbefaler vi å sette purrefritak på kunder som ikke skal purres. Se beskrivelse av hvordan dette gjøres her.   For å generere nytt purre- eller inkassoforslag går du til Rutiner → Inkasso → fane: Forslag Du krysser av i forhold til hvilken tjeneste du bruker fra Visma AutoCollect. Se under bilde for beskrivelse.  Klienter som ikke purrer selv i Global før de sender til AutoCollect          Hak av for Lag betalingsvarsel og trykk Generer forslag   Klienter som sender betalingspåminnelse selv før de sender til AutoCollect          Hak av for Lag betalingsvarsel og trykk Generer forslag   Klienter som sender inkassovarsel selv før de sender til AutoCollect          Hak av for Lag inkasso-oppdrag og trykk Generer forslag Du vil nå få opp en liste over poster som er klare for å sendes til AutoCollect for innfordring.  Vi anbefaler at du henter opp Adresse 1, postnr og poststed via Tabelloppsett (høyreklikk) for å kontrollere at det ligger nok informasjon på kunden.   Gå gjennom forslaget og fjern eventuelt krav som ikke skal sendes.  For å få oversikt over alle kravene på en kunde trykker du på + foran kunden.    Hvis du skal fjerne krav fra listen står du på fakturaen og trykker delete på tastaturet.  Du får da to valg: Fra forslaget: Velg dette hvis det er krav du ikke ønsker å sende akkurat nå, men som du ønsker at skal være med neste gang du produserer et forslag Permanent: Velg dette hvis du har valgt et krav som aldri skal purres.   Vær oppmerksom på at dersom dere purrer selv før oversendelse til AutoCollect så kan begge type krav komme opp i forslaget. Vær da oppmerksom på; Varsel 1: egne purringer Varsel 2: til Visma AutoCollect   Når du er klar for å sende forslaget til AutoCollect, trykk på “Utskrift/Oppdatering” og velg Inkassotype “Overføring av inkassooppdrag” og trykk “Start”            Oppdater fra AutoCollect Trykk på knappen “Oppdater fra AutoCollect” for å synkronisere returdata fra AutoCollect. Ved synkronisering blir statuser, inkassobyrå saksnummer, purre- og inkassooppgjør oppdatert i Visma Global. Det er viktig å gjøre dette fortløpende for å at AutoCollect skal fungere som tenkt.   Vi anbefaler at man har satt opp satsvise rutiner for å automatisere synkroniseringen.    ... View more

Du trenger ikke miste kontrollen når du benytter Visma Global AutoCollect, du kan selv velge hvem som skal purres og ikke.   Hvis du har kunder som ikke skal purres, fjerner du inkassoprofilen fra kundekortet. Gå til Kunde - Grunndata og under Behandlingsregler finner du Inkassoprofil, der velger du (Ingen verdi) slik:        ... View more

Vi ønsker at dere registrerer saker på vår Kreditorweb.  Dette er som følge av de nye personvernslovgivningene og innstramming av reglementet rundt informasjon vi kan beholde i våre systemer.    Registrer faktura for Purreinkassotjeneste   Purring → Ny faktura   Alle felter merket med gult må fylles ut. Bruk riktig datoformat på alle datofelt: DD.MM.ÅÅÅÅ Faktura Tjeneste: Her må du velge Receivable ledger Kunde Kundenummer: Dette MÅ fylles inn Velg korrekt Juridisk type: Fysisk person(privat)/Juridisk person(næring) Person-/org.nr: Dette MÅ fylles inn Fornavn/foretak: Dette MÅ fylles inn Telefon: Dette bør fylles inn E-post: Dette bør fylles inn Gateadresse, Postnr og Sted: Dette MÅ fylles inn Filer Her kan du laste opp kopi av faktura. Gjeldsinformasjon Fakturatype: Velg Faktura eller Kreditnota Fakturanr. :Skriv inn korrekt verdi her Datoer: Velg korrekt verdi her. Rentesats: Korrekt verdi = 0,00 - Ikke legg inn endringer her ! Rentetype: Korrekt verdi = Forsinkelsesrente 365 dager - Ikke legg inn endringer her !   Fakturalinjer Legg inn kun Beløp(inkl. moms) (Nederst til høyre)   Rentefaktura   Dersom du ønsker å legge inn en rentefaktura til oppfølging   Gjeldsinformasjon Fakturatype: Velg Rentefaktura Rentesats: Korrekt verdi = 0,00 - Ikke legg inn endringer her ! Rentetype: Velg Ingen rente   Dersom du har flere fakturaer for registrering, velg Ny faktura for å fortsette eller Klar for å avslutte. Når du er ferdig med registreringen, trykk Godkjenn journal og sakene oversendes Visma.     Inkasso   Benyttes kun dersom du selv har sendt gyldig inkassovarsel på faktura. Ta kontakt med oss dersom du ønsker å følge opp utestående rentenota. Ikke registrer disse her!   Lag journal Velg klienten du ønsker å registrere inkassosak på og trykk neste. Sak Ikke gjør endringer i disse feltene Debitorer Person-/org.nr: Dette MÅ fylles inn Juridisk type: Næring = Juridisk person / Privat = Fysisk Person Mobiltelefon: Dette bør fylles inn E-post: Dette bør fylles inn Postnr og sted: Dette MÅ fylles inn Kundenummer: Dette bør fylles inn Krav Faktura/ref.nummer: Dette MÅ fylles inn Opprinnelig hovedstol: Fylles inn dersom denne er ulik resterende hovedstol Gjenstående hovedstol: Dette MÅ fylles inn Rentesats: Korrekt verdi = 0,00 - Ikke legg inn endringer her ! Rentetype: Korrekt verdi Forsinkelsesrente 365 dager - Ikke legg inn endringer her ! Purredato: Dette er ikke felt for inkassovarseldato - Ikke legg inn noen dato her ! Nytt krav Her har du mulighet til å registrere flere fakturaer på en sak. Kreditfaktura Her kan du registrere en kreditnota på saken. Viktig at du legger inn negativt fortegn på beløpet, hvis ikke vil du få en feilmelding.   Tiltaksdato - Inkassovarseldato Dette MÅ fylles inn Velg Handlingsgruppe = IKVAR Fyll inn dato for utsendelse av inkassovarsel Filer Her kan du laste opp kopi av faktura og andre dokumenter i saken. Velg Bla og velg dokumentet du ønsker å laste opp Extra information Her kan du legge inn ekstra informasjon om saken. Dette legger seg som historikken på saken. Klikk Klar når du er ferdig. Dersom alt er registrert korrekt trykk Godkjenn journal. Her har du også mulighet til å endre eller slette journal, samt legge til flere saker. ... View more

Fra KreditorWeb vil du ha oversikt over hva som har skjedd med din faktura til både purring og inkasso.    Hvor faktura ligger i oppfølgingen er relevant for hvor du skal se på historikken. Ligger faktura kun til purring kan du finne informasjonen under Purring, ligger faktura til inkasso vil du finne informasjonen under Inkasso. Se nærmere beskrivelse nedenfor.    Purringer     Gå til Purring → Søk.    Se her for mer informasjon om hvordan du kan forbedre søkingen din i Kreditorweb.    Her kan du søke opp alle fakturaer registrert hos Visma Financial Solutions AS. Du kan også filtrere dine søk til å gjelde kun forfalte, ubetalte eller lignende ved å velge aktuelle statuser i rubrikkene.    Klikker du på faktura (blå skrift) du vil se nærmere på, får du opp bilde som vist nedenfor og du kan herifra velge fanen Historikk:     Her kan du se alle bevegelser i purresaken og laste ned kopi av brevene vi har sendt, samt se hva som er påløpt av renter og gebyr.     Trykker du på pilen ➤ i venstre marg får du opp enda mer informasjon.   Inkasso     Gå til Inkasso → Søk.    Her kan du søke på fakturanummer eller navn. Se her for mer informasjon om hvordan du kan forbedre søkingen din i Kreditorweb.      Klikker du på saksnummer (blå skrift) du vil se nærmere på, får du opp bilde som vist nedenfor og du kan herifra velge fanen Historikk:     Her kan du se alle bevegelser i inkassosaken og laste ned kopi av brevene vi har sendt.     Trykker du på pilen ➤ i venstre marg får du opp enda mer informasjon. ... View more

Vi sender ofte spørsmål vedrørende purre-/inkassosaker direkte til Kreditorweb.    Dersom vi sender deg en melding vil du motta e-post med med beskjed om at det har kommet en ny melding og vi ber deg logge inn i Kreditorweb for å svare.    Når du logger inn i Kreditorweb vil det komme en varsling 🔴 hvis du har uleste meldinger fra Visma. Trykk på denne og du får opp alle nye meldinger. Meldingen blir liggende her helt til du har besvart eller avslutter den.   Obs! Hvis du ikke får opp denne varslingen ved innlogging kan du likevel finne meldingen ved å søke på aktuell faktura under Purring → Søk eller Inkasso → Søk etter hvor faktura ligger i prosessen.        For å komme rett inn på saken og meldingen trykker du på saksnummeret.    Her kan du velge å svare på meldingen eller avslutte dialogen. Du kan lese hele meldingen ved å trykke på den svarte pilen helt til venstre på den aktuelle linjen.    Du kan også sende melding til oss ved å trykke på + Legg til melding. Se her for hvordan du sender melding på faktura til oppfølging.  ... View more

Hver gang vi mottar oppgjør på en purre-/inkassosak sender vi et remitteringsbilag per epost. Skulle du mangle eller ikke se å ha mottatt remitteringsbilaget kan dette hentes ut i vår KreditorWeb.   Da går du under fanen Rapporter og velger “Forproduserte rapporter”   Her velger du Rapporttype Klientkonto avregning, deretter ønsket klient før du trykker søk. Da vil du få opp samtlige remitteringsbilag vi har sendt. Disse kan hentes opp i PDF   ... View more