In deze procedure leest u de mogelijkheden van de AccountView-module Advisor-koppeling. Bij iedere mogelijkheid leest u wat de aandachtspunten zijn om succesvol met de module te werken. Met de module Advisor-koppeling kunt u: Debiteuren uploaden naar Advisor Debiteuren uit Advisor bijwerken Declaraties uit Advisor importeren De procedure eindigt met een uitleg over het werken met vestigingen en kantoren in Advisor. Informatie vooraf We gaan ervan uit dat u minimaal werkt met AccountView versie 9.8 met het laatst beschikbare Service Pack. Werkt u met een lagere versie, dan adviseren we u eerst te updaten. Via https://nl.visma.com/update vraagt u een update aan. Werkt u al met minimaal versie 9.8, controleer dan via https://nl.visma.com/accountview-support/service-packs/ of u het laatste Service Pack hebt geïnstalleerd. De eerste keer dat u vanuit AccountView contact legt met Advisor verschijnt een venster waarin wordt gevraagd naar uw gebruikersnaam en wachtwoord: U voert hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in dat u gebruikt om in te loggen bij Visma Online. Hierna kunt u het gewenste bedrijf kiezen en nadat u Verder gekozen hebt, verschijnt dit venster: Hier kiest u Yes, Allow om verder te gaan. Uw inloggegevens en het gekozen bedrijf worden als gebruikersvoorkeur vastgelegd, zodat u deze niet iedere keer opnieuw hoeft in te voeren. Wilt u andere inloggegevens gebruiken of een ander bedrijf selecteren, dan is daarvoor de optie Toegang vernieuwen beschikbaar: 1 Debiteuren uploaden naar Advisor In het venster Debiteuren kunt u Document > Debiteuren uploaden naar Advisor kiezen om debiteuren uit AccountView als klanten toe te voegen aan Advisor. In het dialoogvenster kunt u een aantal selecties maken: Selectie: Als u Geselecteerde kiest, dan voegt u alleen de debiteur waarop de cursorbalk in AccountView staat toe als klant aan Advisor. Door Alle te kiezen voegt u alle debiteuren in de huidige weergave toe als klanten. Maak bijvoorbeeld in AccountView een weergave van de debiteuren die aan Advisor als klant met de rechtsvorm Eenmanszaak moeten worden toegevoegd. Door Alle te kiezen worden alleen deze klanten toegevoegd. U kunt deze optie inzetten voor de verschillende rechtsvormen die u wilt koppelen aan de klanten. Rechtsvorm: Kies hier de rechtsvorm die moet worden gekoppeld aan de klant(en) die u aan Advisor toevoegt. Houd er rekening mee dat voor de meeste rechtsvormen een KvK-nummer bekend moet zijn in de stamgegevens van de debiteur om deze als klant aan Advisor te kunnen toevoegen.  BTW-periode: Kies hier de BTW-periode die van toepassing is op de klant(en) die u aan Advisor toevoegt. BTW-periode is geen verplicht veld in Advisor. Dus ook als u Niet van toepassing opgeeft in de dialoog, kan de klant worden toegevoegd aan Advisor. Accountmanager: Kies hier de accountmanager die moet worden gekoppeld aan de klant(en) die u in Advisor toevoegt.   Nadat u Uploaden hebt gekozen, ziet u hoeveel debiteuren correct zijn geïmporteerd in Advisor. Als het importeren niet succesvol was, kies dan Afdrukvoorb om na te gaan wat de reden hiervan was: 2 Debiteuren uit Advisor bijwerken In het venster Debiteuren is ook de optie Document > Debiteuren uit Advisor bijwerken beschikbaar. Hiermee kunt u in AccountView debiteuren bijwerken met wijzigingen die u bij klanten in Advisor hebt doorgevoerd. Als een klant in Advisor niet bestaat als debiteur in AccountView, dan wordt de debiteur toegevoegd: In het dialoogvenster kunt u een aantal selecties maken:   Alleen bestaande debiteuren bijwerken: Door dit veld te markeren zorgt u ervoor dat u alleen debiteuren in AccountView bijwerkt die als klant in Advisor bestaan. Klanten die alleen in Advisor bestaan, worden niet als debiteuren aan AccountView toegevoegd. Ook niet-actieve debiteuren bijwerken: Door deze optie te markeren zorgt u ervoor dat in AccountView ook debiteuren worden bijgewerkt die in Advisor niet als actieve klant zijn gemarkeerd:     Alleen voor vestiging: Als u in Advisor met verschillende vestigingen werkt, dan kunt u hier kiezen voor welke vestiging u debiteuren uit Advisor wilt bijwerken. Uitleg over vestigingen leest u in Werken met vestigingen en kantoren in Advisor. 3 Declaraties uit Advisor importeren In AccountView kunt u Document > Declaraties uit Visma Advisor importeren in het venster Verkoopfacturen kiezen om goedgekeurde declaraties als verkoopfacturen te importeren: Als u in Advisor met verschillende kantoren werkt, dan kunt u hier kiezen voor welk kantoor u declaraties uit Advisor wilt importeren. Uitleg over kantoren leest u in Werken met vestigingen en kantoren in Advisor.   Het vanuit Advisor importeren van declaraties kent deze aandachtspunten:    Als een declaratie wordt geïmporteerd van een klant die niet als debiteur in AccountView bestaat, dan wordt deze debiteur aangemaakt. Dit kan alleen als het veld Grb.rek debiteuren in de administratie-instellingen van AccountView is ingevoerd: Als u de omzet van diensten en activiteiten op aparte grootboekrekeningen wilt journaliseren, dan kunt u daarvoor verschillende artikelen gebruiken. In Advisor legt u de artikelnummers vast in de diensten: Het Artikelnr dat u vastlegt bij de basisgegevens van de dienst wordt gebruikt bij het declareren van een vaste prijs. Het Artikelnr dat u vastlegt bij de activiteiten voor urenregistratie, wordt gebruikt bij het declareren van de prijs per uur of verrichting. Zodra u het Artikelnr als artikelcode aan AccountView hebt toegevoegd, wordt dit gebruikt bij het journaliseren van de verkoopfactuur. Als u het Artikelnr invoert, dan moet hiervoor altijd een artikel met dezelfde code in AccountView worden aangemaakt. Laat u in de diensten het Artikelnr leeg, dan wordt in de verkoopfactuur het artikel gebruikt dat u in de administratie-instellingen hebt opgegeven bij Artikelcode diversen:   Laat u de Artikelcode diversen leeg en hebt u aan AccountView geen artikelen toegevoegd die u hebt ingevoerd in de dienst in Advisor, dan kan er geen verkoopfactuur worden gemaakt voor de declaratie uit Advisor. Bekijk het afdrukvoorbeeld bij de actie. Dit geeft bijvoorbeeld aan wat de reden is als een declaratie niet is geïmporteerd: Werken met vestigingen en kantoren in Advisor U kunt de onderverdeling Vestiging gebruiken wanneer het kantoor vestigingen op meerdere locaties heeft en over elke vestiging individueel wil rapporteren. Als er vestigingen zijn die bij een ander kantoor horen dan het hoofdkantoor, dan kunt u extra kantoren aanmaken. In de webhelp van Advisor leest u hoe u dit inricht. Hierna volgt een voorbeeld:   Het bedrijf bestaat uit 4 vestigingen waarvan er 2 horen bij kantoor BS Events (hoofdkantoor), en 2 bij kantoor BS Promotions:       De medewerker is werkzaam bij vestiging Promotions 2:      Deze medewerker is als accountmanager gekoppeld aan klant 1:     Bij Debiteuren uit Advisor bijwerken kunt u aangeven voor welke vestiging(en) u dat wilt doen. Als u Promotions 2 kiest, dan worden alleen debiteuren bijgewerkt die via de accountmanager gekoppeld zijn aan deze vestiging. Debiteur Klant 1 zal dus worden bijgewerkt.   Bij Declaraties uit Visma Advisor importeren kunt u aangeven voor welke kantoren u dat wilt doen. Als u Alleen hoofdkantoor kiest, dan worden alleen goedgekeurde declaratievoorstellen geïmporteerd van klanten die via de accountmanager zijn gekoppeld aan de vestigingen Events 1 en Events 2.    Daarnaast kunt u met deze inrichting vestiging als verdichting gebruiken bij het rapporteren. Ook kunt u rapporteren over alleen deze vestiging door hierop te selecteren:    ... View more

In Advisor kunt u plannen welke resources wat moeten doen voor een dienst. Zo kunt u bijvoorbeeld met grafieken en rapporten precies nagaan hoe de geplande uren overeenkomen met de werkelijk bestede uren voor een specifieke klant, dienst of medewerker. U hebt dan een volledig overzicht van de planning en de beschikbare resources van uw bedrijf.   Niveau voor planning vastleggen Starten met plannen van resources Met behulp van een wizard Handmatig plannen Geregistreerde en geplande uren vergelijken 1 Niveau voor planning vastleggen Het is mogelijk om op twee verschillende niveaus te plannen: op urenactiviteit (de standaardinstelling) en op dienst. Ga naar Instellingen > Instellingen vestiging > Overige instellingen om een niveau in te stellen. In dit voorbeeld plannen we op urenactiviteit.   2 Starten met plannen van resources Startpunt is het venster Resourceplanning waarin u ziet dat u twee verschillende weergaven kunt kiezen: Per medewerker en Per Klant. In de weergave Per medewerker kunt u selecteren of u daarin Alle, Medewerkers met geplande uren of alleen Medewerkers zonder geplande uren wilt opnemen:   Als u op het pijltje naast de naam van een medewerker klikt, dan ziet u de klanten waarbij de medewerker aan een dienst (in dit voorbeeld Boekhouding) is gekoppeld. En als u de dienst uitklapt, dan ziet u de activiteiten die aan de dienst zijn gekoppeld waarvoor u uren kunt plannen. In de weergave Per klant kunt u selecteren of u daarin Alle, Klanten met geplande uren of alleen Klanten zonder geplande uren wilt opnemen:     Als u op het pijltje naast de naam van de klant klikt, dan ziet u de diensten die aan de klant zijn gekoppeld. En als u de dienst uitklapt, dan ziet u de activiteiten en de namen van de medewerkers die aan de dienst zijn gekoppeld waarvoor u uren kunt plannen. 2a Met behulp van een wizard De wizard gebruikt u als u resources uit het vorige jaar wilt kopiëren, geplande uren wilt verplaatsen of kopiëren, of geplande uren wilt verwijderen. U start de wizard met deze knop:     In dit voorbeeld kiezen we ervoor om gegevens van vorig jaar te kopiëren, waarna de wizard wordt weergegeven. In de periode januari 2021 tot en met december 2021 zijn alleen uren geregistreerd en nog niet gepland, dus selecteert u Urenregistraties bij Te kopiëren gegevens selecteren.   In het volgende onderdeel van de wizard kunt u kiezen welke diensten en activiteiten u wilt kopiëren:   En in het laatste deel van de wizard krijgt u een overzicht van welke gegevens worden gekopieerd. Nadat u op de knop Bevestigen hebt geklikt, wordt de resourceplanning bijgewerkt. De 25 uur die Robert de Lange in 2021 had geregistreerd, ziet u nu in de planning voor 2022:    2b Handmatig plannen Hebt u geen gegevens die u van een vorig jaar kunt kopiëren, dan kunt u de planning handmatig maken. Via de knop Uren toekennen kunt u het totaal aantal uren eenvoudig toekennen aan meerdere perioden:  De knop Overzicht maakt inzichtelijk of een medewerker tijd heeft om met activiteiten aan de slag te gaan. De contracturen in dit overzicht worden bepaald door het werkschema dat u aan de medewerker hebt gekoppeld. 3 Geregistreerde en geplande uren vergelijken In januari 2022 bent u drie uur met de boekhouding van klant Deugro bezig. Nadat u deze drie uur hebt geregistreerd, kiest u Rapporten > Geplande uren en ziet u de afwijking tussen de geplande en geregistreerde uren: ... View more

In Advisor kunt u controlemomenten vastleggen om de status van uw diensten te bekijken en te controleren of uw diensten zijn voltooid. Daarbij hebt u de mogelijkheid controlemomenten te kopiëren en over te brengen naar toekomstige perioden. In deze procedure ziet u aan de hand van een voorbeeld hoe deze optie werkt, zodat u deze optimaal voor uw kantoor kunt inzetten.      Instellingen vastleggen Dienst controleren Dienst aan klant koppelen Vervaldatums opgeven Diensten/Controlemomenten Status nagaan Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken 1a Dienst controleren Het is 29 augustus 2021. Met klant Graaf B.V. komt u overeen dat u vanaf het derde kwartaal van 2021 ieder kwartaal de belastingaangifte voor de klant gaat verzorgen. Via Instellingen > Diensten legt u deze dienst daarvoor vast: Bij deze dienst hebt u 4 controlemomenten toegevoegd en is de optie Vervaldatums en inactieve perioden opnieuw gebruiken gemarkeerd. Dit betekent dat er bij deze dienst iedere periode 4 fasen zijn te onderscheiden en dat de vervaldatums en inactieve perioden  van de afgelopen 12 maanden worden gekopieerd en overgebracht naar de volgende 12 maanden. Daarna worden de instellingen van de huidige maand gekopieerd naar de overeenkomstige maand in het volgende jaar. U kunt het kopiëren altijd ongedaan maken door de optie Vervaldatums en inactieve perioden opnieuw gebruiken te demarkeren. 1b Dienst aan klant koppelen In Klanten opent u Graaf B.V. en op de tab Diensten voegt u via Nieuw de dienst Belastingaangifte toe: 1c Vervaldatums opgeven In de vorige schermafbeelding ziet u onder de knop Nieuw een tandwieltje om instellingen te doen voor de dienst. U geeft hier per controlemoment aan wat de vervaldatums en inactieve perioden zijn. De kwartalen starten in januari, april, juli en oktober waarbij: Op de 10e van de maand de gegevens voor de aangifte door de klant zijn aangeleverd. Op de 15e van de maand de aangifte compleet moet zijn. Op de 20ste van de maand de aangifte gecontroleerd moet zijn. Op de 25ste van de maand de aangifte moet zijn verzonden. De instellingen voor het aanleveren van de gegevens zien er zo uit:   Nadat u dit ingericht hebt voor alle vier de controlemomenten, kiest u Controlemomenten > Belastingaangifte en gaat u bij Periode naar januari 2021. Daar markeert u alle controlemomenten (via de optie waar het pijltje naar wijst) omdat de aangifte voor deze periode door de vorige accountant van de klant gedaan is.     Nadat u Opslaan hebt gekozen, worden de controlemomenten groen. Vervaldatums staan in het rood als de controlemomenten nog niet zijn voltooid en de vervaldatum eerder is dan vandaag (29 augustus 2021). Ook in periode April 2021 markeert u de controlemomenten als voltooid:     Perioden die u niet actief gemaakt hebt, zien er zo uit:      Het derde kwartaal begint in juli. Als u deze periode selecteert, ziet u dat de controlemomenten oranje gekleurd zijn. Dit betekent dat u deze controlemomenten nog niet hebt voltooid en dat de vervaldatums nog niet zijn gepasseerd.   2a Status nagaan De status van de diensten is te zien bij de klant op de tab Overzicht. Door op een status te klikken, krijgt u inzicht in de vastgelegde controlemomenten:   De datum bij de status van de dienst is gelijk aan de vervaldatum van het eerste controlemoment dat nog niet voltooid is. 2b Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken Als u bij de klant kijkt naar de dienst in 2022, dan ziet u nog geen status bij de perioden:   Wilt u niet wachten tot de vervaldatums en inactieve periode van de afgelopen 12 maanden zijn gekopieerd en overgebracht naar de komende 12 maanden, dan kunt u het volgende doen: Kies Instellingen > Diensten en open de dienst Belastingaangifte. Demarkeer Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken. Kies Opslaan en open de dienst opnieuw. Markeer Vervaldatums en inactieve periode opnieuw gebruiken. Kies weer Opslaan.   Nu tonen januari 2022 tot en met augustus 2022 een status omdat de controlemomenten en inactieve perioden zijn gekopieerd en overgebracht vanuit 2021:   Het overnemen van vervaldatums en inactieve perioden kan afhankelijk van het aantal klanten waarbij u de dienst gebruikt enige tijd in beslag nemen. Hou rekening ermee dat het enige tijd kan duren voordat zichtbaar is dat de vervaldatums en inactieve perioden zijn overgebracht. ... View more

In deze procedure ziet u, aan de hand van een voorbeeld, hoe u het urensaldo voor uw medewerkers in Visma Advisor kunt bijhouden:   Instellingen vastleggen Werkschema en feestdagen Medewerker Uren registreren Reguliere dag Overwerk Vakantie Uren controleren en saldo aanpassen Controleren Saldo aanpassen Nieuwe saldo 1a Werkschema en feestdagen Via Instellingen > Planningen legt u een standaardwerkschema vast: En feestdagen:     Door bij een feestdag 0,00 contracturen op te geven wordt deze dag niet meegenomen bij de berekening van het urensaldo van medewerkers. 1b Medewerker Via Instellingen > Medewerkers wordt medewerker Gijs Jan Boelsma geopend en op de tab Werkschema het standaardwerkschema gekoppeld:     Nadat dit is opgeslagen, wordt via de knop Urensaldo aanpassen 240 uur aan op te nemen verlof aan de medewerker toegekend:   2a Reguliere dag Vanaf 4 januari begint de medewerker met het registreren van uren. Op een reguliere dag is dit de registratie:   2b Overwerk In de eerste week van 2021 zijn de normale contracturen van de medewerker 40. Op 6 januari werkt de medewerker 10 in plaats van 8 uur. Nadat hij dit heeft geregistreerd en de dagen als voltooid heeft gemarkeerd, worden 2 uren aan zijn urensaldo toegevoegd:   2c Vakantie Op 11 januari neemt de medewerker een dag vakantie op. Op de overige dagen van januari werkt hij 8 uur per dag. Voor het registreren van de vakantie gebruikt de medewerker de al in Advisor aanwezige klant/dienst/activiteit: 002AB/Absentie/Vakantie:   3a Controleren Begin februari controleert de salarisadministratie de bestede uren, de afwezigheid en het urensaldo van de medewerkers via Rapporten > Urenoverzicht. Voor de medewerker uit dit voorbeeld ziet het rapport er als volgt uit:   3b Saldo aanpassen De medewerker van de salarisadministratie past het urensaldo van medewerker Gijs Jan Boelsma aan:   3c Nieuwe saldo Het nieuwe urensaldo (240+2-8) is nu zichtbaar op verschillende plaatsen in het programma, bijvoorbeeld in het rapport Urenoverzicht:     Bij de urenregistratie:     En bij Mijn startpagina > Overzicht > Mijn urenregistraties:   ... View more

U bent vast bekend met de Visma eAccounting app, maar wist u dat het ook mogelijk is met andere Visma Online-oplossingen op een smartphone te werken? Visma Online is namelijk geoptimaliseerd voor de weergave in een browser op uw smartphone. Zo kunt u bijvoorbeeld via uw smartphone uren registreren in Advisor.   Start op uw smartphone een browser (bijvoorbeeld Google Chrome) en ga naar Visma Online:     Nadat u uw e-mailadres en wachtwoord hebt opgegeven ziet u het overzicht van uw diensten:     Als u Visma Advisor kiest, dan wordt uw actielijst  getoond en daaronder de grafieken die u hebt toegevoegd aan het tabblad Overzicht van uw startpagina:     Als u via de drie liggende streepjes het menu opent, dan ziet u de opties die u in de browser op uw smartphone kunt kiezen:     Als u het klokje kiest, dan kunt u uren registreren:   ... View more

Visma Online is geoptimaliseerd voor de weergave in een browser op een smartphone. Hierdoor kunt u een klant op zijn smartphone met Financial Overview inzicht in zijn financiële situatie geven.  Laat de klant op zijn smartphone een browser (bijvoorbeeld Google Chrome) starten en naar Visma Online gaan:     Nadat de klant zijn e-mailadres en wachtwoord heeft opgegeven ziet deze het overzicht van zijn diensten:     Wanneer de klant Visma Financial Overview kiest, dan worden de grafieken op zijn startpagina van Financial Overview getoond:     Door de scrollbar naar beneden te schuiven krijgt de klant alle grafieken te zien.  Bovendien kan de klant diverse rapporten weergeven door via de drie liggende streepjes het menu te openen:   ... View more

In Advisor aangemaakte declaraties kunt u overbrengen naar eAccounting om daar te factureren. In deze procedure leest u welke instellingen u daarvoor moet vastleggen en ziet u een voorbeeld.    Instellingen vastleggen Instellingen vestiging Diensten Onkosten Klanten Voorbeeld Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie Declaraties aanmaken en overbrengen Conceptfactuur in eAccounting 1a. Instellingen vestiging In Advisor kiest u Instellingen > Instellingen vestiging > Declaraties en geeft u aan dat het boekhoudsysteem van Visma voor factureren Visma eAccounting is. Nadat u dat hebt gedaan, kiest u Opslaan: 1b. Diensten Kies Instellingen > Diensten en leg bij iedere dienst die u wilt gaan factureren artikelnummers vast. Via de artikelnummers wordt de dienst gefactureerd in eAccounting: Alle velden waarin een artikelnummer kan worden opgegeven, moeten worden ingevuld. Als u de omzet op verschillende grootboekrekeningen in eAccounting wilt boeken, dan gebruikt u verschillende artikelnummers. Dit heeft als nadeel dat het u aardig wat tijd kost om dit vooraf in te richten. Om voor elkaar te krijgen dat in eAccounting verschillende omzetrekeningen worden gebruikt, zult u in eAccounting eerst de artikelen moeten aanmaken en deze koppelen aan verschillende verkoopcategorieën. Binnen de verkoopcategorieën geeft u  aan welke omzetrekening wordt gebruikt en welke btw-code eraan hangt.  Daarnaast is het sowieso niet mogelijk op verschillende grootboekrekeningen te boeken als u een vaste prijsafspraak heeft voor een bundel diensten. In dat geval wordt namelijk altijd het artikel gebruikt dat gekoppeld is aan de alfabetisch eerste dienst uit de bundel. Ga dus eerst na of het in uw situatie wel handig of mogelijk is de omzet op verschillende rekeningen te boeken. Als alternatief kunt u misschien prima gebruik maken van verkoopstatistieken in eAccounting, of u doet de omzetanalyse in Advisor met behulp van het rapport Brutomarge. 1c. Onkosten U kunt ook onkosten registreren en aan uw klanten declareren. Kies Instellingen > Onkosten in Advisor. Als u hier nog geen onkosten aantreft, dan kunt u die met de knop Nieuw aanmaken. Als u onkosten wilt declareren, zorg er dan voor dat er een artikelnummer en een prijs per eenheid zijn ingevoerd:   1d. Klanten Zorg ervoor dat in Advisor bij iedere klant aan wie u wilt factureren, een postcode en plaats zijn opgegeven. Daarnaast moet een prijslijst gekoppeld zijn om activiteiten te kunnen factureren. Ga via Klanten naar de klant en open vervolgens het tabblad Klantgegevens om dit te controleren:   Nadat u op het tabblad Diensten de diensten hebt gekoppeld die u wilt gaan factureren, kunt u op het tabblad Prijsstelling hiervoor prijsstellingen vastleggen.  2a Prijsstelling, uren- en onkostenregistratie We starten hier met een voorbeeld. Met de klant is een vaste prijsafspraak gemaakt waarbij 4 keer per jaar 200 euro wordt gefactureerd:      Eventueel advies wordt gefactureerd voor 80 euro per uur. Op 25 januari rijdt u naar de klant voor advies. Hiervan wordt deze urenregistratie gemaakt:     De enkele reis naar de klant is 30 kilometer en hiervoor maakt u deze onkostenregistratie waarop u aangeeft dat dit aan de klant wordt gedeclareerd:   2b Declaraties aanmaken en overbrengen U maakt dit declaratievoorstel aan:     De declaratieregels zien er als volgt uit:   Nadat hier Goedkeuren is gekozen, is het mogelijk de declaratie naar eAccounting over te brengen: Nadat deze actie voltooid is, komt de declaratie in de declaratiehistorie van Advisor te staan. 2c Conceptfactuur in eAccounting In eAccounting is voor de overgebrachte declaratie een conceptfactuur aangemaakt die u hier verder kunt verwerken.     Als de debiteur in eAccounting is aangemaakt omdat deze daar nog niet bestond, dan krijgt deze automatisch als betalingsvoorwaarde Factuurdatum + 30 dagen. Als de debiteur al bestond in eAccounting, dan wordt de betalingsconditie gerespecteerd die bij de debiteur is vastgelegd. Wilt u voor alle conceptfacturen de datum van overzetten vanuit Advisor gebruiken, dan kiest u in eAccounting voor Instellingen > Bedrijf > Facturering en markeert u Gebruik voor conceptfacturen altijd oorspronkelijke datum. Als u deze optie niet markeert, dan wordt de datum van de factuur verschoven en wordt deze gelijk aan de datum van de dag waarop u de factuur voltooit. ... View more

In deze supportnote ziet u een voorbeeld van hoe u kunt omgaan met het werken met voorschotten in Advisor. De supportnote is verdeeld in deze onderwerpen: Afspraak met de klant Vastleggen van gegevens Inzetten van rapportage Verrekenen van voorschotten 1. Afspraak met de klant U spreekt spreekt met de klant af de boekhouding van de klant te doen en daarvoor minimaal 2400,- euro per jaar in rekening te brengen. Daarbij gaat u er vanuit dat er 2 uur per maand voor de boekhouding nodig is. De uren die u extra nodig heeft voor de boekhouding van de klant, worden bij de klant in rekening gebracht voor 100,- euro per uur. De klant ontvangt iedere maand een factuur van 200,- euro. De eventuele extra uren worden per kwartaal gefactureerd. 2. Vastleggen van gegevens Via Instellingen > Diensten wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd. Via Instellingen > Prijslijsten wordt een prijslijst toegevoegd waarin wordt vastgelegd dat voor alle activiteiten een prijs van 100,- euro geldt.   In de klantgegevens wordt de prijslijst “100,- per uur” geselecteerd: Op het tabblad Diensten bij de klant wordt de dienst “Boekhouding” toegevoegd. Op het tabblad Prijsstelling bij de klant wordt deze prijsstelling van het type “Vaste prijs” toegevoegd:   Nadat in de prijsstelling is gekozen voor Declaratieschema bijwerken, ziet het schema er zo uit:   3. Inzetten van rapportage In de maanden januari en februari heeft de klant een factuur van 200,- euro ontvangen. Voordat u de declaratie van maart aanmaakt, bekijkt u het rapport Vaste prijs over de periode tot en met maart om inzicht te krijgen in het eerste kwartaal:     Het was gepland dat er in het eerste kwartaal 600,- euro zou worden gedeclareerd. Januari en februari zijn al gedeclareerd, dus er is nog 200,- euro te declareren. U schatte in het eerste kwartaal 6 uur nodig te hebben voor de boekhouding van de klant, maar er is 7 uur geregistreerd. Omdat een uurtarief van 100,- euro is vastgelegd, is in de kolom Afwijking -100 zichtbaar. Oftewel er is in het eerste kwartaal 100,- euro te weinig gedeclareerd. De kosten (-490) worden bepaald door het uurtarief van de medewerker (70) te vermenigvuldigen met het daadwerkelijk aantal uur dat de medewerker bezig geweest is (7). De contributiemarge wordt bepaald door deze kosten van de geplande declaraties af te trekken.  4. Verrekenen van voorschotten Van januari tot en met februari blijkt er 5 uur te zijn geregistreerd. U kunt deze registraties niet meer bewerken en maakt een nieuwe urenregistratie aan waarbij Declarabele uren naast vaste prijs wordt gemarkeerd en 0,00 wordt ingevoerd bij Uren, omdat de extra uren al zijn geregistreerd. Het gaat hier alleen om het declareren van extra uren. Daarom wordt bij Declarabele uren het aantal extra bestede uren opgegeven. De prijs van deze declarabele uren is 100,- euro, dit is bij stap 2b in de prijslijst vastgelegd.   U maakt hierna de declaratie van maart aan en ziet dat er zoals verwacht 300,- in plaats van 200,- euro wordt gedeclareerd:    Nadat deze declaratie voltooid is, wordt opnieuw het rapport Vaste prijs opgevraagd en daarbij wordt Declarabele uren naast vaste prijs gemarkeerd:   Het rapport toont nu dat het gedeclareerde bedrag aansluit op het aantal geregistreerde uren. In de kolom Afwijking staat dan ook nu 0:   ... View more