Komt dit je bekend voor? Je krijgt een taak waarin staat dat je een contract moet aanmaken. In de taak staat de instructie dat je dit vervolgens via Persoonsgegevens - Acties - Nieuw contract het proces moet starten.    Dat kan ook anders!   Er kan nu een taak gemaakt worden waarin direct het proces ‘ Nieuw contract’ gestart kan worden. Je hoeft dan niet zelf de actie op te zoeken via het navigatie menu.  Je krijgt dan een taak te zien waarin de instructie staat en je alleen nog maar op de knop Starten hoeft te klikken.   Klik op ‘Starten’ en dan opent het nieuwe contractscherm:   Vul de gegevens in, klik op ‘Voltooien’, en het contract is aangemaakt!   Wil je weten hoe je dit proces kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag! Nieuw type taak: actie nieuw contract Het was in Workflow Plus al mogelijk om een actie in persoonsgegevens te laten starten om gegevens binnen een contract te wijzigen. Het is nu ook mogelijk om een nieuw contract actie te starten vanuit Workflow Plus.   Er is een nieuw Workflow Plus taak type beschikbaar. Binnen de taak is het mogelijk een soort aanstelling te selecteren. Dit wordt dan ingevuld in de nieuwe contract taak. Dit is een voorselectie. De gebruiker kan er nog van afwijken en een andere soort aanstelling kiezen.     De gebruiker die de taak op de lijst krijgt, ziet eerst het startscherm. Dit werkt hetzelfde als bij de taak actie persoonsgegevens wijzigen. Zodra dit is gestart komt het eenvoudige contract scherm naar voren.    De invoer notities die tijdens het voorafgaande Workflow Plus proces zijn ingevuld zijn ook in dit scherm beschikbaar.    Een voorbeeld van hoe je dit kunt gebruiken: Een Workflow Plus proces start 2 maanden voor het einde van een (tijdelijk) contract). Via de Workflow Plus taken wordt besloten wat er moet gebeuren: moet het contract worden verlengd. Of gaat de medewerker uit dienst en moet er een extra contract en ikv worden aangemaakt tbv de transitievergoeding. Als dit via een beslissingstaak is besloten kan de vervolgtaak starten: actie nieuw contract. Zie voor meer informatie over het proces inrichten transitievergoeding de handleiding op de community. ... View more

Toch maar die maandag vrij nemen in plaats van die woensdag? Een medewerker kan dit gemakkelijk zelf doorgeven in Visma.net HRM. Bij het doorgeven van deze wijziging moet het niet mogelijk zijn om de totale omvang van het rooster te wijzigen. Daar zou namelijk een andere goedkeuringsflow aanhangen en er zal een wijziging op de arbeidsovereenkomst gegenereerd moeten worden.  Bij een werkpatroon wijziging is dit niet nodig.   Het is mogelijk om dit in te richten in het mutatieformulier. Zie het voorbeeld hieronder waarbij de totale omvang (per ongeluk) wordt gewijzigd. Op woensdag worden uren toegevoegd maar op maandag worden deze uren niet weggehaald. Deze wijziging kan niet worden opgeslagen.   Als vervolgens de uren op de maandag worden weggehaald, komt het totaal weer op 32 uur. Dan kan het rooster wel worden opgeslagen.   Wil je weten hoe je dit mutatieformulier aanmaakt? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag!   En zie je de invoer van de uren per dag in het rooster nu voor het eerst? Wellicht gebruiken jullie de klassieke bedrijfsroosters. Stap dan snel over op de werknemerroosters!  Mogelijkheid tot alleen roosterdagen wijzigen en niet totale uren In het mutatieformulier is het nu mogelijk om aan te geven dat er een roosterwijziging gedaan kan worden, maar dat daarbij niet de totale uren mogen veranderen. Hierdoor is het mogelijk een apart proces in te richten voor alleen een roosterdagen wijziging en een daadwerkelijke uren wijziging waarbij de deeltijdfactor wijzigt. Dit kan dus wel: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Vrijdag 8 = totaal 24 uur  Dit kan dan niet: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8, Vrijdag 8 = totaal 32 uur    Er is een nieuwe optie toegevoegd aan het inrichtings scherm van het mutatieformulier om deze restrictie in het formulier mogelijk te maken. Deze optie is alleen beschikbaar als alleen het rooster is toegevoegd aan het mutatieformulier. Als de vaste uren en/of deeltijdfactor/werktijdfactor is geselecteerd is de optie niet beschikbaar. Als het vinkje is aangezet en later worden de vaste uren en of deeltijdfactor aan het mutatieformulier toegevoegd dan zal de instelling alsnog genegeerd worden. Het is dan wel mogelijk om de totale uren aan te passen.    Wanneer deze optie aanstaat wordt er een blokkerende melding getoond wanneer de gebruiker uren probeert op te slaan die niet overeenkomen met het totaal aantal uren in het rooster.   Dit werkt ook als het mutatieformulier onderdeel is van een actie:     Gebruiken werknemerroosters Om werknemerroosters in gebruik te nemen zet je de volgende vinkjes aan  ‘Gebruik werknemerroosters’ en ‘Maak werknemerroosters leidend.’   Let op, dit heeft wel consequenties. Neem hierover contact op met jullie consultant om dit verder te bespreken. ... View more

Introductie Het is maandagochtend. Na een drukke ochtendspits ben je eindelijk op je werk aangekomen. Nu nog even snel die mutatie doorgeven. Je start de actie op en je ziet het volgende:     Waarom al die vragen? En wat moet ik dan invullen? Nou, ik vul wel gewoon iets  in. Ik hoor het vast wel van HR als het niet goed genoeg is.    Voor HR zijn deze antwoorden niet echt duidelijk. Waar eindigt de vraag en waar begint het antwoord? De 3e vraag is niet beantwoord. En de rest van de antwoorden zijn onvolledig.  Gelukkig kan dat ook anders.    Je kunt hiervoor namelijk de actie vragen gebruiken. De onderstaande invoernotitie is dan overbodig. Dit veld kan nog wel gebruikt worden voor aanvullende informatie.   Per actie vraag geef je aan wat voor antwoord er verwacht wordt en of het veld verplicht is. Voor de invoerder is het veel gemakkelijker en duidelijker om in te vullenen voor HR is het formulier overzichtelijker en er is minder kans op antwoorden waarmee ze niet verder kunnen.     Heb je dit nog niet in gebruik? Lees hieronder snel meer over het inrichten van deze actie vragen. En ga ermee aan de slag! Instructie Bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen & acties is het mogelijk om zelf acties te definiëren. Daarbij was het al mogelijk om de invoer notitie te gebruiken. Daarin kun je ook vragen meegeven aan de eindgebruiker.   Deze vragen kunnen onder elkaar worden gezet in hetzelfde grote veld. Maar het is niet mogelijk een antwoord als verplicht in te stellen of te forceren wat het antwoord zou moeten zijn: een datum, ja/nee, een code, etc.   Daarom zijn nu de vrije vragen als optie toegevoegd. Daarmee is het mogelijk de vragen apart weer te geven en wel te forceren dat het juiste antwoord wordt gegeven.    Bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Soorten aanstellingen & acties kunnen de vrije vragen worden toegevoegd.    Als de actie op Alle bedrijven niveau is gedefinieerd en de vragen worden op dit niveau toegevoegd, zijn de vragen automatisch beschikbaar in de onderliggende bedrijven. Als er een inrichting op bedrijfsniveau is, zal de vraag per bedrijf moeten worden toegevoegd.    Als er geen vraag is ingesteld is een korte uitleg zichtbaar. Zodra er vragen zijn toegevoegd verdwijnt de uitleg. Klik op Nieuwe vraag op een vraag toe te voegen. Dan opent het volgende scherm:   Voeg een bestaande vraag toe: Wanneer er eerder vragen zijn aangemaakt is het mogelijk diezelfde vraag te selecteren en toe te voegen.  Wanneer de inhoud van de vraag wordt aangepast, wordt het op alle plekken gewijzigd waar deze vraag is toegevoegd.    Kies voor Voeg een nieuwe vraag toe om zelf een nieuwe vraag te definiëren.  Vraag: de vraag zoals deze wordt getoond aan de eindgebruiker Omschrijving: Deze is zichtbaar wanneer met de muis over de vraag wordt ‘gehooverd’. Taal: wanneer 2 talen actief zijn wordt het veld als 2 talig aangeboden Verplicht: Wanneer het veld verplicht is kan de gebruiker niet doorgaan voor het antwoord is gegeven Type: Kies het type veld. De keuze bestaat uit vrije tekst, nummer, datum of lijst. De lijst opties zijn zelf te definiëren. Afhankelijk van het type veld zijn additionele instellingen mogelijk. Bijvoorbeeld een minimale en maximale waarde bij nummer.     Onderaan de pagina moet ook op Opslaan worden geklikt voordat de vragen daadwerkelijk zijn toegevoegd aan de actie.   De vragen zijn te bewerken door het klikken op het wijzigings icoontje of te verwijderen door middel van de prullenbak.   Bij het klikken op wijzigen zal het voorheen getoonde scherm weer naar voren komen en de vraag kan worden aangepast.   Wanneer de actie wordt geopend zijn de vragen zichtbaar.     Nadat de actie is gestart zijn zowel de vragen als antwoorden in het invoer notitiescherm beschikbaar gedurende de hele actie.   N.b. De opmaak van de actie is ook gewijzigd. De naam is groter en dikgedrukt zodat dat deze beter in beeld komt. De omschrijving van de actie wordt er cursief onder getoond. ... View more

Releasenotes Visma.net HRM 1.137.19 14 Februari 2023   In deze releaseupdate zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd in de layout en het gebruikersgemak van declaraties.   Lees hierover meer in de bijlage van dit artikel!   ... View more

Een oud collega komt toch weer terug! Dat is heel fijn. Nu nog even registreren in Visma.net HRM.   Wordt er een medewerker nieuw ingevoerd, maar was deze al eerder werkzaam geweest binnen het bedrijf? Door te controleren op BSN werd dit duidelijk gemaakt aan de gebruiker die de medewerker invoert. Omdat deze controle op bsn niet meer toegestaan is wordt deze controle vervangen. De combinatie van geboortedatum en na(a)m(en) kan ook heel goed gebruikt worden om te identificeren of de medewerker al bestaat. Daarom wordt vanaf release 1.138.00 deze vervangende oplossing geimplementeerd.    Lees hierover meer in de bijlage aan dit artikel. ... View more

Release 1.137.16 - 7 Februari    In deze update worden de minimumloonschalen van de CAO Primair Onderwijs bijgewerkt.  ... View more

In deze releaseupdate zijn 3 aanpassingen gedaan:   - Gewijzigde doelgroep pNPS  - Nieuwe AOW leeftijd geimplementeerd - Autorisaties officiele documenten aanpepast ... View more

Medewerkers op andere afdelingen een contract/uitbreiding geven   Middels een extra functiegroep (in onderstaand voorbeeld de manager), kan een extra contract en/of uitbreiding vastgelegd worden voor iedere medewerker in het bedrijf.    Hoe dit werkt wordt beschreven in het artikel hieronder.   Als manager mag je allerlei gegevens van je eigen afdeling zien. Naast de manager rechten heeft de gebruiker ook de rechten via de functiegroep 'contract aanmaken'. In deze groep staan alleen de rechten voor de sectie Contract algemeen en actie contract aanmaken.   Inrichting De functiegroep daarvoor is als volgt in te richten:         Door in de gebruikersgroep DAA gehele organisatie aan te geven dat de functiegroep contract maken bij alle afdelingen kan komen, kan de manager alle medewerkers zien.  Wanneer het niet voor alle afdelingen nodig is, is het wellicht handiger een aparte gebruikersgroep aan te maken.  Daarin kun je bijvoorbeeld alleen de teams van de organisatie of scholen aanvinken en bijvoorbeeld staf en bestuursafdelingen uitsluiten.   De manager ziet alleen contract algemeen en kan alleen de namen van medewerkers zien. Dit zou verder niet anders moeten zijn als hoe zij nu al gewend zijn om te werken in veel gevallen.   Resultaat In onderstaande voorbeeld is de manager ingelogd van Afdeling Inkoop:  Wanneer je op contract staat zie je alle afdelingen:     En probeer je bijv. de persoonlijke gegevens in te zien, dan zie je alleen de eigen afdeling: Als je naar de actie nieuw contract ga, kan je van alle geautoriseerde afdelingen medewerkers selecteren. Het lukt ook om een contract aan te maken:     Van belang is wel dat de manager/indiener het juiste contract pakt (bijvoorbeeld het hoofdcontract bij een uitbreiding, ipv een andere uitbreiding).  ... View more