Scanningtjenesten i AutoInvoice

Lene-Marie Aas · ‎20-03-2014

Scanningtjenesten i AutoInvoice er en tjeneste som skanner og tolker alle fakturaene for deg.

Pdf-fakturaene sendes til en fast e-postadresse, hvor de blir OCR-tolket og validert
Fra og med 01.08.2023 blir ikke skanning av papirfaktura aktivert automatisk lenger når nye firma aktiverer skanningstjeneste i Autoinvoice. Dersom noen likevel skulle ønske å benytte skanning av papirfaktura som sendes inn til skanning pr. post, kan dette aktiveres på forespørsel. Papirfakturaene kan sendes til en fast adresse og bli scannet, OCR-tolket og validert. Dette

Hvordan aktivere tjenesten?

Firmaet må være registert i AutoInvoice. Les om hvordan her.

I fra autoinvoice.visma.com

Logg inn på autoinvoice.visma.com for det aktuelle firmaet
Klikk på Innstillinger oppe til høyre
Klikk på Skanningskonto i menyen til venstre
Velg Aktiver for Skannings-tjenesten.
Fyll inn deres epostadresse som Visma skal bruke for å sende informasjon om skanningstjenesten. F. eks dokumenter som blir sendt til scanningstjensten og som ikke er fakturaer.
Fyll også ut ditt firmas adresse.
Trykk Lagre

I fra AutoInvoice-sidene i ditt Visma økonomisystem

Klikk på AutoInvoice-innstillinger
Klikk på Fakturainnstillinger, Inngående i menyen til venstre
Velg Aktiver for Skannings-tjenesten.
Fyll inn deres epostadresse som Visma skal bruke for å sende informasjon om skanningstjenesten. F. eks dokumenter som blir sendt til scanningstjensten og som ikke er fakturaer.
Fyll også ut ditt firmas adresse.
Trykk Lagre

Du skal kunne begynne å bruke tjenesten dagen etter registrering.

Du eller dine leverandører kan da sende pdf- eller tiff-fakturaer til en epost-adresse som inneholder ditt registrerte organisasjonsnummer, f.eks. 987654321@autoinvoice.no.

Fakturaer som sendes inn, mottas, tolkes og valideres før de vil være tilgjengelig for deg i AutoInvoice.

Hvordan avslutte tjensten?

Du deaktivere tjenesten i AutoInvoice
Vurder om du skal deaktivere mottak av elektronisk faktura samtidig
Informer dine leverandører om endring i mottak av fakturaer
I 60 dager etter oppsigelse vil du få ettersendt fakturaer på epost. Du vil bli fakturert for disse fakturaene også.

Hva koster dette?

Priser 2023:

Epost med pdf-faktura: kr 10,3,- per faktura.
Papirfaktura for scanning og tolking: kr 15,3,-

Se offisiell prisliste her: https://www.visma.no/erp/pakker-og-priser/autoinvoice/

Hvordan blir jeg fakturert for dette?

Dette faktureres på samme måte som resten av AutoInvoice. Dette vil skje i forhold til forbruk i henhold til TOS-avtalen.

Hvilke felter tolkes?

Følgende felter på fakturaen tolkes

Faktura nummer
Kontonummer på avsender (1. IBAN 2. Bankgiro 3. Plusgiro 4. Bankkonto)
Beløp (ink MVA)
MVA beløp (fradragsberettiget mva, flere mva-satser summeres hvis total mva mangler)
Organisasjonsnummer på avsender
MVA reg nummer på avsender
Selger navn
Fakturatype (Faktura/Kreditnota)
Valutakode
Forfallsdato (Hvis verdien ikke kan finnes - settes forfallsdato til +30 dager fra fakturadato)
Fakturadato
KID nummer
Referanse navn/nummer

Hvor lang er responstiden fra mottatt faktura til ferdig tolket?

Leveringstiden vil variere litt i forhold til helligdager, helger etc. På en vanlig arbeidsdag vil faktura levers innen 4 timer (08.00-17.00). etc. På en vanlig arbeidsdag så skal faktura leveres til Autoinvoice innen 4 timer. Når fakturaen er klar i Autoinvoice, kan den lastes ned av ditt mottakersystem.
For å vite hvor lang tid det vil ta før du ser fakturaen må du vite hvor ofte ditt mottakersystemet leser fra AutoInvoice. Sjekk evt. med din support.

Tolkes dette også manuelt?

Sommeren 2023 gikk vi over til ScanCloud som OCR-tolker og validerer innsendte fakturaer til skanningskonto. Her er det kun automatisk skanning og ingen manuell kontroll.

Hvordan sende fakturaene per epost?

Fakturaene må sendes som pdf vedlegg, og hvert vedlegg må inneholde hele fakturaen inkl. eventuelle vedlegg. PDF dokumentet må være autentiske PDF-dokumenter i versjon 1.3 eller høyere. PDF dokumentene kan ikke være passord beskyttet eller låst på noen måte. Filnavnetkan ikke inneholde andre tegn enn a-z, A-Z, 0-9.

Vedlegg som sendes i egen fil vil bli behandlet som eget dokument.

Det kan ikke sendes flere fakturaer i samme fil, disse vil ikke bli splittet.

Det kan sendes flere filer i samme mail. Fakturaene må da ha forskjellige navn og størrelsen på mailen må ikke overstige 10 mb.

Pdf-ene som kommer inn på e-post må ikke være større enn 210 x 297 mm. Det bør ikke være mer enn 100 sider i en pdf-fil. I tillegg må oppløsning være på 300dpi, gjelder spesielt scannede filer som sendes inn.

Utenlanske fakturaer

På fakturaer fra utenlandske leverandører tolker vi kontonummer hvis det finnes, og bankgiro på svenske fakturaer, hvis dette ikke finnes tolker vi IBAN-nummer. I tillegg tolker vi VAT-nummer, eller org.nummer hvis dette ikke finnes på fakturaen.

Fakturaen tolkes i utgangspunktet uavhengig av språk. (De mest kjente europeiske språkene kan du regne med dekkes).

Purringer og andre "ikke-fakturaer"

Purringer og andre dokumenter som kommer inn som papir og ikke er fakturaer blir scannet og sendt på epost tilbake fra AutoInvoice. E-postadressen som skal brukes for retur, legges inn når man setter opp skanning i Autoinvoice. Prisen for dette er den samme som for å scanne en faktura. Hvis det som kommer per post ikke kan scannes, vil dette returneres per post til den prisen som er oppgitt over.

Hvis disse ikke-fakturaene kommer per e-post, vil de bli returnert per e-post.

Hvordan får jeg support på tjenesten?

Tjenesten supporteres på samme måte som resten av AutoInvoice, dvs samme support som for ditt Visma mottakersystem.