Youforce biedt ondersteuning bij renseigneringsverplichting

[#1]

Veel werkgevers verrichten betalingen aan ‘personeel niet in loondienst’ (PNIL). Dit zijn personen met wie geen arbeidsovereenkomst is gesloten, maar die wel betaald worden voor een incidentele of periodieke dienst. Hierbij kan je denken aan:

• Vrijwilligers aan wie je een vergoeding verstrekt.
• Artiesten die optreden voor cliënten, relaties of personeel.
• Betalingen aan zogenaamde derden, waaronder gastsprekers, gastdocenten en ZZP’ers die een factuur zonder BTW sturen aan jou als werkgever.

Er bleek aanvankelijk onvoldoende wettelijke basis om bij de opgaven van uitbetaalde bedragen aan derden (UBD, voorheen via het IB-47 formulier) ook het BSN uit te vragen. De nieuwe renseigneringsverplichting geeft wél een wettelijke grondslag voor gegevensverstrekking onder vermelding van het BSN. De renseigneringsverplichting is per januari 2022 van kracht gegaan, in het kort betekent dit:

• Dat je verplicht bent om alle uitbetaalde bedragen aan derden aan te leveren bij de Belastingdienst.
• Dat je verplicht bent het BSN vast te leggen vanaf januari 2022. Ook bij de huidige populatie personeel niet in loondienst, die al in Youforce geregistreerd staan.
• Dat de IB-47 aangifte gaat vervallen. Hier komt een nieuw aangifte bestand UBD (uitbetaalde bedragen aan derden) voor in de plaats.

De Belastingdienst heeft besloten het technische format van de aangifte geheel te wijzigen/moderniseren. De IB-47 aangifte vervalt en wordt vervangen door de UBD (uitbetaalde bedragen aan derden). Dit betekent dat bestaande software voor de IB-47 aangifte ingrijpend moet worden aangepast. Naast het technische formaat is het verplicht stellen van het BSN een belangrijke wijziging die niet alleen technische, maar ook organisatorische impact (AVG/privacy) kan hebben op huidige uitvraag bij personeel niet in loondienst en daardoor ook op de software. Als er reeds gebruik wordt gemaakt van de IB-47 functionaliteit voor uitbetaalde bedragen aan derden, dan kun je daar onverminderd gebruik van blijven maken, let wel op dat je het BSN gaat vastleggen.

De voordelen van Youforce

• Je vastlegging voldoet aan de wettelijke eisen.
• Automatische toetsing op fiscale normen vrijwilligers.
• Geen separate handmatige invoer nodig in het portal van de Belastingdienst.
• Al het personeel is opgenomen in het HR-systeem.
• Dit geeft overzicht en mogelijkheden tot rapportage. Zoals de mogelijkheid om al het personeel niet in loondienst fiscaal te beoordelen en af te splitsen ten behoeve van de aangifte.
• Het HR-systeem is de plek waar het BSN van reguliere werknemers ook opgeslagen en beheerd wordt. Het is daardoor een betere plek om het BSN van personeel niet in loondienst toe te voegen.
• Alle relevante AVG en privacy maatregelen zijn in het HR-systeem al getroffen voor het reguliere personeel.
• Eén betaalstroom voor alle betalingen aan personeel via de Betaal Manager.
• Personeel niet in loondienst gaat mee in de journalisering en kostenverdelingen.
• Self Service kan gebruikt worden voor onkostenvergoedingen, urenregistratie, wijzigingen persoonsgegevens, etc. 
• Het personeelsdossier kan ook voor personeel niet in loondienst worden gebruikt. Daarmee heb je alle documenten op een centrale plek staan.
• Als je personeel niet in loondienst in een aparte instelling opneemt, kun je met RSM (Raet Specificatie Manager) zelfs een aparte afrekenspecificatie aanbieden in plaats van een salarisspecificatie.
• Met de IAM API geef je ook direct het personeel niet in loondienst door naar Identity en Access Management systeem.

Hoe leg ik personeel niet in loondienst vast?

Om je een beeld te geven hoe het registreren van personeel niet in loondienst werkt bij Youforce, is hieronder een korte instructie opgenomen. De vastlegging doe je in de Youforce onderdelen Self Service, HR Core en Payroll Gemal.

Aanmaken dienstverband en betaling

1. Je maakt op gebruikelijke wijze een dienstverband aan voor de persoon aan wie je een betaling hebt verricht.
2. Je legt de persoonsgegevens vast in HR Core inclusief het BSN, wat vanaf januari 2022 verplicht is.
3. Met HR Core rubriek P02887 /  Gemal invoercode 02887 geef je aan dat dit dienstverband een verloning betreft aan personeel niet in loondienst. Tegelijkertijd geef je aan of de persoon de werkzaamheden verricht als vrijwilliger of als overig personeel niet in loondienst (een zogenaamde derden). Deze keuze bepaalt of de vergoeding wordt getoetst aan de fiscale normen voor vrijwilligers of dat deze direct in de UBD aangifte wordt opgenomen.
4. Je kunt nu de vergoeding(en) boeken op een rubriek voor netto diversen die je hiervoor hebt ingericht. Deze wordt tegelijk met de loonbetalingen uitbetaald.

Afroepen UBD aangifte

Bij de afroep van het jaarwerk in Payroll Gemal, vink je de afroep van het gegevensbestand UBD (uitbetaalde bedragen aan derden), voorheen IB-47, aan. Je roept dit bestand dus af aan het einde van het jaar en je dient eenmaal per jaar de aangifte in. Voor de aangifte over 2022 is dat de enige optie die de Belastingdienst toestaat. Voor de aangifte over toekomstige jaren staat de Belastingdienst ook een maandelijkse aangifte toe. Deze optie wordt in Payroll Gemal echter niet opgenomen. Het aangiftebestand staat nu voor je klaar in Youforce bij Zenden en Ontvangen. Je kunt dit bestand downloaden en aanleveren bij het gegevensportaal van de Belastingdienst.

Inrichting in Payroll Gemal

Je kiest één of meerdere in-/uitvoercode combinaties voor netto diversen die je wilt gebruiken voor de betaling van personeel niet in loondienst. Het is belangrijk dat je deze codes niet gebruikt voor het regulier personeel, zodat er een duidelijke scheiding is tussen rubrieken die in de UBD aangeleverd moeten worden en rubrieken waar dat niet het geval is. Bovendien is het op deze manier gemakkelijker om rapportages op betalingen aan personeel niet in loondienst samen te stellen.

• Je kunt de betreffende in- /uitvoercode combinaties een omschrijving naar keuze geven. In Gemal  doe je dit in het menu Werkgevergegevens > In- en uitvoercodes > tekst bij in-/uitvoercode.
• De betreffende uitvoercodes neem je op in grondslag 55188 Uitvoercodes in jaargrondslag UBD. Payroll Gemal weet nu dat de bedragen op deze uitvoercodes moeten worden opgenomen in de UBD aangifte of getoetst moeten worden aan de vrijwilligersnormen. (Let op: de netto betaling is met uitvoercode 01500 met een A-inrichting opgenomen in grondslag 55188; bij opvoer nieuwe codes zal 01500 verwijderd moeten worden, dit ter beoordeling aan u).
• De gekozen uitvoercodes kun je naar eigen wens opnemen in journaalposten, loonverdelingen en/of rapportages.

In HR Core en Self Service

Neem de gekozen codes op in schermen naar keuze. HR Core kent reeds een standaard scherm waarop de verplichte gegevens voor personeel niet in loondienst kunnen worden vastgelegd. Je kunt in Self Service een eigen workflow inrichten waarmee het personeel dat niet in loondienst is bijvoorbeeld kosten kan declareren.

Voor meer informatie kijk onderstaande informatievideo.