Hantera förskottsbetalning från kunder

[#1]

I en del situationer kan det vara aktuellt att dina kunder betalar i förskott innan du sänder faktura till dem. Detta hanteras genom att du skapar en produkt för förskott som du sedan använder vid order/fakturering. Nedan finner du två exempel, ett som förklarar hur detta hanteras om förskottet är med moms och ett med förskott utan moms.

Exempel 1 - förskottsbetalning med moms

En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK inklusive moms i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2421 ”Förskott från kunder momspliktigt” och momsen har bokats på konto 2611 ”Utgående moms”.

I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av så att momsen beräknas på mellanskillnaden mellan fakturerade produkter och det förskott som redan betalats in.

Om du använder konto 2421 endast för förskott med moms, så ska du ställa in detta konto med momshantering.

1. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2421.
2. I fältet Momskod upptill i fönstret väljer du Momspliktig försäljning 25%. Detta innebär att det  som bokas mot detta konto automatiskt är kopplat till ett momskonto för utgående moms och momsbeloppet därmed hamnar i momsrapporten.
3. Skapa en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, momspliktigt” eller annan valfri beskrivning. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2421 på raden Säljkonto med moms.
4. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930:
   

   Konto	Debet	Kredit
   1930	8 000
   2421		6 400
   2611		1 600

5. Överför verifikaten till huvudbok när de är klara.
   När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms.
   • I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för inbetalningen för att specificera.
   • I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK inklusive moms för januari och 8 000:- SEK inklusive moms för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då få följande bokning i huvudboken:
     

     Konto	Debet	Kredit
     2421	12 800
     2611	3 200
     3051		20 000
     2611		5 000
     1510	9 000

   • I och med faktureringen kommer konto 2421 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran.
     
     

Exempel 2 - förskottsbetalning utan moms

En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2420 ”Förskott från kunder utan moms” och ingen moms har bokats. I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av men momsen ska beräknas på hela försäljningsbeloppet (20 000:- SEK). Om du använder konto 2420 endast för förskott utan moms så ska du ställa in detta konto utan momskod.

1. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2420. Kontrollera att det står (Ingen) i fältet Momskod.
2. Upprätta en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, ej momspliktigt” eller annan valfri
   beskrivning. Välj Ingen på Utgående och Ingående moms.
3. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2420 på raden Momsfritt säljkonto.
4. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930:
   

   Konto	Debet	Kredit
   1930	8 000
   2420		8 000

5. Överför verifikaten till huvudbok när de är klara.
   När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms.
   • I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för  inbetalningen för att specificera.
   • I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK för januari och 8 000:- SEK för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då att få följande bokning i huvudboken:
     

     Konto	Debet	Kredit
     2420	16 000
     3051		20 000
     2611		5 000
     1510	9 000

   • I och med faktureringen kommer konto 2420 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran.
     
     

Notera att kontona 2420 och 2421 endast är exempel på konton som kan användas för förskottsbetalningar. Kontakta din redovisningskonsult för information om vilket konto som passar bäst för er verksamhet i dessa situationer.