Mina produkter
Hjälp

Användartips för Visma Mamut

Sortera efter:
Vid utskrift av offert kan du välja utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning eller Microsoft Word. Om du väljer utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning innebär det att den vanliga offertrapporten, som går att redigera i rapporteditorn, används vid utskrift. Om du istället väljer utskrift till Microsoft Word innebär det att särskilda Wordmallar används vid utskriften. Det finns fem ”vanliga” offertmallar, och fem ”avancerade” offertmallar.   Redigera offertmallarna i Microsoft Word Gå till Arkiv – Databasverktyg – Gå till företagsdatabasens dokumentområde. I fönstret som öppnas dubbelklickar du på mappen Documents. Gå sedan in i mappen Templates och vidare in till mappen SE (för svenska dokumentmallar). Därefter öppnar du mappen Offer genom att dubbelklicka på mappen. Offert1 motsvarar filen Offer1.dot, Offert Avancerad 1 motsvarar Offerex1.dot osv. Högerklicka på den mall du önskar redigera och välj Öppna för att öppna den i redigeringsläge. Obs! Om du dubbelklickar på filen så öppnas mallen bara i visningsläge och det går då inte att redigera den. Redigera och anpassa mallen som du önskar. Notera dock att offertmallarna är väldigt känsliga för redigering så du måste testa dig fram för att få till dem. Om du skulle få något felmeddelande vid utskrift så har du förmodligen redigerat för mycket och mallen har blivit förstörd. Ursprungsmallarna kan hämtas in på nytt om de blivit förstörda. Du kan då kopiera dem från C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\Data\Library\Templates\SE\Offer (svenska offermallar) och sedan klistra in dem i mappen du först var inne i för att redigera dem. Notera att det inte går att lägga in kopplingsfält i offertmallarna. Svara Ja för att spara ändringarna när du stänger mallen efter redigering. Obs! Det är viktigt att mallen sparas med de befintliga namnen Offer1.dot, Offerex1.dot etc. Det går inte att döpa dem till andra namn, då blir de inte tillgängliga i programmet. Redigera offertmallarna i Raporteditorn Om du istället önskar redigera offerten du får vid utskrift till Skrivare/Förhandsgranskning så går du till Visa – Inställningar – Rapporter – Rapport/etiketteditor. Markera Offert och klicka på Redigera. Denna är inte lika känslig för redigering som offertmallarna i Word. Läs mer om rapportredigering i Mamut här
Visa fullständig artikel
19-04-2019 12:58
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 1344 Visningar
I en del situationer kan det vara aktuellt att dina kunder betalar i förskott innan du sänder faktura till dem. Detta hanteras genom att du skapar en produkt för förskott som du sedan använder vid order/fakturering. Nedan finner du två exempel, ett som förklarar hur detta hanteras om förskottet är med moms och ett med förskott utan moms. Exempel 1 - förskottsbetalning med moms En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK inklusive moms i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2421 ”Förskott från kunder momspliktigt” och momsen har bokats på konto 2611 ”Utgående moms”. I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av så att momsen beräknas på mellanskillnaden mellan fakturerade produkter och det förskott som redan betalats in. Om du använder konto 2421 endast för förskott med moms, så ska du ställa in detta konto med momshantering. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2421. I fältet Momskod upptill i fönstret väljer du Momspliktig försäljning 25%. Detta innebär att det  som bokas mot detta konto automatiskt är kopplat till ett momskonto för utgående moms och momsbeloppet därmed hamnar i momsrapporten. Skapa en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, momspliktigt” eller annan valfri beskrivning. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2421 på raden Säljkonto med moms. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930: Konto Debet Kredit 1930 8 000   2421   6 400 2611   1 600 Överför verifikaten till huvudbok när de är klara. När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms. I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för inbetalningen för att specificera. I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK inklusive moms för januari och 8 000:- SEK inklusive moms för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då få följande bokning i huvudboken: Konto Debet Kredit 2421 12 800   2611 3 200   3051   20 000 2611   5 000 1510 9 000   I och med faktureringen kommer konto 2421 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran. Exempel 2 - förskottsbetalning utan moms En kund har förskottsbetalat 8 000:- SEK i januari och samma belopp i februari. Dessa belopp har bokats in på konto 2420 ”Förskott från kunder utan moms” och ingen moms har bokats. I mars skapas sedan fakturan som är på totalt 25 000:- SEK inklusive moms. På fakturan ska de två förskotten dras av men momsen ska beräknas på hela försäljningsbeloppet (20 000:- SEK). Om du använder konto 2420 endast för förskott utan moms så ska du ställa in detta konto utan momskod. Gå till Visa – Redovisning – Kontoplan. Leta fram konto 2420. Kontrollera att det står (Ingen) i fältet Momskod. Upprätta en produkt som du kallar för ”Förskott från kund, ej momspliktigt” eller annan valfri beskrivning. Välj Ingen på Utgående och Ingående moms. Gå in på fliken Inställningar på denna produkt i produktregistret, och välj konto 2420 på raden Momsfritt säljkonto. Förskottet från kund bokförs sedan i verifikatregistreringen i två omgångar, ett verifikat för januari och ett för februari. Dessa bokningar kommer att se ut enligt följande om du har bokfört inbetalningen mot konto 1930: Konto Debet Kredit 1930 8 000   2420   8 000 Överför verifikaten till huvudbok när de är klara. När det är dags att fakturera kunden i mars upprättar du en order i ordermodulen där du lägger in den eller de produkter som kunden köpt och pris för dessa, i vårt fall ett totalbelopp på 25 000:- inklusive moms. I tillägg lägger du in två rader med produkten som du har skapat för förskott. På beskrivningsraden kan du efter namnet på produkten lägga in datumet för  inbetalningen för att specificera. I kolumnen Antal lägger du in -1 på båda raderna. Lägg in summan som kunden betalat, i detta exempel 8 000:- SEK för januari och 8 000:- SEK för februari. När detta är gjort fakturerar du ordern och kommer då att få följande bokning i huvudboken: Konto Debet Kredit 2420 16 000   3051   20 000 2611   5 000 1510 9 000   I och med faktureringen kommer konto 2420 att nollas, och återstående belopp som kunden är skyldig läggs som en fordran i kundreskontran. Notera att kontona 2420 och 2421 endast är exempel på konton som kan användas för förskottsbetalningar. Kontakta din redovisningskonsult för information om vilket konto som passar bäst för er verksamhet i dessa situationer.
Visa fullständig artikel
10-01-2019 10:13
  • 0 Svar
  • 1 gilla
  • 11934 Visningar
För att du ska kunna använda dig av automatiskt OCR-nummer måste du ha ett OCR-avtal med din bank. Du kommer då att få både användarhandledning och annan relevant information. I Mamut Business Software används modulus 10 för uppbyggnad av OCR-nummer. Aktivera funktionen automatisk OCR-tilldelning Gå till Visa - Inställningar - Företag - fliken Inställningar per modul - Försäljning & Fakturering. Gå in på fliken Annat. Bocka för Automatisk OCR. Alla fakturor som skrivs ut får nu ett OCR-nummer. Anpassa fakturarapporten enligt det typsnitt som krävs för OCR-avläsning Det är viktigt att du kontrollerar med din bank vilket typsnitt som krävs för att banken skall kunna läsa av OCR på fakturan. För att anpassa din utskrift med rätt typsnitt gör du såhär Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport-/Etiketteditor. Markera fakturarapporten ni använder, t ex Faktura m/Bankgiro (BG 130 OCR) och klicka på Redigera. Markera alla nedanstående kodfält genom att hålla ner Shift på tangentbordet och klicka på dessa fält: oOR.Ord.KID Mton(oOR.Ord.InvoicePaySum) Right(Alltrim(Str(oOR.Ord.InvoicePaySum*100,20)),2) oOR.Ord.InvoiceModulusSum Strtran(AllTrim(oOR.Ord.ClientCommonAccount) ,"-","") I rapporten Faktura m/Bankgiro (BG 130 OCR) finner du dessa fält längst ner i editorn. Dessa är rödmarkerade i nedanstående bild När du har markerat fälten så går du till menyn Format och Font. Välj typsnittet som banken kräver och klicka på OK. Stäng sedan rapporteditorn och svara Ja till att spara ändringar. Tips! Om du får stjärnor (*) istället för belopp på utskriften efter att du har redigerat rapporten så beror det på att kodfältet på rapporten inte är stort nog för att visa alla siffror. För att lösa detta kan du gå in i rapporteditorn, dubbelklicka fältet och kryssa i "stretch with overflow". 
Visa fullständig artikel
16-10-2018 13:09 (Uppdaterad 16-10-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 2458 Visningar
Ibland kan man behöva skriva ut originalfakturan på nytt, utan att det står kopia på rapporten. Om du har valt i föregatsinställningar för försäljning och fakturering, att spara PDF kopior vid fakturering så kan du skriva ut dokumentet från dokumentområdet. Gå till Arkiv - Databasverktyg - Gå till företagsdatabasens dokumentområde. I mappen som öppnas gå till Documents och sedan till Orders   Om du av någon anledning inte hittar originalfakturan på dokumentområdet kan du skriva ut fakturan från order/faktura modulen på samma sätt som du skriver ut en fakturakopia. Du behöver först redigera rapportmallen för att texten "Kopia" inte ska vara med.  Notera att det är olika tillvägagångssätt för detta beroende på om du har redigerat rapporten eller ej.  Om du har redigerat rapporten börjar du med att exportera den innan du gör någon ändring.   Exportera ut din rapport från programmet  Skapa en mapp på skrivbordet som du döper till exempelvis "redigerad rapport". Gå till Visa - Inställningar - Rapport - Rapporteditor. Markera rapporten som ska exporteras och klicka på knappen Exportera rapportfil. Klicka på knappen med tre prickar till höger om Katalog för att välja vart rapporten ska exporteras till och bläddra dig till den nyskapade mappen. Klicka Export, OK och Stäng.   Redigera rapporten Alternativ A) Dölj texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Dubbelklicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten. Gå till fliken Style och under Color välj vit som färg för foreground (pen). Nu har du kvar koden på rapporten men den kommer inte att visas på fakturan (Om man skriver ut på vit papper). Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas). Alternativ B) Ta bort texten "Kopia" Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport/Etiketteditor. Markera önskad rapport och klicka på Redigera. Klicka på den stora gråa koden oReport som ligger bakom texten högst upp till höger på rapporten Klicka på Delete på tangentbordet. Gå till File - Save för att spara ändringarna som du har gjort på rapporten Gå tillbaka till din faktura och skriv ut originalfakturan på nytt. (Notera att du måste skriva ut från rapportområdet Företagsrapporter för att ändringarna ska synas).   Importera tillbaka den redigerade rapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Fil". Då blir fältet under "Filnamn" tillgängligt och du kan klicka på knappen med tre prickar. Här hänvisar du nu till mappen där du sparade din rapport i steg 1 i mappen "redigerad rapport" och markerar filen som heter exempelvis "g_004602.frx". Klicka på knappen Välj och klicka därefter på knappen Import. Nu är det bara att stänga de fönster som är öppnade. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.   Om du inte har redigerat rapporten sedan tidigare Ta bort texten "Kopia" som beskrivet ovan Skriv ut fakturan på nytt När du är klar kan du importera tillbaka originalrapporten så att Kopia visas igen på utskrift av fakturakopior Gå till Visa - Inställningar - Rapporter - Rapport -/Etiketteditor. Leta dig fram till den aktuella rapporten och markera denna. Klicka sedan på knappen Importera Rapportfil (ikonen ser ut som en knapp i blått och vitt med en nedåtpil). I nästa fönster som öppnas väljer du "Rapportkatalog" = "Gemensamma rapporter". Klicka på Import. Du får ett meddelande om vilket område rapportfilen importeras till. Klicka på OK för att bekräfta. Den redigerade rapporten skrivs över med originalrapporten. Klicka på Stäng för att avsluta. Nästa gång du skriver ut din faktura ska det stå Kopia på fakturakopian igen.
Visa fullständig artikel
05-10-2018 09:32 (Uppdaterad 05-10-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 2052 Visningar
När du hanterar utgående fakturor i annan valuta än SEK kan det uppstå valutakursdifferenser om valutakursen har ändrats från det att fakturan skapades till det att betalning sker. Dessa differenser måste då bokas som en valutakursvinst eller valutakursförlust, och kopplas till fakturan och betalningen, för att posterna ska lägga sig som stängda i kundreskontran.   Kontrollera att betalningen och fakturan är matchade mot varandra i kundreskontran Gå till Visa – Redovisning – Kundreskontra. Klicka på Kundlista överst till vänster och markera sedan den aktuella kunden i övre delen av fönstret. I nedre delen av fönstret bör du nu se den aktuella fakturan och betalningen. Markera fakturan och klicka på ikonen Matcha/Koppla poster. Kontrollera att det sitter en bock för betalningsverifikatet. Om det inte gör det så bockar du för betalningsverifikatet och klickar på OK. När du kommer tillbaka till fönstret kommer du nu se ett belopp i kolumnen Saldo. Detta belopp motsvarar valutakursdifferensen, förutsatt att kunden har betalat det valutabelopp som har fakturerats. Om beloppet i kolumnen Saldo är ett negativt tal betyder det att beloppet som kunden har betalat är högre än det belopp som fakturerats, på grund av valutakursändringen. Du ska då bokföra en valutakursvinst. Om beloppet i kolumnen Saldo är ett positivt tal så är det tal om en valutakursförlust. Skapa verifikat för valutadifferens Gå till Visa – Redovisning – Verifikatregistrering. Börja med att klicka på ikonen Användarinställningar, gå in på fliken Kolumner och bocka för Valutakod i kolumnen Visa. Klicka på OK för att spara ändringarna. Klicka sedan på ikonen Ny för att upprätta ett nytt verifikat. Ange önskad Ver.Typ, Ver.datum och Period. Vi rekommenderar att man använder verifikattypen Diverse (eller annan verifikattyp som inte är satt som en betalningsverifikattyp) vid bokning av valutakursdifferenser. Lägg in konto 1510 Kundfordringar, eller det konto som ni använder för kundfordringar, och välj den aktuella kunden. I fönstret som visas kan du skriva in fakturanumret och valutadiff t ex ”987654 valutadiff” i fältet Fakturanr. Klicka på OK för att komma tillbaka till verifikatet. Skriv in motkonto 8331 Valutakursvinst alternativt 8336 Valutakursförlust beroende på om det är en valutakursvinst eller förlust. Tryck sedan på tab på tangentbordet tills du kommer till kolumnen Valutakod. Ange SEK i denna kolumn och gå sedan vidare till Debet om det är en valutakursvinst alternativt Kredit om det är en valutakursförlust. Lägg in det beloppet du noterat som valutadifferens enligt ovan och tryck på Enter för att verkställa. Klicka till sist på ikonen Huvudbok för att föra över verifikatet till huvudbok och reskontra. Matcha/koppla verfikatet till faktura och betalning enligt beskrivning här Exempel: Du fakturerar en order på 1 000:- USD med valutakursen 7.55. Det svenska beloppet som fakturan är registrerad med är då 7 550:- SEK. När kunden betalar fakturan så har valutakursen ändrats till 7.78 så beloppet på 1 000:- USD motsvarar nu 7 780:- SEK. Detta leder till en valutakursvinst på 230:- SEK som måste bokföras enligt följande: Konto     Valuta     Debet     Kredit 1510     SEK            230 8331     SEK                           230   OBS! Dubbelkolla att valutakoden är ändrad till SEK när du har valt konto 1510. Om du inte gör det hämtas kundens valuta och Mamut ska räkna om beloppet till SEK, då blir det en fel bokföring
Visa fullständig artikel
11-09-2018 12:43 (Uppdaterad 11-09-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 4955 Visningar
Om det finns poster i kundreskontran som är förfallna, men som inte kommer med på påminnelseförslaget kan detta bero på att posterna har felaktig påminnelsestatus. Du kan ändra påminnelsestatusen på poster i reskontran för att dessa ska komma med på påminnelseförslaget. Gå till Visa - Redovisning - Kundreskontra. Leta fram aktuell post. Högerklicka på posten och välj Redigera den här posten. Gå in på fliken Påminnelse/Räntefaktura. Kontrollera att det står Skall påminnas i rullgardinsmenyn Status. Kontrollera också att förfallodatumet motsvarar fakturans ursprungliga förfallodatum. Efter att du kontrollerat ovan, kan du också kontrollera i dina inställningar för betalningspåminnelser Gå till Visa - Inställningar - Redovisning - fliken Reskontra. Klicka på Inställningar till höger om Företaget skickar betalningspåminnelser till sina kunder och kontrollera att reskontraposterna uppfyller kraven till de inställningar som du har gjort. Ändra eventuellt inställningarna om du önskar det. OBS! Denna inställning har inte retroaktiv effekt. Om du ändrar den kommer bara nya poster att påverkas inte de existerande
Visa fullständig artikel
10-09-2018 14:00
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 948 Visningar
Om du får 0,00 i pris när du lägger en produkt i en order beror det på att priset inte ligger inom beställningsdatumet. Kontrollera först datumet på priset på produkten: Gå till Visa - Produkt - Produktregister. Hitta rätt produkt antingen genom att öppna produktlistan och söka efter produkten eller med hjälp av piltangenterna högst uppe i verktygsfältet. Välj fliken Pris. Se i kolumnen Pris från vilket datum som står där. Om du inte har denna kolumn klicka på knappen Prisberäkning. Titta på datumet i fältet Priser gäller från. Stäng sedan produktregistret. Kontrollera systemdatumet i programmet: Gå till Arkiv - Systemdatum. Klicka en gång på dagens datum. Klicka på OK.   Kontrollera leveransdatum på ordern: Om du har ställt in att priserna hämtas från leveransdatum och inte systemdatum se till att leveransdatumet på ordern inte är ett datum som är tidigare än det datum priset på produkten gäller från. Om så är fallet, ändra antingen detta eller datumet för priset och lägg in produkten igen. Du kan också slå av denna inställning: Gå till Visa - Inställningar - Inställningar per modul - försäljning och fakturering Välj fliken Pris/Rabatt Avmarkera alternativet “Priserna hämtas från leveransdatum och inte systemdatum” Klicka på OK och stäng inställningarna   Då ska priset komma med.
Visa fullständig artikel
20-07-2018 15:15
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 951 Visningar
  Oavsett om du handlar online, signar upp dig på ett nyhetsbrev eller använder sociala medier så lämnar du spår av information efter dig.   Företag är i regel duktiga på att upplysa sina användare att de kommer samla in information. Men varför och vad de ska ha informationen till är de inte alltid lika tydliga med. Behöver verkligen företagen all denna information och hur kan du som användare ta tillbaka kontrollen på dina personuppgifter? Det är denna frågeställning som ligger till grund för EU:s nya dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation) som träder i kraft 25 maj 2018. I Sverige ersätter förordningen nuvarande PUL och detsamma gäller i övriga länder i Europa. Det innebär alltså att samma regler kommer gälla inom EU och ESS efter 25 maj. Även om det gemensamma regelverket kommer underlätta för företagen så innebär GDPR drastiska förändringar i hur de samlar in, lagrar och använder personuppgifter.   Jag ska här försöka klargöra vad GDPR innebär och hur förordningen kommer påverka dig som företagare. Jag kommer också dela med mig av tips på hur du kan förbereda dig inför den kommande förändringen.   Viktigt att komma ihåg är att det här är ingen officiell guide till hur du ska hantera GDPR i Mamut utan snarare ett första steg till att landa i hur GDPR kommer påverka din verksamhet. Mer information kommer publiceras innan förordningen träder i kraft.   Vad är GDPR? GDPR står alltså för General Data Protection Regulation och på svenska har det blivit vedertaget att även kalla den “europeiska dataskyddsförordningen” eller “nya dataskyddsförordningen”. För enkelhetens skull kommer jag i denna artikel att även kalla den “förordningen”.   Förordningen kommer att implementeras i alla lokala personuppgiftslagar inom hela EU och ESS-regioner och kommer att gälla alla företag som är verksamma eller lagrar personuppgifter om europeiska medborgare. Det innefattar även företag på andra kontinenter.   Med personuppgifter menas all information som är kopplad till en person. Det kan exempelvis vara namn, personnummer, foto, e-post, bankuppgifter, inlägg på sociala medier, platsinformation, medicinsk information och datorns IP-adress. Om ett företag lagrar en uppgift som kan avslöja vem individen är så räknas det som personuppgift.   Det spelar ingen roll om personuppgifterna rör en individs privata, offentliga eller professionella roll. En person ses som en och samma individ oavsett roll. Det har alltså ingen betydelse om det är en b2b-relation då det fortfarande är individer som interagerar med varandra.   Individen har alltså mycket större kontroll på vilken information som andra har tillgång till och hur den behandlas.   Följande rättigheter har individen i nya europeiska dataskyddsförordningen. Varje behandling av personuppgifter måste ha en laglig grund Med det menas att individen har gett samtycke till att bli registrerad  Rätt till tillgång Detta ger individen rätt att få tillgång till sina personuppgifter samt få veta hur företaget avser att använda dessa. På begäran av en individ måste företaget, gratis och i elektroniskt format, tillhandahålla en kopia av personuppgifterna. Rätten att bli bortglömd Om individen inte längre är kund eller vill återkalla det samtycke som har gett företaget rätt att använda personuppgifterna, har individen under vissa förutsättningar rätt att få sin information raderad.   Rätten till dataportabilitet Individen har rätt att överföra sina data från en tjänsteleverantör till en annan. Detta måste ske i ett vanligt och maskinläsbart format.   Rätten att bli informerad Rätten för individen att bli informerad omfattar i princip alla typer av insamling av personuppgifter som företagen gör.   Rätten att få information korrigerad Detta garanterar att individen kan få sina uppgifter uppdaterade om de är inaktuella eller felaktiga.   Rätten att begränsa behandling Individen kan under vissa förutsättningar begära att personuppgifter inte behandlas. Uppgifterna finns kvar, men dess användning begränsas.   Rätten att invända Detta inkluderar rätten att avbryta behandling av personuppgifterna i syfte att använda dem för direkt marknadsföring. Det finns inga undantag till denna regel och all eventuell behandling i marknadsföringssyfte måste avbrytas så snart företaget får denna begäran. På samma sätt måste individen meddelas denna rättighet tydligt och klart i början av all kommunikation.   Rätten att meddelas Om det har förekommit ett dataintrång som omfattar en individs personuppgifter, har individen i vissa fall rätt att få vetskap om detta inom skälig tid efter det att personuppgiftsbrottet blivit känt.   Vad innebär det här för företagen? Företag måste ta betydligt större ansvar för att personuppgifter behandlas på rätt sätt. Sverige har haft en relativt tuff lagstiftning rörande personuppgifter i Personuppgiftslagen (PUL) vilket innebär att om man redan idag har gedigna PUL-rutiner kommer omställningen inte bli lika dramatisk.   Lagstiftarna har etablerat hårda straff för det företag som bryter mot GDPR. Att inte följa förordningen kan ge böter på upp till 4 % av den årliga totala globala omsättningen alternativt 20 miljoner euro.   Alla företag som har med personuppgifter att göra bör ha ett dataskyddsombud med ansvar för att säkerställer att GDPR efterlevs. Dataskyddsombudet bör även ansvara för att informerar om GDPR internt.   Frågeställningar Nedan följer en rad frågeställningar från datainspektionen som de anser att man efterlever. Utförligare svar på frågorna hittar ni hos datainspektionen här.   Är er organisation medveten om EU:s nya dataskyddsförordning? Försäkra er om att alla som kan beröras är medvetna om vad den nya dataskyddsförordningen innebär.   Vilka personuppgifter hanterar ni? Se till att inventera vilka personuppgifter ni hanterar och hur de samlas in och förmedlas. Har ni till exempel lämnat ut uppgifter så ska det kunna spåras.   Använder ni missbruksregeln? Det finns ett undantag i PUL som kallas missbruksregeln och innebär att man kan hantera personuppgifter i ett ostrukturerat material. Exempel på ostrukturerat material kan vara löpande text på internet. Detta kommer inte vara tillåtet enligt GDPR   Vilken information lämnar ni? Hur informerar ni de som ni samlar in data om? När ni samlar in personuppgifter måste ni enligt personuppgiftslagen lämna viss information, till exempel om er identitet och ändamålet med behandlingen. Dataskyddsförordningen innehåller utökade krav på vilken information som ska lämnas till de registrerade. Bland annat kommer ni att behöva informera om den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge personuppgifterna lagras och möjligheten att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten (som i Sverige är Datainspektionen)   Hur ska ni tillmötesgå de registrerades rättigheter? Se till att ni kan tillmötesgå de rättigheter som jag nämner ovan om vilka rättigheter individerna har.   Med vilket rättsligt stöd behandlar ni personuppgifter? Ni bör undersöka vilka olika typer av uppgifter som ni behandlar och med vilket rättsligt stöd ni gör detta. Ni bör också dokumentera era slutsatser.   Hur inhämtar ni samtycke? Det måste vara fråga om en frivillig, specifik och otvetydig viljeyttring genom vilken den registrerade, efter att ha fått information, godtar behandlingen av personuppgifter som rör hen. Det får inte råda någon tvekan om att den registrerade godtar behandlingen av personuppgifter.    När ni har samtycke måste ni också kunna visa vilken information ni lämnade vid samtycket samt hur samtycke har lämnats.   Behandlar ni personuppgifter om barn? Genom dataskyddsförordningen införs ett förstärkt skydd för barns personuppgifter, särskilt när det gäller kommersiella internettjänster som sociala nätverk. Därför är det viktigt att ni ser över hur ni kontrollerar en individs ålder samt hur ni inhämtar vårdnadshavarens samtycke.   Vad ska ni göra vid personuppgiftsincidenter? Ni bör ha tillräckliga rutiner på plats för att upptäcka, rapportera och utreda incidenter såsom dataintrång, eller på annat sätt förlorar kontrollen över de uppgifter ni behandlar. Observera att man måste rapportera händelser till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar så bra rutiner här är viktiga.    Vilka särskilda integritetsrisker finns med er behandling? Kommer ni göra något som medför ökade risker, till exempel flytta stora mängder känslig data, ska ni genomföra en riskanalys. Om analysen visar på höga risker ska ni samråda med tillsynsmyndigheten innan ni genomföra det.   Har ni byggt in skydd för personuppgifter i era it-system? Grundläggande principer inom integritetsskydd är att inte samla in mer information än vad som behövs, inte ha kvar informationen längre än nödvändigt och inte använda uppgifterna till något annat än vad som var syftet när de samlades in. Om ni har mycket information så kan åtgärderna till exempel vara pseudonymisering, som medför att uppgifterna inte går att koppla till en enskild person utan ytterligare information (nyckel) som hålls avskild, eller dataminimering, det vill säga att endast behandla de uppgifter som är nödvändiga för varje enskilt ändamål. Se till att inventera alla era program/system så ni inte glömmer något.   Vem ansvarar för dataskyddsfrågor i er organisation? Förordningen ställer krav på att vissa organisationer ska utse ett dataskyddsombud. Det gäller till exempel offentliga myndigheter och organisationer vars verksamhet involverar särskilt riskfylld behandling, som exempelvis regelbunden och systematisk övervakning av registrerade i stor skala eller omfattande behandling av känsliga personuppgifter.   Har ni verksamhet i flera länder? Huvudregeln i dataskyddsförordningen är att en organisation bara ska behöva svara inför dataskyddsmyndigheten i ett av EU:s medlemsländer. I organisationer med traditionella upplägg, där alla viktiga beslut fattas på huvudkontoret så är det enkelt att veta vilken tillsynsmyndighet som gäller.   Sammanfattning Det kan vara mycket att tänka på och det är en stor omställning för oss som hanterar personuppgifter. För att summera det hela så är här några grundläggande punkter som ni bör följa: Gör en översyn över vilka personuppgifter ni har Begränsa tillgång till och städa era register Se till att ni har rutiner för att ge ut personuppgifter vid förfrågan. Skapa rutiner hur ni tar in och lagrar information   Vi håller på att färdigställa de slutgiltiga detaljerna kring att anpassa Visma Mamut för GDPR. I huvudsak kommer vi säkerställa att du som kund kommer kunna följa förordningen. Det handlar om att uppdatera säkerheten och informationen i Mamut.   Uppdatering: Det finns nu skript som gör att man kan rensa personuppgifter med vissa kriterier. Till exempel: Alla kontaktpersoner som vi inte har haft någon aktivitet med på 2 år eller alla personuppgifter på verifikat äldre än 7 år. Här hittar ni dem.    Information om hur vi på Visma jobber med GDPR och andra förtroendefrågor hittar ni här: https://www.visma.com/privacy/ https://www.visma.com/trust-centre/   Denna artikel kommer uppdateras löpande så snart vi nås av ytterligare information kring GDPR.   Observera att informationen i denna artikel inte är juridisk rådgivning och är endast avsedd som information.   Dela gärna med er om hur ni jobbar med GDPR i ert företag
Visa fullständig artikel
27-03-2018 08:30 (Uppdaterad 15-05-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1534 Visningar
Fakturering av en e-Faktura kommer inte starta om det saknas en internetuppkoppling eller det är problem med tjänsten som används av AutoInvoice integrationen.
Visa fullständig artikel
09-01-2018 12:58 (Uppdaterad 05-04-2018)
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1297 Visningar
 Vid utskick av eFaktura är det några krav som måste vara på plats.
Visa fullständig artikel
09-01-2018 12:58
  • 0 Svar
  • 0 gilla
  • 1210 Visningar