Användartips för Visma.net Project Management

Vad är skillnaden mellan Produkter och Arvoden?

Så skriver du enkelt ut flera fakturor på en gång.

Via hjälpfönstret i applikationen kan du nu komma direkt till den nedladdningsbara Användarhandboken för Visma.net Project Management.

För att utöka era möjligheter att följa upp verksamheten utifrån de begrepp och nyckeltal som är viktiga i er verksamhet kan ni skapa egna nyckeltal i Visma.net Project Management. Dessa kan sedan användas i rapporter och översikter.    Om du har versionen Premium eller Enterprise kan du skapa egna nyckeltal från menyn Verktyg > Inställningar > Nyckeltal (KPI:er) > Skapa KPIer    Nyckeltalen delas in i tre områden: Projekt-KPI: Nyckeltal som visas i projektrapporter och projektöversikten Faktura-KPI: Nyckeltal som visas i faktura och fakturarapporter Användar-KPI - Nyckeltal som visas i tid- och användarrapporter Klicka på knappen Lägg till nyckeltal överst i vyn och välj vilken typ du vill skapa.  Ange ett namn för nyckeltalet och klicka i fältet Formel för att börja bygga upp nyckeltalet, om du har skapat några Anpassade fält för projekt har du möjlighet att inkludera dessa i formeln om du väljer Projekt-KPI. Läs mer om Anpassade fält.   Fältet Enhet kan lämnas tomt eller ange den enhet som ska visas i rapporter.     Efter att du har valt innehåll klickar du på pennan för att göra ytterligare urval för vad som ska inkluderas i formeln, t.ex. vilka källor som ska räknas med i begreppet Fakturering.     I avsnittet Användning av KPI kan du även välja vilka KPIer om ska vara synliga i de olika översikterna för att snabbt kunna få en överblick.    Har du skapat egna KPIer av typen Projekt-KPI kan du även välja att visa dessa i fliken Finanser på projektet. Klicka på Välj värden och lägg till önskade värden, dessa är sedan direkt tillgängliga.        När du skapar en rapport kan du välja att lägga till dina egendefinierade KPIer från Värden under sektionen Anpassade KPIs i listan över möjliga rapportvärden.  

Så här kan du uppdatera flera projektspecifika prislistor på samma gång.

I perioder när många medarbetare kanske blir sjuka eller frånvarande av andra orsaker och många sitter utspridda på hemmakontor är det viktigt att få en bra överblick över projekt, resurser, projektuppgifter och tidrapportering. Nedan ger vi några tips om hur du kan använda resursallokeringen och aktivitetshanteringen i Project Management för att få bättre överblick över dina tillgängliga resurser.   Resursallokering I resursallokeringen får du en överblick över vilka medarbetare som är tillgängliga och vilka som är frånvarande den närmaste tiden. Detta förutsätter att de anställda markerar frånvaro i systemet med hjälp av frånvarotyper. (Behöver du lägga till nya frånvarotyper, hittar du dessa inställningar under Verktyg > Inställningar > Register över arbetstyper, resekostnader och produkter > Frånvarotyper)   Kalender och projektuppgifter Alla anställda bör uppdatera sin kalender löpande. Om ni använder Office 365, Exchange eller Google calendar kan dessa kalendrar integreras med Project Management. På det sättet får man en god översikt i Project Management över både medarbetarnas resursallokeringar och mer detaljerade uppgifter i kalendern. I kalendervyn kan den anställde se både sin resursallokering, kalenderaktiviteter och aktiviteter.   Samarbete och projektuppgifter När man behöver planera om uppgifter underlättar det att få en överblick över de uppgifter som till exempel ska utföras i ett projekt och snabbt kunna fördela om ansvar till andra projektmedlemmar. På fliken Samarbete visas alla projektuppgifter. Här kan man planera och tilldela olika projektuppgifter till olika medarbetare. Det går också att flytta dem till en ny status genom att dra-och-släppa dem till relevant statuskolumn.

Med hjälp av Historik-knappen kan du enkelt komma tillbaka till projekt, fakturering, kundkort som du jobbade på innan.

Redigering av resursallokeringar kan spärras av tre olika faktorer.

Hur ska man hantera inställningar om man både använder flextidssaldo samt jobbar med övertid?

Miljö med flera valutor finns tillgängligt i version Enterprise av Project Management. Vi har stöd för över 160 olika valutor och du aktiverar tillägget vid Verktyg > Uppgraderingar > Egenskaper.  För mer information om tillägget klicka här. Läs hela dokumentet INNAN aktivering.    När tillägget är aktiverat kan du skapa prislistor, offerter och fakturor i annan valuta än företagets basvaluta. Innan du kan göra det måste du dock lägga till önskade valutor och deras kurs manuellt i Verktyg > Inställningar > Organisation > Valutor. När du skapat valutan och eventuell prislista i Inställningar så är du redo att använda funktionen och det är viktigt att du känner till följande.   Vid tillfället då du skapar försäljningsprojekt/projekt med annan valuta än SEK kommer du se och eventuellt reagera på att inte all finansiell information i försäljningsprojekt/projekt visas i den valuta du valde. En del visas i företagets basvaluta och en del i försäljningsprojektets/projektets valda valuta. Det är inte ett programfel utan tänkt att fungera så.    Kostnader och avgifter i ett projekt med annan valuta än SEK som är kopplade mot en prislista/produkt visas i valutan som valts i projektet medan alla andra beräkningar i system görs i företagets basvaluta.    Demobolaget nedan har valt SEK som basvaluta och lagt till EUR som valuta.  I nedan exempel visas Försäljningsprojektets förväntade försäljningsvärde i SEK men om du skapar en Offert så visas summeringen i EUR. Samma regel gäller för Projekt och Fakturor.      Om du går vidare in på fliken Finanser > Avgifter och övriga kostnader ser du även här att valutan är blandad - Enhetskostnaden visas i SEK medan Enhetspriset visas i EUR. Därför att dessa priser är oftast avtalade på förhand mellan dig och din kund och ska faktureras i överenskommen valuta medan de interna beräkningarna fortsatt ska ske i basvalutan.     

Hur skapar jag en kreditfaktura i Project Management och hur gör jag om jag av misstag krediterat en faktura? I denna artikel får du hjälp att kreditera fakturor och hur du gör för att fakturera krediterade poster på nytt.    Om du behöver kreditera en faktura går du till Fakturering - Fakturor - välj Faktura och klicka på Fler åtgärder och sedan alternativet Kreditera. Om valet Kreditera inte finns under fler åtgärder kontrollera att fakturan är placerad i en fakturastatus som i Inställningar > Fakturering > Fakturastatus är markerad i rutan Skickad.      Efter att du valt kreditera får du välja mellan två alternativ: ● Skapa endast kredit - krediterar originalfakturan och markerar de ingående posterna som ej fakturerbara så att de inte blir fakturerbara i en ny faktura ● Skapa kredit och nytt fakturautkast - krediterar originalfakturan och skapar ett nytt fakturautkast med posterna från originalfakturan så att du kan justera det som var fel och skicka en ny faktura   Tips! Om du väljer Skapa kredit och nytt fakturautkast och sedan direkt väljer Fler åtgärder - Ta bort på det nya utkastet finns tidposterna omedelbart tillgängliga som fakturerbara poster i projektet för fakturering vid ett senare tillfälle eller annan hantering.      Om du av misstag väljer Skapa endast kredit och vill fakturera posterna på nytt går du till Fakturering - Skapa fakturor - Skapa från grunden. Välj samma kund och projekt och fäll ut fliken Ofakturerade poster - markera Visa ej fakturerbara poster och håll muspekaren över posten du vill fakturera och bocka i rutan till vänster. Markera alla poster som du vill fakturera igen och välj "Fakturera nu" högst upp så läggs raden till på fakturan. Du kan också genomföra denna åtgärden genom att gå in direkt i projektet som du vill fakturera igen och klicka på Skapa faktura uppe till höger (även om den visar 0 i belopp). Följ sedan stegen ovan när du fått upp ett nytt utkast.      I dagsläget kan du inte skapa en delkreditering av faktura. Hela fakturan måste krediteras och justeringar görs på det nya fakturautkastet. Du kan inte heller skapa fristående kreditfakturor via Skapa från grunden eftersom kreditfakturor i Project Management måste ha en hänförlig debetfaktura. (Det går att skapa negativa debetfakturor men detta klassas inte som en kreditfaktura)   Vid somliga tillfällen så kanske du och din kund istället har kommit överens om att inte kreditera en utstående faktura utan istället dra av det på nästkommande faktura.  Du skapar avdraget på nästkommande faktura genom att placera ett minustecken framför Antal.     Vid integration mot t.ex. Visma.net ERP så måste totalbeloppet vara positivt i slutändan - det går inte att föra över en debetfaktura med negativt belopp, synkroniseringen av en sådan faktura kommer att misslyckas. 

  Nedan kan du läsa om vid vilka tillfällen du kan radera en faktura i Project Management och hur du går tillväga för att göra det.    Navigera fram till fakturan antingen genom att söka uppe till vänster i sökfältet på fakturan eller gå till Projektet som fakturan tillhör och välj fliken Finanser alternativt gå till Fakturering och öppna fakturan därifrån. Det går alltså att genomföra denna åtgärd vid flera olika programdelar.    Öppna fakturan och klicka på Fler åtgärder. Här kan du radera en faktura.    Denna åtgärd är endast tillgänglig om: Fakturan saknar fakturanummer (t.ex. är i status Utkast) Fakturan är den senaste fakturan i din fakturanummerserie. Då raderas fakturan och numret frigörs till att användas igen. Observera att det inte går att ta bort kreditfakturor. 

Så här behandlar du adresserna som betrodda.

Hur rapporterar jag halvdagar i Severa?  

Några tips om hur du kan följa upp värdet av registrerad tid i fastprisprojekt.

I Visma.net Project Management kan du enkelt arbeta med prissättning i olika modeller, i denna artikel finns information om hur du skapar ett projekt och prislista som debiteras utefter arbetade timmar. För information om hur du skapar ett projekt som ska debiteras med Fastpris, läs mer HÄR.    Det viktigaste när det gäller att debitera projekt per timme är att ha korrekt prissättning i projektfliken Finanser > Ange priser.   Alla arbetade timmar blir automatiskt fakturerbara enligt den valda prislistan, som när som helst går att ändra. (Är företaget i behov av attest för arbetstimmar innan fakturering? Läs mer här eller ta kontakt med er återförsäljare för mer information!)     För att skapa prislistor gå till Verktyg - Inställningar - Prissättning - Prislista. Klicka på Lägg till prislista. Namnge prislistan, ange eventuellt info om valuta och volymprissättning, klicka på spara.   Arbetstimpriser Här anges alla standard timpriser för prislistan         Klicka på Lägg till timpris för att fylla på prislistan med de arbetstyper som ska inkluderas.  Välj arbetstyp och vem som genomför den, antingen Alla eller viss person, detta är särskilt smidigt om du behöver ha olika timpriser beroende på vilken användare som registrerar tid med arbetstypen, ange timpris och om den ska faktureras.    Du kan skapa så många prislistor som behövs för att täcka företagets behov.  (Fakturerar ni i annan valuta och behöver tillgång till fler än SEK? Läs mer HÄR.)    För att använda prislistan så skapa nytt projekt eller öppna ett befintligt. Gå till Finanser > Ange Priser och välj önskad prislista.        Genom att välja Ändra till projektspecifik prissättning går det att redigera priserna om några specifika priser gäller för detta projektet endast. Observera, om du väljer att göra prislistan projektspecifik så påverkas inte projektet av några ändringar som görs på prislistor i systeminställningarna.    Om du väljer att Ändra till projektspecifik prissättning så gäller det även för Produktpriser dock inte för Resekostnader.    Viktigt att känna till är att priser för Resekostnader inte kan redigeras från fliken Finanser. Priserna för resekostnader måste vara korrekt angivna i prislistan som väljs från start i projektet.  Om du i efterhand vill uppdatera resekostnaderna går du till Inställningar - Prislistor. Antingen redigerar du en befintlig prislista eller så skapar du en helt ny med de önskade resekostnaderna.    Om du påbörjar en projektspecifik prislista på fliken Finanser och sedan måste ändra resekostnaderna kommer de projektspecifika ändringarna du gjort att gå förlorade. Detta eftersom du måste byta prislista till den som du uppdaterat/skapat med de nya priserna för resekostnader och sedan igen klicka på Ändra till projektspecifik prislista.      När projektmedlemmarna rapporterar arbetad tid i projektet blir de fakturerbara direkt enligt vald prislista. Använd rapporterna som finns tillgängliga i rapporgalleriet för att följa upp dina projekt, rapporterna går att anpassa efter behov och spara som egna rapporter.     Behöver man så går det även att justera enhetspriset och ändra antalet timmar direkt på fakturautkast som skapas för projektet. Du kan också välja att markera dessa som ej fakturerbara eller fakturera senare genom att hålla muspekaren över posten och markera rutan längst till vänster.      Glöm inte att trycka på spara när ni är klara 🙂    Prissättning av ett projekt kan ske på flera nivåer: Standardprislistor – skapas av systemadministratören i systeminställningarna Verktyg > Inställningar > Prissättning > Prislista Kundspecifika prislistor - på kundkortet kan du ange om du vill att en av de fördefinierade standardprislistorna ska gälla för den specifika kunden Projektspecifika prislistor – i varje projekt kan du välja att använda en standardprislista eller att utgå från en standardprislista och anpassa den till det specifika projektet.   Vilket pris som kommer att faktureras bestäms av följande logik (i rangordning): Fast pris (rotfasen/projektnivån) Fast pris (fas) Pris per timme per användare + arbetstyp + fas Pris per timmer per arbetstyp + fas Pris per timme per användare + fas Pris per timme per fas Pris per timme per användare + arbetstyp Pris per timme per arbetstyp Pris per timme per användare Pris per timme   

I Visma.net Project Mangement är det möjligt att fakturera projektets kostnader och nedlagd tid från olika programdelar. Nedan följer information om alternativen och respektive fördelar.    Direkt via projekt   I projektöversikten när du valt ett projekt finns en grön knapp uppe till höger med titeln Skapa faktura. Här visas ett samlat värde av alla arbetstimmar, avgifter och övriga kostnader som är fakturerbart omgående. Klicka på pilen till höger om värdet och välj Visa vad som är fakturerbart för att se en vy grupperad efter Arbetstimmar, Resekostnader och Avgifter och de respektive kostnaderna för varje. Observera att vyn endast visar vad som är fakturerbart fram tills dagens datum.      Klicka på Skapa faktura för att få upp en ny ruta med ett fakturautkast som innehåller alla poster som är klara för fakturering per dagens datum.    Det är möjligt att redigera posterna på fakturautkastet om du vill fakturera något särskilt vid ett senare tillfälle, håll muspekaren över fakturaraden och bocka i rutan till vänster - välj sedan exempelvis Fakturera senare i det övre åtgärdsfältet för att behålla posten som fakturerbar men ta bort den från det specifika utkastet.     Här kan du också välja att markera posten som Ej fakturerbar. Ej fakturerbara poster finns tillgängliga vid fliken Ofakturerade poster på fakturautkastet. Det är också möjligt lägga till fakturarader direkt på utkastet om något saknas. Dock endast avgifter eller kostnader, inte tidposter.       Obs! Eftersom Project Managemant är ett system baserat på realtid kommer tidposter som är daterade före den innevarande dagen inte att inkluderas i värdet vid Skapa faktura även om dessa är fakturerbara omgående. Först när dagen för tidposten infaller kommer värdet att uppdateras. Vill du fakturera framtida poster innan dagen infaller så gör du följande:    Navigera till Fakturering - Skapa fakturor.  Uppe till höger i översikten ser du Filter, flytta fram filtret Klart för fakturering för att inkludera de framtida tidposterna. Du kan även filtrera på specifika projekt om du väljer Lägg till filter.  Du kan även klicka på Klart för fakturering om värdet är 0 för att öppna ett tomt fakturautkast. Mer om det nedan.   Skapa en faktura från grunden   Om det inte finns något värde redo att faktureras via något projekt kan fakturor skapas manuellt. Som nämnt ovan kan du klicka på knappen Skapa faktura när du har öppnat ett projekt även om värdet visar 0.   Man kan endast lägga till avgifter och kostnader i form av Arvode, Produkter och Leverantörskostnader som ska faktureras omedelbart när man arbetar direkt i ett fakturautkast. Det går även att lägga till en kostnad utan att välja en produkt via utkastet vid behov, klicka på knappen Lägg till en avgift eller kostnad och börja skriva något i sökfältet för att få möjligheten att Lägg till utan att välja produkt.      Du kan också skapa fakturor vid Fakturering - Skapa fakturor, här visas initialt en lista med projekt där det finns värde redo att faktureras per dagens datum. Denna vy ger en snabb överblick av alla projekt och dess ofakturerade poster i olika kategorier (timmar, resekostnader och produkter). Markera rutan till vänster om du vill fakturera något av dessa.      Från denna vy är det också möjligt att skapa samlingsfaktura med flera projekt som tillhör samma kund och valuta. Markera alla projekt som du vill ska hamna i samma faktura och markera boxen Slå ihop projekt på faktura i det övre åtgärdsfältet.      Klicka på knappen Skapa från grunden uppe till höger om du vill skapa ett tomt fakturautkast. Du måste välja kund och projekt innan du kan påbörja arbetet med fakturarader.     Notera även att när du lägger till avgifter och kostnader på ovan sätt kan du inte redigera eller ange någon enhetskostnad för fakturaraderna. Därför är det bäst att bara använda de fördefinierade produkterna som finns i listan när du klickar på lägg till avgift eller kostnad för att inte missa några eventuella enhetskostnader. Lägg nya produkter vid behov i Verktyg - Inställningar - Register över arbetstyper, resekostnader och produkter. 

Här får du tips på hur du kan följa upp lönsamheten i fastprisprojekt.