Guide Webfaktura - Sende EHF faktura

[#1]

Aktivering for sending av elektroniske fakturaer

B2B - eFaktura til firma

For å aktivere sending av elektroniske fakturaer direkte fra WebFaktura, må firmaet registreres hos Vismas meldingssentral for elektroniske fakturaer. Denne meldingssentralen heter Visma AutoInvoice (se www.visma.no/autoinvoice).

NB! Dette er en oppgave for din regnskapsfører (byråbruker).

Slik gjør du det:

1. Logg deg på WebFaktura
2. Klikk på Mitt firma i menyen til venstre
3. Klikk på linken Aktiver elektronisk faktura til høyre i skjermbildet.
4. Sjekk at feltene under Firmaopplysninger er riktig og fullstendig utfylt. Organisasjonsnummer MÅ være gyldig og blir validert før sending til AutoInvoice. Trenger du ytterligere informasjon, klikk på spørsmålstegnet øverst i bildet.
5. Du kan velge å registrere en ny bruker av AutoInvoice eller slå inn brukernavnet og API-nøkkel på en allerede opprettet bruker. E-post adresse, telefonnummer og navn kan fylles inn automatisk fra firmaopplysninger eller fra innlogget bruker.
6. Merk av for Jeg har lest og godtar vilkårene for å bruke Elektronisk faktura.
7. Trykk på knappen Registrer firma
8. Etter vellykket registrering hos AutoInvoice, kan du opprette flere brukere.
9. Når firma er registrert og brukerne er opprettet, kan du om ønskelig opprette B2C avtale og/eller velge om alle faktura skal sendes via AutoInvoice.
10. Etter registrering, vil du nå få et nytt alternativ under faktura-sendemåte i faktureringsrutinen, nemlig Automatisk utsendelse.

 

AutoInvoice brukere

Regnskapsbyråets bruker kan i ettertid også opprette nye brukere for AutoInvoice. Han/hun vil få opp en liste over hvilke brukere som har tilgang til tjenesten og legge til nye. Denne funksjonen finnes under Mitt firma | Elektronisk faktura | AutoInvoice brukere.

B2C – eFaktura til privatpersoner/forbrukere

Dersom du ønsker å sende eFaktura til privatpersoner, må avtalen med AutoInvoice utvides med B2C. Dette kan gjøres under registrering av AutoInvoice-avtale, eller på et senere tidspunkt.

• Under Mitt firma velger du Elektronisk Faktura til høyre i bildet.
• Under Tilleggstjenester finner du B2C.
• Trykk på Inngå avtale.

Med B2C NO (Business to Consumer for Norge) avtalen fra AutoInvoice, kan selskapet sende elektroniske faktura til kunders nettbank. For å aktivere denne muligheten må en signaturberettiget person i selskapet godkjenne Vismas B2C NO utstederavtale.

Du kan iverksette dette ved å registrere navn og e-postadresse. Da vil signaturberettiget person motta en e-post med link til avtalegodkjenning. Når vedkommende har sendt godkjenning, er tjenesten aktivert. Det kan være en liten forsinkelse fra tjenesten er aktivert til den er tilgjengelig i WebFaktura (maks 1 time).

Når du velger Elektronisk faktura på en privatperson, vil kunden få en SMS eller e-post med forespørsel om han/hun ønsker å motta dine fakturaer i nettbanken. Kunden må da logge seg inn med Bank-id og bekrefte dette. Svarer han/hun ikke innen 3 dager, vil det bli skrevet ut og sendt en faktura fra AutoInvoice.

Dersom kunden ikke bekrefter mottak av elektronisk faktura, vil den bli sendt pr. post fra AutoInvoice. Du kan velge at din egen PDF mal benyttes hvis du f.eks. har firmaets logo på fakturaene. Denne koden, Bruk egen PDF for printtjeneste, aktiveres under Mitt firma | Elektronisk faktura.

NB! Sjekk at det er registrert mobilnummer og/eller e-postadresse på kunden.